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Verspätungen bei der Zeiterfassung im Keim ersticken

Simon Grenacher
Mittwoch, 30. September 2020

Ich kenne kaum ein Dienstleistungsunternehmen, wo die Zeiterfassung auf eitle Freude trifft. Meist wird sie als lästige Pflicht angesehen und geniesst damit eine entsprechend tiefe Priorität. Doch das ist – ganz besonders in unserer Dienstleistungsbranche – nicht gut. Erfüllt die Zeiterfassung doch zwei ganz wesentliche Aufgaben, die für Dienstleister absolut zentral sind.

  1. Die Zeiterfassung protokolliert den Produktionsfaktor Nummer Eins im Dienstleistungsunternehmen – die Arbeitszeit. Daran hängen Erfolgsfaktoren wie die Produktivität, die Rentabilität aber auch das Vertrauen und die Zufriedenheit unserer Mitarbeitenden.
  2. Die Zeiterfassung ist gleichzeitig die notwendige Grundlage für die Rechnungsstellung unserer Leistungen an die Kunden. D.h. ohne Zeiterfassung keine Rechnungen, ohne Rechnungen kein Geldeingang, ohne Geldeingang irgendwann der Konkurs!

Wenn also die Zeiterfassung bei Dienstleistern derart wichtig ist, spielt es natürlich auch eine grosse Rolle, dass sie laufend aktualisiert wird und damit à jour bleibt. Und genau hier hakt es erfahrungsgemäss bei vielen Unternehmen. Die Zeiterfassung wird zwar (zähneknirschend) gemacht, meist aber (viel) zu spät und erst nach mehrmaliger Erinnerung. Das kostet Nerven und nicht selten auch Zeit und Geld.

Ab wann gilt die Zeiterfassung als verspätet?

Diese Frage lässt sich allgemein nicht beantworten und hängt primär von der Organisation und den Prozessen des betroffenen Dienstleistungsunternehmens ab. Was für das eine Unternehmen zu spät ist, kann bei einer anderen Firma gerade richtig sein. Generell lässt sich aber folgendes feststellen.

  • Für die reine Zeiterfassung im Sinne der lückenlosen Protokollierung der Arbeitszeit jedes Mitarbeitenden, reicht in der Regel eine monatliche Aktualisierung. Auf der Basis dieser Daten sieht der Mitarbeitende seine Ist-Arbeitszeit im Verhältnis zur vertraglichen Soll-Arbeitszeit und kann gleichzeitig den Stand seines Ferienkontos verifizieren.
  • Dort wo die Zeiterfassung – meist im Rahmen von Projekten und Mandaten – aber gleichzeitig die Produktivität erfasst, sollte deutlich häufiger aktualisiert werden. Sicher wöchentlich, besser täglich und absolut optimal sogar «real-time». Nur so kann der Projektleiter auf Daten zugreifen, die ihm eine echte proaktive Steuerung seines Projektes erlauben. «Real-time» ist übrigens heutzutage keine unrealistische Anforderung mehr. Dank moderner Software und dem Einsatz von künstlicher Intelligenz lässt sich die Zeiterfassung weitgehend automatisieren, so dass der Anwender selbst kaum noch Daten händisch erfassen muss.
  • Liefert die Zeiterfassung gleichzeitig die Daten für die Rechnungsstellung an Kunden, so wird sie mindestens monatlich (kurz vor dem Rechnungslauf) auf den neusten Stand gebracht werden müssen. Ich empfehle aber auch hier mindestens eine wöchentliche Aktualisierung: Erstens, um während des Monats die aufgelaufenen, noch nicht verrechneten Leistungen auswerten zu können. Zweitens, weil es keinen Sinn macht, Leistungen und Zeiten zu rapportieren, die man vor drei oder mehr Wochen geleistet hat. Bis dahin haben die meisten nämlich vergessen, was sie genau gemacht haben mit dem Ergebnis, dass die Texte der Zeit- und Leistungserfassung dann oft unbrauchbar sind und mit grossem Zusatzaufwand rekonstruiert werden müssen.

Vorbeugen ist besser als heilen

Das Bonmot «Vorbeugen ist besser als heilen» geniesst gerade bei der Zeiterfassung eine hohe Aktualität. Wenn schon die Zeiterfassung in den meisten Dienstleistungsunternehmen nicht sonderlich beliebt ist, so sollte wenigstens alles dafür getan werden, dass die Widerstände dagegen so klein wie möglich gehalten werden.

Idealerweise wird die Zeiterfassung sogar dermassen in die Unternehmenskultur verankert, dass sie als absolut selbstverständlich wahrgenommen wird. Wollen Sie sich und Ihr Unternehmen auch nur ansatzweise in diese Richtung entwickeln, so müssen Sie mit Sicherheit folgende bittere Pille schlucken:

Die Zeiterfassung muss von ALLEN im Unternehmen gemacht werden. Die Chefs müssen sie sogar IMMER rechtzeitig abliefern, denn sie sind Vorbild dafür.

Daneben gibt es eine Reihe bewährter Tipps, die Ihnen helfen, die Zeiterfassung in Ihrer Firma zur Selbstverständlichkeit zu machen und auf diese Weise Verspätungen wirkungsvoll im Keim zu ersticken.

Moderne Software für Zeiterfassung

Eine gute und zeitgemässe Software trägt viel zur «Beliebtheit» der Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen bei. Ist es doch logisch, dass heutzutage hochbezahlte Fachleute keine Zeiterfassung mehr mit Papier und Bleistift, mit Karteikarten, mit umständlichen und fehleranfälligen Excel-Tabellen und auch nicht mit schlechter Software machen wollen.

