Bei einem Rabatt in Prozent kann differenziert werden, ob der Rabatt für Zeiterfassungen (geleistete Arbeit) gültig ist oder für Spesen/Artikel oder für Pauschalen. Mindestens eine dieser Leistungsarten muss ausgewählt werden.
Ein Rabatt kann hier auch direkt als Betrag statt in Prozent eingegeben werden, beispielsweise wenn der Rabatt in Prozent einen 'unschönen' Rechnungsbetrag ergeben würde. Zusatzbemerkung: Statt "CHF" erscheint hier unter Umständen eine andere Währung - es handelt sich um die Fakturwährung gemäss Projekt.
Hier können Sie die Adresse für die Zustellung der Faktur des Lieferanten eingeben. Sie erscheint auf der gedruckten Lieferantenbestellung.
Hier kann pro Projekt eingestellt werden, ob auf der Kundenfaktur eine History bereits fakturierter Leistungen gedruckt werden soll (als Information für den Kunden).
- Keine: Es wird keine Rechnungshistory gedruckt (Normalfall).
- Nur Offertsumme: Nur die Offertsumme (das Projekt-Budget) und das Offertdatum werden gedruckt.
- Offertsumme + bisher verrechnete Pauschalen: Die Offertsumme, das Offertdatum sowie bereits verrechnete Pauschalen werden gedruckt.
- Offertsumme + bisher verrechneten Leistungen: Die Offertsumme, das Offert-Datum sowie alle bisher verrechneten Leistungsarten (Pauschalen, Stunden, Spesen und Artikel) werden in der History gedruckt.
Hier kann ausgewählt werden, ob alle Spesenerfassungen ausgewertet werden sollen oder nur diejenigen mit respektive ohne Rückerstattung an den Mitarbeiter (gemäss Spesenerfassung).
Hier geben Sie an, ob der Spesenbetrag an den Mitarbeiter rückerstattet wird oder nicht. Diese Angabe wird beim Druck von Spesendetails berücksichtigt.
Via Sequenznummer kann die Reihenfolge der Aktivitäten respektive Aktivitätenschritte beeinflusst werden. Falls Sie die Sequenznummer nicht eingeben, wird alphabetisch sortiert.
Mit dem Soll-Beginn und dem Soll-Termin kann der Erledigungszeitraum für eine Arbeit festgelegt werden - als Plandaten. Diese Daten sind z.B. für die Listen "Einsatzplanung" oder "Projektplanung" relevant. Der Soll-Beginn definiert das Start-Datum der Arbeit.
Das Datum Ist-Beginn wird automatisch vom System eingesetzt, wenn ein Mitarbeiter zum ersten Mal Stunden für diese Arbeit erfasst. Der Ist-Termin kann manuell erfasst werden nach Abschluss einer Arbeit. Dieses Datum kann z.B. gesetzt werden, wenn die Aktivität in den Status "beendet" gesetzt wird.
Hier definieren Sie die Anzahl Stunden, welche der Mitarbeiter für die Erledigung maximal aufwenden soll. Diese wird in verschiedenen Listen der tatsächlich rapportierten Ist-Stundenzahl gegenübergestellt. Zudem kann auf Projektebene definiert werden, dass nicht mehr als die hier eingegebene Stundenzahl rapportiert werden kann.
Hier kann das gewünschte Erledigungsdatum eingegeben werden. Damit können Sie in der CRM-Suche die Pendenzen auch nach Soll-Erledigungsdatum suchen und sortieren.
Damit kann eine Zeitspanne definiert werden, innerhalb der der Soll-Termin der Aktivität (respektive des Aktivitätenschritts) liegen muss, damit sie für die Auswertungen ausgewählt wird.
Hier legen Sie den Vorgabewert bezüglich Rückerstattung an den Mitarbeiter fest. Bei der späteren Erfassung wird dieser Wert jeweils vorgegeben, Sie können ihn aber im Einzelfall wieder abändern.
