Kurzanleitung Release 5

Wie kann ich meine Arbeitszeit erfassen?

1. Klicken Sie in der Navigation auf «Zeiterfassung».
2. Erfassen Sie Ihre Arbeitszeit auf die zur Verfügung stehenden Aktivitäten.
   1. Die Arbeitszeit fügen Sie im Feld «Std.» ein, entweder absolut (z.B. 2.75, für 2 Stunden und 45 Minuten) oder mit Von-/Bis-Zeiten (z.B. 0800-1045).
   2. Im Feld «Bezeichnung» können Sie eine Beschreibung der erledigten Arbeit einfügen (optional).
   3. Drücken Sie die Taste «Enter» oder klicken Sie auf das Icon «Speichern». Ihre Zeiterfassung erscheint nun im Bereich «Bereits erfasste Stunden».

Tipps: Geben Sie im Suchfeld einen Text ein, um die Auswahl der Aktivitäten einzuschränken.

Nutzen Sie den Tabulator, um von Feld zu Feld zu springen.

Erfasste Stunden können Sie bearbeiten, indem Sie auf die Stundenzahl klicken.

Sie können das Datum anpassen, um bestehende Erfassungen in der Vergangenheit zu prüfen oder neue zu erfassen.

Wie kann ich ein neues Projekt erfassen?

1. Klicken Sie in der Navigation auf «Projekte».
2. Erfassen Sie neue Kunden und Projekte mit dem «+» Icon (Neuer Kunde/Neues Projekt).

Tipps: Projekte müssen nicht zwingend einem Kunden zugeordnet werden.

Projekte können gegliedert werden, indem eine Unterstruktur von Teilprojekten und Aktivitäten erfasst wird (Reiter «Projektstruktur» nach Klick auf Projekt).

Sobald ein Projekt und ev. Unterstrukturen (Teilprojekte und Aktivitäten) erfasst sind, stehen in der Zeiterfassung für alle Mitarbeitenden neue Erfassungszeilen zur Verfügung.

Nach Beendigung eines Projektes oder einer Aktivität kann der Status auf «Beendet» gesetzt werden. In diesem Fall werden die entsprechenden Erfassungszeilen in der Zeiterfassung nicht mehr angezeigt.

Wie kann ich neue Mitarbeitende erfassen?

1. Klicken Sie in der Navigation auf «Mitarbeiter».
2. Erstellen Sie neue Mitarbeitende, indem Sie entweder einen bestehenden Mitarbeiter kopieren (Icon «Kopieren» im Bearbeitungsdialog des Mitarbeitenden) oder über das «+» Icon neu erstellen.

Tipps: Vergeben Sie einen eindeutigen Benutzernamen. Wir empfehlen die Verwendung von eMail-Adressen.

Beim Kopieren eines bestehenden Mitarbeitenden wird auch das Arbeitszeitmodell übernommen. Sie sparen sich also einige Arbeitsschritte.

Wie werte ich meine Projekte aus?

1. Klicken Sie in der Navigation auf «Reporting».
2. Wählen Sie «Stundendetails» für Auswertungen aus Mitarbeitersicht.
3. Wählen Sie «Projektstundenüberwachung» für Auswertungen aus Projektsicht.

Tipps: Die Filter ermöglichen Ihnen, den Abruf gemäss Ihren Wünschen einzuschränken (z.B. nur Mitarbeiter XY oder nur Projekt YZ oder nur Projekte mit Status «In Arbeit»).

Die Reports werden im Excel-Format ausgegeben. Die Liste «Stundendetails» kann auch im PDF-Format erstellt werden.

Wie erfasse ich meine Tarife?

