Integration von Zeiterfassungssystemen mit Wearable Tech

Die Zeiterfassung spielt eine wichtige Rolle in der Personalwirtschaft. Sie dient zur Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitenden und ist die Grundlage für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Zudem hilft sie bei der Steuerung von Personalressourcen und der Optimierung von Arbeitsabläufen.

Doch die manuelle Zeiterfassung ist mit Herausforderungen verbunden:

Zeitaufwand: Mitarbeitende müssen ihre Arbeitszeiten manuell in ein System eintragen oder auf Stundenzetteln notieren. Zeiterfassung wird so schnell zur Zeitverschwendung.
Fehleranfälligkeit: Ungenauigkeit, Vergesslichkeit oder gar Betrug – Verlässlichkeit lässt sich nicht mit manueller Zeiterfassung in Einklang bringen.

Mit Wearable Tech – auch Wearables genannt – können Sie diesen Herausforderungen begegnen.

Wearable Tech in der Zeiterfassung

Unter Wearable Tech (deutsch: tragbare Technologie) versteht man elektronische Geräte, die am Körper getragen werden, wie Smartwatches, Fitness-Tracker oder AR-Brillen. Anders als durch manuelle Methoden ermöglichen Wearables die automatische Erfassung von Arbeitszeiten in Echtzeit. Dazu erfassen sie Daten wie Bewegungen und Standort. Diese Daten werden dann an eine Zeiterfassungssoftware übertragen, wo sie ausgewertet und zur Erstellung von Arbeitszeitberichten verwendet werden.

Vorteile:

Automatisierung: Die manuelle Zeiterfassung entfällt, was Zeit und Kosten spart.
Effizienzsteigerung: Manuelle Prozesse werden reduziert, Fehlerquellen minimiert und die Datenerfassung wird in Echtzeit ermöglicht.
Genauigkeit: Die automatische Zeiterfassung durch Wearables ist präziser als manuelle Eingaben und liefert somit zuverlässigere Daten.
Transparenz: Die Daten aus Wearables ermöglichen eine detaillierte Analyse der Arbeitszeit und der damit verbundenen Aktivitäten.
Flexibilität: Wearables bieten mehr Flexibilität für die Mitarbeitenden, da sie ihre Arbeitszeit unterwegs und ohne Stempeluhr erfassen können.
Zusätzliche Funktionen: Wearables können zusätzliche Daten wie Bewegungsdaten und Vitalwerte erfassen, die für die Optimierung der Arbeitsbedingungen und des Gesundheitsmanagements genutzt werden können.

Anwendungsbeispiele von Wearable Tech zur Zeiterfassung

Die Zeiterfassung mit Wearables bietet vielfältige Möglichkeiten, die Arbeitszeit effizient und komfortabel zu erfassen. Hier sind drei beispielhafte Szenarien.

1. Zeiterfassung per Smartwatch:

Sie sind ein Außendienstmitarbeitender und beginnen Ihren Arbeitstag um 8:00 Uhr. Sie tippen auf Ihrer Smartwatch auf die Schaltfläche "Arbeit beginnen". Sie fahren zu Ihrem ersten Kunden und führen dort ein Beratungsgespräch durch. Der Kunde war eher von der schwierigen Sorte, und Sie entscheiden sich jetzt erstmal Nervennahrung zu sich zu nehmen. Sie tippen auf Ihrer Smartwatch auf die Schaltfläche "Pause" und stillen Ihren Hunger. Ehe Sie als nächstes zu einer Kundin fahren, tippen Sie auf Pause beenden, um die Zeiterfassung fortzusetzen. Am Ende des Arbeitstages tippen Sie auf Ihrer Smartwatch auf die Schaltfläche "Arbeit beenden". Die Zeiterfassungssoftware hat Ihre Arbeitszeit erfasst.

2. Zeiterfassung per Fitness-Tracker:

Sie beginnen Ihren Arbeitstag um 8:00 Uhr und starten die Zeiterfassung auf Ihrem Fitnesstracker. Sie arbeiten in einer Fabrik und führen verschiedene körperliche Tätigkeiten aus. Der Fitnesstracker misst auch Ihre Herzfrequenz und Bewegungsintensität während der Arbeit. Um 12:00 Uhr machen Sie eine Pause und unterbrechen die Zeiterfassung auf Ihrem Fitnesstracker. Nach der Pause setzen Sie die Zeiterfassung fort und arbeiten bis 17:00 Uhr. Sie beenden die Zeiterfassung auf Ihrem Fitnesstracker. Der Fitnesstracker hat Ihre Arbeitszeit von 8:00 Uhr bis 17:00 Uhr erfasst. Die Messung der Herzfrequenz und der Bewegungsintensität hilft dem Unternehmen zudem Arbeiten mit hoher körperlicher Belastung zu erkennen. So können Massnahmen ergriffen werden, um gezielt Muskel- und Gelenk-Schäden zu vermeiden.

