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Detailinformationen zum proles Release 4

Christian Königsdorfer
Montag, 2. Dezember 2019

In wenigen Tagen ist es soweit. Am 7. Dezember 2019 geht unser Release 4 live. Wir haben bereits darüber berichtet: Ankündigung proles Release 4 - neue Benutzeroberfläche, Funktionspakete und Preise.

In diesem Blogbeitrag stellen wir die Änderungen mit dem neuen Release vor. Dabei geht es vor allem um die Anpassungen in der Software. Am Schluss dieses Blogbeitrags haben wir die durch Sie auszuführenden Einrichtungsarbeiten zusammengefasst.

Für andere Veränderungen wie die neuen Funktionspakete sowie das neue Preismodell verweisen wir auf den letzten Blogbeitrag sowie die Preisinformationen auf unserer Website.

Einleitung

Zur Erinnerung: Die Installation wird am nächsten Samstag, 7. Dezember 2019 stattfinden (ca. 08:00-17:00 Uhr). Während dieser Zeit steht Ihnen proles nicht zur Verfügung.

Die Änderungen in der Software betreffen die folgenden Elemente:

  • Neue Benutzeroberfläche
  • Neues Navigationskonzept
  • Neue Dashboards

Was verändert sich nicht:

  • Alle Ihre persönlichen Daten und Einstellungen bleiben selbstverständlich erhalten.
  • Die Bedienung der Funktionen bleibt wie gehabt, die Darstellung erfolgt jedoch im neuen Design.

Neue Benutzeroberfläche (GUI)

proles - Release 4 - Dashboard - Mein proles

Anordnung der Elemente

Wir haben aufgeräumt. Die Sidebar auf der rechten Seite wird aufgehoben, auch die Navigation im oberen Bereich verschwindet. Alle Elemente erhalten neue Plätze in der Software.

Design und Farbgebung

Das Design wird modernisiert. Es steht mehr weisse Fläche zur Verfügung und die Farbgebung wird reduziert. Alle Icons werden erneuert und den Feldern mehr Platz eingeräumt.

Neues Navigationskonzept und Positionierung der Elemente

Die grösste Veränderung im neuen Release betrifft die Navigation sowie die Positionierung weiterer wichtiger Elemente.

Navigation

proles - Release 4 - Navigation - Beispielansicht mit Profil User

  • Die Navigation über die Anwendungen und Funktionen sowie die Favoriten werden im linken Bereich angezeigt. Es sind nur noch diejenigen Funktionen sichtbar, für welche der eingeloggte Mitarbeitende berechtigt ist.
  • Die Navigation kann generell eingeblendet bleiben oder über ein Icon minimiert werden - so wird diese nur aufgeklappt, wenn der Mauszeiger darüber geführt wird.
  • Die Schnellsuche bleibt erhalten, wird aber neu oben links neben dem Icon zum Auf-/Zuklappen des Navigationsbereichs angezeigt. Nach dem Login in proles steht der Cursor in diesem Feld. Sie können ohne Benutzung der Maus direkt mit der Texteingabe für den Aufruf einer Funktion beginnen.

Mitarbeiter

proles - Release 4 - Mitarbeiter Schnellauswahl

Mit einem Klick auf den Namen des eingeloggten Mitarbeitenden finden Sie je nach Berechtigungen weitere Funktionen wie die Mitarbeiterliste, die Passwortänderung oder Informationen zu Ihrem Mandanten.

Notifikationselement

Neu steht oben rechts ein Notifikationselement zur Verfügung (Glocke). Dieses Element wird entweder grau (keine aktuelle Notifikation) oder rot (neue Notifikation) dargestellt. Folgende Inhalte stehen abhängig von den erteilen Berechtigungen zur Verfügung:

Mitteilungen

proles - Release 4 - Notifikation Mitteilungen

Über diese Funktion können wie bisher intern Nachrichten publiziert werden. Die Mitteilungen werden neu in diesem Bereich angezeigt. Der Link «Einstellungen» führt zur entsprechenden Funktion, wo Sie die einzelnen Mitteilungen bearbeiten können.

