Login
Testen
Menu
Login
Testen
Einstellungen

Einstellungen

In der Anwendung «Einstellungen» können Sie zentral an einem Ort sämtliche «Helferfunktionen» und Basiseinstellungen zu den übrigen Anwendungen verwalten.

Abteilungen

  • Mit dieser Funktion werden die Abteilungen als Organisationseinheit Ihrer Firma verwaltet.
  • Jeder Mitarbeiter ist genau einer Abteilung zugeordnet.
  • In vielen Dialogen und Listen können die Mitarbeiter via Abteilung gesammelt ausgewählt werden, damit entfällt der Aufwand für die Einzel-Auswahl aller betroffenen Mitarbeiter.
mit

An-/Abwesenheitsarten

  • Mit dieser Funktion definieren Sie alle Arten von An- und Abwesenheit und deren Darstellung (Farbe) im Mitarbeiterkalender.
  • Typische Abwesenheitsarten sind Feiertage, Ferien, Krankheit, Kompensation, Mutterschaftsurlaub, Militär und dergleichen.
  • Typische Anwesenheitsart ist normale Arbeit, wobei Sie auch hier die Möglichkeit haben, zu differenzieren.
  • Sie können beispielsweise unterschiedliche Anwesenheitsarten für Büroarbeit und Home-Office definieren, dann sehen Sie im Mitarbeiterkalender, wer an einem bestimmten Tag vor Ort anwesend ist und wer nicht.
kalkap

Anreden

  • Hier verwalten Sie die Anreden (Herr, Frau, Firma etc.) und die damit verbundenen Briefanreden.
  • Bei der Erfassung von u.a. den Kunden können Sie in der Folge die Anrede aus dieser Liste auswählen.
adr

Arbeitszeitmodelle

  • Mit dieser Funktion definieren Sie die Arbeitszeitmodelle, welche Sie danach für Ihre Mitarbeitenden verwenden können.
  • Im Tagesarbeitszeitmodell definieren Sie die Anzahl Stunden an jedem Wochentag, pro Halbtag (z.B. Montag bis Freitag je 4 Stunden am Morgen und am Nachmittag für eine 100%-Stelle bei 40-Stunden-Woche) sowie die Anzahl der Ferienwochen.
  • Auf analoge Art definieren Sie auch die Modelle für Teilzeitangestellte (Reduktion der Stunden pro Halbtag oder Weglassen von Halbtagen).
  • Das Jahres-Soll-Stundentotal ergibt sich danach zusammen mit den Feiertagen gemäss Firmenkalender.
kalkap

Funktionsberechtigungen

  • Diese Funktion zeigt eine Liste aller Menufunktionen sowie weiterer «interner» Funktionen.
  • Pro Funktion (z.B. Zeiterfassung) kann definiert werden, welche Mitarbeiter auf welche Art für die Funktion berechtigt sind.
  • Wenn ein Mitarbeiter für eine Funktion nicht berechtigt ist, sieht er diese in seinem Menu nicht.
  • Zusatzbemerkung: Dieselben Daten können auch in «umgekehrter» Sicht bearbeitet werden, d.h. via Schnellsuche «Mitarbeiter» können Sie sich anzeigen lassen, für welche Funktionen ein bestimmter Mitarbeiter Berechtigungen hat.
mit

Kundenkategorien

  • Mit dieser Funktion werden die Bezeichnungen der Kundenkategorien verwaltet.
  • Jeder Kunde kann (optional) einer Kundenkategorie zugeordnet werden.
  • In vielen Dialogen und Auswertungen können die Kunden via Kategorie gesammelt ausgewählt werden - damit entfällt der Aufwand für die Einzel-Auswahl aller betroffenen Kunden.
kunpro

Länder

  • Mit dieser Funktion werden die Länder verwaltet.
  • Die hier erfassten Länder werden in der Folge bei der Erfassung von Kunden als Liste zur Verfügung gestellt.
adr

Listen-Format

  • Mit dieser Funktion kann für die einzelnen Listen das Ausgabeformat (PDF, Word, Excel oder Rich Text Format) definiert werden.
  • Normalerweise ist PDF das geeignete Format. In vielen Funktionen kann zusätzlich zur PDF-Generierung ein Excel-Report erstellt werden.
weiein

Mandant

  • Mit dieser Funktion verwalten Sie zahlreiche firmenweit gültige Grunddaten und Einstellungen, beispielsweise die eigene Mehrwertsteuernummer und die Leitwährung.
  • Hier können Sie auch einstellen, ob die Zeiterfassung als Anzahl Stunden oder als Von-/Bis-Zeit erfolgen muss und bis zu welchem Grenzdatum zurück rapportiert werden darf. Damit können Sie z.B. abgerechnete Monate für weitere Erfassungen sperren.
weiein

