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Schnittstelle zur Buchhaltung eliminiert Medienbruch und reduziert manuelle Aufwände und Buchungsfehler

Christian Königsdorfer
Mittwoch, 6. Februar 2019

Die in proles erfassten Leistungen wie Zeit, Spesen, Artikel und Pauschalen können direkt und ohne Medienbruch in Rechnungen umgewandelt und an die Kunden versendet werden.

Um Zeit zu sparen und Fehler durch manuelle Dateneingaben zu minimieren, bietet proles Schnittstellen zu wichtigen Buchhaltungssystemen an. So entsteht ein geschlossener Kreislauf zwischen proles, den Kunden, der Bank und der Buchhaltungslösung mit automatischem Abgleich der Rechnungs- und Zahlungsdaten (Ausgleich der offenen Posten). Die Basis für diesen Kreislauf bildet die ESR-Referenznummer aus dem orangen Einzahlungsschein.

Einleitung

 proles - Workflow Schnittstelle Finanzbuchhaltung

Ablauf

  1. Sie erstellen Ihre Rechnungen in proles
  2. Sie versenden die Rechnungen mit dem ESR (oranger Einzahlungsschein) an Ihre Kunden
  3. Die Kunden bezahlen die Rechnung
  4. Ihre Buchhaltung importiert die Bankdaten mit den eingegangenen Zahlungen
  5. Ihre Buchhaltung importiert die Fakturdaten aus proles in die Buchhaltungssoftware
  6. Über die ESR-Referenznummer werden nun die Buchungen in der Buchhaltung automatisch abgeglichen

Tipp: Die Einrichtung der kostenpflichtigen Schnittstelle prolesFinanz lohnt sich ab circa 25 Rechnungen pro Monat.

Ihr Nutzen

  • Keine manuellen Buchungen in der Debitoren-Buchhaltung nötig (Zeitersparnis)
  • Automatischer Abgleich der Offenen Posten in der Buchhaltung (Zeitersparnis)
  • Ihre Kunden können dank ESR (oranger Einzahlungsschein) die Rechnung effizient bezahlen (Zeitersparnis)
  • Keine Medienbrüche durch manuelle Datenübernahmen (Fehlervermeidung)

Verfügbare Schnittstellen

Aktuell stehen Schnittstellen zu folgenden Buchhaltungslösungen zur Verfügung:

  • Abacus
  • Sage
  • Topal
  • Run my Accounts

Weitere Buchhaltungen können mit einer Kostenbeteiligung an der Schnittstellenentwicklung angebunden werden. Kontaktieren Sie uns bitte bei Fragen.

Einrichtungsarbeiten

Berechtigungen

Um die Schnittstelle prolesFinanz nutzen zu können, werden folgende Funktionsberechtigungen verlangt.

  • Fakturierung (für Export)
  • Projektverwaltung (für Einrichtung und Betrieb)
  • Einstellungen prolesFinanz (für Einrichtung)
  • Mandant (für Einrichtung)
  • Bankverbindungen (für Einrichtung)
  • Kontoverwaltung (für Einrichtung)

prolesFinanz - Einstellungen

Mit der Funktion Einstellungen wählen Sie aus, an welche Buchhaltungssoftware Sie Daten übergeben möchten. Für Abacus besteht zusätzlich die Möglichkeit, eine Kostenrechnung zu erstellen.

proles - prolesFinanz - Einstellungen

Bankverbindungen

Es können mehrere Bankverbindungen erfasst und verwaltet werden. Die entsprechende Bankverbindung wird pro Projekt gewählt und steuert die Erzeugung des ESR sowie allfällige Informationen auf Rechnung/Beilage. Mindestens eine Bankverbindung muss vorhanden sein.

proles - prolesFinanz - Bankverbindung bearbeiten

Kontoverwaltung (Sammelkonto, Erlöskonto, Rundungskonto)

Damit in Ihrer Buchhaltung die richtigen Konten bebucht werden, müssen Sie in proles die verschiedenen Referenzkonten in Mandant / Kunde / Projekt hinterlegen. Diese Konten werden beim Fakturexport mitgeliefert.

proles - prolesFinanz - Kontoverwaltung

Zahlungskonditionen

Für Sage und Topal können Sie die Steuercodes für die Zahlungskonditionen aus der Buchhaltung in Kunde / Projekt hinterlegen. So können Sie Spezialitäten wie Skonto abbilden (z.B. 30T2 für 30 Tage mit 2% Skonto). Der Eintrag im Kunden wird für alle Projekte verwendet. Abweichende Einträge im Projekt übersteuern für dieses Projekt den Eintrag im Kunden.

