Das Stichwortverzeichnis erklärt die häufigsten Begriffe in der Zeiterfassungs-Software proles, insbesondere die Eingabefelder in den einzelnen Dialogen.
Bei Erstellung von Arbeitszeitabrechnungen geben Sie das Abrechnungsdatum ein. Bis zu diesem Datum werden Zeiterfassungen der Mitarbeiter abgerechnet. Üblicherweise handelt es sich bei monatlichen Abrechnungen um den Monatsletzten, aber es steht Ihnen frei, die Abrechnungen auch in anderen Periodizitäten (z.B. wöchentlich, quartalsweise) oder auf ein beliebiges Datum zu datieren. Bei der Suche nach Abrechnungen können Sie das Abrechnungsdatum ebenfalls eingeben, damit nur die Abrechnungen zu einem bestimmten Datum gezeigt werden (z.B. alle Abrechnungen eines Monats).
Der hier eingegebene Text erscheint bei internen Mitteilungen als Autor der Mitteilung (üblicherweise Vorname/Name). Falls Sie selber der Absender sind, können Sie via Klick auf den Absenderbutton neben dem Eingabefeld den Absender ins Feld übernehmen.
Bei der Erfassung eines Mitarbeiters kann die Abteilung, zu welcher dieser gehört, aus einer Liste ausgewählt werden. Die Abteilung definiert also einen Kreis von Mitarbeitern als organisatorische Einheit innerhalb der Firma. An vielen Orten, wo mehrere Mitarbeiter gleichzeitig ausgewählt werden können, kann dies via Abteilung geschehen statt die Mitarbeiter einzeln einzugeben. Die Liste der Abteilungen kann via Funktionsaufruf «Abteilungen» verwaltet werden.
Eine Aktivität ist ein Arbeitspaket innerhalb eines Teilprojekts. Pro Aktivität wird definiert, ob Stunden nach Aufwand verrechnet werden, ob die Stundenkontrolle (prolesPremium) eingeschaltet ist und vieles mehr.
Hier kann eine Aktivität ausgewählt werden, auf die beim Zuteilen dieser An-/Abwesenheitsart im Mitarbeiterkalender automatisch Stunden erfasst werden. Die Liste zeigt alle Aktivitäten, welche (via Projektverwaltung) dieser An-/Abwesenheitsart zugeordnet wurden. Normalerweise sind dies die Aktivitäten im Projekt "Abwesenheiten" des Kunden "intern". Dies macht dann Sinn, wenn z.B. die Ferien erfassbar sind und man die Stunden nicht manuell erfassen möchte. Die Anzahl Stunden, die erfasst werden, entspricht der Vorgabe aus dem Mitarbeiterkalender. Falls im Mitarbeiterkalender eine Bezeichnung eingegeben wird, haben die Stundenerfassungen ebenfalls diese Bezeichnung, ansonsten heissen sie wie die An-/Abwesenheitsart. Für "normale" Arbeitszeit macht automatische Zeiterfassung natürlich keinen Sinn, hier bleibt üblicherweise die Stellung "Stunden nicht automatisch erfassen" stehen.
Der Status der Aktivität hat folgende Bedeutung:
Damit bestimmen Sie, ob die wiederkehrende Arbeit trotzdem erledigt werden muss, auch wenn das Datum auf einen Feiertag (gemäss Firmenkalender) fällt.
Die An-/Abwesenheitsart kann aus einer Liste ausgewählt werden (prolesPremium). Sie definiert die Art der Anwesenheit (typischerweise "Arbeit") oder der Abwesenheit (z.B. Krank, Ferien, unbezahlte Abwesenheit). Die Liste kann via Setup / Arbeitszeitabrechnung / An-/Abwesenheitsarten bearbeitet werden. Die An-/Abwesenheitsart definiert auch die Farbe in Firmen- und Mitarbeiterkalender und steuert Verarbeitungen bei der Kalendergenerierung (automatisch Zeiterfassung, je nach Einstellung) und bei der Arbeitszeitabrechnung (Ferien- und Zeitsaldo).