3. Zeiterfassung per AR-Brille

Sie beginnen Ihren Arbeitstag um 8:00 Uhr, setzen Ihre AR-Brille auf und aktivieren die Zeiterfassung per Sprachbefehl. Während der Arbeit an einem Produkt sehen Sie auf Ihrer AR-Brille die Arbeitsanweisungen. Sie erhalten eine Einblendung, dass es jetzt Zeit für die Mittagspause ist und bestätigen diese erneut per Sprachbefehl. Auch das Ende Ihrer Arbeitszeit wird eingeblendet und nachdem Sie auch dieses mit Ihrer Stimme bestätigen, ist Ihre komplette Arbeitszeit des Tages auch schon erfasst.

Herausforderungen bei der Integration von Zeiterfassungssystemen mit Wearable Tech

Die Integration von Zeiterfassungssystemen mit Wearable Tech bietet Unternehmen viele Vorteile. Allerdings gibt es auch einige Herausforderungen, die gemeistert werden müssen, um die Technologie erfolgreich zu nutzen.

Technische Herausforderungen:

Kompatibilität: Wearable-Tech-Geräte von verschiedenen Herstellern verwenden unterschiedliche Schnittstellen und Protokolle. Es ist wichtig, dass die Zeiterfassungssoftware mit den verwendeten Wearables kompatibel ist.
Datenübertragung: Die Datenübertragung von den Wearables zur Zeiterfassungssoftware muss zuverlässig und sicher erfolgen.
Akkulaufzeit: Wearable-Tech-Geräte haben meist eine begrenzte Akkulaufzeit. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Geräte während der Arbeitszeit nicht leerlaufen.

Datenmanagement:

Datenaufbereitung: Die von den Wearables gesammelten Daten müssen aufbereitet und in die Zeiterfassungssoftware integriert werden.
Datensicherheit: Unternehmen müssen sicherstellen, dass die von den Wearables gesammelten Daten sicher gespeichert und übertragen werden.
Rechtsfragen: Unternehmen sollten sich mit den rechtlichen Rahmenbedingungen für die Nutzung von Wearables am Arbeitsplatz vertraut machen.

Akzeptanz der Mitarbeitenden:

Kontrollbedenken: Mitarbeitende könnten sich durch die Verwendung von Wearables kontrolliert und überwacht fühlen.
Change-Management: Unternehmen müssen eine gute Change-Management-Strategie entwickeln, um die Akzeptanz der Mitarbeitenden für die neue Technologie zu fördern.

Auswahl der richtigen Wearable-Tech-Lösung

Bei der Einführung einer Wearable-Tech-Lösung sollten die aufgelisteten Herausforderungen mitbedacht werden. Die folgende Checkliste berücksichtigt diese Punkte und hilft Ihnen, die richtige Auswahl zu treffen:

Branche und Unternehmensgrösse:

Welche spezifischen Anforderungen an die Zeiterfassung gibt es in Ihrer Branche? Und werden diese durch die Integration der Lösung erfüllt?
Passt die Lösung zur Anzahl Ihrer Mitarbeitenden?
Arbeiten Ihre Mitarbeitenden mobil? Wie funktionell ist die Lösung dann?

Einsatzbedingungen:

Unter welchen Bedingungen werden die Wearables eingesetzt und ist die Lösung dafür geeignet (z.B. in rauen Umgebungen)?
Welche Aufgaben haben Ihre Mitarbeitenden? Schafft die Lösung vielleicht einen Mehrwert?
Tragen Ihre Mitarbeitenden bereits andere Wearables (z.B. Fitness-Tracker)? Gibt es vielleicht eine kompatible Software-Lösung (App) oder muss ein zusätzliches Gerät angeschafft werden?
Sind Ihre Mitarbeitenden technikaffin? Wie hoch ist der Schulungsbedarf?

Gewünschter Mehrwert:

Welche Vorteile erwarten Sie sich von der Einführung der Wearables? Werden diese Erwartungen erfüllt?
Lässt sich durch die Lösung die Zeiterfassung wirklich effizienter gestalten?
Erfüllt die Lösung zusätzlich gewünschte Funktionen wie eine Zutrittskontrolle oder die Aufzeichnung und Analyse von Gesundheitsdaten?
Bietet die Lösung die Möglichkeit, individuelle Anpassungen vorzunehmen?

