Login
Testzugang
Menu
Login
Testzugang

Projekt oder nicht Projekt, das ist hier die Frage

Simon Grenacher
Montag, 25. Februar 2019

Ob es um die Erstellung des nächsten Quartalsabschlusses geht, um die Umsetzung des Marketingplanes, um die Evaluation einer neuen Projektmanagement-Software oder um die Erstellung einer umfassenden Planung für den Bau eines Einkaufszentrums eines Kunden, alle reden von Projekten. Doch sind das auch wirklich alles Projekte? Und, wieso spielt das überhaupt eine Rolle, wie wir diese Vorhaben bezeichnen?

Soviel schon vorweg: Es spielt nicht selten eine ganz entscheidende Rolle, denn Erfolg und Misserfolg eines Vorhabens hängen stark davon ab, ob wir es als Projekt oder eben nicht als ein solches behandeln – und damit auch so benennen.

Wenn hingegen ein Vorhaben kein Projekt ist, dann ist es ein Prozess. Daher unterscheide ich in der Folge das Projekt vom Prozess.

Ebenfalls wichtig: Dienstleister arbeiten naturgemäss projektbezogen. Was allerdings nicht heisst, dass alles, was Dienstleister zu bewältigen haben, auch Projekte sind. Auch im Dienstleistungsunternehmen gibt es zwei Arbeits- und Organisationsformen. Die Stamm- und die Projektorganisation. Die Stammorganisation kümmert sich um Aufgaben mit Prozesscharakter und um Routineaufgaben (z.B. Buchhaltung, Personalrekrutierung, Administration, etc.), die Projektorganisation hingegen um Projekte.

Was ist ein Projekt und wofür eignet es sich (nicht)?

Ein Projekt ist ein zielgerichtetes und eher individuelles Vorhaben. Zu seine Erreichung wird mittels Projektmanagement ein dezidierter Plan erstellt. Die hohe Individualität oder gar Einzigartigkeit des Zieles unterscheidet das Projekt ganz klar von einem Prozess. Projekte bringen also in der Regel Neues, Prozesse hingegen bringen schon mal Dagewesenes hervor.

DIN 69901 sagt zu einem Projekt: «Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Bedingungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation.» Auch die DIN-Norm konzentriert sich also stark auf das Kriterium der Einmaligkeit (bzw. Individualität) und attestiert einem Vorhaben dann Projektcharakter, wenn es ein einzigartiges Ziel verfolgt.

Darüber hinaus zeichnet sich ein Projekt über folgende Merkmale aus:

  • Es verfolgt ein klar definiertes Ziel mit entsprechend spezifischen Zielvorgaben.
  • Es ist zeitlich befristet, d.h. das Projekt verfügt über ein Verfalldatum.
  • Es verfolgt eher neue Aufgabenstellungen, Innovatives, Neuartiges, etwas noch nie Dagewesenes.
  • Es beinhaltet stets grosse Unsicherheiten und Risiken.
  • Es muss (fast immer) mit klar begrenzten Ressourcen (finanziell, personell, etc.) umgehen.
  • Sehr oft bedient sich das Projekt einer interdisziplinären Organisation.
  • Ganz zentral: In einem Projekt entsteht immer ein hohes Mass an Komplexität.

Geht es beim beabsichtigen Vorhaben also um die Kreation von etwas Neuem in hoher Komplexität mittels einer interdisziplinären Organisation, so sollte unbedingt ein Projekt mit einer Projektorganisation aufgesetzt werden. Ein Prozess würde sich dafür nicht eignen. Er hätte sogar schlimmstenfalls das Scheitern des Vorhabens zur Folge.

Im Umkehrschluss. Ist die Komplexität des Vorhabens tief, arbeiten nur wenige Beteiligte aus einer Disziplin zusammen und gilt es ein Ziel zu erreichen, das in dieser Form schon oft realisiert wurde – und in Zukunft auch noch realisiert werden soll, so eignet sich dafür ein Prozess deutlich besser.

Projekte sind komplex

Unsere Erfahrung lehrt uns. Komplexe Vorhaben ohne Projekt erreichen zu wollen, endet meist in einem Desaster. Komplexität «schreit» also geradezu nach einem Projekt. Was aber macht ein Projekt komplex?

  • Eine grosse Anzahl von Beteiligten.
  • Ein Gemisch an externen und internen Beteiligten aus unterschiedlichen Disziplinen.
  • Ganz generell, der «Human Factor».
  • Internationalität, somit ein grosses geografisches Einflussgebiet.
  • Hohe Unsicherheit (im Prinzip bei allem).
  • Noch nie (selten) dagewesene und noch nie (selten) gelöste Anforderungen.
  • Der Einsatz von neuartigen, nicht etablierten Mitteln (z.B. Technologien) und Methoden (z.B. holokratischen Organisationen).

Was ist dagegen ein Prozess und wofür eignet er sich (nicht)?

