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Wie Sie Fehler in der Zeiterfassung vermeiden können

Simon Grenacher
Mittwoch, 5. Februar 2020

Die Zeiterfassung erfüllt im Dienstleistungsunternehmen zwei zentrale Aufgaben.

1. Arbeitszeitkontrolle: Ohne Zeiterfassung wissen im modernen Dienstleistungsunternehmen weder die Mitarbeitenden noch die Vorgesetzten, ob die vertraglichen und gesetzlichen Arbeitszeiten eingehalten wurden, ob Mehrarbeit oder Minderarbeit geleistet wurde und wie hoch die verbleibenden Feriensalden sind. Nicht zuletzt deswegen verlangt das Arbeitsgesetz in Artikel 46 eine lückenlose und detaillierte Zeiterfassung. Die Zeiterfassung im Dienstleistungsunternehmen ist also nicht bloss ein «Nice to have», sie wird sogar von Gesetzes wegen vorgeschrieben.

2. Verrechnungsbasis: Die Zeiterfassung (genauer hier die Leistungserfassung) dient als Basis für die Verrechnung der Dienstleistungen an die Kunden. Nur wenn die Arbeitszeiten eines jeden Mitarbeitenden korrekt erfasst und auf die richtigen Projekte und Kunden gebucht wurden, können anschliessend Kundenrechnungen erstellt werden. Und – nur wenn die Kundenrechnungen zeitnah und richtig das Unternehmen verlassen, können Einnahmen generiert und die Liquidität sichergestellt werden.

Beide Aufgaben der Zeiterfassung, Arbeitszeitkontrolle und Verrechnungsbasis, spielen also wirtschaftlich DIE zentrale Rolle im Dienstleistungsunternehmen. Im ersten Fall geht es um die Optimierung der Leistungserbringung durch die teuerste Ressource, den Mitarbeitenden.

Im zweiten Fall geht es um die eigentliche Sicherstellung der Verrechnung der vorher erbrachten Leistungserbringung. Auf keines von beidem kann ein Dienstleister verzichten. Umso wichtiger ist es, dass die Zeiterfassung im Dienstleistungsunternehmen (möglichst) reibungs- und fehlerfrei funktioniert.

Welche typischen Fehler treten nun aber bei der Zeiterfassung in der Praxis auf und wie lassen sie sich vermeiden?

Gar nicht oder unvollständig erfasste Arbeitszeiten

Egal, ob die Zeiterfassung händisch auf Formularen oder in einer Software gemacht wird, sie muss stets vom Mitarbeitenden initiiert und faktisch auch erfasst werden. Macht er dies nicht oder nur unvollständig, dann fehlt sie am Ende des Tages.

Tatsache ist also, der Mitarbeitende ist das Nadelöhr. Als Dienstleister sind Sie auf seine Kooperation, auf seine Sorgfalt und auf seine Ehrlichkeit angewiesen. Anderenfalls gehen Goodwill und Geld verloren.

Im meinem Blogbeitrag «Was tun, wenn Mitarbeitende die Arbeitszeiten nicht korrekt erfassen» nehme ich dazu ausführlich Stellung. Ich komme dort zum Ergebnis, dass Vorbeugen immer besser ist als Heilen und Sie daher zuerst die nötigen Grundlagen schaffen müssen, damit die Mitarbeitenden ihrer Pflicht zur Arbeitszeiterfassung überhaupt nachkommen können. Sie müssen dazu Ihre Erwartungen an eine korrekte, saubere und zeitnahe Zeiterfassung unmissverständlich kommunizieren. Sie brauchen weiter klare Regeln in den Arbeitsverträgen, Sie sollten die Zeiterfassung so einfach wie möglich machen und, Sie sollten als Chefin oder Chef mit gutem Beispiel voran gehen.

Selbstverständlich sollte die Zeiterfassungssoftware auch darauf achten, dass keine Arbeitszeiten fehlen. So «weiss» die Software im Idealfall, wann und wie viel ein Mitarbeitender arbeiten sollte und ihn proaktiv darauf aufmerksam machen, wenn er sein Plansoll nicht mittels konkreter Buchungen auch wirklich erfüllt.