Bei der Erfassung eines Kunden kann für die Kontaktpersonen die Anrede aus einer Liste ausgewählt werden. Die Liste der Anreden kann via Funktionsaufruf "Anreden" verwaltet werden.
Hier kann das jährliche Ferienguthaben eingegeben werden. Das Guthaben wird durch Zeiterfassung von Ferien oder durch automatische Zeiterfassung via Mitarbeiterkalender (prolesPremium) reduziert, das Restguthaben wird jeweils auf der Arbeitszeitabrechnung gezeigt.
Wenn diese Option ausgewählt ist, werden in der Zeiterfassung die aktuellen Saldi (Arbeitszeit sowie Ferien) für das ausgewählte Datum angezeigt. Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit die Anzeige des Feriensaldos möglich ist: Dem ausgewählten Mitarbeiter muss ein Tagesarbeitszeitmodell zugeordnet sein Falls noch keine Arbeitszeitabrechnung besteht, muss das Eintrittsdatum des Mitarbeiters im gleichen Jahr sein wie das ausgewählte Datum Die An-/Abwesenheitsart für Ferien muss erfassbar und bezahlt sein (vgl. Schnellsuche "An-/Abwesenheitsarten") Falls im Arbeitszeitmodell die Anzahl Stunden aller Arbeitstage in einer Woche gleich ist, findet die Anzeige des Feriensaldos in Tagen statt, ansonsten in Wochen (vgl. Schnellsuche "Arbeitszeitmodelle").
Falls für die Berechtigung sowohl "Anzeigen" wie auch "Modifizieren" ausgewählt werden können, bedeutet "Anzeigen", dass der Mitarbeiter die Daten nur ansehen, nicht aber erfassen oder ändern darf. Falls die Option "Modifizieren" nicht zur Verfügung steht (z.B. bei den Listenabrufen), bedeutet "Anzeigen", dass der Mitarbeiter diese Funktion benutzen darf.
Hier legen Sie fest, von wann bis wann die Meldung auf dem Startbildschirm resp. Sidebar der ausgewählten Mitarbeiter erscheinen wird (wobei diese Mitteilung natürlich nur dann erscheint, wenn der betroffene Mitarbeiter seinen Startbildschirm resp. Sidebar entsprechend eingerichtet hat).
Hier kann die Soll-Arbeitszeit in Stunden pro Halbtag erfasst werden. Die Summe aller Halbtage ergibt die wöchentliche Soll-Arbeitszeit und diese wiederum - unter Berücksichtigung der Feiertage gemäss Kalender und der Anzahl Ferienwochen - die jährliche Sollarbeitszeit.
Damit kann die Liste auf die Daten einer einzelnen Arbeitszeitabrechnung beschränkt werden. Die Nummer kann dem Detailbild der Arbeitszeitabrechnung (siehe Abrechnung / Arbeitszeitabrechnung) oder der gedruckten Abrechnung entnommen werden.
Wenn ein Mitarbeiter erstmalig einem Arbeitszeitmodell zugeordnet wird oder wenn sich dessen Pensum ändert, kann hier das gewünschte Modell aus der Liste ausgewählt werden. Die Liste der möglichen Arbeitszeitmodelle kann via Funktionsaufruf "Arbeitszeitmodelle" verwaltet werden.
Auswahl, ob die Daten im Report untereinander dargestellt werden oder pro Verdichtungsstufe (Teilprojekt oder Projekt) ein neues Blatt (neuer Reiter) erstellt werden soll.