Besteht ein Vorhaben oder eine Aufgabe aus einer klar definierten Abfolge von Tätigkeiten, ist standardisierbar und wiederholbar, dann wäre der Einsatz eines Projektes meistens überdimensioniert. Ein solche Routine- oder Prozesstätigkeit kann wie folgt beschrieben werden:

  • Es sollen (alt) bekannte Ziele (bzw. Ergebnisse) erreicht werden.
  • Die Tätigkeiten werden durch ein eingespieltes Team erledigt.
  • Es werden bekannte und etablierte Abläufe verwendet.
  • Die Ziele (bzw. Ergebnisse) können ohne grosse Unsicherheiten und Risiken erreicht werden.
  • Die Komplexität ist tief. Oft so tief, dass von Komplexität gar nicht mehr gesprochen werden kann, weil die Ziele und Ergebnisse nahezu sicher erreicht werden können (solange man sich an den Prozess hält).

Prozesse ihrerseits verlangen nach einer Prozessorganisation, welche fest im Unternehmen etabliert sein muss und auch immer gleich zu funktionieren hat. Da Prozesse immer wiederkehrende und häufig vorkommende Aufgaben bewältigen sollen ist wichtig, dass sie so effizient und wirtschaftlich wie möglich abgearbeitet werden. Eine Projektorganisation mit allem Drum und Dran wäre hier also der totale Overkill.

Logischerweise gehören alle Tätigkeiten, die regelmässig (täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise, etc.) in Ihrem Unternehmen erledigt werden, kaum in ein Projekt. Sie alle sollten mittels eines Prozesses abgearbeitet werden.

Wieso ist die Unterscheidung zwischen Projekt und Prozess wichtig?

Der Begriff Projekt muss in der Praxis also für viele Dinge herhalten, die nichts mit Projektarbeit und Projektmanagement zu tun hat. Damit sind Missverständnisse schon mal vorprogrammiert. Und die Konsequenz daraus. Wo man sich bei der Zusammenarbeit nicht restlos versteht, wird auch das Arbeitsergebnis – gelinde gesagt – suboptimal ausfallen.

Wo liegen nun aber die Risiken bei einer Vermischung von Projekt und Prozess?

  • Es macht keinen Sinn, immer gleich ein Projekt ins Leben zu rufen. Projekte sind aufwändig und teuer und verlangen nach einem entsprechenden Overhead (Projektorganisation, Projektleitung, Projektplanung und -koordination, Projektadministration, etc.). Ein Projekt sollte nur dann aufgesetzt werden, wenn es ohne Projekt nicht geht. Das heisst, wenn die Komplexität und die Neuartigkeit des Zieles dies verlangen. Andererseits besteht die Gefahr, in eine unwirtschaftliche «Projektitis» hineinzuschlittern und mit Kanonen auf Spatzen zu schiessen.
  • Sollen Mitarbeitende aus unterschiedlichen Bereichen und Teams oder auch ausserhalb Ihres Unternehmens mit eigenen Leuten zusammenarbeiten, dann macht eine Projektorganisation Sinn. Denn nur sie ist üblicherweise dazu in der Lage, mit der Komplexität eines grossen, interdisziplinären Personenkreises umgehen zu können und damit das Ziel des Vorhabens sicher zu erreichen.
  • Als oberster Massstab gilt in jedem Fall das Ziel bzw. das Ergebnis, welches erreicht werden soll. Herrscht hier noch grosse Unsicherheit, ist vieles noch nicht so ganz klar, muss auch der (interne oder externe) Auftraggeber zwingend mitarbeiten, damit das Ziel überhaupt erst erreicht werden kann, so spricht vieles für ein Projekt. Denn, das Projekt geht mit vagen Voraussetzungen souveräner um und ist ein besserer Garant für den Erfolg.

Abgesehen von den oben dargelegten Kriterien für ein Projekt macht es auf alle Fälle Sinn, dass Sie in Ihrem Unternehmen eigene, praxistaugliche (und zusätzliche) Kriterien für Projekte und Projekttypen definieren. Unterziehen Sie jedes Vorhaben einem internen «Projekt-Check», bevor Sie die ganze Projektmaschinerie anwerfen.

Als Dienstleister sollten Sie das übrigens nicht nur für interne Projekte, sondern auch für Kunden-Projekte tun. Möglicherweise lässt sich der eine oder andere Kundenauftrag auch ganz einfach ohne das ganze Projektbrimborium erledigen. Ihre Rentabilität wird es Ihnen danken!

Seien Sie in Ihrem Unternehmen auch nicht päpstlicher als der Papst. Selbstverständlich dürfen und sollen Sie Projektmanagement-Methoden auch für Nicht-Projekte anwenden – solange sie sinnvoll und zielführend sind.

Für erfolgreiche Projekte braucht es die passende Software

Damit Sie in Ihrem Dienstleistungsunternehmen die Projekte erfolgreich zum Ziel führen können, brauchen Sie selbstredend eine dafür ausgelegt Projektmanagement-Software. Sie ist die Spezialistin bei der Beherrschung der projekttypischen Merkmale wie Komplexität, Unsicherheit, wechselnde Anforderungen, Zeitmanagement, Zeiterfassung und viele weitere Anforderungen.

Testzugang erstellen

proles-Newsletter abonnieren

Aktuelle Beiträge zu Projektmanagement-Software, Digitalisierung, Unternehmensführung, Projektmanagement, Büroorganisation, Produktivität und Zeitmanagement. Spannende Inhalte über unsere Projektmanagement-Software proles (News, Produkterweiterungen, Tipps und Tricks).

proles-Newsletter abonnieren

Weitere Blogbeiträge

in der Rubrik Praxistipps

Newsletter abonnieren