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Rentabilität und Zeiterfassung für Dienstleister

Simon Grenacher
Mittwoch, 12. August 2020

Ein Dienstleistungsunternehmen zu führen ist nicht ganz einfach, aber das Unternehmen auch noch richtig profitabel zu führen, ist noch schwieriger. Der Grund, warum viele Dienstleister ihre Kosten nicht richtig decken können - und daher auch nicht wirklich profitabel wirtschaften – ist, weil sie wenig Ahnung haben, wie viel ihre Projekte wirklich wert sind.

In der IT-Branche beispielsweise ergab eine Studie, dass IT-Projekte 45 Prozent über dem Budget und 7 Prozent über der geplanten Zeit liegen, während sie gleichzeitig 56 Prozent weniger Wert liefern als vorhergesagt. In ähnlicher Weise deutet eine andere Studie darauf hin, dass die Hauptgründe für Aufwandüberschreitungen in Projekten, direkt mit einer schlechten Zeitschätzung zusammenhängen.

Die Bestimmung genauer Projektzeitpläne und die Schätzung des Zeitbedarfs für ein neues Projekt ist für viele Unternehmen, welche über keine historische Zeitdaten verfügen, ein schwieriges bis unmögliches Unterfangen.

Natürlich ist jedes Projekt etwas anders. Aber als Dienstleistungsunternehmen, das in einer bestimmten Branche tätig ist, gibt es viele Ähnlichkeiten, die sich aus früheren Projekt-Erfahrungen ableiten lassen.

Ich empfehle Ihnen daher, sich mit modernen Zeiterfassungs- und Zeitmanagementlösungen zu befassen, die Ihnen helfen, den Zeitaufwand Ihrer heutigen Projekte genau zu verstehen und daraus wertvolle Erfahrungen und Daten für zukünftige Projekte abzuleiten. Ganz im Sinne einer nachhaltigen Steigerung Ihrer Projektrentabilität.

Verwalten Sie gewinnbringende Projekte mit einer durchgängigen Zeiterfassung

Früher benutzten Unternehmen verschiedene Techniken der Zeiterfassung, hauptsächlich um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeitenden so lange arbeiten, wie vertraglich verpflichtet. In moderner Zeit haben sich die Ziele für die Zeiterfassung jedoch klar weiterentwickelt.

Heute ist die Zeiterfassung nicht mehr nur ein Mittel zur Erfassung von Arbeitsstunden, sondern vor allem auch zur Messung der Produktivität von Projekten, zur Bestimmung der historischen Kosten und zur Messung der Effektivität von Mitarbeitern bei ihren verschiedenen Aufgaben.

Darüber hinaus haben gewaltige Fortschritte in der Technologie den Weg für softwaregestützte Zeiterfassungslösungen geebnet. Lösungen, die es Unternehmen ermöglichen, Aktivitäten ihres Teams an jedem Ort und zu jeder Zeit zu steuern.

Drei klare Vorteile einer Zeiterfassungslösung

Obwohl die Zeiterfassung mit Software viele Vorteile hat, will ich mich hier auf die drei Wichtigsten konzentrieren.

  1. Höhere Produktivität
  2. Reduktion von Leerläufen
  3. Erhöhte Transparenz und Rechenschaftspflicht

Höhere Produktivität

Wie produktiv sind meine Mitarbeiter? Wie viele Stunden benötigen sie für die Erledigung von Aufgabe X? Was ist die Abweichung? Gibt es eine Korrelation zwischen früheren Projekten und heutigen Arbeitsstunden? Alles Fragen, für deren Beantwortung es Daten braucht.

Der Zugang zu historischen Daten ist für Unternehmen, die profitable Projekte machen wollen, von entscheidender Bedeutung. Die Daten, die Unternehmen aus digitalen Zeiterfassungslösungen erhalten, können beispielsweise dazu verwendet werden, die Produktivität der Mitarbeiter zu bestimmen und den zukünftigen Aufwand zur Fertigstellung eines Projekts präziser vorherzusagen, ohne dass es zu Kostenüberschreitungen kommt. Warum gibt es also so viele gescheiterte Projekte, wenn es dafür bereits viele gute Lösungen gibt?

