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Unkomplizierte Spesenerfassung & Spesenabrechnung

Mit proles verwalten Sie sämtliche Spesenauslagen als Basis für eine vollständige Verrechnung gegenüber Ihren Kunden sowie in Form der Spesenabrechnung für die Rückerstattung an Ihre Mitarbeitenden.

Die Highlights der Spesenerfassung & Spesenabrechnung mit proles

Schlankes und zeitsparendes Spesenmanagement mit professioneller Software

Mit proles können Sie das ganze Spesenmanagement schlank und zeitsparend bewerkstelligen.

proles ermöglicht eine vollständige und unkomplizierte Spesenerfassung für die Mitarbeitenden und eine einfache Kontrolle, Abrechnung und Auszahlung der Spesen für das Backoffice. Und zwar ohne Medienbruch, von der Ersterfassung bis hin zur korrekten Verbuchung.

proles unterstützt die Erfassung optimal, indem sie immer wiederkehrende Spesen wie Fahrkilometer, Essenspauschalen oder Telefonspesen und dergleichen mit Hilfe vordefinierter Positionen sowohl textlich als auch vom Betrag her direkt vorschlägt und damit die Aufnahme stark vereinfacht.

Mit proles sind Sie am Ende des Tages auch in der Lage, alle aufgelaufenen Auslagen lückenlos auszuwerten und sie anschliessend sauber kontrollieren zu können. Zentrales Produkt der Software ist dabei die Spesenabrechnung. Diese bildet die notwendige Grundlage für die Abwicklung der Rückerstattung und Auszahlung an den Mitarbeitenden. Und gleichzeitig auch die Basis für eine eventuelle Weiterbelastung an den Kunden.

Vollständige Spesen-Verrechnung an Ihre Kunden

Neben Zeiterfassungen können Sie mit proles in Ihren Projekten auch Spesen, Material und Pauschalen verwalten. Damit sind sämtliche Leistungsarten im System erfassbar und bilden die Basis für eine vollständige Rechnungsstellung sowie ein umfassendes Projektcontrolling.

Die korrekte Rückerstattung der Spesen an den Mitarbeitenden ist die eine Sache. Die verursachungsgerechte Weiterverrechnung an Kunden die andere.

Gerade Reisespesen entstehen im Dienstleistungsunternehmen meist erst im Zusammenhang mit einem konkreten Kundenprojekt. Und dort gilt in aller Regel die Vereinbarung, dass der Kunde für die Auslagen aufzukommen hat. Mit proles sind Sie in der Lage, die Spesen direkt einem Kundenprojekt zu belasten.

Speziell in diesem Punkt wird offensichtlich, dass das Spesenmanagement ein fester Bestandteil der umfassenden Projektmanagement-Software sein muss. Denn nur so kann es funktionieren.

Praktische, einfache und unkomplizierte Spesenerfassung

Analog zur Zeiterfassung in proles, ist auch die Spesenerfassung einfach, intuitiv und schnell.

Schneller und einfacher geht es kaum. Kommt hinzu, dass durch die Zentrale Verwaltung in der Cloud das Backoffice jederzeit über den Stand der externen Auslagen umfassend im Bild ist.

Es stehen Erfassungs-, Kontroll- und Korrekturfunktionen für alle Arten von Spesen (z.B. Transport-, Verpflegungs- oder Übernachtungsausgaben) der Mitarbeitenden zur Verfügung. Für Fahrspesen stehen detaillierte Erfassungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Die Spesenerfassung bildet die Basis für die Verrechnung gegenüber Ihren Kunden sowie für die Rückerstattung an die Mitarbeitenden.

Mit der Verwaltung eines Spesenstamms wird die Erfassung der Spesen noch einfacher - die Daten müssen nur einmal erfasst und können (auch mit Anpassungen) immer wieder benutzt werden.

Spesenabrechnungen für Ihre Mitarbeitenden auf Knopfdruck

Auf Basis der Spesenerfassungen können auf einfache Art und Weise Spesenabrechnungen erstellt werden. Diese dienen als Abrechnungsbeleg gegenüber Ihren Mitarbeitenden. Bereits bei der Spesenerfassung kann festgehalten werden, ob ein Rückerstattungsanspruch besteht (bspw. dann, wenn ein Mitarbeitender die Spesen privat bezahlt).

Mit proles werden die Spesenbelege, Fahrspesen mit Privatfahrzeug und andere Spesen auf transparente, mehrwertsteuerkonforme Art gegenüber den Mitarbeitenden abgerechnet und detailliert nachgewiesen, mit vollständigem Ausweis der Rückerstattung.