Damit wird in der Auswertung "Stundendetails" definiert, wie Beträge ausgegeben werden sollen. Folgende Auswahlen sind möglich:
Damit wird in der Auswertung "Projektstundenüberwachung" definiert, wie Beträge ausgegeben werden sollen. Folgende Auswahlen sind möglich:
Unter diesem Namen meldet sich der Mitarbeiter im proles an. Sehr häufig wird dessen eMail-Adresse als Benutzername verwendet - in diesem Fall kann der Benutzername auch für die Passwort-Rücksetzung verwendet werden. Wenn der Benutzername im Mitarbeiter-Detailbild leergelassen wird, kann sich der Benutzer nicht (mehr) anmelden. In diesem Fall muss unter "eMail für Passwort-Rücksetzung" der Wert "(noch) unbekannt" ausgewählt werden.
Wenn Sie den Zeit- oder Feriensaldo ändern, können Sie hier festhalten, weshalb Sie dies getan haben. Dieser Text erscheint auch in der History der Arbeitszeitabrechnung.
Hier kann bestimmt werden, in welcher Sprache die Dialoge, welche in mehreren Sprachen zur Verfügung stehen für den Benutzer erscheinen sollen.
Hier können die Mitarbeiter ausgewählt werden, für welche der im Titel angezeigte Mitarbeiter die Berechtigung haben soll (bezüglich der gewählten Funktion). Damit können einem Mitarbeiter gezielt die Daten einzelner anderer Mitarbeiter zugänglich gemacht werden - beispielsweise im Rahmen von Stellvertreter-Regelungen.
Rein informativer zusätzlicher beschreibender Text zu einer einzelnen wiederkehrenden Arbeit. Dieser Text erscheint, wenn Sie auf der Startseite mit der Maus über den Text der wiederkehrenden Arbeit gefahren wird. Hier können Sie also zusätzliche Instruktionen für die Erledigung der wiederkehrenden Arbeit unterbringen.
Bei internen Mitteilungen wird der hier eingegebene Betreff als Titel angezeigt (auf der Startseite resp. Sidebar).
Der hier eingegebene Text erscheint in der Kalenderanzeige, wenn Sie mit der Maus auf den betreffenden Tag zeigen. Hier können Sie beispielsweise bei bezahlten Abwesenheiten eine genauere Erläuterung "Kursbesuch Winterthur" und dergleichen eingeben.
Hier kann bestimmt werden, ob bei der Zeiterfassung die Eingabe eines Textes obligatorisch ist (Normalfall) oder nicht (reine Präsenzzeitrapportierung).
Datum, auf welches die Arbeitszeit rapportiert werden soll. Das Datum kann nicht direkt eingegeben werden. Falls nicht auf das heutige Datum rapportiert werden soll, kann das Datum mit den Pfeiltasten um einen Tag in die Vergangenheit oder Zukunft verschoben werden. Mit Klick auf das Kalendericon können Sie via Kalender ein anderes Datum wählen (dort können Sie mit den Pfeiltasten monats- oder jahresweise blättern - mit "heute" gelangen Sie immer wieder auf das heutige Datum). Bitte beachten Sie, dass die Zeiterfassung nicht beliebig weit in die Vergangenheit möglich ist. Grenzen werden durch Eingaben in den Mandantendaten und durch Arbeitszeitabrechnungen gesetzt.
Hier kann bestimmt werden, ob zwei Zeiterfassungen desselben Mitarbeiters an einem Tag überschneiden dürfen oder nicht (wenn die Zeiterfassung über Von-/Bis-Zeiten erfolgt).
Hier wird definiert, wie die Zeit rapportiert werden kann:
Hier kann das Eintrittsdatum des Mitarbeiters erfasst werden (Datum des Stellenantritts).
Keine Erfassung möglich wenn Soll-Stundenzahl erreicht (Zeiterfassung): Die Stundenkontrolle dient dazu, dass die Soll-Stundenzahl nicht überschritten werden kann. Bei der Zeiterfassung wird geprüft, ob die Soll-Stundenzahl bereits erreicht wurde. Diese Auswahl kann auf der Stufe Aktivität übersteuert werden. Als Vorgabe gilt der hier erfasste Wert des Projekts. Zusätzlich dazu kann darunter gewählt werden, ob die Sollstundensumme aller Mitarbeiter einer Aktivität das Stundendach bilden sollen (Stellung: pro Aktivität - Hilfreich, wenn nicht genau bekannt ist, wer diese Leistungen erbringt) oder ob jeder Mitarbeiter seine ihm zugeteilte Soll-Stundenzahl nicht überschreiten darf (Stellung: Pro Mitarbeiter und Aktivität).
