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Benutzeranleitung Zeiterfassung (Release 5)

Inhalt

Wo kann ich Kunden und Projekte erfassen?

Via Funktionsaufruf

proles - Kunden & Projekte - Aufruf via Funktionsaufruf

Die Funktion «Kunden & Projekte» kann bequem über den Funktionsaufruf oben links aufgerufen werden. Tippen Sie hierzu «Kunden & Projekte» in das Suchfeld, wählen den entsprechenden Eintrag in der Trefferliste und bestätigen die Auswahl mit ENTER.

Via Favoriten

proles - Kunden & Projekte - Aufruf via Favoriten

Alternativ zum Funktionsaufruf links oben kann die Funktion «Kunden & Projekte» direkt aus dem Favoriten-Element in der Navigation aufgerufen werden. Falls die Funktion «Kunden & Projekte» in den Favoriten nicht angezeigt wird, können Sie die Favoriten über den Einstellungsdialog (vgl. Pfeil) bearbeiten (d.h. gewünschte Funktionen hinzufügen oder entfernen). Wir empfehlen Ihnen, sämtliche Funktionen, welche Sie tagtäglich benötigen, zu den Favoriten hinzuzufügen.

Via Navigation

proles - Kunden & Projekte - Aufruf via Navigation

Als dritte Möglichkeit kann die Funktion «Kunden & Projekte» über die Navigation aufgerufen werden. Klicken Sie hierfür in der Navigation auf die Anwendung «Projekte».

Wie ist der Dialog der Funktion «Kunden & Projekte» aufgebaut?

Übersicht

proles - Kunden & Projekte - Übersicht

Nach dem Funktionsaufruf erscheint der Selektions- und Übersichtsdialog der Funktion «Kunden & Projekte». Dieser Dialog gliedert sich in zwei Bereiche:

  • Selektion: Hier können Sie für die Kunden- und Projektsuche entsprechende Auswahlen treffen (beispielsweise einen Kunden oder gewisse Projektstati).
  • Auflistung Kunden & Projekte: In diesem Dialogbereich werden zur Selektion passende Kunden und Projekte angezeigt.

In den nachfolgenden Abschnitten werden die beiden Dialogbereiche detailliert beschrieben.

Dialogbereich «Selektion»

  • Suchbegriff: Mit dieser Volltextsuche können Sie die meisten Felder in der gesamten Projektstruktur (z.B. Aktivitätenbezeichnung) durchsuchen. Die Resultateliste wird gemäss der Suche eingeschränkt. Das ist auf jeden Fall die effizienteste Methode, um schnell Kunden, Projekte oder Unterstrukturen zu finden.
  • Kunde: Mit diesem Feld können Sie die Auswahl auf einen spezifischen Kunden oder nach Projekten ohne Kundenzuweisung einschränken. Die Auswahl wird im Feld angezeigt und die Resultateliste entsprechend eingeschränkt.
  • Projekt: Hier kann ein spezifisches Projekt ausgewählt werden. Falls vorab eine Kundeneinschränkung vorgenommen wurde, werden nur noch die dem Kunden zugewiesenen Projekte angezeigt.
  • Projektstatus: Projekte verfügen über einen Status (Offen, Freigegeben, In Arbeit, Beendet). Zeiterfassungen sind nur auf Projekte im Status «Freigegeben» oder «In Arbeit» möglich. Mit dieser Filteroption können Sie die Resultateliste also nach Status einschränken. Mehrfachauswahlen sind möglich. Wenn Sie also nur Projekte in Bearbeitung suchen, markieren Sie die Stati «Freigegeben» und «In Arbeit». Siehe auch «Welche Bedeutung haben Projektstati und Aktivitätenstati?».
  • Aktivitätenstatus: Auch auf Aktivitätenebene steht ein vom Projekt unabhängiger Status zur Verfügung. Mit dieser Filteroption schränken Sie auf die gewünschten Aktivitätenstati ein. Auch hier sind Mehrfachauswahlen möglich. Siehe auch «Welche Bedeutung haben Projektstati und Aktivitätenstati?».