Spesenabrechnungen können nach verschiedenen Kriterien gesucht und ausgelistet werden. Über Statusinformationen können Abrechnungen als «genehmigt» resp. «abgerechnet» gekennzeichnet werden. Falsche Spesenabrechnungen können gelöscht und nach Korrektur der Spesenerfassungen neu erstellt werden.

Weitere Informationen zum Spesenmanagement mit proles

Einfache Rückerstattung an Ihre Mitarbeitenden

  • Die Spesenabrechnungen dienen als Abrechnungsbeleg und bilden die Basis für eine einfache und transparente Rückerstattung an Ihre Mitarbeitenden.
  • Ihre Mitarbeitenden erfassen laufend Ihre Auslagen vollständig und korrekt direkt in proles. Im Gegenzug darf Ihr Team mit einer raschen Rückerstattung rechnen! ;-) (das Gesetz sieht klare Regeln für einen raschen Ausgleich vor)
  • In der Regel sind die Spesen zusammen mit der monatlichen Lohnzahlung zu überweisen. Monatliche Spesenabrechnungen können mit proles auf Knopfdruck erstellt werden.
«Die lückenlose Erfassung der Mitarbeiterspesen – Fahrspesen, Mittagessen, Übernachtungen etc. – ermöglicht ihrerseits die vollständige Verrechnung gegenüber den Kunden.»

Einfache Abrechnung von Pauschalspesen

  • Für die Abrechnung von Pauschalspesen kann pro Projekt optional ein Fakturzuschlag in % definiert werden.
  • Dies hat bei der Rechnungsstellung zur Folge, dass automatisch eine Zuschlagsposition für die Pauschalspesen in die Faktur aufgenommen wird.
  • In proles sind also Einzelspesen und Pauschalspesen (auch in Kombination) möglich.

Spesenerfassung direkt in Zeiterfassung integriert

  • Die Spesenerfassung lässt sich direkt aus der Zeiterfassung erledigen.
  • Mit wenigen Klicks sind alle Leistungsarten erfasst.
  • Direkt aus dem Zeiterfassungsdialog kann in die Spesenerfassung zu einem Projekt gewechselt werden. Entsprechende Kunden- und Projektinformationen werden so direkt übernommen.
  • Damit sparen Sie sich den doppelten Erfassungsaufwand.

proles unterstützt die detaillierte Erfassung von Fahrspesen

  • Falls Ihr Spesenreglement dies erfordert, können Sie in proles Fahrspesen mit entsprechenden Details erfassen und auswerten.
  • Beispielsweise können in diesem Fall Start- und Zieladressen oder das verwendete Fahrzeug (Firmenfahrzeug, Privatfahrzeug) pro Fahrt hinterlegt werden.
  • Für die Spesenabrechnung stehen so sämtliche Informationen für jede einzelne Spesenerfassung zur Verfügung.
«Transparente Spesenabrechnungen stellen die vollständige Verrechnung gegenüber dem Kunden sicher und vereinfachen die Rückerstattung an die Mitarbeitenden.»

Einfache Spesenverwaltung für effiziente Spesenerfassung

  • Mit der Verwaltung eines Spesenartikelstamms wird die Erfassung der Spesen noch einfacher.
  • Häufig benötigte Spesenerfassungen (beispielsweise eine Fahrt zum Kunden XY, ein Bahnbillett oder ein Mittagessen) können in proles hinterlegt werden.
  • Bei der eigentlichen Spesenerfassung kann eine so definierte Spesenposition ausgewählt und mit wenig Aufwand angepasst werden (sofern überhaupt nötig).

Speditive Erfassung dank Kopier-Möglichkeiten

  • Bereits erfasste Spesen können kopiert werden. Dabei werden alle Angaben übernommen.
  • Vor dem Speichern können bei Bedarf noch allfällige Änderungen vorgenommen werden.
  • Die Kopierfunktion ermöglicht eine noch speditivere Spesenerfassung.

Wichtige Auswertungen zum Spesenmanagement auf Knopfdruck

  • Spesenabrechnungen, Spesendetaillisten für Mitarbeitende, Spesenübersichten nach Projekt, Spesenerfassungen nach Spesencode oder Mehrwertsteuersatz und viele mehr.
  • proles bietet praktisch unbegrenzte Auswertungsmöglichkeiten der Spesenerfassungen.
  • Die Reports können auf Knopfdruck erstellt und als PDF oder im Excel-Format ausgegeben werden.
«Insbesondere der Zeitaufwand für die korrekte, monatliche Verrechnung aller Projektleistungen und die Bewältigung der monatlichen Spesenabrechnungen mit entsprechenden Rückzahlungen an die Mitarbeitenden kann mit dem Einsatz einer professionellen Lösung signifikant reduziert werden.»