Ferienwünsche

proles - Release 4 - Notifikation Ferienwünsche

Wenn Ihre Mitarbeitenden Ferien mittels Ferienwunsch beantragen, werden die Wünsche in diesem Bereich angezeigt. Sie können die Anträge direkt hier annehmen oder ablehnen.

Geburtstage

proles - Release 4 - Notifikation Geburtstage

In diesem Bereich werden Sie über die anstehenden Geburtstage von Mitarbeitenden und ev. Personen aus den prolesCRM-Kontakten informiert. Über die «Einstellungen» können Sie definieren, welche Geburtstage Sie angezeigt haben möchten.

Präsenzanzeige

proles - Release 4 - Präsenzanzeige

Mit Klick auf das Icon «Präsenzanzeige» wird Ihnen eine Liste mit dem Präsenzstatus pro Mitarbeitenden angezeigt. So erfahren Sie, wer aktuell ausgeloggt, eingeloggt oder besetzt ist. In den Einstellungen können Sie definieren, welche Mitarbeitenden in der Präsenzanzeige sichtbar werden sollen.

prolesSupport

Wir haben die Icons für den Aufruf unserer Support-Website aus allen Funktionen entfernt. Der Link steht jederzeit direkt in der Navigation als unterster Menüpunkt zur Verfügung.

Einstellungen

proles - Release 4 - Einstellungen

Alle Helferfunktionen haben wir in einer neuen Übersichtsseite zusammengefasst. Diese Seite wird in den meisten Fällen nur für Administratoren zur Verfügung stehen. Natürlich können Sie über die Funktionsberechtigungen den Zugriff auf alle oder einige der Funktionen gewähren.

Neue Dashboards

Wir haben mit Release 4 komplett neue Dashboards entwickelt. Abhängig von den Berechtigungen des eingeloggten Mitarbeitenden und der Paketwahl werden eines oder bis zu vier Dashboards angezeigt. Mit der neuen Struktur haben wir die Grundlage für einen weiteren Ausbau der grafisch aufbereiteten Daten in der Zukunft gelegt. Die Dashboards sind in folgende Themen aufgeteilt:

Mein proles

proles - Release 4 - Dashboard - Mein proles

Persönliche Informationen, wie der aktuelle persönliche Zeit- und Feriensaldo oder die Soll- und Ist-Stunden per heute, diesen Monat und über das aktuelle Jahr. Zudem werden die heutigen Zeit- und Spesenerfassungen sowie das Notizenfeld gezeigt.

Projekte

proles - Release 4 - Dashboard - Projekte

Projektorientierte Auswertungen wie die Projektstundenüberwachung sowie die Ist-Stunden nach Verrechenbarkeit.

Mitarbeiter

proles - Release 4 - Dashboard - Mitarbeiter

Auswertungen über Zeit- und Feriensaldi mehrerer Mitarbeitenden (bspw. Teams) sowie eine Kapazitätsübersicht. Das Widget «Feriensaldi in Stunden» wird doppelt ausgegeben: Einmal mit Stichtag heute, einmal mit Stichtag per Ende Jahr.

Aufgaben

proles - Release 4 - Dashboard - Aufgaben

Auflistungen der offenen Pendenzen aus prolesCRM und Wiederkehrende Arbeiten.

Einstellungen

proles - Release 4 - Widget konfigurieren - Aufruf

proles - Release 4 - Widget konfigurieren

In fast allen Widgets wird oben rechts ein Icon «Einstellungen» angezeigt (bei Mouseover). Je nach Widget werden unterschiedliche Optionen für die Einschränkung der angezeigten Informationen angeboten.

  • Allgemeine Einstellungen: Hier können Sie bspw. den Titel des Widgets individualisieren.
  • Kunden & Projekte: In diesem Reiter wählen Sie kunden- oder projektbezogene Selektionen aus.
  • Mitarbeiter: Wählen Sie hier bspw. eine Mitarbeitergruppe oder einzelne Mitarbeitende aus.
  • Zeiterfassungen: Hier selektieren Sie z.B. effektive Stunden / Stunden für die Faktur oder einen Datumsbereich.