Das liegt wohl primär daran, dass nach wie vor viele Unternehmen denken, eine moderne Digitalisierung der Zeiterfassung sei komplex, teuer und nur schwer zu implementieren. Doch, dem ist nicht mehr so. Im Gegenteil, die Automatisierung der Zeiterfassung mit einem zeitgemässen Tool ist ein einfacher Prozess, der meist nicht mehr als eine Arbeitswoche benötigt, um im ganzen Unternehmen fest etabliert zu werden.

Moderne Software für Zeiterfassung wie proles haben benutzerfreundliche Web- und Mobile-Apps entwickelt, die es den Anwendern erlauben, sogar Zeit und Ort automatisch zu verfolgen und gleichzeitig zu protokollieren, Zeiterfassungsberichte zu extrahieren und Aufgaben in 2 oder 3 einfachen Schritten zu verwalten. Gleichzeitig wird dadurch die Produktivität messbar gesteigert.

Reduktion von Leerläufen

Neben der Produktivität trägt die Automatisierung der Zeiterfassung massgeblich dazu bei, dass Ihre Mitarbeiter keine Zeit mehr mit Aufgaben vergeuden, die nicht direkt mit ihrer Arbeit zusammenhängen.

Jedes Unternehmen sollte die Zeiterfassung daher als ein System betrachten, das von allen befolgt werden sollte. Somit besteht eine der indirekten Auswirkungen einer softwaregestützten Zeiterfassung darin, dass sie der Unternehmenskultur auch einen Kontrollfaktor hinzufügt, der dafür sorgt, dass sich die Mitarbeiter voll auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können.

Es ist zwar fast unmöglich alle unproduktiven Zeitfresser ganz zu beseitigen, aber wir können Massnahmen ergreifen, um sie klar zu reduzieren und zu minimieren. Eine moderne Zeiterfassung steht dazu im Vordergrund der tauglichen Massnahmen.

Erhöhte Transparenz und Rechenschaftspflicht

Wir haben bereits über Produktivität und ihre Bedeutung für den Erfolg eines Projekts gesprochen. Nun befassen wir uns noch mit zwei weiteren Erfolgsfaktoren, die das Ergebnis der Arbeit Ihres Unternehmens positiv beeinflussen.

Auf der einen Seite die Transparenz, die eine gesunde, auf Vertrauen basierende Unternehmenskultur befördert, und auf der anderen Seite die Rechenschaftspflicht, die versucht, innerhalb dieser Kultur ein robustes Verantwortungsgefühl zu schaffen. Beide Konzepte gehen Hand in Hand, denn das eine fördert direkt das andere.

Doch, wie fördert die Zeiterfassung Transparenz und Rechenschaftspflicht?

Mit Hilfe von Zeiterfassungssoftware kann das Management die Mitarbeiter zur «Rechenschaft» ziehen bzw. deren Arbeit und Arbeitszeit transparent machen. Andererseits wird der Arbeitsfortschritt für den Mitarbeitenden durch die Zeiterfassung nachvollziehbar und verfolgbar, was für ihn selbst einen hohen Nutzen generiert.

Dienstleister , die auf Fernarbeit (im Homeoffice, bei Kunden, auf dem Arbeitsweg und auf Reisen etc.) angewiesen sind, können die Zeiterfassung als Mittel einsetzen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und dort auch die richtigen Aufgaben erledigen.

Jeder Aspekt einer Zeiterfassungslösung ist darauf ausgelegt, Produktivität, Effizienz, Transparenz und Verantwortlichkeit zu fördern. Ihr wichtigstes Learning sollte daher sein, dass Sie flächendeckend in Ihrem Unternehmen eine moderne, dezentrale und softwaregestützte Zeiterfassung nutzen, deren historische Daten Sie wiederum zur laufenden Optimierung der Produktivität und damit auch der Rentabilität Ihres Dienstleistungsunternehmens in Anspruch nehmen können.

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