Spesenerfassung und Spesenabrechnung können Ihren individuellen Wünschen angepasst werden

  • Die Spesenerfassung sowie die entsprechenden Listen können kundenindividuell angepasst werden.
  • Das bedeutet, dass in den Eingabedialogen Felder nach Wunsch ein- oder ausgeblendet werden können.
  • Es bedeutet auch, dass Auswertungen für Sie individualisiert werden können.

Jetzt Spesenerfassung & Spesenabrechnung mit proles live erleben

Spesen im Ausland / Andere Währungen

  • Spesen können in der Leitwährung (in der Regel CHF), aber auch in beliebigen anderen Währungen erfasst werden.
  • Die Verrechnung an den Kunden wird über die Fakturwährung im Projekt gesteuert.
  • Die Rückerstattung an den Mitarbeiter erfolgt in Leitwährung.
  • Der Umrechnungskurs kann jederzeit angepasst werden.

proles unterstützt alle typischen Spesen im Dienstleistungs-Unternehmen

Mit proles können Sie alle Arten von Spesen abwickeln: Fahrspesen / Reisespesen, Verpflegungsspesen, Übernachtungsspesen, Weiterbildungskosten, Repräsentationsspesen, Geschenke an Kunden, Telefonspesen, Parkgebühren oder sontige Kleinauslagen.

Lesen Sie hier mehr: Typische Spesen im Dienstleistungsunternehmen→

Brauchen Sie ein Spesenreglement?

Was sollte in diesem Reglement definiert werden? Für wen in Ihrem Unternehmen soll es gelten? Und - lohnt es sich, das Reglement von der Steuerbehörde bewilligen zu lassen?

Lesen Sie dazu hier mehr: Brauchen wir in unserem Dienstleistungsunternehmen ein (genehmigtes) Spesenreglement?→

«Zeit- und Leistungserfassung: Da der wichtigste Wertschöpfungsfaktor der Mensch ist, muss dieser seine Arbeitszeiten – egal ob direkt projektrelevant oder auch nicht – lückenlos protokollieren können. Dasselbe gilt für alle Spesen.»

Die Rechtsgrundlage zum Thema Spesen ist ziemlich klar

  • Alles, was der Mitarbeitende (neben seiner Person) für seine Arbeit zusätzlich an Hilfsmitteln und Material braucht, muss der Arbeitgeber auf seine Kosten zur Verfügung stellen.
  • Alle notwendigen Spesen, welche der Mitarbeitende verursacht, muss der Arbeitgeber zwingend ersetzen. Er darf diese Regel auch im Arbeitsvertrag nicht brechen. Auch nicht, wenn der Mitarbeitende damit einverstanden wäre.
  • Unter Spesen versteht der Gesetzgeber nicht nur direkte Ausgaben, sondern auch indirekte Kosten durch Abnützung und dergleichen.
  • Spesen dürfen auch durch Pauschalen abgegolten werden, sofern diese die effektiven Kosten decken.
  • Die Spesen sind regelmässig – meist zusammen mit der Lohnzahlung – auszuzahlen.
  • Mitarbeitende mit regelmässigen Spesen haben Anspruch auf einen Vorschuss.
Weitere Informationen: Rechtsgrundlagen für korrekte Spesen →

Spesen müssen entschädigt werden – proles unterstützt effizient und professionell

  • Nicht selten kommt es vor, dass während der Arbeit direkt durch den Mitarbeitenden verursachte externe Kosten entstehen, welche er sofort bezahlen muss.
  • Hat er dafür vorher von seiner Firma kein Bargeld bekommen oder verfügt er für solche Fälle nicht über eine auf die Firma lautende Kreditkarte, so wird er diese Kosten erstmal aus dem eigenen Sack bezahlen müssen.
  • Solche Kosten sind typischerweise Taxifahrten, die Restaurantrechnung, die Briefmarken auf der Post, die eigene Buchung eines Geschäftsflugs oder einer Hotelübernachtung und vieles mehr.
  • Selbstverständlich müssen diese, durch einen Mitarbeitenden getätigten, effektiven Spesen von der Firma ersetzt werden.
  • proles stellt Ihnen hierfür geeignete Funktionen wie die Spesenerfassung sowie die Spesenabrechnung (inkl. Abrechnung der Rückerstattung) zur Verfügung.
Mehr zur Notwendigkeit von Spesen sowie Informationen zu ersatzpflichtigen und nicht ersatzpflichtigen Spesen finden Sie hier: Spesen und Auslagen im Dienstleistungsunternehmen →

Mehr Pflicht als Kür – Spesen haben aber hohe Bedeutung

  • Wie bei vielen administrativen Tätigkeiten ist auch das Spesenmanagement oftmals mehr Pflicht als Kür.
  • Zur eigentlichen Wertschöpfung trägt die Spesenabrechnung kaum etwas bei.
  • Für die Mitarbeitenden, die in finanzielle Vorleistung gegangen sind, ist sie dennoch von hoher Bedeutung.
  • Wenn sie schon private Auslagen für ihren Arbeitgeber getätigt haben, so soll dieser ihnen das Geld wenigstens schnell, mit wenig Aufwand und rechnerisch korrekt zurückerstatten.
  • Mit proles stellen Sie sicher, dass dies reibungslos funktioniert und dabei möglichst wenig kostbare Arbeitszeit kostet.
«Spesenabrechnungen dienen als Abrechnungsbeleg gegenüber den Mitarbeitenden und bilden die Basis für eine schnelle und einfache Rückerstattung.»

