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An-/Abwesenheitsarten sinnvoll einrichten (als Basis für Arbeitszeitabrechnung und Kapazitätsplanung)

Simon Grenacher
Mittwoch, 13. Februar 2019

Die An-/Abwesenheitsarten gehören zur Anwendung «Kalender & Kapazitäten». Mit diesen Funktionen können Sie Ihren Mitarbeitenden die korrekten Arbeitszeitmodelle zuordnen und auf Jahresbasis Firmenkalender und Mitarbeiterkalender erstellen.

Die Mitarbeiterkalender bilden die Basis für die Kapazitätsplanung (inkl. Ferienplanung) sowie die Arbeitszeitabrechnung (Soll-Stunden-Ermittlung). Die sogenannten An-/Abwesenheitsarten spielen in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle.

Vorbemerkung

Nachfolgende Erläuterungen beziehen sich immer auf Arbeitszeitmodelle des Typs «Tagesarbeitszeit» (Normalfall). Bei Verwendung von Arbeitszeitmodellen des Typs «Jahresarbeitszeit» (v.a. für Freelancer oder Angestellte im Stundenlohn geeignet) verhalten sich die An-/Abwesenheitsarten nicht in jedem Fall genau gleich. Hier zur Verdeutlichung die beiden Typen von Arbeitszeitmodellen in der Übersicht:

  • Im Tagesarbeitszeitmodell definieren Sie die Anzahl Stunden an jedem Wochentag, pro Halbtag (z.B. Montag bis Freitag je 4 Stunden am Morgen und am Nachmittag für ein 100%-Pensum bei einer 40-Stunden-Woche) sowie die Anzahl der Ferienwochen. Auf analoge Art definieren Sie auch die Modelle für Teilzeitangestellte (Reduktion der Stunden pro Halbtag oder Weglassen von Halbtagen). Das Jahres-Soll-Stundentotal ergibt sich danach zusammen mit den Feiertagen gemäss Firmenkalender.
  • Im Jahresarbeitszeitmodell geben Sie die Jahres-Soll-Stunden ein, welche von Mitarbeitenden geleistet werden müssen, welche diesem Modell zugeordnet sind, z.B. 1’200 Stunden für einen Mitarbeitenden mit einem 60%-Pensum. Zusätzlich können Sie für die Mitarbeiterkalendererstellung angeben, an welchen Wochentagen die Person normalerweise arbeitet. Aus dieser Information ergeben sich dann - zusammen mit den erfassten Abwesenheiten - die Soll-Stunden im Mitarbeiterkalender. Das Jahresarbeitszeitmodell empfehlen wir nur in seltenen Fällen - bspw. für Mitarbeitende im Stundenlohn oder Freelancer. Mit dem Jahresarbeitszeitmodell ist es nicht möglich, einen Feriensaldo zu führen.

Einleitung

Mit den An-/Abwesenheitsarten (vgl. Schnellsuche «An-/Abwesenheitsarten») können Sie eine beliebige Anzahl von auswertbaren Kriterien für die Kapazitätsplanung sowie die Arbeitszeitabrechnung verwalten.

  • Typische Abwesenheitsarten sind Feiertage, Ferien, Kompensation, Krankheit, arbeitsfrei (Wochenenden), Mutterschaftsurlaub, Militär und dergleichen.
  • Typische Anwesenheitsart ist normale Arbeit, wobei Sie auch hier die Möglichkeit haben, zu differenzieren. Sie können beispielsweise unterschiedliche Anwesenheitsarten für Büroarbeit und Homeoffice definieren, dann sehen Sie im Mitarbeiterkalender, wer an einem bestimmten Tag vor Ort anwesend ist und wer nicht.
  • Mit der Kapazitätsübersicht können Soll- und Ist-Werte pro An-/Abwesenheitsart ausgewertet werden.
  • Sämtliche verwendeten An-/Abwesenheitsarten sind in den Firmen- und Mitarbeiterkalendern ersichtlich und werden durch einen entsprechenden Farbcode optisch klar erkennbar dargestellt.
  • Die An-/Abwesenheitsarten werden in der Arbeitszeitabrechnung detailliert mit Soll- (gemäss Planung in den Mitarbeiterkalendern) und Ist-Werten (gemäss Zeiterfassung) ausgewiesen.

