Die Zeiterfassung ist ein wichtiger Bestandteil des modernen Arbeitsalltags. Sie dient nicht nur der Kontrolle der Arbeitszeiten, sondern kann auch zur Optimierung der Ressourcenplanung, zur Steigerung der Produktivität und zur Verbesserung der Work-Life-Balance beitragen.
Warum ist Zeiterfassung wichtig?
- Erfüllung rechtlicher Vorgaben: In der Schweiz regelt Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArG) die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Namentlich müssen Dauer, Beginn und Ende der geleisteten täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit (inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit) sowie der Pausen von einer halben Stunde und mehr ersichtlich sein (Art. 73 ArGV 1). In welchen Ausnahmefällen ein Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung möglich ist, definiert seit dem 1. Januar 2016 Artikel 73a der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV).
- Gerechte Bezahlung: Die Zeiterfassung bildet die Grundlage für die korrekte Lohnabrechnung und stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden für ihre geleistete Arbeit fair entlohnt werden.
- Verbesserte Planung: Durch die Analyse der Arbeitszeiten können Unternehmen ihre Ressourcen besser planen und Engpässe vermeiden.
- Steigerung der Produktivität: Die Zeiterfassung kann dabei helfen, unproduktive Zeiten zu identifizieren und Prozesse zu optimieren.
- Verbesserte Work-Life-Balance: Die Zeiterfassung kann dazu beitragen, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten besser im Auge behalten und Überstunden vermeiden.
Herausforderungen bei der Auswahl eines Zeiterfassungssystems
Die Auswahl eines geeigneten Zeiterfassungssystems ist eine wichtige Entscheidung, die mit einigen Herausforderungen verbunden sein kann. Unternehmen müssen verschiedene Faktoren berücksichtigen, wie zum Beispiel:
- Die Grösse des Unternehmens: Die Bedürfnisse eines kleinen Unternehmens mit wenigen Mitarbeitenden sind anders als die eines grossen Unternehmens mit mehreren hundert Mitarbeitenden.
- Die IT-Infrastruktur: Das Zeiterfassungssystem muss mit der vorhandenen IT-Infrastruktur des Unternehmens kompatibel sein.
- Die Kosten: Zeiterfassungssysteme gibt es in verschiedenen Preisklassen. Unternehmen müssen ein System finden, das ihren Bedürfnissen und ihrem Budget entspricht.
In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen verschiedene Zeiterfassungssysteme vor und geben Ihnen Tipps, wie Sie das richtige System für Ihr Unternehmen finden.
Die verschiedenen Arten von Zeiterfassungssystemen
Es gibt verschiedene Arten von Zeiterfassungssystemen, die sich in ihren Funktionen, Kosten und Freundlichkeit der Bedienung unterscheiden. Unternehmen sollten bei der Auswahl eines Systems ihre individuellen Bedürfnisse und Anforderungen berücksichtigen.
1. Manuelle Zeiterfassung:
Die manuelle Zeiterfassung ist die einfachste und kostengünstigste Methode. Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten handschriftlich auf Stundenzetteln.
Vorteile:
- Günstig: Die manuelle Zeiterfassung ist die kostengünstigste Methode, da keine zusätzlichen Geräte oder Software benötigt werden.
- Einfach zu implementieren: Die manuelle Zeiterfassung ist einfach einzurichten und kann sofort verwendet werden.
Nachteile:
- Zeitaufwändig: Die manuelle Zeiterfassung kann zeitaufwändig sein, da Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten handschriftlich erfassen müssen.
- Fehleranfällig: Bei der manuellen Zeiterfassung können Fehler auftreten, z. B. durch falsche Zuordnung von Arbeitszeiten oder Vertipper.
2. Elektronische Zeiterfassung:
Elektronische Zeiterfassungssysteme erfassen die Arbeitszeiten automatisch. Dies kann mithilfe von Stempeluhren, Terminals, PC-Software oder mobilen Apps erfolgen.
Vorteile:
- Zeitsparend: Elektronische Zeiterfassungssysteme erfassen die Arbeitszeiten automatisch, was Zeit spart.
- Genau: Elektronische Zeiterfassungssysteme sind in der Regel genauer als die manuelle Zeiterfassung.