Dank Cloudlösung immer und überall verfügbar

  • proles umfasst sämtliche Funktionen für ein flexibles und benutzerfreundliches Spesenmanagement aus der Cloud.
  • Die Spesenerfassung und Spesenabrechnung stehen Ihnen von überall her und rund um die Uhr zur Verfügung.
«Eine vollständige Zeit- und Spesenerfassung ermöglicht die effiziente Abrechnung gegenüber Ihren Kunden sowie exaktes Projektcontrolling.»

Weitere Informationen zum Spesenmanagement im Support-Center

Weitere detailliertere Informationen rund um die Funktionen zur Spesenerfassung und Spesenabrechnung mit proles finden Sie in unserem Support-Center →

Kundenstimmen zur Spesenerfassung & Spesenabrechnung mit proles

«proles ist ein praktisches, selbsterklärendes Tool für unsere Mitarbeitenden. Sie erfassen ihre Arbeitszeiten bzw. Spesen blitzschnell und übersichtlich. Jeden Monat erhalten sie dafür eine klare und saubere Stundenübersicht, der sie voll vertrauen können.»
Denise Bättig, Leiterin Human Resources, Intus AG

Denise Bättig
Leiterin Human Resources, Intus AG

«Wir konnten proles ohne grosse Schulungen einführen. Ich hatte vielleicht eine halbe Stunde erzählt, wie proles funktioniert und wie wir das Tool bei uns einsetzen wollen, dann haben es alle einfach angewendet. Die Erfassung von Stunden und Spesen funktioniert mit wenigen nachträglichen Detailfragen seit fast 3 Jahren perfekt. Die Einführung war extrem schlank, das war überzeugend!»
 Maja Pfister, Geschäftsführerin Arcoplan klg

Maja Pfister
Geschäftsführerin Arcoplan klg

«Wenn ich schon meine Partner dazu verpflichte, proles für die Leistungserfassung zu verwenden, dann kann ich ihnen kein ‹Schrottprogramm› vorsetzen. Die Software muss professionell sein, muss ihnen einen zusätzlichen Mehrwert bieten und sie müssen auch gerne damit arbeiten wollen.»
Markus Bernet, Inhaber marees managing real estate

Markus Bernet
Inhaber marees managing real estate

«proles ist eine gute Sache. Vor allem bei Arbeitszeit- und Spesenerfassung, bei der Erstellung entsprechender Statistiken und bei der standort- und teamübergreifenden Zusammenarbeit.»
Denise Bättig, Leiterin Human Resources, Intus AG

Denise Bättig
Leiterin Human Resources, Intus AG

«proles bildet alle unsere erbrachten Arbeitsleistungen ab und zeigt mir sofort, wie und wo unser Umsatz und die verrechenbaren Stunden entstanden sind. Damit ist es für mich das perfekte Führungsinstrument.»
Rebekka Zumsteg, Teilhaberin und Mitglied der Geschäftsleitung, Planwerkstadt AG

Rebekka Zumsteg
Teilhaberin und Mitglied der Geschäftsleitung
Planwerkstadt AG

«proles ist eine durchdachte und einfach anwendbare End-to-End-Lösung. Von der Zeit- und Spesenerfassung über das Management der Urlaube und Freitage bis hin zur Rechnungsstellung gibt es bei uns keine Medienbrüche mehr. Das ist für uns ein gewaltiger Vorteil.»
Daniel Regenbrecht, Senior Management Consultant, TALOS Management Consultants GmbH

Daniel Regenbrecht
Senior Management Consultant, TALOS Management Consultants GmbH

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Welche Funktionen bietet die Projektmanagement-Software proles?
Hier erfahren Sie mehr über die Funktionen von proles

proles bietet eine breite Palette an modular aufgebauten Funktionen, die sich individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen. Schliesslich soll die durchdachte Projektmanagement-Software Ihre Management- und Administrationsaufgaben vereinfachen und Sie tagtäglich bei der Steuerung aller Prozesse unterstützen. proles umfasst folgende Funktionen:

Funktionen der Projektmanagement-Software proles