Zum besseren Verständnis von Sinn und Zweck der An-/Abwesenheitsarten hier der Prozess der Arbeitszeitabrechnung in der Übersicht:

  1. An-/Abwesenheitsarten einrichten (vgl. Schnellsuche «An-/Abwesenheitsarten»)
  2. An-/Abwesenheitsarten - Vorgaben auf Stufe Mandant einrichten (vgl. Schnellsuche «Mandant»)
  3. Aktivitäten für die Zeiterfassung einrichten - für erfassbare An-/Abwesenheitsarten (vgl. Schnellsuche «Projektverwaltung»)
  4. Arbeitszeitmodelle einrichten (vgl. Schnellsuche «Arbeitszeitmodelle»)
  5. Arbeitszeitmodelle zu Mitarbeitenden zuordnen (vgl. Schnellsuche «Zuordnungen Arbeitszeitmodelle»)
  6. Firmenkalender erstellen (vgl. Schnellsuche «Firmenkalender»)
  7. Mitarbeiterkalender erstellen (vgl. Schnellsuche «Mitarbeiterkalender»)
  8. Zeiterfassungen (vgl. Schnellsuche «Zeiterfassung»)
  9. Arbeitszeitabrechnungen erstellen (vgl. Schnellsuche «Arbeitszeitabrechnung»)

Hinweis: Die An-/Abwesenheitsarten werden in der Regel beim Start mit proles einmalig eingerichtet. In den meisten Fällen sind danach keine Anpassungen mehr erforderlich. 

Nachstehend erfahren Sie im Detail wie An-/Abwesenheitsarten eingerichtet und ausgewertet werden können.

An-/Abwesenheitsarten einrichten

proles - An-/Abwesenheitsarten - Übersicht

Die An-/Abwesenheitsarten können via Schnellsuche «An-/Abwesenheitsarten» verwaltet werden. Beim Start der Funktion werden sämtliche erfassten An-/Abwesenheitsarten in der Übersicht angezeigt. In der Übersicht werden die Bezeichnung, der Farbcode, der Typ sowie Informationen zur «Automatischen Zeiterfassung» angezeigt.

Direkt in der Übersicht kann über das Icon «Neu» eine neue An-/Abwesenheitsart erfasst werden.

Mit einem Klick auf die Bezeichnung kann eine bestehende An-/Abwesenheitsart zur Bearbeitung angewählt werden.

proles - An-/Abwesenheitsarten - Bearbeitungsdialog

Bezeichnung: Die hier eingegebene Bezeichnung erscheint in vielen Dialogen und Auswertungen zur Kennzeichnung einer An-/Abwesenheitsart. Wählen Sie hier eine möglichst präzise und eindeutige Bezeichnung, sodass ein entsprechender Eintrag immer klar zugeordnet werden kann.

Farbe: Hier können Sie wählen, in welcher Farbe eine An-/Abwesenheitsart in Firmen- und Mitarbeiterkalendern angezeigt werden soll.

Typ: Der Typ der An-/Abwesenheitsart definiert im Wesentlichen die Erfassbarkeit eines Eintrags. Wird eine An-/Abwesenheitsart bereits in irgendeinem Mitarbeiterkalender verwendet, so kann der Typ nicht mehr geändert werden. Nachfolgend erfahren Sie weitere Details zu den einzelnen Typen:

  • Nicht erfassbar: Verwenden Sie diesen Typ für Abwesenheiten, für welche keine Zeiterfassungen gemacht werden dürfen. Beispiele: Arbeitsfrei, Ausgetreten, Feiertag, Unbezahlte Abwesenheiten etc. In diesen Fällen werden im Mitarbeiterkalender keine Soll-Stunden ausgegeben.
  • Erfassbar, zeitsaldorelevant: Bei diesem Typ können Zeiterfassung gemacht werden. So erfasste Stunden erhöhen den Zeitsaldo (und reduzieren im Fall von Ferien den Feriensaldo). Beispiele: Arbeit, Ferien, Krankheit, Militär/Zivilschutz, Sonstige Abwesenheiten bezahlt etc. In diesen Fällen werden im Mitarbeiterkalender Soll-Stunden ausgegeben (sofern gemäss Arbeitszeitmodell vorgesehen).
  • Kompensation: Bei diesem Typ können ebenfalls Zeiterfassungen gemacht werden. Dieser Typ wird dazu verwendet, den Abbau von Überzeit (als Kompensation) zu dokumentieren. In diesen Fällen werden im Mitarbeiterkalender Soll-Stunden ausgegeben (sofern gemäss Arbeitszeitmodell vorgesehen). Lesen Sie dazu mehr im Abschnitt «Spezialfall Kompensation».
  • Erfassbar, nicht zeitsaldorelevant: Wird z.B. für die Dokumentation von Pausen verwendet. Es können Zeiterfassungen gemacht werden. In diesen Fällen werden im Mitarbeiterkalender keine Soll-Stunden ausgegeben.

Beim Umstellen einer An-/Abwesenheitsart im Mitarbeiterkalender werden automatisch Stunden auf diese Aktivität erfasst: Diese Auswahlliste steht im Zusammenhang mit der Möglichkeit, im Mitarbeiterkalender automatisch Zeiterfassungen auszulösen. Vgl. dazu unseren Blogbeitrag «Automatische Zeiterfassung aus Mitarbeiterkalender einrichten».

