Warum sollten Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber Ihre Arbeitszeiterfassung digitalisieren? Ihr bisheriges analoges System funktioniert doch gut so, wie es ist, oder nicht? Die Antwort ist einfach: Mit einer Investition in die digitale Zeiterfassung profitiert Ihr Unternehmen langfristig von mehr Zeit und Geld. Um Ihnen das zu verdeutlichen, stellen wir Ihnen 5 Fakten vor, die Sie wahrscheinlich noch nicht kennen.
In der heutigen Arbeitswelt spielen digitale Systeme eine immer wichtigere Rolle bei der Erfassung von Arbeitszeiten. Moderne Arbeitszeiterfassungen ermöglichen es Ihrem Unternehmen, die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden minutengenau zu ermitteln und somit eine präzise Abrechnung zu gewährleisten. Darüber hinaus bieten digitale Zeiterfassungssysteme auch Funktionen zur Analyse von Arbeitszeiten, was Ihrem Unternehmen hilft, Schwachstellen aufzudecken, Effizienzsteigerungen vorzunehmen und die Produktivität zu optimieren. SaaS-Zeiterfassungen eignen sich hervorragend für eine effiziente Arbeitszeitplanung und -organisation.
Durch den Einsatz eines digitalen Arbeitszeiterfassungssystems entfällt das mühsame manuelle Erfassen und Auswerten von Stundenzetteln, was Zeit und Ressourcen spart. Ihre Mitarbeitenden können ihre Arbeitszeiten beispielsweise per App oder Webportal bearbeiten und/oder einsehen. Gerade in Hinblick auf verschiedene Arbeitszeitmodelle wird vor allem die Arbeit Ihrer Lohnabteilung dadurch massiv vereinfacht.
Dank der Möglichkeit zur stetigen Einsicht der Zeiterfassung entsteht eine verbesserte Transparenz. Automatisierte Prozesse reduzieren das Risiko von Missverständnissen. Aus Ihrer Sicht als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin ist die tägliche Kontrolle des geleisteten Arbeitssolls gewährleistet.
Mobile Zeiterfassungssysteme revolutionieren die Arbeitswelt, indem sie es Ihren Mitarbeitenden ermöglichen, Arbeitszeiten flexibel und ortsunabhängig zu erfassen. Dies ist besonders nützlich, wenn Ihr Unternehmen Mitarbeitende beschäftigt, die Remote oder im Aussendienst tätig sind. Sie als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin können genau verfolgen, wie viel Zeit an verschiedenen Standorten verbracht wird. Die mobile Zeiterfassung generiert eine effiziente Abrechnung von Projektzeiten und bietet Ihrem Unternehmen einen transparenten Überblick über die geleistete Arbeit aller Betriebsangehörigen.
In Zeiten von New Work werden die Rufe der Arbeitnehmenden nach alternativen Arbeitsmodellen lauter. Homeoffice, Telearbeit oder Hybrid-Arbeitsmodelle stehen hoch im Kurs. Auch die KMU in der Schweiz geraten dadurch unter Zugzwang. Eventuell hat auch Ihre Führungsebene Bedenken, ob diese neuen Freiheiten der Angestellten mit einer Reduzierung der Produktivität einhergehen, da Ihrem Unternehmen die Kontrolle fehlt. In vielen Betrieben werden ortsunabhängige Arbeitsplätze durch die Zeiterfassung (SaaS) somit überhaupt erst möglich. Egal für welches Remote-Arbeitszeitmodell Sie sich entscheiden, Sie behalten den Überblick über Ihre Mitarbeitenden. Vor allem für Angestellte, die täglich 8 Stunden im Büro verbringen, sind dadurch (fast) alle New-Work- und Arbeitszeitmodelle denkbar.
