Moderne Projektmanagement-Softwarelösungen unterstützen Dienstleister auch in der Phase vor der eigentlichen Umsetzung eines Projekts, also in der Phase der Projektgewinnung (Akquisition). Potentielle Kunden und entsprechende Projektchancen können mit Kundenbeziehungsmanagement systematisch verwaltet und bewirtschaftet werden.
Im engeren Sinn dienen Customer Relationship Management Systeme (CRM-Systeme) der systemunterstützten Pflege und Bewirtschaftung von Kundenbeziehungen. Es geht also einerseits darum, Projektchancen in der Akquisitionsphase im Überblick zu halten und andererseits mit bestehenden Kunden Folgegeschäfte (Zusatzumsatz) zu generieren. In Projektmanagement-Systemen sind solche CRM-Funktionalitäten integriert oder können einfach angebunden werden.
- Termine und Verantwortlichkeiten im Akquisitionsprozess sind im System verwaltet und Mitarbeiter werden auf entsprechende Tätigkeiten hingewiesen. Auf diese Weise gehen wichtige Schritte nicht vergessen.
- Die Systemunterstützung hilft, solche Tätigkeiten möglichst effizient abzuwickeln. Dies spart Zeit und Kosten. Dem Unternehmen bleibt wesentlich mehr Zeit für die noch bessere fachliche Betreuung seiner bestehenden Kunden und die Akquisition von Neukunden, was sich in einer Umsatzzunahme bei gleichen Kosten und somit einer höheren Profitabilität auswirkt.
- Projektmanagement-Softwarelösungen mit integrierten CRM-Funktionen stellen die Beziehung zu Kunden und Interessenten in den Mittelpunkt. Sie unterstützen den (in Dienstleistungsprojekten üblichen) sehr engen Kontakt zwischen dem Kunden und den Fachspezialisten. Kunden sind damit besser informiert und deutlich zufriedener.
- Diese Systeme unterstützen die Kommunikation mit Interessenten und stärken den Vertrauensaufbau mit Kunden. Damit entsteht die Basis für eine langfristige und nachhaltige Kundenbeziehung.
- Fachliche Qualität und Kompetenz werden in den Vordergrund gerückt. Spezifische Ausprägungen im Dienstleistungsgeschäft (beispielsweise Beziehungsgeschäfte, Empfehlungsmarketing, hoher Stellenwert von Referenzen oder auch Ausschreibungen im privaten und öffentlichen Bereich) werden von CRM-Systemen unterstützt und führen damit zur vollen Wirkung von «Mund-zu-Ohr-Werbung» beziehungsweise zu Empfehlungen.
- Zu guter Letzt bleibt noch zu erwähnen, dass diese CRM-Funktionen nicht nur den Austausch mit potentiellen oder aktiven Kunden unterstützen, sondern auch andere Ansprechgruppen eines Dienstleistungsunternehmens damit verwaltet und gepflegt werden können, beispielsweise Kooperationspartner, Lieferanten oder Mitarbeiter.
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