Einrichtung ESR (oranger Einzahlungsschein)

Zu jeder Rechnung wird bei Hinterlegung der Bankinformationen ein oranger Einzahlungsschein (ESR) erzeugt. Der darin enthaltene Referenzcode wird bei der Bezahlung durch den Kunden an das Buchhaltungssystem geliefert. Durch die Verbindung von proles mit der Buchhaltungslösung kann in diesem Fall ein automatischer Zahlungsabgleich der offenen Posten stattfinden. Dies erleichtert auf der Debitorenseite die Buchhaltung, da keine oder weniger manuelle Eingriffe vorgenommen werden müssen.

proles - prolesFinanz - Einzahlungsschein (ESR)

Das Layout des Einzahlungsscheins ist genormt. Damit die Einzahlungsscheine gescannt werden können, müssen die Abstände, Schriftgrössen und -schnitte eingehalten werden. Da jeder Drucker die Ausdrucke unterschiedlich skaliert, muss der Einzahlungsschein auf Ihren Drucker abgestimmt werden. Diese Einrichtungsarbeiten erledigen wir mit Ihnen zusammen. Auf Wunsch können weitere Informationen oberhalb des Einzahlungsscheins aufgedruckt werden.

Tipp: Wir empfehlen, schon vorab das vorgedruckte und perforierte ESR-Papier zu bestellen. Sie erhalten das Papier in der Papeterie oder bei der Post.

Tipp: Nach den Einrichtungsarbeiten des orangen Einzahlungsscheins in proles für Ihren Rechnungsdrucker sollten einige Exemplare als Gut zum Druck an Ihre Bank gesendet werden. Mit der Bestätigung Ihrer Bank werden Fehler, manuelle Eingaben und Kostenverrechnungen vermieden.

Tipp: Innerhalb der nächsten Jahre (aktuell geplant auf Mitte 2020) werden alle bestehenden Einzahlungsscheine mit der neuen QR-Rechnung abgelöst. Dabei werden ein zweidimensionaler Barcode sowie alle notwendigen Rechnungsinformationen in einem genormten Format auf die Rechnung aufgedruckt. Die QR-Rechnung bildet die Basis für die weitere Digitalisierung des Zahlungsverkehrs in der Schweiz und im Ausland. proles wird per Einführungsdatum die Erstellung des QR-Codes in der Fakturierung anbieten.

Export der Fakturdaten

Export

Wählen Sie in der Funktion Fakturierung unter weitere Funktionen die Option «Fibu-Export». Im neu geöffneten Fenster wählen Sie, welche Fakturen Sie exportieren möchten. Mit der Bestätigung erhalten Sie eine Auflistung der exportierten Fakturen sowie das Exportfile (als txt-, xls- oder taf-File). Dieses File wird als nächster Schritt in die Buchhaltung importiert.

proles - prolesFinanz - Fibu-Export

Nachvollziehbarkeit und Fehlerprotokoll

Eintrag Debitorennummer in Kunden beim ersten Export

Sobald eine Rechnung zu einem neuen Kunden das erste Mal exportiert wird, weist proles dem Kunden eine Debitorennummer zu. Im Export werden die Kundeninformationen mitgeliefert, damit auch in der Buchhaltung der Kunde angelegt werden kann (je nach Buchhaltungssoftware automatisch oder manuell). Bei weiteren Fakturen zu diesem Kunden wird nur noch die Fakturnummer mitgeliefert, da der Kunde an beiden Orten schon als registriert geführt wird.

Eintrag Fibu Export Nummer in exportierter Faktur

Mit dem Export jeder Faktur wird die Fakturexportnummer in der Faktur eingetragen. Somit ist jederzeit nachvollziehbar, wann die Faktur exportiert wurde. Um eine Faktur nochmals zu exportieren, kann die Fakturexportnummer gelöscht werden.

Sollten nicht alle Daten (Konten in Mandant / Kunde / Projekt) korrekt eingerichtet sein, werden Sie im Exportdialog aufgefordert, die Daten zu korrigieren, bevor Sie den Export durchführen können. Auch beim Import der Fakturdaten in Ihre Buchhaltungssoftware erhalten Sie ein Protokoll mit allfälligen Fehlern. Notwendige Korrekturen werden damit auf beiden Seiten offengelegt.

Kosten und Einrichtungsaufwand

Wiederkehrende Kosten

Die Lizenzkosten belaufen sich auf einen Drittel der prolesBasis-Lizenz und ist somit abhängig von der Anzahl lizenzierter Mitarbeiter.

Einmaligen Kosten

Um eine bestehende Schnittstelle einzurichten, führen wir einen circa zweistündigen Workshop durch. In diesem Workshop überprüfen wir mit Ihnen gemeinsam die Konfigurationen in proles und führen einen Testlauf mit einigen Rechnungen durch. Die Kosten für diesen Teil belaufen sich auf circa CHF 400.-. Falls der ESR (oranger Einzahlungsschein) noch nicht eingerichtet ist, passen wir Ihr ESR-Layout an und führen mit Ihnen gemeinsam die Einrichtungsarbeiten durch. Die Kosten belaufen sich hier auf circa CHF 400.-.

Beratung /Schnittstelle beantragen

Bitte kontaktieren Sie uns für eine erste kostenlose Beratung und allfällige Terminplanung.

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