Mit diesem Eintrag wollen wir Ihnen eine kurze Einführung in die Projektmanagement-Software proles geben und Ihnen den Einstieg erleichtern. Sie lernen, wie Sie mit proles ein Projekt anlegen, Arbeitszeit und Spesen erfassen, das Projekt überwachen, sowie eine Faktur erstellen.
Mit dem integrierten Support-Center prolesSupport (www.support.proles.ch) haben Sie immer die Möglichkeit, Informationen über bestimmte Funktionen nachzuschlagen. Sollten Sie in prolesSupport keine Lösung für Ihr Problem finden, sind wir persönlich für Sie da.
Die Testumgebungen werden mit Beispieldaten eingerichtet. Dies ermöglicht Ihnen einen schnellen und möglichst realitätsnahen Start der Arbeit mit proles. Bei der Aufnahme der produktiven Arbeit mit proles werden diese Beispieldaten wieder gelöscht.
In einem ersten Schritt melden Sie sich im System an: https://www.app2.proles.ch.
Die Zugangsdaten haben Sie bei der Eröffnung des Testzugangs von uns per eMail erhalten. Geben Sie den Benutzernamen sowie das Passwort ein und klicken „OK“.
Nach dem Login wird die proles-Startseite gezeigt.
Damit Sie sich ein Bild der gesamten Funktionalität von proles machen können, haben Sie mit dem Testzugang Administratorenrechte; d.h. Sie sind für alle Funktionen und Inhalte berechtigt. Selbstverständlich können Sie weitere Mitarbeiter erfassen und entsprechende Berechtigungen vergeben. Viele Ihrer Mitarbeiter benötigen z.B. vermutlich hauptsächlich die Funktion zur Zeiterfassung.
Über das Hauptmenu im oberen Bildteil haben Sie direkten Zugriff auf alle Funktionen von proles. Pro Anwendung (z.B. Planung) werden beim Mouseover die zugehörigen Funktionen angezeigt. Ihre Funktionsfavoriten können Sie über die Links im rechten Bildteil (Sidebar) anwählen.
In allen proles-Funktionen finden Sie immer wieder dieselben Icons für oft benötigte Aktionen. Nachfolgend sind die wichtigsten Icons kurz beschrieben:
Wählen Sie unter „Planung“ die Funktion „Projektverwaltung“.
Hier wird eine Übersicht der bereits erfassten Projekte gezeigt. Auf der obersten Stufe wird der Kunde erfasst. Zu jedem Kunden können Sie mehrere Projekte erfassen. Jedes Projekt wird in einzelne Aktivitäten unterteilt. Pro Aktivität können Sie die entsprechenden Mitarbeiter zuteilen (inkl. Vorgabe der Sollstunden). Die Mitarbeiter können Sie im Modul „Setup“ erfassen.
Die Projektstruktur präsentiert sich folgendermassen: Kunde ==> Projekt ==> Aktivität ==> Mitarbeiterzuordnung.
Es besteht die Möglichkeit, zusätzliche Stufen einzublenden (z.B. Teilprojekte) – nehmen Sie mit uns Kontakt auf, sodass wir Ihre gewünschte Projektstruktur optimal einrichten können.
Klicken Sie in der Projektverwaltung auf den Link „Neuer Kunde“ ==> die Eingabemaske für die Erfassung wird angezeigt.
Hier können Sie sämtliche Angaben zum neuen Kunden erfassen (inkl. der Adresse für die Faktur).
Zum Abschluss speichern Sie die getätigten Eingaben mit dem Speichern-Icon.
Nach der Kundenerfassung wird wieder die Projekt Übersicht gezeigt. Der neue Kunde ist nun in der Baumdarstellung ersichtlich.
Jetzt können Sie zum Kunden ein Projekt erfassen (Link „Neues Projekt“). Anschliessend erfassen Sie eine oder mehrere Aktivitäten innerhalb des Projekts. Zum Abschluss müssen Sie die Mitarbeiterzuordnungen zu den Aktivitäten vornehmen. Diese Zuordnungen sind die Basis für die Zeiterfassung.
Wenn Sie bereits ein ähnlich strukturiertes Projekt angelegt haben (z.B. ein Vorlagenprojekt), können Sie dieses auch kopieren. Verwenden Sie dazu im Projekt-Detailbild das Icon „Kopieren“.
Die weiteren Schritte haben wir in einer detaillierten Anleitung zusammengefasst:
Wenn Sie noch keinen Zugang zur Projektmanagement-Software proles haben, können Sie gerne unverbindlich einen Testzugang erstellen:
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