- Verschiedene Funktionen: Elektronische Zeiterfassungssysteme bieten häufig zusätzliche Funktionen, z. B. Urlaubsverwaltung, Zeitauswertung und Projektzeiterfassung.
Nachteile:
- Mögliche Kosten: Elektronische Zeiterfassungssysteme können teuer sein, insbesondere in der Anschaffung.
- Komplexer in der Bedienung: Elektronische Zeiterfassungssysteme können komplexer in der Bedienung sein als die manuelle Zeiterfassung.
3. PC-basierte Zeiterfassung:
PC-basierte Zeiterfassungssysteme werden auf einem Computer installiert. Mitarbeitende stempeln sich an und ab, indem sie sich an einem PC anmelden oder eine Software nutzen.
Vorteile:
- Einfache Bedienung: PC-basierte Zeiterfassungssysteme sind in der Regel einfach zu bedienen.
- Integration mit anderen Systemen: PC-basierte Zeiterfassungssysteme können mit anderen Systemen, z. B. der Lohnbuchhaltung, integriert werden.
Nachteil:
- Abhängigkeit von einem PC: PC-basierte Zeiterfassungssysteme erfordern einen PC, um die Arbeitszeiten zu erfassen. Insbesondere bei einer mobilen Workforce kann das zu Problemen bei der Arbeitszeiterfassung führen.
4. Mobile Zeiterfassung:
Mobile Zeiterfassungssysteme ermöglichen die Erfassung der Arbeitszeiten mithilfe von Smartphones oder Tablets.
Vorteil:
- Flexibel: Mobile Zeiterfassungssysteme ermöglichen die Erfassung der Arbeitszeiten von überall und zu jeder Zeit. Sie eignen sich daher auch für den Aussendienst oder das Homeoffice.
Nachteile:
- Mögliche Kosten: Mobile Zeiterfassungssysteme können zusätzliche Kosten verursachen, z. B. für mobile Datennutzung.
- Datensicherheit: Bei der Nutzung von mobilen Zeiterfassungssystemen ist die Datensicherheit zu beachten.
5. Biometrische Zeiterfassung:
Biometrische Zeiterfassungssysteme erfassen die Arbeitszeiten mithilfe von biometrischen Merkmalen wie Fingerabdruck oder Gesichtserkennung.
Vorteile:
- Höchste Sicherheit: Biometrische Zeiterfassungssysteme bieten die höchste Sicherheit, da die Mitarbeitenden sich anhand ihrer biometrischen Merkmale identifizieren müssen.
- Eindeutige Identifizierung: Biometrische Zeiterfassungssysteme ermöglichen eine eindeutige Identifizierung der Mitarbeitenden.
Nachteile:
- Kosten: Biometrische Zeiterfassungssysteme sind in der Regel teuer in der Anschaffung und Wartung.
- Ethische Bedenken: Die Nutzung von biometrischen Zeiterfassungssystemen kann ethische Bedenken hervorrufen, z. B. hinsichtlich der Speicherung und Nutzung von biometrischen Daten.
Auswahlkriterien für Zeiterfassungssysteme
Die Auswahl des richtigen Zeiterfassungssystems ist eine wichtige Entscheidung für Unternehmen. Es gibt verschiedene Faktoren, die bei der Auswahl berücksichtigt werden sollten, um ein System zu finden, das den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens entspricht.
1. Unternehmensgrösse und -struktur
Die Grösse und Struktur des Unternehmens spielen eine wichtige Rolle bei der Auswahl eines Zeiterfassungssystems. Hier sind einige Beispiele dafür, wie diese Faktoren die Entscheidung beeinflussen können:
- Kleines Unternehmen mit 10 Mitarbeitenden: Ein kleines Unternehmen mit 10 Mitarbeitenden, das an einem Standort tätig ist, kann mit einem manuellen Zeiterfassungssystem oder einem einfachen elektronischen System gut auskommen.
- Mittleres Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden: Ein mittleres Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden, das an mehreren Standorten tätig ist, benötigt ein elektronisches System mit grundlegenden Funktionen.
- Grosses Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitenden: Ein grosses Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitenden, das an mehreren Standorten tätig ist und komplexe Anforderungen an die Zeiterfassung hat, benötigt ein komplexes System mit vielfältigen Funktionen.
