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Benutzeranleitung Zeiterfassung (Release 5)

Inhalt

Wie kann ich die Zeiterfassung aufrufen?

Via Funktionsaufruf

proles - Zeiterfassung aufrufen - Via Funktionsaufruf

Die Funktion «Zeiterfassung» kann bequem über den Funktionsaufruf oben links aufgerufen werden. Tippen Sie hierzu «Zeiterfassung» in das Suchfeld, wählen den entsprechenden Eintrag in der Trefferliste und bestätigen die Auswahl mit ENTER.

Via Favoriten

proles - Zeiterfassung aufrufen - Via Favoriten

Alternativ zum Funktionsaufruf links oben, kann die Zeiterfassung direkt aus dem Favoriten-Element in der Navigation aufgerufen werden. Falls die Funktion «Zeiterfassung» in den Favoriten nicht angezeigt wird, können Sie die Favoriten über den Einstellungsdialog (vgl. Pfeil) bearbeiten (d.h. gewünschte Funktionen hinzufügen oder entfernen). Wir empfehlen Ihnen, sämtliche Funktionen, welche Sie tagtäglich benötigen, zu den Favoriten hinzuzufügen.

Via Navigation

proles - Zeiterfassung aufrufen - Via Navigation

Als dritte Möglichkeit kann die Zeiterfassung über die Navigation aufgerufen werden. Klicken Sie hierfür in der Navigation auf die Anwendung «Zeiterfassung».

Wie ist der Dialog der Zeiterfassung aufgebaut?

Übersicht

proles - Zeiterfassung - Aufbau Dialog

Nach dem Funktionsaufruf erscheint der Übersichts- und Erfassungsdialog der Zeiterfassung. Dieser Dialog gliedert sich in drei Bereiche:

  1. Selektion: Hier können Sie für die Zeiterfassung entsprechende Auswahlen treffen (beispielsweise den Mitarbeiter oder das Datum).
  2. Bereits erfasste Stunden: In diesem Dialogbereich werden bereits erfasste Stunden (Zeiterfassungen) angezeigt. Diese Anzeige entspricht der oberhalb gewählten Selektion (Mitarbeiter, Datum etc.).
  3. Aktivitäten für die Zeiterfassung: Hier werden sämtliche zur Verfügung stehenden Aktivitäten angezeigt, auf welche der gewählte Mitarbeiter Stunden erfassen darf.

In den nachfolgenden Abschnitten werden die einzelnen Dialogbereiche detailliert beschrieben.

Dialogbereich «Selektion»

proles - Zeiterfassung - Aufbau Dialog - Dialogbereich Selektion

  • Mitarbeiter: Hier wird standardmässig der eingeloggte Mitarbeiter ausgewählt. Falls Sie die Funktionsberechtigung für andere Mitarbeiter haben, können Sie hier den Mitarbeiter für die Zeiterfassung auswählen. Funktionsberechtigungen stehen nur in prolesPremium zur Verfügung.
  • Datum: In das Datumsfeld können Sie direkt ein gewünschtes Datum eingeben – die Anzeige wird im Anschluss entsprechend aktualisiert. Alternativ dazu können Sie über die Pfeiltasten das Datum ändern (vorheriger Tag resp. nächster Tag). Mittels Klick auf das Kalendericon können Sie via Kalender ein anderes Datum wählen (dort können Sie mit den Pfeiltasten monats- oder jahresweise blättern - mit «heute» gelangen Sie immer wieder auf das heutige Datum). Über die Datumsschnellauswahl (nur in prolesPremium verfügbar) können Sie eine entsprechende Auswahl treffen (Heute, Gestern, Aktuelle Woche, Vorwoche, Aktueller Monat, Vormonat). Für die tagesaktuelle Zeiterfassung empfehlen wir in der Schnellauswahl den Eintrag «Heute» - so können Sie Ihre Zeiterfassungen täglich schnellstmöglich vornehmen. Diese Datumsschnellauswahl ist nur sichtbar, wenn die Matrix-Zeiterfassung aktiviert ist.
  • Suchtext: Das Suchbegriff-Eingabefeld steht nur bei entsprechender Konfiguration zur Verfügung (Wie kann ich die Anzeige in der Zeiterfassung konfigurieren?). Falls der Suchtext zur Verfügung steht, kann hiermit die Anzeige der Erfassungszeilen im unteren Dialogbereich entsprechend eingeschränkt werden.
  • Kunde / Projekt: Diese beiden Selektionsfelder stehen nur bei entsprechender Konfiguration zur Verfügung (Wie kann ich die Anzeige in der Zeiterfassung konfigurieren?). Falls die Auswahlliste «Kunde» und ev. die Auswahlliste «Projekt» angezeigt werden, so ist hier eine Auswahl zwingend erforderlich. Erst nach getätigter Auswahl werden im unteren Dialogbereich die zugehörigen Aktivitäten für die Zeiterfassung angezeigt.