Mit einer digitalen Arbeitszeiterfassung kann Ihr Unternehmen neben der effizienten Erfassung von Überstunden auch Pausenzeiten und Spesen besser verwalten. Mit analogen Erfassungssystemen müssen Sie sich meist auf die Richtigkeit der Angaben Ihrer Angestellten verlassen und haben kaum Möglichkeiten zur Kontrolle. Die automatische und genaue Aufzeichnung liefert Ihnen ermittelte Fakten statt einseitiger Angaben. Die exakte Erfassung der Pausenzeiten vereinfacht die Einhaltung der Arbeitszeitgesetze. Erfasste Spesen wie Reisekosten oder Verpflegungsmehraufwand erleichtern die Kostenabrechnung für Ihr gesamtes Unternehmen. Darüber hinaus können Sie und Ihre Angestellten auch die Urlaubsansprüche in Echtzeit nachvollziehen.
Manuelle Eingaben und insbesondere handschriftliche Aufzeichnungen beinhalten ein grosses Fehlerpotenzial. Denn Irren ist bekannterweise menschlich – selbst Ihren besten Mitarbeitenden unterlaufen Fehler. Zu allem Überfluss werden fehlerhafte Arbeitszeitangaben von Angestellten nicht selten mit Manipulationsvorwürfen gleichgesetzt. Ihr Unternehmen erspart sich diese Konflikte, indem Sie auf eine SaaS-Zeiterfassung setzen. RFID-Chips, QR-Codes und/oder die passende App minimieren nachweislich das Fehler- und Streitpotenzial in Ihrem Unternehmen. Durch den Einsatz digitaler Zeiterfassungssysteme verbessert Ihr Unternehmen die Genauigkeit und die Integrität Ihrer Daten.
Eine weitere Arbeitserleichterung mit digitalen Zeiterfassungssystemen bietet die automatische Berechnung von Arbeitszeitkonten. Falls in Ihrer Lohnabteilung Überstunden und Salden noch mithilfe von Exceltabellen berechnet werden, verschenken Sie Arbeitszeit. Die SaaS-Zeiterfassung erledigt die monatliche Lohnabrechnung nahezu von allein. Das System kennt die Arbeitszeitmodelle und die exakte Arbeitszeit eines jeden Mitarbeitenden – was wollen Sie mehr? Ihre Lohnabteilung muss die ermittelten Daten lediglich auf Plausibilität prüfen, anstatt sie alle einzeln einzugeben.
Cloudbasierte Softwarelösungen sind der digitale Massstab unserer Zeit. Arbeiten Sie sorgenfrei in der Cloud und greifen Sie rund um die Uhr von autorisierten Arbeitsplätzen auf die von Ihnen gewünschten Daten zu. Mit einer SaaS-Zeiterfassung gewährleisten Sie eine lückenlose Dokumentation. Bei vertrauenswürdigen Anbietern wie proles kümmern sich Schweizer Provider zuverlässig um Ihre Daten. Dank des Cloud-Betriebs entfallen zusätzlich teure Investitionen in Hardware und aufwändige Installationen von neuen Softwareversionen. Ein Standard-Webbrowser genügt, um Ihre Datensicherheit im Unternehmen zu ermöglichen.
Ihre Arbeitnehmenden profitieren von der SaaS-Zeiterfassung genauso wie Sie. Alle Angestellten können ohne Hilfe Ihrer Systemverantwortlichen jederzeit die eigenen Arbeitszeiten online nachvollziehen. Lästige Streitigkeiten über zu viel oder zu wenig geleistete Arbeitsstunden gehören dadurch der Vergangenheit an.
Durch die Implementierung neuer Arbeitszeitmodelle mit digitaler Zeiterfassung können Sie Ihren Mitarbeitenden helfen, eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen. Indem Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten flexibler gestalten können, zum Beispiel durch Gleitzeit oder Homeoffice, haben sie mehr Freiraum für persönliche Aktivitäten und Familie. Dies führt zu einer höheren Zufriedenheit am Arbeitsplatz und steigert die Motivation und die Produktivität. Unternehmen wie Google und Microsoft haben die Effektivität dieser Vorgehensweise in der Praxis nachgewiesen.
Durch den Einsatz digitaler Zeiterfassungssysteme reduzieren Ihre Mitarbeitenden effizient administrative Aufgaben wie das manuelle Ausfüllen von Stundenzetteln oder das Tracking von Projektzeiten. Dies ermöglicht es ihnen, sich verstärkt auf die Kernkompetenzen ihrer Branche zu konzentrieren. Insbesondere Ihre Lohnabteilung wird Ihnen dankbar sein für die Arbeitserleichterung mit der digitalen Arbeitszeiterfassung.