Keine Erfassung möglich wenn Projekt-Budget erreicht (alle Leistungsarten): Als Alternative zur Stundenkontrolle (siehe oben) kann die Budgetkontrolle für ein Projekt eingeschaltet werden. Dies bewirkt, dass bei der Erfassung von Stunden, Spesen, Artikeln und Pauschalen geprüft wird, dass die erfassten Leistungen (zu Verkaufspreisen) das erfasste Projekt-Umsatzbudget nicht überschreiten.
Hier legen Sie fest, auf welche Art eine wiederkehrende Arbeit erledigt werden kann, wenn dieser mehrere Mitarbeiter zugeordnet sind:
Hier kann bestimmt werden, mit welcher Farbe diese An-/Abwesenheitsart in Firmen- und Mitarbeiterkalender erscheinen soll.
Ein positiver Wert zeigt ein Guthaben an, ein negativer Wert eine "Schuld" (der Mitarbeiter hat mehr Ferien bezogen als er gemäss Arbeitszeitmodell zu gute hat). Der Feriensaldo kann in der Arbeitszeitabrechnung von Hand korrigiert werden (beispielsweise nach einer unterjährigen Pensumserhöhung oder -Reduktion). Der Feriensaldo wird nur bei Mitarbeitern mit Tagesarbeitszeitmodell geführt.
Die Firmenbezeichnung 1 ist der Name des Kunden, wie er auch in Auswahllisten und in gedruckten Listen erscheint. Gleichzeitig ist das die erste Zeile der Kundenadresse. Die Firmenbezeichnung 2 ist eine Ergänzung zur Firmenbezeichnung, z.B. bei langen Firmennamen oder bei grossen Firmen für Niederlassungen.
Hier wird die Liste der bereits vorhandenen Firmenkalender gezeigt. Mit Klick auf die Jahreszahl wird in die Verarbeitung verzweigt, dort kann der Kalender auch kopiert werden, damit nicht alle (unbeweglichen) Feiertage neu erfasst werden müssen. Via Icon "Neu" wird ein neuer (leerer) Firmenkalender angelegt.
Unter "Funktion" verstehen wir normalerweise die proles-Menupunkte, welche auch als Favoriten für das entsprechende Sidebar-Element verwendet werden können (soweit der Mitarbeiter dafür berechtigt wurde). Einige Funktionen sind "interner" Art, damit wird das Verhalten von einigen Programmen gesteuert, d.h. gewisse Funktionalitäten innerhalb einer Seite stehen nur zur Verfügung, wenn der Mitarbeiter für die entsprechende interne Funktion berechtigt wurde.
Das Geburtsdatum des Mitarbeiters kann auf der Mitarbeiterliste ausgegeben werden. Zudem werden die Geburtstage auf der Startseite gezeigt, wenn das entsprechende Element zugeordnet und der Mitarbeiter dafür berechtigt ist.
Damit schliessen Sie eine Periode ab und verhindern damit die Erfassung von Stunden, Artikeln, Spesen und Pauschalen auf die abgeschlossene Periode.
Hier kann ein rein interner Kommentar zu einer Zeiterfassung eingegeben werden, welcher auf keinen Kundendokumenten erscheint.
Das Kalenderjahr (vierstellig), für welches die Mitarbeiterkalender bearbeitet werden sollen. Die Liste zeigt nur Jahre, zu welchen bereits ein Firmenkalender existiert.