Dialogbereich «Bereits erfasste Stunden»

proles - Zeiterfassung - Aufbau Dialog - Dialogbereich Bereits erfasste Stunden

In diesem mittleren Dialogbereich werden bereits getätigte Zeiterfassungen angezeigt. Es erscheinen hier immer nur Zeiterfassungen, welche zur gewählten Selektion (z.B. Mitarbeiter oder Datum) passen.

Projekthierarchie: In den ersten 4 Spalten wird die Projekthierarchie zu den einzelnen Zeiterfassungen angezeigt: Kunde, Projekt, Teilprojekt, Aktivität. Zu Kunde, Projekt und Teilprojekt werden Kurzbezeichnungen ausgegeben. Mittels Mouse-over kann die vollständige Bezeichnung angezeigt werden.

Stunden: In dieser Spalte werden die erfassten Stunden zu einer Zeiterfassung angezeigt. Eine Erfassung mittels Von-/Bis-Zeit wird in absolute Stunden umgerechnet. Die erfassten Von-/Bis-Zeiten werden in der Bezeichnungspalte rechts aussen ausgegeben. Grün dargestellte Stundenzahlen signalisieren Zeiterfassungen, welche verrechenbar sind. Rot dargestellte Zeiterfassungen sind als nicht verrechenbar erfasst. Blau dargestellte Zeiterfassungen sind nicht saldorelevant (bspw. für unbezahlte Mittagspausen, welche trotzdem erfasst werden). Mittels Klick auf die Stundenzahl wird der Bearbeitungsdialog einer einzelnen Zeiterfassung angezeigt.

Bezeichnung: In dieser Spalte wird die erfasste Bezeichnung einer Zeiterfassung ausgegeben. Hier haben Sie die Möglichkeit, die erledigte Arbeit noch genauer zu beschreiben.

Über das Lösch-Icon rechts aussen kann eine Zeiterfassung gelöscht werden (Wie kann ich eine Zeiterfassung löschen?).

Dialogbereich «Aktivitäten für die Zeiterfassung»

Im unteren Dialogbereich werden die einzelnen Aktivitäten für die Zeiterfassungen angezeigt.

Eine Aktivität (d.h. eine Zeile) wird unter folgenden Voraussetzungen angezeigt:

  • Der Status des entsprechenden Projekts in der Funktion «Kunden & Projekte» muss «Freigegeben» oder «In Arbeit» sein (vgl. Funktionsaufruf «Kunden & Projekte»).
  • Der Status der entsprechenden Aktivität in der Funktion «Kunden & Projekte» muss «Freigegeben» oder «In Arbeit» sein (vgl. Funktionsaufruf «Kunden & Projekte»).
  • Ist im Selektionsbereich ein Kunde und ev. ein Projekt ausgewählt, muss die entsprechende Aktivität zu dieser Auswahl passen.

proles - Zeiterfassung - Aufbau Dialog - Dialogbereich Aktivitäten für die Zeiterfassung

Projekthierarchie: In den ersten 4 Spalten wird die Projekthierarchie zu den einzelnen Zeiterfassungen angezeigt: Kunde, Projekt, Teilprojekt, Aktivität. Zu Kunde, Projekt und Teilprojekt werden Kurzbezeichnungen ausgegeben. Mittels Mouse-over kann die vollständige Bezeichnung angezeigt werden.

Stunden (Std.): In dieser Spalte können die geleisteten Stunden eingegeben werden, entweder als absolute Stundenzahl mit Dezimalen (z.B. 3.25 für 3 Std. und 15 Minuten) oder als Von-/Bis-Zeit (z.B. 0830-1045). Eine Erfassung mittels Von-/Bis-Zeit wird in absolute Stunden umgerechnet. Die erfassten Von-/Bis-Zeiten werden nach der Speicherung der Zeiterfassung in der Bezeichnungspalte rechts aussen ausgegeben.

