Die «Excel-Methode» ist zweifellos eine populäre Möglichkeit der Zeiterfassung. Sie verwenden für die Stundenerfassung eine einfache Tabellenvorlage. Hierfür finden Sie im Internet passende Vorlagen in allen Farben und Formen. Diese Art der Zeiterfassung ist quasi kostenlos, einfach in der Bedienung und kann schnell eingeführt werden.
Doch die Zeiterfassung mit Excel hat auch ihre Tücken. Lesen Sie hier entsprechende Vor- und Nachteile und lassen Sie sich inspirieren, wie proles Sie im Bereich der Zeiterfassung professionell unterstützen kann (kostenlos).
Mit der Excel-Methode gewinnen Sie in aller Regel bereits wesentlich genauere Informationen als ohne Zeiterfassung (Vertrauens-Methode) oder mit einer Stundenerfassung auf Papier.
Zeiteinträge auf Basis von Excel-Vorlagen können bereits einigermassen strukturiert erfasst werden. Einfache Zuordnungen zu Projekten oder Tasks sind möglich und bieten Ihnen entsprechende Auswertungen (High-Level).
Die Zeiterfassungen werden mit Excel bereits «digitalisiert» und gehen – in aller Regel – nicht mehr so schnell verloren (Backup vorausgesetzt!). Die Informationen können weiterverwendet werden (in Rechnungen, Reports etc.).
Im Internet finden Sie hierzu unzählige Excel-Vorlagen in allen Farben und Formen. Diese sind in der Regel gratis und bieten schon einiges an «Funktionalität».
Die Zeiterfassung auf Basis von Excel-Vorlagen wird oft auch darum gewählt, weil diese (zumindest auf den ersten Blick) nichts kostet. Office-Programme stehen in den meisten Fällen bereits zur Verfügung.
Die Zeiterfassung mit Excel ist in den meisten Fällen sehr einfach in der Bedienung und kann sehr schnell (ohne Benutzerschulung) eingeführt werden.
Auf den ersten Blick scheint die Zeiterfassung auf Basis von Excel-Vorlagen die beste Methode zu sein. So denken viele. Doch sie denken nicht zu Ende. Wer es schnell und ganz einfach will, greift zu Excel und merkt erst später, dass das Handling der vielen Excel-Tabellen mühsam und fehleranfällig ist. Lesen Sie hier, warum diese Methode nicht optimal ist.
Die Zeiterfassungsdaten sind privat und sie sind heikel. Sie dürfen somit weder manipuliert werden, in falsche Hände geraten, noch dürfen sie sich in Luft auflösen. Daher müssen sie an einem sicheren Ort verwahrt werden. Excel genügt diesen hohen Sicherheitsanforderungen nicht.
Grundsätzlich kann jeder Nutzer einer Excel-Vorlage diese nicht nur verändern sondern auch komplett löschen. Nicht nur bewusst und absichtlich, auch ohne Absicht und in der Hitze des Gefechts wird schnell mal eine falsche Datei gelöscht. Auch wenn eine Datei auf der Ebene des Betriebssystems vor Löschung geschützt werden kann, so ist das ein prinzipielles No-Go für ein sicheres Datenmanagement.
In einer Excel-Vorlage erfasste Zeiterfassungseinträge lassen sich nachträglich verändern. Beliebig oft und von jedem Benutzer mit Zugriffsrecht auf die Datei. Wer, Was und Wann erfasst, geändert oder gar gelöscht hat, lässt sich mit einfachen Mitteln nicht rekapitulieren. Ein weiteres No-Go für ein sicheres Datenmanagement.
Eine Excel-Datei kann ganz einfach (wie jede andere Computerdatei auch) kopiert und in falsche Hände weitergegeben werden. Ebenfalls ein No-Go für ein sicheres Datenmanagement.
Automatische Eingabekontrollen und Plausibilitätsprüfungen haben bei Excel enge Grenzen. Mit Datums- und Zahlenfeldern können zwar falsche Daten verhindert werden, weitergehende Prüfungen und Kontrollen sind aber nur für Experten zugänglich. Mit dem Ergebnis, dass in Excel erfasste Zeiteinträge nur dann wirklich «clean» sind, wenn sie von disziplinierten Buchhaltertypen erfasst wurden. Die Realität ist leider anders.
Eine Zeiterfassung mit Excel wird ohne Berechnungsformeln und ohne Bezüge zu anderen Excel-Dateien nicht auskommen können. Gerade hier schleichen sich aber rasch Fehler ein, die oft nicht schnell genug erkannt werden. Sind die Ergebnisse nicht offensichtlich kreuzfalsch, so fällt es auch nicht sofort auf. Rasch basieren dann Entscheidungen auf unkorrekten Ergebnissen aus der Zeiterfassung. Ein weiteres No-Go für eine sichere Zeiterfassung, auch wenn sie gratis sein sollte.
Wer, Was und Wann in einer Excel-Tabelle hinzugefügt, geändert oder gelöscht hat, lässt sich nicht in allen Fällen zurückverfolgen. Ein letzter Punkt, der ebenfalls nicht für eine sichere Zeiterfassung spricht. Zudem ist es in einer Excel-Vorlage ziemlich knifflig, entsprechende Berechtigungs-Einschränkungen (wer darf was/wann?) einzurichten.
Excel ist für die Verwaltung und Auswertung strukturierter Zeiterfassungseinträge nicht nur unsicher, es ist auch nicht gerade anwenderfreundlich. Der Benutzer wird nicht geführt, sondern kann nach Lust und Laune hin und her hüpfen. So kann er auch problemlos (unabsichtliche) Erfassungsfehler begehen, die ihm Excel ohne Rückmeldung verzeiht. Für einmal wäre jedoch eine strikte und enge Führung besser als die totale Freiheit.
Das Datenmanagement wird bei hoher Komplexität in Excel-Vorlagen äusserst mühsam und unübersichtlich. Eine Zeiterfassung über viele Mandate, über viele Kunden, über viele Projekte und viele Projektmitarbeiter und über mehrere Jahre kann daher mit Excel schnell zum «Wald vor lauter Bäumen» werden. So, dass am Schluss niemand mehr den Durchblick hat.
Excel wurde für die Bearbeitung und Berechnung von (grossen) Tabellen programmiert und nicht für die Erstellung von Datenbank-Anwendungen. Daher lässt sich eine Exceltabelle auch nur sehr eingeschränkt mobil und in der Zusammenarbeit mit anderen Anwendern gleichzeitig verwenden. Die Zeiterfassung auf Excel-Basis lässt sich zudem nicht beliebig skalieren und stösst schnell an ihre Grenzen.
Liesse sich eine Lösung für Zeiterfassung mit Excel mit den bisher aufgeführten Einschränkungen noch irgendwie «hinbiegen», spätestens bei einer Erweiterung der Lösung in Richtung professionelles Projektmanagement wäre definitiv Ende der Fahnenstange. Auch wenn Sie aktuell gerne mit einer gratis Zeiterfassung starten möchten, so sollten Sie dennoch Ihre künftigen Anforderungen nicht vernachlässigen.
Und, dann gibt es da noch das Thema mit den Auswertungen und Reports. Wünschen Sie sich gleich von Beginn an individuelle Auswertungen, ad hoc Reports, deren Inhalt und Darstellung Sie jetzt noch gar nicht kennen oder gar ein – wenn auch nur einfaches – Management-Cockpit mit auf Ihre Organisation massgeschneiderten Kennzahlen, so ist Excel ebenfalls ein No-Go.
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