Hier legen Sie den Vorgabewert bezüglich Verrechnung fest. Bei der späteren Erfassung wird dieser Wert jeweils vorgegeben, Sie können ihn aber im Einzelfall wieder abändern.
Hier legen Sie fest, welche Spesen bezüglich Abrechnungszustand ausgewertet werden sollen:
- Alle Spesen
- Nur noch nicht abgerechnete Spesen
- Nur abgerechnete Spesen
Anlässlich der Spesenabrechnung (vgl. Schnellsuche "Spesenabrechnung") erhalten die abgerechneten Spesenpositionen eine Spesenabrechnungsnummer, welche fortlaufend vom System vergeben wird. Solche Positionen können in der Folge nicht mehr verändert werden.
Damit wird zwischen Autospesen und übrigen Spesen unterschieden. Bei Autospesen werden zusätzliche Informationen erfasst (Fahrzeug, Start und Ziel, Distanz). Damit sind die gesetzlichen Anforderung bezüglich Fahrtenbuch abgedeckt.
Hier kann optional ein Fakturzuschlag via Auswahl aus dem Spesenartikelstamm definiert werden. Dies hat zur Folge, dass diese Position automatisch bei jeder Fakturerstellung als Zuschlagsposition eingefügt wird (z.B. für Pauschalspesen).
Der Spesencode identifiziert einen einzelnen Spesenartikel. Bei der Spesenerfassung kann der Spesenartikel durch Eingabe des Spesencodes oder durch Klick auf das danebenstehende Such-Icon bestimmt werden. Bei Eingabe des Spesencodes wird das Feld automatisch vervollständigt, sobald der Spesenartikel automatisch bestimmt werden kann (d.h. zur Eingabe gibt es einen einzigen passenden Spesenartikel).
Hier kann für den Spesenartikel der externe Code für den Export an das Finanz-/Kostenrechnungssystem eingegeben werden.
Die Projektsprache kommt bei der Fakturierung zur Anwendung. Die Kundenrechnung kann in beliebiger Sprache gedruckt werden. Wenn in der Auswahlliste nur eine Sprache angezeigt wird, können via Schnellsuche "Sprachen" weitere Sprachen erfasst werden. Die sprachabhängigen Texte für die Kundenrechnungen können in der Programmtextverwaltung erfasst oder angepasst werden (siehe Schnellsuche "Programmtexte").
Wird bei der ersten Erstellung des Mitarbeiterkalenders verwendet und ist somit auch gleich das Start-Datum für die erste Arbeitszeitabrechnung eines Mitarbeiters. Nachher wird das Abrechnungsdatum anhand der letzten Abrechnung bestimmt, damit keine Lücken entstehen. Eine Zeitrapportierung vor dieses Datum ist nicht möglich.
Hier kann für Autospesen angegeben werden, wo die Reise begonnen und wo sie geendet hat. Diese Informationen erscheinen auch in der Liste "Spesendetails", welche damit auch als Fahrtenbuch verwendet werden kann.
Hier kann angegeben werden, in welchem Monat/Jahr die Pauschale erstmals und letztmals verrechnet wird. Das Enddatum kann auch leer gelassen werden - damit wird die Pauschale unbefristet verrechnet.
Der Status einer Arbeitszeitabrechnung (erstellt oder genehmigt) wird im Bild "Arbeitszeitabrechnung bearbeiten" gesetzt. Arbeitszeitabrechnungen können in der Folge gemäss diesem Status ausgewählt werden.
Der Status wird bei der Abrechnung von Spesen via Schnellsuche "Spesenabrechnung" automatisch auf "erstellt" gesetzt. Im Dialog "Spesenabrechnung bearbeiten" kann er manuell auf "genehmigt" oder "abgerechnet" gesetzt werden.