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

  • Suchen: Klicken Sie nach Eingabe der Selektionskriterien dieses Icon oder die Taste ENTER, um die gewählte Selektion anzuwenden.
  • Suchkriterien löschen: Durch einen Klick auf dieses Icon werden gewählte Selektionen zurückgesetzt.
  • Neu: Über dieses Icon können Sie neue Kunden und Projekte anlegen.
  • Excel-Export: Über dieses Icon kann ein Excel-Export über die Resultateliste ausgegeben werden. Siehe auch «Wo finde ich eine Kunden- oder Projektliste ?».
  • Zurück: Dieses Icon bringt Sie zurück auf das Dashboard.

Dialogbereich «Auflistung Kunden & Projekte»

Die Auflistung im unteren Dialogteil dieser Funktion zeigt eine Liste mit Kunden und Projekten gemäss den getroffenen Selektionen.

Ohne die Eingabe resp. Auswahl von Selektionskriterien werden alle Kunden und Projekte angezeigt.

Wenn die gewählten Selektionskriterien keine Treffer liefern, wird die Liste leer angezeigt.

Wenn auf einer Zeile drei Striche (---) angezeigt werden, ist einem Projekt kein Kunde zugewiesen oder für einen Kunden besteht noch kein Projekt.

Wie erfasse oder bearbeite ich Kunden und Projekte?

proles - Kunden & Projekte - Neuer Kunde und Neues Projekt

Neue Kunden oder Projekte erfassen Sie via das Icon «Neu». Nach Ihrer Auswahl öffnet sich der Dialog «Kunde» oder «Projekt».

proles - Kunden & Projekte - Neuer Kunde erfassen

Um einen Kunden zu erfassen, sind nur wenige Eingaben nötig (fett markierte Eingabefelder).

  • Kunden können Firmen oder Privatpersonen sein. Geben Sie entweder den Namen der Organisation im Feld «Firma 1» ein oder lassen Sie dieses Feld leer und erfassen «Name/Vorname» als Kundenbezeichnung. Natürlich können auch «Firma 1» und «Name/Vorname» erfasst werden.
  • Eine Kurzbezeichnung ist in jedem Fall notwendig. In vielen Dialogen geben wir aus Platzgründen die Kurzbezeichnungen anstelle der «langen» Bezeichnung aus.
  • Im Reiter «Kontakt & Adresse» können Sie optional weitere Daten zum Kunden erfassen.
  • Schliessen Sie die Eingabe mit dem Icon «Speichern» oder der Taste ENTER ab.

proles - Kunden & Projekte - Neues Projekt erfassen

Um ein Projekt zu erfassen, sind nur wenige Eingaben nötig (fett markierte Eingabefelder).

  • Kunde: Eine Kundenzuteilung ist nicht zwingend nötig. Sie können aus den bestehenden Kunden auswählen oder das Feld leer lassen und ev. später ergänzen.
  • Bezeichnung/Kurzbezeichnung: Beide Felder müssen befüllt werden. Wählen Sie aussagekräftige Bezeichnungen.
  • Projektstatus: Der Initialstatus steht bei neuen Projekten auf «Freigegeben». Mit der Speicherung des Projekts steht das Projekt sofort für Zeiterfassungen zur Verfügung. Siehe auch «Welche Bedeutung haben Projektstati und Aktivitätenstati?».
  • Projekt-Tarif: Die Auswahl eines Tarifs ist nicht zwingend nötig. Falls Sie einen projektspezifischen Tarif vereinbart haben, können Sie diesen hier auswählen. Siehe auch «Wie erfasse ich Stundensätze (Tarife)?».
  • Verrechenbar: proles unterscheidet zwischen verrechenbaren und nicht verrechenbaren Aufwänden. Diese Einstellung definiert, ob Zeiterfassungen grundsätzlich «verrechenbar» oder «nicht verrechenbar» erfolgen. Die einzelnen Zeiterfassungen können jederzeit hinsichtlich Verrechenbarkeit geändert werden.