Eine gute und zeitgemässe Software für Zeiterfassung und Projektmanagement sollte daher im Minimum über folgende Eigenschaften verfügen:

  • Die eigentliche Zeiterfassung muss schnell, einfach, anwenderfreundlich und präzise gemacht werden können. Je schneller und trotzdem genau, desto besser. Wo möglich sollte Automatisierung eingesetzt werden, z.B. über eine App, welche Tätigkeiten (weitgehend) selbständig protokolliert.
  • Die Zeiterfassungssoftware darf für Ihre Mitarbeitenden aber nicht nur ein «Muss» mit Aufwand sein, sondern sollte ihnen auch bei ihrer Arbeit helfen. Indem sie beispielsweise nützliche Auswertungen liefert, eine schnelle Übersicht über die Ist-Arbeitszeit und den Ferienanspruch bereitstellt oder dabei unterstützt, Projekte rascher und präziser durchzuführen.
  • Mitarbeitende wollen ihre Zeiterfassung jederzeit und von jedem Ort aus, idealerweise auch direkt auf dem Smartphone machen können. Und zwar komfortabel und mit so wenig Erfassungsaufwand wie möglich. Faktisch heisst dies, dass die Software voll mobil-tauglich sein muss. Das ist heute ein absolutes «Muss» und schon längst kein «Nice-to-have» mehr.
  • Kommt weiter hinzu, dass die Zeiterfassung dezentral genutzt werden will. Also aus dem Büro, aus dem Homeoffice, von unterwegs auf Reisen oder beim Kunden. Idealerweise ohne grosse Softwareinstallation und Konfiguration auf dem Endgerät. Cloud-basierte Software, die direkt im Webbrowser läuft, ist hier klar im Vorteil.
  • Die Zeiterfassung für ein Schweizer Unternehmen sollte auch schweizerischen Ursprungs sein und sich daher um alle länderspezifischen Besonderheiten kümmern. Gleichzeitig kann man davon ausgehen, dass die gesetzlichen Vorgaben korrekt erfüllt werden.
  • Last but not least sollte die Zeiterfassung fest mit einer Projektmanagementlösung verbunden sein. Die Zeitrapportierung erfolgt auf diese Weise direkt auf die Kundenprojekte und kann ohne Medienbruch übernommen und in die Fakturierung einfliessen.

Übrigens selbstredend, dass proles die obigen Anforderungen an eine state of the art-Zeiterfassung erfüllt.

Klare Regeln und klare Kommunikation

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine – wie oben beschriebene – Software für Zeiterfassung erfolgreich implementiert haben, dann braucht es klare Regeln und Rahmenbedingungen, innerhalb welcher die Software genutzt werden muss. Und zwar Regeln, die von allen (auch von den Chefs) befolgt werden.

WAS genau muss erfasst werden? WER muss Zeiten erfassen? Bis WANN müssen die Zeiten erfasst sein? Und viele Fragen mehr.

Schreiben Sie diese Regeln nicht einfach nur in ein Mitarbeiterhandbuch oder ein Mitarbeiterreglement, sondern kommunizieren und erklären Sie diese Regeln auch ausführlich und an alle. Schriftliches ist oftmals mehrdeutig und muss mündlich anhand von konkreten Beispielen verdeutlich werden. Im Sinne von «Einmal ist keinmal» werden Sie diese Kommunikation regelmässig wiederholen müssen.

Regelmässige Kontrolle

Ich empfehle weiter, die Zeiterfassung – wenigstens in der Anfangszeit – auch regelmässig zu kontrollieren. Wurde sie gemacht, wurde sie rechtzeitig erledigt und ist sie vollständig und richtig?

Führen Sie die Kontrolle unbedingt vor dem Fälligkeitstermin aus. Also prophylaktisch und vorbeugend. So können Sie säumige Mitarbeitende darauf aufmerksam machen, bevor diese in Verzug geraten. Psychologisch ist dies wesentlich schlauer, als im Gegenteil zu reklamieren, die Zeiterfassung sei (schon wieder) verspätet eingereicht worden.

Konsequenzen bei Regelverletzung sofort durchsetzen

Kommt es trotzdem zu einer Regelverletzung, was ich nach dem oben Gesagten nicht hoffe, so sollten Sie die damit verbundenen Konsequenzen sofort und ohne Zögern aussprechen. Damit senden Sie in Ihrem Unternehmen unmissverständlich das Signal aus, dass mit der Zeiterfassung nicht zu spassen ist. Das hat abschreckende Wirkung.

In der mildesten Form kann eine Verspätung bei der Zeiterfassung für einen Mitarbeitenden heissen, dass er diese sofort auch von zu Hause aus (sofern Sie eine Software im Einsatz haben, die dies zulässt) nacherfassen muss; und zwar bis er damit fertig ist. In der härtesten Form und bei ständigen Versäumnissen kann es sogar zu einer Trennung führen. Wenn auch als Ultimo Ratio.

Was ist von «Belohnungen» zu halten?

Gelegentlich treffe ich auf Unternehmen, die die pünktliche Zeiterfassung mit Belohnungen verbinden. Wer also seine Zeiterfassung regelkonform und bis zum gewünschten Stichtag einreicht, wird zusätzlich mit einem Goodie belohnt.

Davon halte ich nichts. Ist doch die Zeiterfassung nichts anderes als ein notwendiger Bestandteil eines jeden Jobs in einem Dienstleistungsunternehmen und damit auch mit dem normalen Gehalt abgegolten. Diese auch noch mit einem Incentive zu versehen, «verwöhnt» Mitarbeitende für etwas, was eigentlich völlig selbstverständlich sein sollte.

Im Gegenteil, wenn Sie meine obigen Tipps in Sachen «Vorbeugen ist besser als heilen» beherzigen, sollte sich Ihnen diese Frage eigentlich gar nicht mehr stellen.

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