Damit wird für den Excel-Export verlangt, dass die kalkulatorischen Lohnkosten zu den ausgewerteten Stunden sowie die daraus resultierende Bruttomarge zusätzlich ausgegeben werden. Der kalkulatorische Lohnkostensatz kann bei den Mitarbeiterdaten (generell für den Mitarbeiter) oder abweichend bei der Zuordnung Mitarbeiter zu Aktivität (für die spezifische Aktivität) hinterlegt werden.
Der kalkulatorische Lohnkostensatz pro Stunde kann dem Stundensatz gemäss Tarif gegenübergestellt werden. Damit kann z.B. in der Stundenübersicht nach Tarif oder in den Projektkennzahlen eine Bruttomarge berechnet werden.
Der Kunde ist die oberste Hierarchie-Stufe der Projektverwaltung. Auf dieser Stufe werden sämtliche Kundenangaben festgehalten (inkl. Adresse) - diese Angaben können teilweise aus prolesCRM übernommen werden und müssen so nur an einem Ort verwaltet werden. Der Kunde kann aus einer Liste ausgewählt werden. Je nach Funktion zeigt die Liste nicht sämtliche Kunden, sondern nur diejenigen, für welche Sie berechtigt wurden. Zudem kann in einigen Dialogen zusätzlich noch ausgewählt werden, ob ausgeblendete Kunden in der Liste erscheinen sollen oder nicht (das "Ausblenden" kann in den Kundendaten eingestellt werden). Neue Kunden können via Schnellsuche "Projektverwaltung" erfasst werden.
Jeder Kunde kann (optional) einer Kundenkategorie zugeordnet werden. An verschiedenen Orten kann die Kategorie aus einer Liste ausgewählt werden um die Menge der zu bearbeitenden Kunden auf eine einzelne Kategorie zu beschränken. Wenn Sie keine Kundenkategorie auswählen, werden alle Kunden ausgegeben. Die Kundenkategorien können via Schnellsuche "Kundenkategorien" verwaltet werden.
Die Kunden-Kurzbezeichnung wird immer dann anstelle der Firmenbezeichnung gezeigt, wenn in einem Dialog oder auf einer Liste wenig Platz vorhanden ist (z.B. bei der Zeiterfassung). Die Kurzbezeichnung sollte so gewählt werden, dass der entsprechende Kunde nach wie vor eindeutig identifiziert werden kann (z.B. "Cola" für "Coca Cola Beverages AG").
Die Projekt-Kurzbezeichnung wird immer dann anstelle der Projektbezeichnung gezeigt, wenn in einem Dialog oder auf einer Liste wenig Platz vorhanden ist (z.B. bei der Zeiterfassung). Die Kurzbezeichnung sollte so gewählt werden, dass das entsprechende Projekt nach wie vor eindeutig identifiziert werden kann (z.B. "ALLGD" für "Allgemeine Dienstleistungen").
Die Teilprojekt-Kurzbezeichnung wird immer dann anstelle der Teilprojektbezeichnung gezeigt, wenn in einem Dialog oder auf einer Liste wenig Platz vorhanden ist (z.B. bei der Zeiterfassung). Die Kurzbezeichnung sollte so gewählt werden, dass das entsprechende Teilprojekt nach wie vor eindeutig identifiziert werden kann (z.B. "VOST" für "Vorstudie").
Das Mitarbeiter-Kürzel wird immer dann anstelle des Namens gezeigt, wenn in einem Dialog oder auf einer Liste wenig Platz vorhanden ist. Das Kürzel soll so gewählt werden, dass der Mitarbeiter eindeutig identifiziert ist, d.h. es sollte vermieden werden, dass zwei Mitarbeiter das gleiche Kürzel haben.
Das Land kann aus einer Liste ausgewählt werden. Die Liste kann via Schnellsuche "Länder" erweitert werden.
Der hier eingegebene Text erscheint auf gedruckten Listen im Listenkopf. Üblicherweise geben Sie hier den Namen Ihrer Firma ein.