Bezeichnung: In dieser Spalte kann zu einer einzelnen Zeiterfassung eine Bezeichnung eingegeben werden. Mit dieser Bezeichnung (Texteingabe) kann die geleistete Arbeit noch genauer beschrieben werden (z.B. «Projektstatusmeeting mit den Herren Grüniger und Heller»).

Wie kann ich meine Zeit erfassen?

proles - Wie kann ich meine Zeit erfassen

  1. Wählen Sie die Funktion Zeiterfassung in den Favoriten aus (oder mittels Funktionsaufruf «Zeiterfassung»).
  2. Wählen / überprüfen Sie die Mitarbeiter- sowie die Datumsauswahl im Selektionsbereich. Wenn Sie für sich selber eine Zeiterfassung für den aktuellen Tag vornehmen möchten, müssen Sie hier in der Regel keine Anpassung vornehmen. Je nach Konfiguration müssen Sie im Selektionsbereich noch den Kunden und ev. das Projekt auswählen – im Anschluss wird die Liste der möglichen Aktivitäten für die Zeiterfassung im unteren Dialogbereich angezeigt.
  3. Erfassen Sie eine oder gleich mehrere Zeiterfassungen im unteren Dialogbereich. Sie können eine absolute Stundenzahl (z.B. 4.5) oder ein Von-/Bis-Zeitbereich (z.B. 1300-1315) eingeben.
  4. Speichern Sie die Zeiterfassung(en) mittels ENTER oder via das Speichern-Icon.
  5. Die soeben getätigten Erfassungen werden im mittleren Dialogbereich «Bereits erfasste Stunden» angezeigt.

Bezeichnung: Pro Zeiterfassung können Sie im Feld «Bezeichnung» die ausgeführte Arbeit beschreiben (z.B. «Projektstatusmeeting mit den Herren Füglistaler und Müller»). In der Funktion «Kunden & Projekte» können Sie im Bearbeitungsdialog einer Aktivität einen «Vorgabetext für Zeiterfassung» eingeben (optional) - diese Funktionalität steht nur in prolesPremium zur Verfügung. Ist auf Stufe Aktivität ein Text hinterlegt, so wird dieser bei der Zeiterfassung nach Eingabe der Stunden und Verlassen des Feldes (z.B. mit dem Tabulator) automatisch im Bezeichnungsfeld vorgegeben – dieser Vorgabetext kann in der Folge noch verändert werden.

Tipps: Für eine schnellere Erfassung können Sie die Tastatur mit der Tabulator- und der ENTER-Taste oder eine Kombination von Maus und Tastatur einsetzen. Klicken Sie in ein Erfassungsfeld «Std" und geben Sie die Arbeitszeit ein. Mit der Tabulator-Taste springen Sie ins Bezeichnungsfeld, wo Sie Ihre Tätigkeit beschreiben können. Mit Shift+Tabulator-Taste gelangen Sie ein Feld zurück. Schliessen Sie die Erfassung mit ENTER ab.

Nutzen Sie den Suchbegriff, um die von Ihnen gewünschte Aktivität schneller zu finden. Nach Eingabe von mindestens 3 Zeichen werden im unteren Bereich die Erfassungszeilen gemäss Ihre Suche eingeschränkt. Wir durchsuchen nicht nur die Bezeichnungsfelder, sondern auch andere wichtige Felder in der Projekthierarchie. Es handelt sich um eine Volltextsuche, das heisst, dass auch die Eingabe einer Zeichenfolge aus der Mitte oder am Ende einer Bezeichnung möglich ist.

Neben dem Suchtext bestehen noch andere Konfigurationsmöglichkeiten, um die gesuchten Erfassungszeilen zu finden (Wie kann ich die Anzeige in der Zeiterfassung konfigurieren?).

Wie kann ich eine Zeiterfassung bearbeiten?

proles - Zeiterfassung bearbeiten - Übersichtsdialog

Um eine getätigte Zeiterfassung zu bearbeiten, klicken Sie in der entsprechenden Zeile auf die Stundenzahl – der Bearbeitungsdialog für diese Zeiterfassung wird angezeigt.

proles - Zeiterfassung bearbeiten - Bearbeitungsdialog

Kunde / Projekt / Teilprojekt / Aktivität: Die Zuordnung der Zeiterfassung innerhalb der Projektstruktur kann über diese Auswahllisten geändert werden.