Damit definieren Sie, welche wiederkehrenden Arbeiten Sie bezüglich Status auswerten möchten:
- Alle
- nur offene, d.h. mindestens eine (oder die einzige) Person muss noch erledigen oder abbrechen
- nur erledigte, d.h. die Arbeit wurde von allen (oder der einzigen) Person als erledigt markiert
- nur unerledigt abgeschlossen, d.h. die Arbeit wurde nicht von allen (oder der einzigen) Person als erledigt markiert, aber dennoch abgeschlossen (abgebrochen)
Diese Spalte zeigt das Total der Stunden, welche mit dieser Planungsfunktion bereits verplant wurden. Im oberen Teil (Mitarbeiter-Einsatzplanung) ist es das Total über den sichtbaren Bereich. Im unteren Teil ist es das ganze Total der Budgetposition respektive des Mitarbeiter darin.
Diese Spalte zeigt die Soll-Stunden gemäss Mitarbeiterkalender. Für die Soll-Stunden-Berechnung werden im Mitarbeiterkalender nur Halbtage berücksichtigt, welche im Kalender als "Arbeit" deklariert sind (An-/Abwesenheitsart "Arbeit" gemäss Mandantenparametrierung). Hierbei handelt es sich also um die verfügbare Kapazität der einzelnen Mitarbeiter.
Anzahl der bugetierten Arbeitsstunden für die aktuelle Buget-Position (für den Teil, welcher nach Aufwand verrechnet werden wird).
Die Arbeitszeit kann in der Zeiterfassung in der Form von Stunden mit Dezimalen oder als Von/Bis-Zeit eingegeben werden:
- 4.5 ergibt viereinhalb Stunden (4 Stunden und 30 Minuten)
- 1015-1445 ergibt ebenfalls viereinhalb Stunden (von 10:15 Uhr bis 14:45 Uhr)
Arbeitszeit in Stunden mit Dezimalstellen, z.B. 4.5 = viereinhalb Stunden.
Hier können Sie einen Suchbegriff eingeben, um die Liste der Fakturen zu verkleinern. Sie können beispielsweise einen Teil der Kundenadresse oder der Projektbezeichnung, aber auch Teile des Fakturmemos oder die Fakturnummer eingeben, um die gesuchte Faktur möglichst schnell zu finden.
Mit dem eingegebenen Begriff wird eine „intelligente“ Suche ausgelöst, es werden Offerten gesucht, welche diesen Begriff enthalten in:
- Kundenbezeichnung (aus Kunde)
- Kunden-Kurzbezeichnung (aus Kunde)
- Projektbezeichnung (aus Projekt)
- Projekt-Kurzbezeichnung (aus Projekt)
- Offertnummer
- Offert-Titel
- Projektbezeichnung (aus Offertkopf)
- Kopftext (aus Offertkopf)
- Positionstext1/2 (aus Offertposition)
Wenn Sie das Suchfeld leer lassen und auf das „Suche“-Icon klicken, erscheint anschliessend eine Liste sämtlicher Fakturen, wobei die Trefferliste auf 1000 Fakturen beschränkt wird, damit die Bildaufbereitung nicht zu lange dauert. Dort können Sie die Liste nötigenfalls via Expertensuche noch umgestalten. Normalerweise werden Sie hier aber einen Suchbegriff eingeben, z.B. einen Kunden- oder Projektnamen oder auch eine Fakturnummer. Damit erreichen Sie, dass nur die zu diesem Begriff passenden Fakturen in der Trefferliste gezeigt werden.
Hier können Sie einen Teil eines Projekt-, Teilprojekt- oder Aktivitätentexts oder ein Mitarbeiterkürzel eingegeben. Nach Suche mit dem Lupe-Icon werden anschliessend nur die Projekte, Teilprojekte und Aktivitäten gezeigt, welche zu diesem Suchtext passen resp. eine Mitarbeiterzuordnung zum eingegebenen Kürzel enthalten.
Mit dem hier eingegebenen Suchtext werden die Kontakte und Vorhaben des CRM durchsucht. Die Suche betrifft die Felder Vorhabenbezeichnung, Firmenname, Personenname und -Vorname, Telefon- und Faxnummern, eMail-Adressen und Internetadresse.
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