Für die Bearbeitung von bestehenden Kunden oder Projekten klicken Sie in der Übersicht auf den gewünschten Kunden resp. das gewünschte Projekt. Es öffnen sich wieder dieselben Dialoge, wo Sie Ihre Änderungen vornehmen können.

Wie erfasse ich detaillierte Projektstrukturen?

Wenn Sie die Tätigkeiten, Aktivitäten oder Tasks in einem Projekt weiter detaillieren wollen, können Sie Ihr Projekt in Unterstrukturen aufteilen. Bei kleinen und einfachen Projekten ist das oft nicht nötig - bei grösseren und komplexeren Projekten jedoch sehr wichtig.

Klicken Sie in der Übersicht der Funktion «Kunden & Projekte» auf das gewünschte Projekt oder erfassen Sie ein neues Projekt. Der Dialog «Projekt» öffnet sich im Reiter «Allgemeines». Klicken Sie auf den Reiter «Projektstruktur».

proles - Kunden & Projekte - Projekt - Projektstruktur

Es stehen Ihnen zwei Detaillierungsstufen zur Verfügung:

  • Teilprojekt: Eignet sich zum Beispiel für die Abbildung von Projektphasen.
  • Aktivität: Arbeitspakete, auf welche Sie Ihre Arbeitszeit erfassen.

Für die Zeiterfassung ausschlaggebend ist die Aktivität - Zeiterfassungen finden immer auf Stufe Aktivität statt. Aus diesem Grund wird mit jedem Projekt automatisch ein Teilprojekt und eine Aktivität angelegt. Diese Struktur können Sie nun ausbauen oder ändern:

  • Klicken Sie auf «Neues Teilprojekt», um ein zusätzliches Teilprojekt anzulegen. Sie können auch auf ein bestehendes Teilprojekt klicken, um die bestehenden Daten zu verändern. Erfassen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung und Kurzbezeichnung.
  • Klicken Sie auf «Neue Aktivität», um eine zusätzliche Aktivität anzulegen. Sie können auch bestehende Aktivitäten jederzeit anpassen. Erfassen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung und wählen Sie den aktuellen Aktivitätenstatus (siehe auch «Welche Bedeutung haben Projektstati und Aktivitätenstati?»).
  • Zudem legen Sie hier fest, ob Zeiterfassungen auf diese Aktivität grundsätzlich verrechenbar oder nicht verrechenbar sind.

Wie schliesse ich ein Projekt oder Teile davon ab?

proles - Kunden & Projekte - Projektstatus | Aktivitätenstatus

Nach Abschluss einer Aktivität oder eines Projektes können Sie den Status auf «Beendet» setzen.

Wenn das gesamte Projekt beendet ist, können Sie den Projektstatus auf «Beendet» setzen. Unabhängig vom Aktivitätenstatus sind in diesem Fall keine Zeiterfassungen mehr möglich.

Wenn erst ein Teil des Projektes abgeschlossen ist, können Sie die entsprechenden Aktivitäten auf «Beendet» setzen. Damit werden nur Zeiterfassungen auf beendete Aktivitäten verunmöglicht.

Selbstverständlich können Auswertungen auch über beendete Projekte vorgenommen werden.

Welche Bedeutung haben Projektstati und Aktivitätenstati?

proles - Kunden & Projekte - Projektstatus | Aktivitätenstatus

Auf den Stufen Projekt und Aktivität stehen Status-Auswahlfelder zur Verfügung (Projektstatus resp. Aktivitätenstatus). Damit definieren Sie, ob ein Projekt oder eine Aktivität in Vorbereitung ist, bearbeitet wird oder beendet wurde. Die Auswahl des Status hat folgende Konsequenzen:

  • Offen: Das Projekt resp. die Aktivität ist in Vorbereitung, es steht noch nicht für Zeiterfassungen zur Verfügung - die Erfassungszeilen sind also in der Zeiterfassung noch nicht sichtbar.
  • Freigegeben: Das Projekt resp. die Aktivität steht für Zeiterfassungen zur Verfügung. Die Erfassungszeilen sind also in der Zeiterfassung sichtbar. Auf Stufe Aktivität wird der Status mit der ersten Zeiterfassung automatisch auf «In Arbeit» gewechselt.
  • In Arbeit: Das Projekt resp. die Aktivität ist in Arbeit. Wie auch im Status «Freigegeben» können Zeiterfassungen stattfinden.
  • Beendet: Das Projekt resp. die Aktivität ist abgeschlossen und es dürfen keine weiteren Zeiterfassungen stattfinden. Die Erfassungszeilen in der Zeiterfassung stehen nicht mehr zur Verfügung.

Wie weise ich Mitarbeitende in Projekten zu?

Eine Zuteilung von Mitarbeitenden zu einem Projekt ist nicht nötig. Sobald ein Projekt erstellt wurde, können alle Mitarbeitenden darauf Zeiterfassungen vornehmen.

Mit prolesPremium ist es möglich, die Sicht auf Projekte einzuschränken.

Wie erfasse ich Stundensätze (Tarife)?

Einleitung

Stundensätze (Tarife für verrechenbare Stunden) werden in der Funktion «Tarife» verwaltet. Diese können auf verschiedenen Stufen (Mandant, Mitarbeiter, Projekt) in proles hinterlegt werden. In den Reports werden die erfassten Stunden mit dem gewählten Tarif als Betrag ausgegeben.

Tarife verwalten

proles - Kunden & Projekte - Tarife - Stundensätze

Die Funktion «Tarife» erreichen Sie über die Favoriten oder via Funktionsaufruf mit dem Suchbegriff «Tarife».

In der Übersicht werden alle erfassten aktiven Tarife angezeigt. Sie können die Liste mit Eingabe einer Tarifbezeichnung im Feld «Bezeichnung» einschränken. Um auch inaktive (nicht mehr verwendete) Tarife anzuzeigen, wählen Sie die Checkbox «Inaktive Einträge anzeigen». Sie können inaktive Tarife auch wieder aktivieren.

Neue Tarife erfassen Sie mit Klick auf das Icon «Neu». Bestehende Tarife bearbeiten Sie mit Klick auf einen Tarif.

proles - Kunden & Projekte - Tarif - Stundensatz bearbeiten

Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein. Diese Bezeichnung wird bei der Tarifauswahl angezeigt. Erfassen Sie den Stundensatz in CHF.

Tarife löschen können Sie nur, wenn der Tarif nicht im Einsatz ist. Verwendete Tarife können aber «inaktiviert» werden. Inaktive Tarife stehen für neue Zuweisungen nicht mehr zur Auswahl, bleiben aber zur korrekten Darstellung der Erfassungen in der Vergangenheit bestehen.

Tarife zuweisen

Tarife können auf drei Stufen zugewiesen werden. Für eine einzelne Zeiterfassung kommt immer nur ein Tarif zur Anwendung.

  • Priorität 1 hat der Projekt-Tarif (falls vorhanden).
  • Priorität 2 hat der Mitarbeiter-Tarif (falls vorhanden).
  • Priorität 3 hat der Standard-Tarif auf Stufe Mandant (dieser ist immer vorhanden).

proles - Kunden & Projekte - Tarife - Mandant - Standard-Tarif-1

In der Funktion «Mandant» wird ein Standard-Tarif zugewiesen, welcher überall dort zur Anwendung kommt, wo kein anderer Tarif zur Verfügung steht. Wenn Sie also keinen oder überall den gleichen Tarif nutzen möchten, weisen Sie hier einen Null-Tarif (mit Stundensatz 0.00) oder den gewünschten Tarif zu.