Aktivitätenstatus: Hier wird der Status der übergeordneten Aktivität angezeigt. Dieser Status kann im Bearbeitungsdialog der Aktivität in der Funktion «Kunden & Projekte» (vgl. Funktionsaufruf «Kunden & Projekte») geändert werden. Zeiterfassungen können nur auf Aktivitäten im Status «Freigegeben» oder «In Arbeit» erfolgen.

Arbeitszeitabrechnung: Falls eine Zeiterfassung bereits mit einer Arbeitszeitabrechnung abgerechnet ist, können keine Änderungen mehr vorgenommen werden.

Datum: Das Datum einer Zeiterfassung kann mittels Datumseingabe oder via Kalendericon geändert werden. Wenn Sie im Datumsfeld nur einen Tag oder Tag und Monat eingeben, wird das Datum automatisch mit dem aktuellen Monat resp. dem aktuellen Jahr ergänzt.

Bezeichnung: Die erfasste Bezeichnung kann in diesem Feld geändert werden.

Verrechenbar: Über diese Checkbox wird gesteuert, ob eine Zeiterfassung verrechenbar ist oder nicht. Die Vorgaben zur Verrechenbarkeit können in der Funktion «Kunden & Projekte» eingerichtet werden. Auf Stufe Projekt kann die grundsätzliche Verrechenbarkeit für ein ganzes Projekt definiert werden. Eine identische Auswahlmöglichkeit finden Sie in der Funktion «Kunden & Projekte» auch auf der Stufe Aktivität – hier kann also die Vorgabe vom Projekt für eine einzelne Aktivität übersteuert werden (z.B. wenn das ganze Projekt grundsätzlich pauschal abgerechnet wird, eine einzelne Aktivität jedoch nach Aufwand (z.B. Regiearbeiten)). Im Bearbeitungsdialog der Zeiterfassung haben Sie die Möglichkeit, die Verrechenbarkeit für eine einzelne Zeiterfassung anzupassen.

Bemerkungen: Hier können Sie optional zu einer Zeiterfassung Bemerkungen erfassen. Diese Bemerkungen erscheinen nicht in den Auswertungen.

Wie kann ich eine Zeiterfassung löschen?

Übersichtsdialog

proles - Zeiterfassung löschen - Via Übersichtsdialog

Eine Zeiterfassung kann direkt im Übersichtsdialog gelöscht werden. Klicken Sie hierzu auf das Lösch-Icon rechts aussen.

Bearbeitungsdialog

proles - Zeiterfassung löschen - Via Bearbeitungsdialog

Alternativ dazu kann die Zeiterfassung im Bearbeitungsdialog mittels Lösch-Icon gelöscht werden.

Löschbedingungen

Die Löschung einer Zeiterfassung ist nicht (mehr) möglich, wenn:

  • das Datum der Zeiterfassung vor dem Grenzdatum gemäss Mandant liegt (vgl. Funktionsaufruf «Mandant»). Zeiterfassungen mit einem Datum, welches dem Grenzdatum des Mandanten entspricht, sind ebenfalls nicht mehr löschbar.
  • das Datum der Zeiterfassung vor oder am Datum der letzten Arbeitszeitabrechnung liegt. In diesem Fall wird im Bearbeitungsdialog der Zeiterfassung bei «Arbeitszeitabrechnung» die entsprechende Nummer der Arbeitszeitabrechnung ausgegeben.
  • der eingeloggte Mitarbeiter für die Zeiterfassung nur die Berechtigungsart «Anzeigen» hat (vgl. Funktionsaufruf «Funktionsberechtigungen» - Zeiterfassung) - diese Funktionalität steht nur in prolesPremium zur Verfügung.

Wie funktioniert die Zeiterfassung mit prolesMobile? (coming soon)

Einleitung

Für eine effiziente und komfortable Zeiterfassung auf Smartphones steht Ihnen prolesMobile zur Verfügung.