2. Anforderungen an die Zeiterfassung
Die Erfordernisse an die Zeiterfassung variieren von Unternehmen zu Unternehmen. Zu den wichtigsten Anforderungen gehören:
- Abbildung flexibler Arbeitszeiten: Unternehmen mit flexiblen Arbeitszeiten benötigen ein System, das diese Flexibilität abbilden kann.
- Funktionen: Unternehmen sollten sich überlegen, welche Funktionen sie benötigen, z. B. Urlaubsverwaltung, Zeitauswertung und Projektzeiterfassung.
- Schnittstellen: Das Zeiterfassungssystem sollte mit anderen Systemen, z. B. der Lohnbuchhaltung, kompatibel sein.
- Integration mit anderen Systemen: Das Zeiterfassungssystem kann mit anderen Systemen, z. B. einem CRM-System, integriert werden.
3. Budget
Das Budget ist ein wichtiger Faktor bei der Auswahl eines Zeiterfassungssystems. Zu den Kosten, die berücksichtigt werden müssen, gehören:
- Anschaffungskosten: Die Anschaffungskosten für ein Zeiterfassungssystem können stark variieren.
- Laufende Kosten: Es können laufende Kosten für die Nutzung des Systems entstehen, z. B. für Lizenzen oder den Support.
- Wartungskosten: Die Wartungskosten für ein Zeiterfassungssystem können je nach System und Anbieter variieren.
4. Benutzerfreundlichkeit
Die Einfachheit der Bedienung des Zeiterfassungssystems ist wichtig für die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden und Admins. Zu den Faktoren, die in diesem Zusammenhang berücksichtigt werden sollten, gehören:
- Einfache Bedienung: Das System sollte einfach zu bedienen sein, sowohl für Mitarbeitende als auch für Admins. Die Benutzeroberfläche des Systems sollte intuitiv und leicht verständlich sein.
- Schulungsaufwand: Der Schulungsaufwand für die Mitarbeitende sollte so gering wie möglich sein.
5. Datensicherheit
Die Datensicherheit spielt bei der Auswahl eines Zeiterfassungssystems eine wichtige Rolle. Zu den Faktoren, die in diesem Zusammenhang berücksichtigt werden sollten, gehören:
- Schutz sensibler Daten: Das System sollte sensible Daten wie Arbeitszeiten und Urlaubsdaten schützen.
- Compliance mit gesetzlichen Vorgaben: Das System sollte den gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz entsprechen.
Fazit
Die Auswahl des richtigen Zeiterfassungssystems ist eine wichtige Entscheidung für Unternehmen. Denn mit der richtigen Zeiterfassung können Unternehmen ihre Arbeitszeiten effizient erfassen, die Produktivität steigern und die Work-Life-Balance ihrer Mitarbeitenden verbessern.
Es gibt verschiedene Arten von Systemen, mit unterschiedlichen Vor- und Nachteilen. Unternehmen sollten ihre Bedürfnisse und Anforderungen genau analysieren, bevor sie ein System auswählen. Die manuelle Zeiterfassung ist günstig und einfach zu implementieren, aber zeitaufwändig und fehleranfällig. Elektronische Zeiterfassungssysteme sind zeitsparend und genau, können aber teuer sein. PC-basierte Zeiterfassungssysteme sind einfach zu bedienen und können mit anderen Systemen integriert werden, sind aber nicht mobil einsetzbar. Mobile Zeiterfassungssysteme sind flexibel und ortsunabhängig nutzbar, können jedoch zusätzliche Kosten verursachen. Biometrische Zeiterfassungssysteme bieten höchste Sicherheit, sind allerdings teuer und können ethische Bedenken hervorrufen.
Unternehmen sollten ihre Bedürfnisse und Anforderungen genau analysieren. Sie sollten sich überlegen, welche Funktionen sie benötigen, wie viele Mitarbeitende sie haben, an welchen Standorten sie tätig sind und wie hoch ihr Budget ist.
Dabei ist es empfehlenswert, sich vor der Auswahl verschiedene Optionen anzusehen und zu testen, um das beste System für die eigenen Bedürfnisse zu finden.
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