proles - Kunden & Projekte - Tarife - Mitarbeiter - Mitarbeiter-Tarif

In der Funktion «Mitarbeiter» können Sie jedem Mitarbeitenden einen individuellen Tarif zuweisen (Mitarbeiter-Tarif). Der hier zugewiesene Tarif übersteuert den auf Stufe Mandant hinterlegten Tarif. Wenn Sie also für jeden Mitarbeitenden unterschiedliche Stundensätze verwenden möchten, weisen Sie jedem Mitarbeitenden den entsprechenden Tarif zu.

proles - Kunden & Projekte - Tarife - Projekt - Projekt-Tarif

Im Bearbeitungsdialog eines Projekts (in der Funktion «Kunden & Projekte») können Sie pro Projekt einen projektspezifischen Tarif hinterlegen. Dieser Tarif übersteuert die im Mandant und/oder im Mitarbeiter hinterlegten Tarife. Wenn Sie also alle Stunden in einem Projekt mit demselben Tarif verrechnen möchten, können Sie den Tarif hier auswählen.

Wo finde ich eine Kunden- oder Projektliste?

proles - Kunden & Projekte - Kunden- und Projektliste

Eine Kunden- und Projektliste mit allen Detailinformationen finden Sie in der Funktion «Kunden & Projekte». Der Excel-Report verfügt über mehrere Reiter:

  • Kunden: Eine Zeile pro Kunde mit kundenspezifischen Details.
  • Projekte: Eine Zeile pro Projekt mit projektspezifischen Details.
  • Teilprojekte & Aktivitäten: Eine Zeile pro Aktivität. Projekte und Teilprojekte kommen ev. mehrfach vor (bei mehreren Aktivitäten).
  • Tarife: Eine Zeile pro Mitarbeiter und Aktivität. Jeder angewendete Tarif ist hier ersichtlich.

Welche Einstellungen stehen für Kunden & Projekte zur Verfügung?

Einleitung

Grundsätzlich funktioniert in proles alles automatisch und es muss keine individuelle Konfiguration vorgenommen werden. Sie haben jedoch die Möglichkeit, da und dort individuelle Einstellungen vorzunehmen.

Sämtliche «Helfer-Funktionen» erreichen Sie bequem über den Funktionsaufruf (links oben) oder via Klick auf Ihren Namen (rechts oben) und die anschliessende Auswahl von «Einstellungen».

Anreden

proles - Anreden - Übersicht

Mit der Funktion «Anreden» können Sie die Auswahl im Feld «Anrede» verwalten (bspw. für die Anrede der Ansprechperson eines Kunden). Sie können die bestehenden Anreden anpassen oder neue erfassen (Klick auf Anrede oder Icon «Neu»). Sobald Sie die Änderung gespeichert haben, steht sie im Auswahlfeld zur Verfügung.

Länder

proles - Länder - Übersicht

Mit der Funktion «Länder» können Sie weitere Länder erfassen, damit Sie bspw. Ihre Kunden den Herkunftsländern zuordnen können. Sie können bestehende Länder anpassen oder neue erfassen (Klick auf Land oder Icon «Neu»).

Ortschaften

proles - Ortschaften - Übersicht

Die Funktion «Ortschaften» erleichtert Ihnen die Adresserfassung im Kunden, indem zu jeder Postleitzahl auch der entsprechende Ortsnamen vorgeschlagen wird. Es sind alle aktuellen Ortschaften in der Schweiz hinterlegt. Falls Sie bestehende Ortschaften ändern oder neue erfassen wollen, können Sie die bestehende Liste anpassen oder ergänzen.

Tipp: Suchen Sie zuerst nach den bestehenden Ortschaften mit Eingabe der Postleitzahl oder der Ortschaft, bevor Sie neue Ortschaften erfassen. Damit können Doppelerfassungen vermieden werden.

Klicken Sie auf eine Ortschaft oder das Icon «Neu», um Änderungen oder Neuerfassungen vorzunehmen. Ändern oder erfassen Sie dann die die gewünschte Kombination und speichern Sie Ihre Anpassung. Die Erfassung des Kantons ist optional.