In der für Smartphones optimierten Zeiterfassung stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Zeiterfassung
  • Ansicht bereits erfasste Stunden
  • Monatsreport Stundendetails (PDF)

Einrichtungsarbeiten

prolesMobile (die für Smartphones optimierte Version von proles) kann über folgenden Link erreicht werden:

https://www.app.proles.ch/mobile

Für die tägliche Arbeit mit der mobilen Version, empfehlen wir Ihnen, prolesMobile dem Home-Bildschirm hinzuzufügen. Dafür sind folgende Schritte erforderlich (hier am Beispiel von einem iPhone):

proles - prolesMobile - Dem Home-Bildschirm hinzufügen

  1. Starten Sie auf dem iPhone die App «Safari» (oder eine andere Browser-Applikation).
  2. Rufen Sie folgende Seite auf: https://www.app.proles.ch/mobile.
  3. Klicken Sie auf das im Screenshot markierte Icon in der Fusszeile der App.
  4. Wählen Sie die Option «Zum Home-Bildschirm».
  5. Im nachfolgenden Dialog können Sie eine gewünschte Bezeichnung eingeben (z.B. «prolesMobile») und die Eingabe mit «Hinzufügen» abschliessen.
  6. Jetzt steht Ihnen auf dem Home-Bildschirm prolesMobile zur Verfügung.

Start der Applikation / Hauptmenu

proles - prolesMobile - Benutzeranmeldung mit Benutzername und Passwort

  1. Rufen Sie folgende Seite auf: https://www.app.proles.ch/mobile oder starten Sie die App über das Icon auf dem Home- Bildschirm (lesen Sie im vorherigen Abschnitt wie Sie dies einrichten können).
  2. Die Anmeldung erfolgt mittels Eingabe des Benutzernamens sowie des Passwortes und einem Klick auf «Anmelden».
  3. Sie können für prolesMobile die gleichen Zugangsdaten verwenden wir für die Desktop-Version von proles.

proles - prolesMobile - Startseite

  1. Nach erfolgreicher Anmeldung erscheint die Startseite von prolesMobile. Mit aktuellem Release stehen die folgenden Funktionen zur Verfügung: Zeiterfassung, Bereits erfasste Stunden, Stundendetails drucken.
  2. Über das Home-Icon links vom proles-Logo gelangen Sie jederzeit auf die Startseite der App zurück.
  3. Über das Icon rechts vom Logo können Sie sich abmelden.

Zeiterfassung und Liste «Stundendetails»

proles - prolesMobile - Zeiterfassung

  1. Nach Auswahl der Funktion Zeiterfassung im Hauptmenu müssen Sie in nacheinander folgenden Dialogen den Kunden, das Projekt sowie die Aktivität bestimmen.
  2. Im Anschluss wird der Erfassungsdialog gezeigt. Die Zeiterfassung kann mittels Eingabe einer absoluten Stundenzahl oder durch Eingabe einer Von-Bis- Zeitspanne im Format SSMM-SSMM (z.B. 0800-1100) erfolgen (abhängig von der Einstellung «Eingabeformat Zeiterfassung» auf Stufe Mandant, vgl. Funktionsaufruf «Mandant»).
  3. Mit einem Klick auf OK wird die Erfassung gespeichert und es wird wieder die Auswahl des Kunden (für eine weitere Zeiterfassung) gezeigt.

Falls Sie bereits bestehende Zeiterfassungen anzeigen möchten, wählen Sie im Hauptmenu den Punkt «Bereits erfasste Stunden». In der angezeigten Übersicht kann eine einzelne Erfassung mit einer Wischbewegung von rechts nach links gelöscht werden. Die Bearbeitung einer bestehenden Zeiterfassung ist nicht möglich. Im Fehlerfall müssen Sie also eine Zeiterfassung löschen und neu eingeben.

Über den Hauptmenupunkt «Stundendetails drucken» kann ein PDF der bereits erfassten Stunden generiert werden (analog zur Liste Stundendetails in der Desktop-Version).

Wie kann ich die Anzeige in der Zeiterfassung konfigurieren?

Einleitung

proles - Zeiterfassung - Einstellungen

In der Funktion Zeiterfassung (vgl. Funktionsaufruf «Zeiterfassung») können weitere Einstellungen für die Zeiterfassung vorgenommen werden. Sie erreichen den Dialog «Zeiterfassung konfigurieren» über das Icon in der Titelzeile rechts aussen. Diese Einstellungen gelten für den eingeloggten Mitarbeiter. Folgende Auswahlen stehen Ihnen zur Verfügung:

Anzeigemodus

Im unteren Dialogbereich der Zeiterfassung stehen einzelne Erfassungszeilen (Aktivitäten) zur Verfügung. Über die Auswahl «Anzeigemodus» können Sie wählen, wie sich diese Zeilen präsentieren sollen. Es stehen folgende Modi zur Verfügung:

  • Liste wird sofort aufgebaut: Mit dieser Auswahl werden die Erfassungszeilen im unteren Dialogbereich sofort gezeigt (nach Aufruf der Funktion Zeiterfassung). Diese Option empfiehlt sich, wenn für einen Mitarbeiter nur wenige Erfassungszeilen zur Verfügung stehen (maximal 1000, aus Performancegründen).
  • Liste wird sofort aufgebaut (mit Textsuche): Mit dieser Auswahl werden die Erfassungszeilen im unteren Dialogbereich sofort gezeigt (nach Aufruf der Funktion Zeiterfassung). Zusätzlich steht eine Textsuche zur Einschränkung zur Verfügung. Diese Option empfiehlt sich, wenn für einen Mitarbeiter nur wenige Erfassungszeilen zur Verfügung stehen (maximal 1000, aus Performancegründen).
  • Liste wird nicht sofort aufgebaut (mit Textsuche): Mit dieser Auswahl werden die Erfassungszeilen im unteren Dialogbereich nicht sofort gezeigt (nach Aufruf der Funktion Zeiterfassung). Für die Anzeige der Erfassungszeilen steht eine Textsuche zur Verfügung. Diese Option empfiehlt sich für Mitarbeiter mit sehr vielen Erfassungszeilen.
  • Liste wird nach Kundenauswahl aufgebaut: Mit dieser Auswahl werden beim Aufruf der Zeiterfassung im unteren Dialogbereich keine Erfassungszeilen angezeigt. Die Liste der Erfassungszeilen wird erst nach Auswahl eines Kunden aufgebaut. Die Kundenauswahlliste wird direkt nach dem Datum angezeigt.
  • Liste wird nach Kunden- und Projektauswahl aufgebaut: Mit dieser Auswahl werden beim Aufruf der Zeiterfassung im unteren Dialogbereich ebenfalls keine Erfassungszeilen angezeigt. Die Liste der Erfassungszeilen wird erst nach Auswahl eines Kunden und eines Projekts aufgebaut.

Anzeige «Bereits erfasste Stunden»

Über diese Einstellung können sie die Anzeige-Reihenfolge von Zeiterfassungen festlegen. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

  • In Erfassungsreihenfolge: Bereits erfasste Stunden werden in der Reihenfolge der Erfassung angezeigt. Die jeweils neuste Erfassung wird zuoberst eingefügt.
  • Nach Von-Zeit: Bereits erfasste Stunden werden nach Von-Zeit aufsteigend sortiert. Diese Auswahl macht nur dann Sinn, wenn die Zeiterfassungen mittels Eingabe von Von-/Bis-Zeiten (z.B. 0900-1145) erfolgen. Mit dieser Einstellung wird die Von-/Bis-Zeit im Bezeichnungsfeld links von der Bezeichnung ausgegeben. Mit den anderen Anzeigeoptionen werden Von-/Bis-Zeiten im Bezeichnungsfeld in Klammern rechts von der Bezeichnung ausgegeben (soweit vorhanden).
  • In Projektstruktur: Bereits erfasste Stunden werden gemäss der Projektstruktur aufsteigend sortiert, d.h. nach Kundenkurzbezeichnung, Projektkurzbezeichnung, Teilprojektkurzbezeichnung, Aktivitätenbezeichnung.

Mit der Matrix-Zeiterfassung werden bereits erfasste Stunden immer in der Reihenfolge der Projektstruktur angezeigt, d.h. die Auswahl «Anzeige bereits erfasste Stunden» wird nicht berücksichtigt. Die Matrix-Zeiterfassung steht nur in prolesPremium zur Verfügung.

Bezeichnungen mehrzeilig

proles - Zeiterfassung - Einstellungen - Bezeichnungen mehrzeilig

Mit der Option «Bezeichnungen mehrzeilig» werden lange Bezeichnungen in jedem Fall vollständig ausgegeben. Je nach Textlänge und Spalteneinstellungen werden Bezeichnungen mit Umbruch dargestellt (so wie im obigen Beispiel). Wird diese Option nicht gewählt, wird die Bezeichnung immer einzeilig dargestellt, d.h. längere Bezeichnungen werden hier für die Anzeige abgeschnitten (der vollständige Text wird als Hovertext ausgegeben).