Langlebigkeit:

Wie hoch ist die Lebensdauer der Wearables?
Wie lange halten die Akkus oder Batterien?
Bietet der Anbieter eine Garantie oder Gewährleistung?

Bedienkomfort:

Ist die Bedienung der Wearables einfach und intuitiv?
Ist die Benutzeroberfläche in der Landessprache verfügbar?
Soll die Bedienung an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst werden können? Inwieweit ist das durch die Lösung möglich?

Kosten:

Welche Anschaffungskosten fallen für die Wearables an?
Gibt es laufende Kosten für die Nutzung der Software oder die Wartung der Wearables?
Stehen die Kosten in einem vernünftigen Verhältnis zum erwarteten Nutzen der Lösung?

Anbindung und Integration:

Ist die Lösung mit Ihrer vorhandenen Zeiterfassungssoftware kompatibel?
Bietet der Anbieter eine offene Schnittstelle für die Integration?
Wie einfach ist die Anbindung der Wearables an die Software?
Sind die Wearables mit anderen Systemen in Ihrem Unternehmen kompatibel (z.B. HR-Software, ERP-System)?
Bietet der Anbieter im Bedarfsfall Unterstützung bei der Integration der Wearables mit anderen Systemen?

Datensicherheit und Compliance

Wie werden die Wearables vor unbefugtem Zugriff geschützt? Welche Verfahren werden zur Authentifizierung und Autorisierung verwendet? Sind diese Schutzmechanismen ausreichend?
Werden die Daten auf den Wearables und in der Software verschlüsselt? Welche Verschlüsselungsstandards werden verwendet? Reichen diese aus?
Werden die Daten auf den Wearables und in der Software automatisch und oft genug gesichert?
Wo werden die Datensicherungen gespeichert? Sind die Daten dort sicher?
Werden branchenspezifische Compliance-Vorgaben erfüllt?
Ergreift der Anbieter Massnahmen, um die Einhaltung dieser Vorgaben auch bei Änderungen der Vorschriften zu gewährleisten?

So integrieren Sie Wearable Tech in Ihr Unternehmen

Nachdem Sie mithilfe der Checkliste das richtige Gerät ausgewählt haben, geht es an die konkrete Integration. So sollten Sie dabei vorgehen:

Die Einführung von Wearables sollte mit den Mitarbeitenden besprochen werden. Informieren Sie diese frühzeitig und umfassend – auch um eventuelle Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und der Kontrolle aus dem Weg zu räumen.
Führen Sie ein Pilotprojekt mit einer kleinen Gruppe von Mitarbeitenden durch, um die Akzeptanz und die Praxistauglichkeit der Lösung zu testen.
Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden.

Die Schulung der Mitarbeitenden

Wichtig ist, dass die Mitarbeitenden vor der Einführung der Wearables ausreichend geschult werden. Die Schulung sollte auf die folgenden Punkte eingehen:

Funktionen der Zeiterfassungssoftware:

Wie erfassen die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten mit der Software?
Wie beantragen die Mitarbeitenden Urlaub und Überstunden?
Wie können die Mitarbeitenden ihre Zeiterfassung selbstständig verwalten?

Bedienung der Wearables:

Wie werden die Wearables angelegt und bedient?
Welche Funktionen stehen den Mitarbeitenden zur Verfügung?
Wo finden die Mitarbeitenden Hilfe und Support bei Fragen zur Bedienung?

Troubleshooting:

Was ist, wenn die Wearables nicht funktionieren?
Was ist, wenn die Software nicht richtig funktioniert?
Wo finden die Mitarbeitenden Hilfe und Support bei technischen Problemen?

Datensicherheit und Compliance:

Wie schützen die Mitarbeitenden ihre Daten auf den Wearables?
Welche Sicherheitsregeln müssen die Mitarbeitenden beachten?
An wen können sich die Mitarbeitenden wenden, wenn sie Fragen zur Datensicherheit haben?

Fazit

Die Integration von Wearable Tech zur Zeiterfassung bietet ein grosses Potenzial für die Optimierung von Zeiterfassungsprozessen und die Gewinnung wertvoller Erkenntnisse. Unternehmen sollten jedoch die damit verbundenen Herausforderungen bereits bei der Auswahl der richtigen Lösung berücksichtigen und vor der Integration passende Schulungen anbieten.