Hier können Sie bestimmen, welche Auswertung Sie erhalten wollen:
Hier kann erläuternder Text zur Abrechnung erfasst werden. Er erscheint in der Folge auf der gedruckten Abrechnung.
Der Mitarbeiter kann aus einer Liste ausgewählt werden. Je nach Funktion zeigt die Liste nicht sämtliche Mitarbeiter, sondern nur diejenigen, für welche Sie berechtigt wurden oder nur diejenigen, welche zur Abteilung bzw. Mitarbeitergruppe passen (falls auf dem gleichen Bild oberhalb der Mitarbeiterauswahl noch eine Abteilungs- oder Mitarbeitergruppenauswahl erscheint). Zudem kann in einigen Dialogen zusätzlich noch ausgewählt werden, ob alle Mitarbeiter oder nur aktive Mitarbeiter in der Liste erscheinen sollen. Neue Mitarbeiter können via Schnellsuche "Mitarbeiter" erfasst werden.
Jeder Mitarbeiter kann via Schnellsuche "Mitarbeitergruppen" einer oder mehreren frei definierbaren Mitarbeitergruppen zugeordnet werden. Damit wird ermöglicht, dass für Listenabrufe und andere Funktionen nicht mehr einzelne Mitarbeiter ausgewählt werden müssen, sondern via Auswahl einer Mitarbeitergruppe alle ihr zugeordneten Mitarbeiter aufs Mal.
Damit wird bestimmt, dass der Mitarbeiter für die betreffende Funktion nicht nur die Berechtigung zur Anzeige, sondern auch diejenige für Datenerfassung und -Veränderung hat.
In der Mitarbeiterübersicht kann die Auswahl via Eingabe von Nach- oder Vorname auf die passenden Mitarbeiter beschränkt werden. Name respektive Vorname müssen dabei nicht vollständig eingegeben werden. Beispielsweise werden über die Eingabe von "Wer" auch Mitarbeiter mit Vorname "Werner" gefunden. Im Dialog "Mitarbeiter bearbeiten" kann der Name erfasst oder verändert werden.
Für das Passwort gelten die üblichen Regeln: Es sollte nicht zu erraten sein und Sie sollten es nirgends aufschreiben. Falls Sie das Passwort vergessen haben, können Sie auf dem Login-Dialog über den Link "Passwort vergessen?" die Erstellung eines neuen Passworts verlangen. Folgen Sie den Anweisungen in der eMail, welches Sie nach Eingabe Ihrer eMail-Adresse erhalten.
Damit wird definiert, in welchen Monaten die wiederkehrende Pauschale verrechnet werden soll. Sie können einzelne Monate auswählen oder mit den Schaltflächen "monatlich", "quartalsweise" und "halbjährlich" die entsprechenden Monate selektieren.
Über dieses Eingabefeld können Ortschaften gesucht und ausgewählt werden. Die eingegebene PLZ (oder Teile davon) sowie der allenfalls eingegebene Ortsname (oder Teile davon) werden als Suchkriterien berücksichtigt. proles wird standardmässig mit dem Postleitzahlenstamm der Post zur Verfügung gestellt. Zusätzliche Ortschaften (z.B. Auslandadressen) können via Funktionsaufruf "Ortschaften" gepflegt werden.
Das Profil legt fest, ob es sich um einen "normalen" Benutzer oder einen Administrator handelt. Administratoren haben ohne weitere Berechtigungsvergabe sämtliche Rechte auf Menufunktionen und Daten. Normalfall ist aber "User", für welche die Berechtigungen für Funktionen, Projekte und Infos gezielt vergeben werden.
Das Profitcenter kann bei der Erfassung eines Projekts aus einer Liste ausgewählt werden. Die zugehörige Liste wird via Schnellsuche "Profitcenter" gepflegt. Das Profitcenter kann in der Folge in verschiedenen Funktionen dazu verwendet werden, die Menge der zu behandelnden Projekte auf ein einzelnes Profitcenter zu beschränken.