Zu viel erfasste Arbeitszeiten

Haben Sie in Ihren Reihen einen Mitarbeitenden, der absichtlich Arbeitszeiten erfasst, die er gar nicht erbracht hat? Das heisst, er verschafft sich selbst einen Vorteil mit dem Ziel, für das gleiche Gehalt weniger arbeiten zu müssen.

In solchen Fällen ist es entscheidend, dass die Pflicht zur Leistungserfassung vertraglich eindeutig festgeschrieben ist, zusätzlich sollten die Sanktionen im Falle einer Verletzung eindeutig sein und dann auch tatsächlich von Ihnen umgesetzt werden. Dies allein schon wegen der Signalwirkung.

Ich würde mich aber immer auch fragen, wieso betrogen wurde. Haben wir uns bei der Einstellung des Mitarbeitenden getäuscht und eine falsche Entscheidung getroffen, oder stehen wir sogar vor einem «Kulturproblem» bzw. einen «Systemproblem», dem wir unbedingt auf den Grund gehen sollten?

Arbeitszeiten auf das falsche Projekt oder den falschen Mandaten gebucht

Im Gegensatz zu den ersten beiden Fällen fehlerhafter Erfassung von Arbeitszeiten, liegt hier meist ein «technisches Problem» vor.

Während es für die reine Arbeitszeiterfassung weniger wichtig ist, woran der Mitarbeitende konkret gearbeitet hat, spielt es für die zweite zentrale Aufgabe der Zeiterfassung – die Sicherstellung der Verrechnungsbasis – natürlich eine grosse Rolle. So können Zeiten bei internen Projekten in aller Regel gar nicht weiter verrechnet werden und Zeiten auf Kundenprojekten nicht selten zu unterschiedlichen Ansätzen. Nicht zuletzt will der Kunde auch nur diejenigen Leistungen bezahlen, die wirklich für sein Projekt, bzw. für sein Mandat erbracht wurden.

Fehler in der Verbuchung auf falsche Projekte lassen sich minimieren, wenn der erfassende Mitarbeiter möglichst eng dabei geführt wird. Das funktioniert selbstredend nur bei einer elektronischen Erfassung mittels Software. Manuell hat er fast immer die Möglichkeit, aufzuschreiben, was immer er will.

So sollte der Mitarbeitende nur auf die Projekte Zeit erfassen können, wo er tatsächlich tätig ist. Alle anderen Projekte der Firma sind für ihn tabu und gar nicht erfassbar, oder noch besser, gar nicht erst sichtbar. Weiter sollte er während der Erfassung die Projektbezeichnung und den dazu gehörigen Kunden sehen, so dass ihm eine Falscherfassung bei etwas Sorgfalt sofort auffallen müsste.

Arbeitszeiten auf den falschen Mitarbeiter gebucht

Im Gegensatz zur Zeiterfassung auf das falsche Projekt, ist eine Erfassung der Arbeitszeiten auf den falschen Mitarbeitenden weniger ein Problem für die Weiterverrechnung, als vielmehr eines für die Zeitkonti der Betroffenen.

Mittels persönlichem – und idealerweise gut abgesicherten – Login ist daher sicherzustellen, dass der erfassende Mitarbeitende eindeutig identifiziert wird und keinesfalls nachträglich geändert werden kann. Loggt sich also beispielsweise Müller ins System ein, dann werden alle Zeitbuchungen auch zwingend immer auf Müller erfasst. Er kann gar nicht auf Meier oder sonst wen buchen. Gleichzeitig sollte im Unternehmen klar sein, dass niemand die Arbeitszeiten von anderen erfasst, sondern immer nur die eigenen. Und das sollte uneingeschränkt auch für die Chefs so gelten.

Fehlerhafte Daten und falsche Ergebnisse aus der Zeiterfassung

Bei Zeiterfassung auf Papier sind – und waren schon immer – fehlerhafte Daten und falsche Berechnungen und Summenbildungen ein grosses Problem. Nachdem diese Form der Zeiterfassung aber wohl bei der überwiegenden Zahl an Dienstleistungsunternehmen der Vergangenheit angehört, konnte das Problem vermeintlich gelöst werden.