Bereiche fixieren

proles - Zeiterfassung - Einstellungen - Bereiche fixieren

Mit der Option «Bereiche fixieren» werden die Dialogelemente «Bereits erfasste Stunden» sowie die Zeilen für neue Zeiterfassungen für die Auflösung Ihres Bildschirmes optimal dargestellt. Die beiden Elemente werden durch einen sogenannten Splitter getrennt - diese Trennlinie kann nach oben oder unten verschoben werden (vgl. rote Pfeile). Je nach Anzeige werden in den beiden Dialogelementen rechts aussen Scrollbars angezeigt.

Wenn Sie die Auswahl «Bereiche fixieren» nicht wählen, werden die beiden Dialogbereiche ohne Scrollbars angezeigt.

Spaltenbreiten individuell anpassen

proles - Zeiterfassung - Einstellungen - Spaltenbreiten individuell anpassen

Sie können sämtliche Spaltenbreiten (Kunde, Projekt, Teilprojekt, Aktivität, Std./Bezeichnung) in der Zeiterfassung individuell einstellen. Wenn Sie z.B. in der Regel eher längere Bezeichnungen erfassen, können Sie diese Spalte breiter darstellen.

Die Std.-Spalte kann in der Breite nicht verändert werden. Wenn Sie die Bezeichnungsspalte in der Breite verändern möchten, bewegen Sie den Mauszeiger auf die vertikale Linie links von der Std.-Spalte – der Mauszeiger verwandelt sich in ein entsprechendes Symbol – mittels Mausklick und ziehen können Sie die Spaltenbreite ändern.

Die so vorgenommenen Spaltenbreiteneinstellungen werden in den Browserdaten auf Ihrem Computer gespeichert, d.h. diese gelten nur für einen spezifischen Computer. Dies ermöglicht Ihnen, dass Sie z.B. auf einem Laptop (mit einer anderen Bildschirmauflösung) andere Spaltenbreiten einstellen können. Diese Einstellungen bleiben so lange erhalten, wie Sie die Browserdaten resp. den Browsercache (Cookies / gespeicherte Websitedaten) nicht löschen.

Welche Einrichtungsarbeiten gibt es für die Zeiterfassung auf Stufe Mandant?

Einleitung

Auf Stufe Mandant (vgl. Funktionsaufruf «Mandant») können folgende Einstellungen für die Zeiterfassung vorgenommen werden:

proles - Mandant bearbeiten - Einrichtungsarbeiten Zeiterfassung

Bezeichnung Zeiterfassung

Eine Zeiterfassung erfolgt auf eine Aktivität innerhalb eines Projekts. Damit wird bereits grundsätzlich festgehalten, woran gearbeitet wurde. Mit einer Zeiterfassung kann eine zusätzliche Bezeichnung eingegeben werden (z.B. für die Präzisierung der geleisteten Arbeit). Über die Einstellung «Bezeichnung Zeiterfassung» können Sie festlegen, ob die Erfassung einer Bezeichnung bei der Zeiterfassung in jedem Fall obligatorisch ist.

Eingabeformat Zeiterfassung

Die Arbeitszeit kann in der Zeiterfassung in der Form von Stunden mit Dezimalen oder als Von-/Bis-Zeit eingegeben werden:

  • 4.5 ergibt viereinhalb Stunden (4 Stunden und 30 Minuten)
  • 1015-1445 ergibt ebenfalls viereinhalb Stunden (von 10:15 Uhr bis 14:45 Uhr)

Mittels dem «Eingabeformat Zeiterfassung» können Sie definieren, welche Eingabeformate in Ihrer Umgebung zulässig sind:

  • Eingabe in Stunden oder Von-/Bis-Zeit: Beide Arten der Zeiterfassung sind zulässig, in Stunden und Dezimalen (z.B. 4.5) oder als Von-/Bis-Zeit (z.B. 1015-1445). Mit dieser Einstellung ist es den Mitarbeitern überlassen, mit welchem Eingabeformat die Zeiterfassungen erfolgen.
  • Eingabe nur Von-/Bis-Zeit: Nur die Erfassung mittels exakten Zeitangaben ist zulässig, z.B. 1015-1445; verwenden Sie diese Einstellung für eine transparente Präsenzzeiterfassung – damit sehen Sie exakt wann eine geleistete Arbeit erledigt wurde.
  • Eingabe nur Stunden: Nur die Eingabe von Stunden mit Dezimalen ist zulässig, z.B. 4.5.