Einrichtungsarbeiten

Einige Einrichtungsarbeiten sind durch Sie oder Ihre Mitarbeitenden vorzunehmen.

Neue URL (Link in Browser-Favoriten anpassen)

Mit dem neuen Release wird auch die Serverinfrastruktur erneuert. proles und Ihre Daten werden mit Release 4 in einem hochsicheren und modernen Rechenzentrum in der Region Zürich gehostet. Darum ist proles unter einer neuen Adresse erreichbar.

Bitte aktualisieren Sie Ihren Link in den Favoriten Ihres Browsers mit der folgenden URL: https://www.app.proles.ch.

prolesMobile erreichen Sie auf Ihrem Smartphone über: https://www.app.proles.ch/mobile.

Die neuen Links sind ab dem 7. Dezember 2019 erreichbar (nach Abschluss der Installationsarbeiten).

Favoriten einrichten

Um die Übersichtlichkeit weiter zu erhöhen stehen mir Release 4 nur noch die wichtigsten Funktionen in der Favoritenauswahl zur Verfügung. Ihre bestehenden Favoriten wurden übernommen, soweit diese nach wie vor angeboten werden. Wir empfehlen Ihnen, Ihren persönlichen Favoriteneinstellungen zu überarbeiten (wählen Sie hier nur Funktionen aus, mit welchen Sie täglich arbeiten - für alle anderen Funktionen steht Ihnen die Schnellsuche oder die Navigation zur Verfügung).

Dashboards: Berechtigungen für neue Widgets

Viele Widgets wurden mit den bestehenden Berechtigungen übernommen. Für folgende Widgets müssen den Mitarbeitenden mit Profil «User» die Berechtigungen erteilt werden:

  • Dashboard «Mein proles»: Zeitsaldo, Feriensaldo, Soll- und Ist-Stunden.
  • Dashboard «Projekte»: Projektstundenüberwachung.
  • Dashboard «Mitarbeiter»: Keine neuen Widgets.
  • Dashboard «Aufgaben»: Wiederkehrende Arbeiten.

Link-Widget

Die mit Release 3 zur Verfügung stehenden Link-Widgets werden nicht mehr unterstützt. Diese Funktionalität wird durch die aktuellen Browser mittels Favoriten-Konzept ausreichend abgedeckt. Falls Sie aktuell Link-Widgets eingerichtet haben, empfehlen wir Ihnen diese so definierten Links als Browser-Favoriten einzurichten (diese Einrichtung müssen Sie bis am Freitag, 06.12.19 erledigen - nach der Live-Setzung von Release 4 sind die Link-Widgets nicht mehr sichtbar).

Neue IP-Adresse (für die Verwendung des eigenen eMail-Servers für die Fakturierung per eMail)

Wenn Sie für den Versand der Fakturen per eMail Ihren eigenen eMail-Server verwenden, müssen Sie eventuell (je nach Sicherheitseinstellungen auf Ihrem Server) die neue IP-Adresse von proles hinterlegen. Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall unseren Support.

Wie geht es weiter?

Eine Schulung Ihrer Mitarbeitenden ist nicht notwendig. Wir sind überzeugt, dass die Bedienung der Software mit dem neuen Release noch intuitiver wird und sich die Mitarbeitenden sofort zurechtfinden.

Als Hilfestellung empfehlen wir Ihnen, Ihren Mitarbeitenden diesen Blogbeitrag und den Link zu den beiden Videos «Benutzeroberfläche und Navigation» sowie «Dashboards» zur Verfügung zu stellen.

Nach Abschluss der Installationsarbeiten vom nächsten Samstag werden wir Sie per eMail informieren. Abonnieren Sie unseren Newsletter um auf dem Laufenden zu bleiben.

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