Moderne Zeiterfassungssysteme bieten die Möglichkeit, nahtlos mit verschiedenen HR-Softwarelösungen und anderen Systemen zu interagieren. Egal, ob in der Logistik, im Controlling oder in der Qualitätssicherung – sämtliche Softwarelösungen aller Unternehmensbereiche können mit den Zeiterfassungsdaten kombiniert werden. Sie können Ihr Zeiterfassungssystem sogar mit Zugangskontrollsystemen verbinden, um den Zutritt zu bestimmten Bereichen basierend auf den erfassten Arbeitszeiten zu regeln. Diese Integrationen ermöglichen es Ihrem Unternehmen, Prozesse zu optimieren und die Verwaltung von Mitarbeiterdaten zu vereinfachen.
Die Integration von Zeiterfassungsdaten in die Lohnabrechnungssysteme ist nahezu essenziell. Um eine präzise und effiziente Abrechnung der Arbeitsstunden zu gewährleisten, sollte Ihr neues digitales Zeiterfassungssystem kompatibel mit Ihren bisherigen Systemen sein. Die Verbindung mit bekannten Lohnabrechnungssystemen stellen für moderne Zeiterfassungssysteme keine Hürde dar. Doch selbst, falls Ihre Lohnabteilung mit einer anderen Software arbeitet, finden sich in den meisten Fällen Möglichkeiten zur Kombination. Gleiches gilt für Projektmanagementsysteme. proles bietet Ihnen gerne massgeschneiderte Lösungen an.
Dank der SaaS-Zeiterfassung lässt sich in Ihrem Unternehmen die Automatisierung von Workflows und Abläufen ermöglichen. Mit der digitalen Arbeitszeiterfassung erhalten Sie den bestmöglichen Überblick über die zeitintensiven Arbeitsvorgänge Ihres Unternehmens. Auf Basis dieser analysierten Daten können Sie gezielt Baustellen erkennen und beseitigen.
So steigert Ihr Unternehmen die Produktivität und vermeidet Überstunden. Mithilfe der modernen Zeiterfassung können Sie hervorragend Prozesse optimieren. Ihr Unternehmen arbeitet effizienter.
Die digitale Arbeitszeiterfassung hat zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden. Zum einen ermöglicht sie eine präzise Erfassung der Arbeitszeiten, was zu einer effizienteren Arbeitszeitplanung führt. Darüber hinaus können durch automatisierte Prozesse Fehler minimiert und administrative Aufwände reduziert werden. Für Arbeitnehmende bietet die digitale Zeiterfassung oft mehr Flexibilität, da Überstunden oder Urlaubstage einfach verwaltet werden können.
Schweizer Unternehmen sollten die Einführung eines digitalen Systems in Betracht ziehen, um ihre Effizienz zu steigern und wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein Beispiel hierfür wäre die Implementierung von Cloud-Lösungen, um Daten sicher zu speichern und von überall aus darauf zuzugreifen. Ihr Unternehmen gewinnt wichtige Erkenntnisse aus den Daten und kann dadurch fundierte Geschäftsentscheidungen treffen. Digitalisierung optimiert Arbeitsprozesse und senkt die Kosten.
Bei der Auswahl eines geeigneten Systems für ein Unternehmen müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass es den individuellen Anforderungen entspricht. Berücksichtigen Sie die Skalierbarkeit des digitalen Zeiterfassungssystems, um zukünftiges Wachstum zu ermöglichen. Die Benutzerfreundlichkeit und Integration mit bereits vorhandenen Systemen spielen ebenfalls eine wichtige Rolle. Ein weiterer Aspekt ist die Sicherheit des Systems, insbesondere wenn vertrauliche Daten verarbeitet werden. Cloudbasierte Softwarelösungen gelten als sicher und datenschutzkonform.
Insgesamt bietet eine digitale Arbeitszeiterfassung eine zuverlässige Lösung für eine transparente und effektive Zeit- und Kostenverwaltung.
Kurz und knapp: Ihr Unternehmen spart langfristig Zeit und Geld.