Das Projekt ist die zweite Hierarchie-Stufe der Projektverwaltung, jedes Projekt gehört zu einem Kunden. Das Projekt kann aus einer Liste ausgewählt werden. Je nach Funktion zeigt die Liste nicht sämtliche Projekte, sondern nur diejenigen, für welche Sie berechtigt wurden ( prolesPremium). Neue Projekte können via Funktionsaufruf "Kunden & Projekte" erfasst werden.
Dieser Betrag entspricht dem Gesamt-Umsatzbudget für ein Projekt - es wird in Fakturwährung eingegeben. Dieses Umsatzbudget dient auch als "Eingabebremse" für Stunden, Spesen, Artikel und Pauschalen des Projekts. Mit der Auswahl "keine Erfassung möglich wenn Projekt-Budget erreicht" weiter oben wird die "Eingabebremse" für ein Projekt eingeschaltet. Ein hier eingegebener Betrag verunmöglicht demzufolge die Erfassung von Leistungen, welche das Projekt-Budget (zu Verkaufspreisen) überschreiten würden.
Für die Erfassung eines detaillierten Umsatzbudgets für ein Projekt wählen Sie am unteren Bildrand bei den weiteren Optionen den Punkt "Budget". Wenn Sie für ein Projekt mit der Funktion "Budget" ein Umsatzbudget angelegt haben (mit mehreren Budget-Positionen), können Sie dieses nur noch über die Budget-Funktion bearbeiten (in diesem Fall wird das Eingabefeld "Projekt-Budget (Offertsumme)" hier gesperrt).
Zusatzinformation: Ein hier erfasster Betrag kann (z.B. bei der Verrechnung von Akontozahlungen) als Information für den Kunden auf der Kundenfaktur gedruckt werden (abhängig vom gewählten Fakturlayout).
Bei der Erfassung eines Projekts kann der Projektleiter aus der Liste der Mitarbeiter ausgewählt werden um das Projekt einer Person zuzuordnen. In der Fakturierung und in einigen Listenabrufen kann anschliessend die Auswahl der Projekte auf einen einzelnen Projektleiter beschränkt werden.
Der Projektstatus kann aus einer Liste ausgewählt werden. Mögliche Stati: Offen, Freigegeben, In Arbeit, Beendet. Diese Statusinformation dient u.a. als Auswahl für Projekte in diversen Auswertungen. Wenn der Projektstatus geändert wird, kann dieser unter Umständen an die untergeordneten Aktivitäten "vererbt" werden.
Internes Projekt oder Kundenprojekt. Die Auswahl hier hat nur Einfluss auf die Gruppierung bei der Liste "Produktivitätsübersicht".
Hier definieren Sie die Anzahl Stunden, welche der Mitarbeiter für die Erledigung maximal aufwenden soll. Diese wird in verschiedenen Listen der tatsächlich rapportierten Ist-Stundenzahl gegenübergestellt. Zudem kann auf Projektebene definiert werden, dass nicht mehr als die hier eingegebene Stundenzahl rapportiert werden kann.
Wird bei der ersten Erstellung des Mitarbeiterkalenders verwendet und ist somit auch gleich das Start-Datum für die erste Arbeitszeitabrechnung eines Mitarbeiters. Nachher wird das Abrechnungsdatum anhand der letzten Abrechnung bestimmt, damit keine Lücken entstehen. Eine Zeitrapportierung vor dieses Datum ist nicht möglich.
Der Status einer Arbeitszeitabrechnung (erstellt oder genehmigt) wird im Bild "Arbeitszeitabrechnung bearbeiten" gesetzt. Arbeitszeitabrechnungen können in der Folge gemäss diesem Status ausgewählt werden.
Damit definieren Sie, welche wiederkehrenden Arbeiten Sie bezüglich Status auswerten möchten:
Die Arbeitszeit kann in der Zeiterfassung in der Form von Stunden mit Dezimalen oder als Von/Bis-Zeit eingegeben werden:
Arbeitszeit in Stunden mit Dezimalstellen, z.B. 4.5 = viereinhalb Stunden.
