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Die in proles erfassten Leistungen wie Zeit, Spesen, Artikel und Pauschalen können direkt und ohne Medienbruch in Rechnungen umgewandelt und an die Kunden versendet werden.
Um Zeit zu sparen und Fehler durch manuelle Dateneingaben zu minimieren, bietet proles Schnittstellen zu wichtigen Buchhaltungssystemen an. So entsteht ein geschlossener Kreislauf zwischen proles, den Kunden, der Bank und der Buchhaltungslösung mit automatischem Abgleich der Rechnungs- und Zahlungsdaten (Ausgleich der offenen Posten). Die Basis für diesen Kreislauf bildet die ESR-Referenznummer aus dem orangen Einzahlungsschein.
Ablauf
Tipp: Die Einrichtung der kostenpflichtigen Schnittstelle prolesFinanz lohnt sich ab circa 25 Rechnungen pro Monat.
Ihr Nutzen
Aktuell stehen Schnittstellen zu folgenden Buchhaltungslösungen zur Verfügung:
Weitere Buchhaltungen können mit einer Kostenbeteiligung an der Schnittstellenentwicklung angebunden werden. Kontaktieren Sie uns bitte bei Fragen.
Um die Schnittstelle prolesFinanz nutzen zu können, werden folgende Funktionsberechtigungen verlangt.
Mit der Funktion Einstellungen wählen Sie aus, an welche Buchhaltungssoftware Sie Daten übergeben möchten. Für Abacus besteht zusätzlich die Möglichkeit, eine Kostenrechnung zu erstellen.
Es können mehrere Bankverbindungen erfasst und verwaltet werden. Die entsprechende Bankverbindung wird pro Projekt gewählt und steuert die Erzeugung des ESR sowie allfällige Informationen auf Rechnung/Beilage. Mindestens eine Bankverbindung muss vorhanden sein.
Damit in Ihrer Buchhaltung die richtigen Konten bebucht werden, müssen Sie in proles die verschiedenen Referenzkonten in Mandant / Kunde / Projekt hinterlegen. Diese Konten werden beim Fakturexport mitgeliefert.
Für Sage und Topal können Sie die Steuercodes für die Zahlungskonditionen aus der Buchhaltung in Kunde / Projekt hinterlegen. So können Sie Spezialitäten wie Skonto abbilden (z.B. 30T2 für 30 Tage mit 2% Skonto). Der Eintrag im Kunden wird für alle Projekte verwendet. Abweichende Einträge im Projekt übersteuern für dieses Projekt den Eintrag im Kunden.
Zu jeder Rechnung wird bei Hinterlegung der Bankinformationen ein oranger Einzahlungsschein (ESR) erzeugt. Der darin enthaltene Referenzcode wird bei der Bezahlung durch den Kunden an das Buchhaltungssystem geliefert. Durch die Verbindung von proles mit der Buchhaltungslösung kann in diesem Fall ein automatischer Zahlungsabgleich der offenen Posten stattfinden. Dies erleichtert auf der Debitorenseite die Buchhaltung, da keine oder weniger manuelle Eingriffe vorgenommen werden müssen.
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Das Layout des Einzahlungsscheins ist genormt. Damit die Einzahlungsscheine gescannt werden können, müssen die Abstände, Schriftgrössen und -schnitte eingehalten werden. Da jeder Drucker die Ausdrucke unterschiedlich skaliert, muss der Einzahlungsschein auf Ihren Drucker abgestimmt werden. Diese Einrichtungsarbeiten erledigen wir mit Ihnen zusammen. Auf Wunsch können weitere Informationen oberhalb des Einzahlungsscheins aufgedruckt werden.
Tipp: Wir empfehlen, schon vorab das vorgedruckte und perforierte ESR-Papier zu bestellen. Sie erhalten das Papier in der Papeterie oder bei der Post.
Tipp: Nach den Einrichtungsarbeiten des orangen Einzahlungsscheins in proles für Ihren Rechnungsdrucker sollten einige Exemplare als Gut zum Druck an Ihre Bank gesendet werden. Mit der Bestätigung Ihrer Bank werden Fehler, manuelle Eingaben und Kostenverrechnungen vermieden.
Tipp: Innerhalb der nächsten Jahre (aktuell geplant auf Mitte 2020) werden alle bestehenden Einzahlungsscheine mit der neuen QR-Rechnung abgelöst. Dabei werden ein zweidimensionaler Barcode sowie alle notwendigen Rechnungsinformationen in einem genormten Format auf die Rechnung aufgedruckt. Die QR-Rechnung bildet die Basis für die weitere Digitalisierung des Zahlungsverkehrs in der Schweiz und im Ausland. proles wird per Einführungsdatum die Erstellung des QR-Codes in der Fakturierung anbieten.
Wählen Sie in der Funktion Fakturierung unter weitere Funktionen die Option «Fibu-Export». Im neu geöffneten Fenster wählen Sie, welche Fakturen Sie exportieren möchten. Mit der Bestätigung erhalten Sie eine Auflistung der exportierten Fakturen sowie das Exportfile (als txt-, xls- oder taf-File). Dieses File wird als nächster Schritt in die Buchhaltung importiert.
Sobald eine Rechnung zu einem neuen Kunden das erste Mal exportiert wird, weist proles dem Kunden eine Debitorennummer zu. Im Export werden die Kundeninformationen mitgeliefert, damit auch in der Buchhaltung der Kunde angelegt werden kann (je nach Buchhaltungssoftware automatisch oder manuell). Bei weiteren Fakturen zu diesem Kunden wird nur noch die Fakturnummer mitgeliefert, da der Kunde an beiden Orten schon als registriert geführt wird.
Mit dem Export jeder Faktur wird die Fakturexportnummer in der Faktur eingetragen. Somit ist jederzeit nachvollziehbar, wann die Faktur exportiert wurde. Um eine Faktur nochmals zu exportieren, kann die Fakturexportnummer gelöscht werden.
Sollten nicht alle Daten (Konten in Mandant / Kunde / Projekt) korrekt eingerichtet sein, werden Sie im Exportdialog aufgefordert, die Daten zu korrigieren, bevor Sie den Export durchführen können. Auch beim Import der Fakturdaten in Ihre Buchhaltungssoftware erhalten Sie ein Protokoll mit allfälligen Fehlern. Notwendige Korrekturen werden damit auf beiden Seiten offengelegt.
Die Lizenzkosten belaufen sich auf einen Drittel der prolesBasis-Lizenz und ist somit abhängig von der Anzahl lizenzierter Mitarbeiter.
Um eine bestehende Schnittstelle einzurichten, führen wir einen circa zweistündigen Workshop durch. In diesem Workshop überprüfen wir mit Ihnen gemeinsam die Konfigurationen in proles und führen einen Testlauf mit einigen Rechnungen durch. Die Kosten für diesen Teil belaufen sich auf circa CHF 400.-. Falls der ESR (oranger Einzahlungsschein) noch nicht eingerichtet ist, passen wir Ihr ESR-Layout an und führen mit Ihnen gemeinsam die Einrichtungsarbeiten durch. Die Kosten belaufen sich hier auf circa CHF 400.-.
Bitte kontaktieren Sie uns für eine erste kostenlose Beratung und allfällige Terminplanung.
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