Mitarbeiter

  • Mit dieser Funktion verwalten Sie die Basisdaten ihrer Mitarbeitenden und weiterer Personen (bspw. Freelancer), welche mit proles arbeiten.
  • Wichtige Angaben sind Name, Kürzel, Geburts- und Eintrittsdatum, Benutzerinformationen (Benutzername und Passwort für das Login) und weitere Kontaktangaben.
  • Via untergeordnete Funktionen können Sie die Berechtigungen des Mitarbeiters für Menufunktionen und Projekte verwalten sowie Tarife zuordnen.
  • Nach der Erfassung eines Mitarbeitenden können Sie diesen dem gewünschten Arbeitszeitmodell und den gewünschten Rapportierungseinheiten (Aktivitäten) zuordnen und seinen individuellen Kalender generieren.
  • Um Zeit zu sparen, erfassen Sie einen neuen Mitarbeitenden üblicherweise, indem Sie einen bestehenden «ähnlichen» Mitarbeiter kopieren - dabei können die zusätzlichen Informationen selektiv mitkopiert und nötigenfalls angepasst werden.
mit

Mitarbeitergruppen

  • Mit dieser Funktion können Sie freie Gruppen von Mitarbeitenden bilden, z.B. für Arbeitsteams oder Funktionen, aber z.B. auch Gruppen mit gleichem Hobby.
  • Ein Mitarbeitender kann in keiner, einer oder auch in mehreren solchen Gruppen Mitglied sein.
  • Viele Dialog- und Auswertungsfunktionen können Sie für eine solche Mitarbeitergruppe ausführen, damit erübrigt sich die mühsame Einzelauswahl der betroffenen Mitarbeitenden.
  • Auch die Funktion «Mitteilungen» ermöglicht den Versand von Mitteilungen an eine ganze Gruppe.
mit

Mitarbeiterliste

Mit dieser Funktion erzeugen Sie eine Mitarbeiteradressliste inkl. Telefonnummern und eMail-Adressen sowie Eintritts- und Geburtsdatum.

mit

Mitteilungen

  • Mit dieser Funktion können interne Mitteilungen verschickt werden.
  • Die internen Mitteilungen werden bei den ausgewählten Mitarbeitenden im Dashboard von proles angezeigt.
mit

Ortschaften

  • Mit dieser Funktion verwalten Sie die für die Erfassung von Adressen möglichen Ortschaften inkl. Postleitzahl und Kantonskürzel.
  • proles wird mit einem vollständigen Ortsverzeichnis der Schweiz geliefert, Sie müssen also üblicherweise nur neue Daten erfassen, wenn es sich um Orte für Auslandsadressen handelt.
adr

Passwort ändern

  • Mit dieser Funktion können Sie Ihr eigenes Passwort ändern.
  • Falls Sie dieses nicht mehr wissen, kann Ihr Administrator ein neues Passwort vergeben.
  • Alternativ dazu können Sie beim Login eine «Passwort-Rücksetzung» verlangen. In diesem Fall erhalten Sie ein neues Passwort an die in den Mitarbeiterdaten gespeicherte eMail-Adresse.
mit

Profitcenter

  • Mit dieser Funktion verwalten Sie die Profitcenter.
  • Die hier erfassten Daten erscheinen in der Folge als Auswahlliste bei der Erfassung von Projekten, damit Sie das Projekt organisatorisch korrekt einordnen können.
  • So wird auch eine Konsolidierung von Umsatzzahlen ermöglicht.
kunpro

Standorte

  • Mit dieser Funktion werden die Standorte als Organisationseinheit (bspw. für Niederlassungen) Ihrer Firma verwaltet.
  • Jeder Mitarbeiter ist genau einem Standort zugeordnet.
  • Der Standort pro Mitarbeiter ist unter anderem für die Erstellung des Mitarbeiterkalenders relevant.
mit

Tarife

  • In dieser Funktion verwalten Sie die Stundensätze sowie den zugehörigen Text für die Faktur und den jeweiligen Währungscode.
  • Die hier eingegeben Informationen stehen danach als Auswahlliste zur Verfügung, wenn Sie einen Mitarbeitenden einer Projektaktivität zuordnen.
  • Damit wird ermöglicht, dass für einen Mitarbeiter unterschiedliche Stundensätze je nach Aktivität verwendet werden können.
kunpro

Währungen

  • Mit dieser Funktion werden die Währungen (inkl. eigene Währung) mit Wechselkurs und Rundungsvorschrift verwaltet.
weiein

Zuordnungen Arbeitszeitmodelle

  • Mit dieser Funktion definieren Sie, welche Mitarbeitende ab wann nach welchem Modell arbeiten und bilden damit deren Beschäftigungsgrad ab.
  • Bei Pensumserhöhungen oder -reduktionen kann die Zuordnung per Stichtag geändert werden, indem eine neue Gültigkeit erfasst wird.
kalkap