1. Tarife erfassen oder ändern können Sie mit der Funktion «Tarife». Diese Funktion finden Sie entweder über das Feld «Funktionsaufruf» (unter dem proles-Logo) oder mit Klick auf Ihren Namen (oben rechts) unter «Einstellungen».
2. In der Funktion «Tarife» können Sie die bestehenden Tarife anpassen oder mit Klick auf das «+» Icon einen neuen Tarif anlegen.
3. Die Zuweisung der Tarife legen Sie wie folgt fest:
   1. Standard-Tarif für alle Mitarbeitenden und Projekte auf Stufe «Mandant» (via Funktionsaufruf «Mandant»).
   2. Tarif pro Mitarbeiter (Mitarbeiter-Tarif) im Bearbeitungsdialog des Mitarbeiters (via «Mitarbeiter» in der Navigation). Hier erfasste Mitarbeiter-Tarife übersteuern den auf Stufe Mandant erfassten Standard-Tarif.
   3. Tarif pro Projekt (Projekt-Tarif) im Bearbeitungsdialog des Projekts (via «Projekte» in der Navigation). Hier erfasste Tarife übersteuern die auf Stufe Mandant und Mitarbeiter erfassten Tarife.

Tipp:  Wenn Sie keine Geldbeträge verwenden wollen, können Sie einen Tarif «Null» mit Stundensatz CHF 0.00 erstellen und im Mandant (Standard-Tarif) zuweisen. Dieser Schritt ist nötig, da eine Zuweisung eines Standard-Tarifs im Mandant notwendig ist.

Wie passe ich mein Arbeitszeitmodell an?

1. Änderungen am Arbeitszeitmodell nehmen Sie mit der Funktion «Zuordnungen Arbeitszeitmodelle» vor (via Funktionsaufruf «Zuordnungen Arbeitszeitmodelle»).
2. In der Funktion «Zuordnungen Arbeitszeitmodelle» finden Sie die aktuellen Zuordnungen per heutigem Datum. Sie können hier mit Klick auf das «+» Icon eine neue Zuordnung vornehmen.

Tipp: Wenn Sie die bestehende Zuordnung löschen möchten, müssen Sie zuerst den bestehenden Kalender löschen (via Funktionsaufruf «Mitarbeiterkalender»). Dann können Sie die bestehende Zuordnung löschen und eine neue Zuordnung erstellen.

Wie korrigiere ich die aktuellen Zeit- und Feriensaldi?

1. Saldokorrekturen werden über die Funktion «Arbeitszeitabrechnung» vorgenommen. Wählen Sie diese Funktion via Funktionsaufruf «Arbeitszeitabrechnung».
2. Erstellen Sie eine Arbeitszeitabrechnung, indem Sie den Mitarbeiter auswählen, das Abrechnungsdatum eingeben und beim Icon «Weitere Optionen» (drei Striche) auf «Abrechnung erstellen» klicken.
3. Klicken Sie auf die erstellte Arbeitszeitabrechnung und wählen beim Icon «Weitere Optionen» die Option «Saldi ändern». Nun können Sie den neuen Zeitsaldo bzw. die Feriensaldi aus den Vorjahren sowie dem aktuellen Jahr eingeben.

Tipps: Arbeitszeitabrechnungen sperren die Zeiterfassung für den abgerechneten Zeitraum. Vor dem Abrechnungsdatum können also keine neuen Erfassungen vorgenommen oder bestehende Erfassungen korrigiert werden.

Fügen Sie bei Saldokorrekturen aussagekräftige Kommentare im Feld «Bemerkungen» ein, damit zu einem späteren Zeitpunkt der Grund der Korrektur ersichtlich ist. Eine Auswertung über Arbeitszeitabrechnungen und alle Änderungen kann über die Funktion «History Arbeitszeitabrechnungen» vorgenommen werden. Sie finden diese Option beim Icon «Weitere Optionen» in der Funktion «Arbeitszeitabrechnung».

Wie ändere ich mein Passwort?

1. Klicken Sie auf Ihren Namen (oben rechts) und wählen «Passwort ändern».
2. Geben Sie das neue Passwort zweimal ein.

Tipp: Das Passwort muss aus Sicherheitsgründen hohen Anforderungen genügen und darum aus mindestens 8 Zeichen, je 1 Gross- und Kleinbuchstabe, 1 Ziffer/Zahl und 1 Sonderzeichen (%!_$@#?) bestehen.