Vermeintlich deswegen, weil nach wie vor Microsoft Excel die Königin der Tools zur Zeiterfassung darstellt. Excel eignet sich zwar gut für eine strukturierte Datenerfassung und für automatische Berechnungen wie der Bildung von Summen, Durchschnitten oder anderen Berechnungen, die für eine Zeiterfassung wichtig sind. Die Formatierungen und Berechnungen in Excel sind aber immer nur so gut, wie das Know-how des Erstellers und zudem äusserst anfällig auf nachträgliche Veränderungen. Wird beispielsweise auf einem Excelblatt eine neue Zeile unfachmännisch eingefügt, so kann es durchaus sein, dass deren Werte in der Summe unten fehlen, ohne dass es jemandem auffällt. Auch andere Plausibilitäten wie Zahlenformate, Datumsformate, Abhängigkeiten oder Projekt- und Mitarbeiterzuordnungen zu einzelnen Buchungen lassen sich oft nicht unveränderbar – und damit «idiotensicher» – in das Excelblatt einbauen.

Was mich zur Feststellung bringt, dass Excel für einen professionellen Einsatz als Tool zur Zeiterfassung und Leistungserfassung nur sehr bedingt tauglich ist. Besser geeignet ist stets eine «ausprogrammierte» Spezialsoftware, die den Anwender so führt, dass er (fast) nichts mehr falsch machen kann. In meinem Blogbeitrag «Wieso Dienstleister zusätzlich zu Excel, Word und Co. eine eigene Business-Software brauchen» beschreibe ich ausführlich alle Pros und Cons zum Einsatz von MS Office im Dienstleistungsunternehmen.

Arbeitszeiten «vergessen» oder auf Fresszetteln erfasst

Ein typischer Anwendungsfall unvollständiger Zeiterfassung sind völlig vergessene Stunden oder Arbeitszeiten, die von den Mitarbeitenden auf losen Zetteln oder sonst wo im Computer vermerkt wurden, nur nicht in der dafür vorgesehenen Zeit- und Leistungserfassung. Und dort «modern» sie dann auch regelmässig vor sich hin.

Abhilfe schafft hier eine einfach zu bedienende elektronische Zeiterfassung, die auch mobil in der Cloud auf dem Handy zur Verfügung steht. Sie muss so simpel und bequem sein, dass die Mitarbeitenden gar nicht mehr auf die Idee kommen, ihre Stunden an einem anderen Ort zu erfassen.

In nicht mehr allzu weiter Zukunft wird es sogar Softwarelösungen geben, die die Zeiterfassung und die Leistungserfassung mittels künstlicher Intelligenz komplett automatisch führen. Wir müssen dann nur die Grundsatzentscheidung treffen, ob wir mit solchen Tools arbeiten wollen, oder nicht. Eigentliche Fehler in der Zeiterfassung wird es dann aber kaum noch geben.

Fazit

Wollen Sie in Ihrem Dienstleistungsunternehmen Fehler in der Zeiterfassung so gut als möglich vermeiden, dann sollten Sie zusammenfassend folgendes beachten:

  • Es braucht eine Software für Zeiterfassung. Nicht Excel, sondern eine entsprechend spezialisierte Projektmanagement-Software – wie beispielsweise proles.
  • Die Software muss über eine Zeiterfassungslogik verfügen, diese laufend prüfen und darauf achten, dass sie eingehalten wird. Mit dem Ergebnis, dass (fast) nicht mehr falsch erfasst werden kann, sofern die Grundkonfiguration stimmt.
  • Mittels Grundkonfiguration sollte die Software auf das anwendende Dienstleistungsunternehmen massgeschneidert werden können. Die Grundkonfiguration kann anschliessend zu einem festen Bestandteil der Zeiterfassungslogik gemacht werden. So könnten beispielsweise für jeden Mitarbeitenden seine Soll-Stunden berechnet und hinterlegt werden, damit die Software diese von selbst mit den erfassten Ist-Zeiten abgleichen kann und vieles mehr.
  • Idealerweise nimmt die Software gewisse Einträge sogar automatisch vor, so dass gar nichts mehr falsch gemacht werden kann.
  • Die Zeiterfassung muss jederzeit von überall her nutzbar sein. Sie muss also auch über das Smartphone bedient werden können. Hier ist eine Cloudlösung klar im Vorteil.

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