Code extern: Hier kann für die An-/Abwesenheitsart der externe Code für den Export an das Finanz-/Kostenrechnungssystem eingegeben werden. Diese Auswahl steht nur zur Verfügung, wenn Sie das kostenpflichtige Zusatzmodul «prolesFinanz» lizenziert haben. In diesem Fall kann der Code an die Kostenrechnung (nur Abacus) übergeben werden.

Vorhandene An-/Abwesenheitsarten können nicht gelöscht werden (durch eine solche Löschung würde die Historie zerstört). Sie können diese aber mittels dem entsprechenden Icon Inaktivieren (und auch wieder aktivieren). Inaktivierte An-/Abwesenheitsarten können bspw. in Mitarbeiterkalendern nicht mehr ausgewählt werden.

Tipp: In proles können an diversen Stellen Feriensaldi ausgegeben werden. Um diese Anzeige zu ermöglichen, muss die An-/Abwesenheitsart für Ferien mit dem Typ «Erfassbar, zeitsaldorelevant» eingerichtet werden.

Empfehlung für die Einrichtung der An-/Abwesenheitsarten

In der Praxis hat sich die Definition folgender An-/Abwesenheitsarten bewährt:

  • Arbeit (Typ: Erfassbar, saldorelevant)
  • Arbeitsfrei (Typ: Nicht erfassbar)
  • Ausgetreten (Typ: Nicht erfassbar)
  • Brückentage (Typ: Erfassbar, saldorelevant)
  • Feiertag (Typ: Nicht erfassbar)
  • Ferien (Typ: Erfassbar, saldorelevant)
  • Kompensation (Typ: Kompensation)
  • Krankheit (Typ: Erfassbar, saldorelevant)
  • Militär/Zivilschutz (Typ: Erfassbar, saldorelevant)
  • Mutterschaftsurlaub (Typ: Erfassbar, saldorelevant)
  • Sonstige Abwesenheiten bezahlt (Typ: Erfassbar, saldorelevant)
  • Unbezahlte Abwesenheiten (Typ: Nicht erfassbar)

Dies ist als Empfehlung zu verstehen - Sie können dies selbstverständlich auf Ihre ganz individuellen Bedürfnisse anpassen und erweitern.

Aktivitäten für die Zeiterfassung einrichten (für erfassbare An-/Abwesenheitsarten)

Für sämtliche An-/Abwesenheitsarten mit Typ «Erfassbar, saldorelevant» oder «Erfassbar, nicht saldorelevant» müssen in der Projektverwaltung (vgl. Schnellsuche «Projektverwaltung») entsprechende Aktivitäten erfasst werden. In der Praxis sind dies meistens die folgenden:

  • Ferien
  • Krankheit
  • Militär/Zivilschutz
  • Mutterschaftsurlaub
  • Sonstige Abwesenheiten bezahlt

Diese Aktivitäten werden in der Projektverwaltung in der Regel einem internen Projekt (bspw. «Abwesenheiten») zugeordnet. Bei jeder Aktivität muss in der Projektverwaltung die zugehörige An-/Abwesenheitsart ausgewählt werden. Beispielsweise für die Aktivität «Ferien» wählen Sie im Bearbeitungsdialog der Aktivität die An-/Abwesenheitsart «Ferien» aus.

Die meisten Aktivitäten in der Projektverwaltung werden mit der An-/Abwesenheitsart «Arbeit» eingerichtet. Hierbei handelt es sich um reguläre Projektarbeit und nicht um spezielle Rapportierungen wie eben z.B. «Mutterschaftsurlaub».

Spezialfall «Kompensation»

Die Kompensation von Überzeit kann auf zwei Arten behandelt werden:

  1. Die Kompensationszeit wird in der Zeiterfassung nicht rapportiert. Wenn also ein Mitarbeitender an einem regulären Arbeitstag nichts rapportiert, reduziert sich der Zeitsaldo automatisch (da für einen Arbeitstag ja grundsätzlich eine Soll-Zeit gemäss Arbeitszeitmodell besteht). Dies ist der einfachste Weg Überzeiten mittels Kompensation abzubauen. Nachteil: Die Kompensation wird nicht dokumentiert. Fehlen an einem Arbeitstag Zeiterfassungen, kann dies bedeuten, dass der Mitarbeitende die Zeiterfassung schlicht vergessen hat, oder aber, dass der Mitarbeitende kompensiert hat.
  2. Mit dem Typ «Kompensation» einer An-/Abwesenheitsart haben Sie die Möglichkeit, Kompensationszeiten ebenfalls mittels Zeiterfassungen zu dokumentieren. Die Summe sämtlicher Zeiterfassungen dieser Art werden in der Arbeitszeitabrechnung gesondert ausgewiesen und damit werden Kompensationszeiten sauber dokumentiert.