Hier können Sie einen Teil eines Projekt-, Teilprojekt- oder Aktivitätentexts oder ein Mitarbeiterkürzel eingegeben. Nach Suche mit dem Lupe-Icon werden anschliessend nur die Projekte, Teilprojekte und Aktivitäten gezeigt, welche zu diesem Suchtext passen resp. eine Mitarbeiterzuordnung zum eingegebenen Kürzel enthalten.
Bei der Serienzeiterfassung muss hier angegeben werden, für welche Wochentage innerhalb des eingegebenen Zeitbereichs eine Rapportierungsposition eröffnet werden soll.
Der Tarif kann bei der Zuordnung eines Mitarbeiters zu einer Aktivität (prolesPremium) aus einer Liste ausgewählt werden. Ein- und derselbe Mitarbeiter kann auf diese Weise für unterschiedliche Tätigkeiten resp. Kunden mit unterschiedlichen Stundensätzen verrechnet werden. Die Liste der Tarife kann via Funktionsaufruf "Tarife" bearbeitet werden.
Mittels Teilprojekten kann ein Projekt weiter strukturiert werden, beispielsweise in Phasen oder auch in Hauptprojekt und Erweiterungen. Das Teilprojekt kann aus einer Liste ausgewählt werden. Die Liste zeigt jeweils die zum darüber ausgewählten Projekt passenden Teilprojekte.
Definiert die Erfassbarkeit der An-/Abwesenheitsart:
Hier wird bestimmt, ob der Excel-Report einen Block pro Teilprojekt enthält oder (stärker verdichtet) pro Projekt. Die Option steht nur zur Verfügung, wenn auf Ebene Mandant die Hierarchiestufe "Teilprojekt" eingeschaltet ist.
Bei der Zeiterfassung kann über dieses Auswahlfeld bestimmt werden, ob die Leistung verrechenbar sein soll oder nicht.
Hier können Sie für die Anzeige einen Filter bezüglich Verrechenbarkeit setzen:
In der Mitarbeiterübersicht kann die Auswahl via Eingabe von Nach- oder Vorname auf die passenden Mitarbeiter beschränkt werden. Name respektive Vorname müssen dabei nicht vollständig eingegeben werden. Beispielsweise werden über die Eingabe von "Wer" auch Mitarbeiter mit Vorname "Werner" gefunden. Im Dialog "Mitarbeiter bearbeiten" kann der Vorname erfasst oder verändert werden.
Als „Wiederkehrende Arbeiten“ bezeichnet man Aufgaben, die in regelmässigen Abständen absolviert werden müssen.
Es kann sich hierbei um einfache Routineaufgaben wie „Blumen giessen“ oder auch komplexe Tätigkeiten wie „Alarmanlage aktivieren“ handeln. Wichtig ist, dass diese Arbeiten in einem regelmässigen Rhythmus ausgeführt werden müssen und Sie automatisch zum richtigen Zeitpunkt an die Erledigung erinnert werden.
Lassen Sie Ihrem Kalender Freiraum für Termine und behalten Sie Ihre Routineaufgaben mit proles separat im Blick. Das hat nicht nur den Vorteil, dass Sie eine bessere Übersicht im Kalender haben, auch Ihre Routineaufgaben geraten nicht in Vergessenheit und Ihr Kopf ist wieder frei für andere Dinge.
Weitere Informationen: Wiederkehrende Arbeiten einrichten und effizient nutzen
Falls die Periodizität täglich oder wöchentlich ist, können Sie hier einen oder mehrere Wochentage auswählen, an welchen die wiederkehrende Arbeit jeweils fällig wird.
Hier kann die Von-/Bis-Zeit für die Zeiterfassungen eingegeben werden, sofern dies gemäss Mandanteneinstellung möglich ist. Die Zeiten müssen vierstellig in Stunden und Minuten eingegeben werden (z.B. 0915).