Vorgehensweise zur Einrichtung der An-/Abwesenheitsart «Kompensation»:

  1. Neue An-/Abwesenheitsart «Kompensation» erfassen (vgl. Schnellsuche «An-/Abwesenheitsarten»). Diese An/Abwesenheitsart muss mit Typ = «Kompensation» eingerichtet werden.
  2. Neue Aktivität «Kompensation» in der Projektverwaltung erfassen (vgl. Schnellsuche «Projektverwaltung»). Diese Aktivität wird in der Projektverwaltung in der Regel einem internen Projekt zugeordnet. Bei der Aktivität «Kompensation» muss in der Projektverwaltung die An-/Abwesenheitsart «Kompensation» ausgewählt werden.
  3. Als letzten Schritt müssen Sie Ihre Mitarbeitenden instruieren, dass Kompensationszeiten auf die eben erfasste Aktivität rapportiert werden müssen.
  4. Die Kompensationszeiten werden in den Arbeitszeitabrechnungen Ihrer Mitarbeitenden in einer separaten Zeile ausgewiesen.

Vorgabewerte auf Stufe Mandant einrichten

proles - An-/Abwesenheitsarten - Vorgabewerte Mandant

Auf Stufe Mandant (vgl. Schnellsuche «Mandant») müssen die vier wichtigsten An-/Abwesenheitsarten definiert werden. Diese hier ausgewählten An-/Abwesenheitsarten werden für die Erstellung der Mitarbeiterkalender, die Berechnung des Feriensaldos sowie für die Arbeitszeitabrechnung verwendet.

Auswertungen

Arbeitszeitstatistik

proles - An-/Abwesenheitsarten - Arbeitszeitstatistik

Mit dieser Auswertung (vgl. Schnellsuche «Arbeitszeitstatistik»)  können Sie einen Excel-Export generieren, mit welchem die An-/Abwesenheitsarten (in Spalten) pro Mitarbeiter (in Zeilen) für einen wählbaren Zeitraum ausgewertet werden.

Arbeitszeitabrechnung

In den Arbeitszeitabrechnungen (vgl. Schnellsuche «Arbeitszeitabrechnung»)  werden die An-/Abwesenheitsarten mit Soll- und Ist-Stunden für den Zeitraum der Abrechnung ausgelistet. Zur Arbeitszeitabrechnung werden wir demnächst einen Blogbeitrag publizieren.

Kapazitätsübersicht

proles - An-/Abwesenheitsarten - Kapazitätsübersicht

Mit dieser Auswertung (vgl. Schnellsuche «Kapazitätsübersicht») erzeugen Sie eine Liste, welche pro Mitarbeiter und Monat die kumulativen Kapazitäten (Soll-Stunden) sowie Ist-Stunden pro An-/Abwesenheitsart auslistet.

Weitere Bemerkungen

An-/Abwesenheitsarten in der Zeiterfassung

proles - An-/Abwesenheitsarten - Zeiterfassung

Mit Zeiterfassung auf Wochen- oder Monatsbasis (vgl. Schnellsuche «Zeiterfassung») werden pro Kalendertag Spaltenüberschriften eingeblendet. Neben dem Wochentag und dem Datum werden die An-/Abwesenheitsarten gemäss Mitarbeiterkalender visualisiert (mittels entsprechender Hintergrundfarbe, gesondert für Vormittag und Nachmittag). Die Bezeichnungen der entsprechenden An-/Abwesenheitsarten werden beim Hovern angezeigt.

An-/Abwesenheitsarten in der Präsenzanzeige

proles - An-/Abwesenheitsarten - Präsenzanzeige

In der Präsenzanzeige sehen Sie auf einen Blick den Status Ihrer Mitarbeitenden. Die einzelnen in proles angemeldeten Mitarbeitenden werden als «anwesend» (grün) angezeigt. Abgemeldete Mitarbeitende werden rot («abwesend») dargestellt.

Bei «abwesend» wird zusätzlich untersucht, ob gemäss Mitarbeiterkalender am Morgen und/oder Nachmittag eine An-/Abwesenheitsart eingetragen ist, welche anders ist als die An-/Abwesenheitsart «Arbeit» gemäss Mandant. Wenn dies der Fall ist, erscheint der Mitarbeiter mit violett statt rot in der Präsenzanzeige - beim Mouseover wird der Text der An-/Abwesenheitsart gemäss Mitarbeiterkalender gezeigt (z.B. «Ferien»).

Weitere Unterstützung

Falls Sie zur effizienten Nutzung der An-/Abwesenheitsarten noch Fragen haben, hilft Ihnen das prolesSupport-Team gerne weiter.

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