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Worauf Sie bei der Einführung einer Business-Software für Dienstleister achten müssen

Simon Grenacher
Dienstag, 3. Juli 2018

Jetzt ist es also soweit. Der Auswahlprozess ist beendet, der Gewinner wurde gekürt und damit steht der Einführung Ihrer neuen Business-Software für Dienstleister nichts mehr im Weg.

Ob das Projekt am Schluss aber vom erhofften Erfolg gekrönt ist, entscheidet sich massgeblich während der Einführung der gewählten Lösung. Hierzu einige wichtige Tipps und Hinweise.


Ablauf und Dauer der Einführung

Nach Vertragsunterzeichnung läuft die Einführung einer Business-Software typischerweise in den folgenden Phasen ab: Bereitstellung der Hardware und Installation der Software (sofern es sich nicht um eine reine Cloud-Lösung handelt), Parametrierung und damit Individualisierung der Lösung, Datenübernahme und Datenbereinigung, Pilotbetrieb, Dokumentation der unternehmensspezifischen Lösung, Schulung aller Anwender und anschliessend der Go-Live. Einige Zeit nach dem Go-Live nehmen Sie die Business-Software als fertiges Projekt gegenüber dem Anbieter offiziell ab, so dass die Lösung in den ordentlichen Betrieb übergehen kann. Ab diesem Zeitpunkt findet üblicherweise ein Handover vom Projektleiter zum Support des Anbieters statt.

Je nach Umfang und Komplexität Ihrer Anforderungen müssen nicht alle oben beschriebenen Phasen durchlaufen werden. So wird beispielsweise oft auf einen Pilotbetrieb verzichtet. Einzelne Phasen können ausserdem parallel zu anderen abgearbeitet werden und müssen nicht streng linear verlaufen. So empfiehlt es sich, beispielsweise mit der Schulung der Anwender früh zu beginnen.

Die Einführungsdauer der neuen Business-Software wird einerseits von der Komplexität Ihrer Anforderungen, andererseits von Ihrer zur Verfügung stehenden Arbeitszeit abhängen. Im Durchschnitt dauert die Einführung einer Business-Software für Dienstleister ca. 3 Monate ab dem Kaufentscheid. In superschnellen Fällen kann es auch einmal nur einen Monat, in komplexeren Fällen dafür bis ein halbes Jahr dauern.

Macht eine Etappierung der Einführung Sinn?

Wie schon oft erwähnt, birgt die Einführung einer Business-Software nicht zu unterschätzende Risiken. Diese sind primär finanzieller Natur, können aber in einigen Fällen den Betrieb eines Unternehmens massiv beeinträchtigen, wenn nicht sogar ganz lahmlegen. Stellen Sie sich plastisch vor, dass alle Ihre Projekte mit allen Arbeiten und Leistungen von allen Ihren Mitarbeitern ausschliesslich – und nur noch – über die Business-Software erfasst und gesteuert werden. Alle Leistungen sind dort hinterlegt, alle Projekte und Projektpläne, die ganze Kommunikation und alle Abmachungen mit den Kunden etc. Und auf einmal läuft die Software nicht mehr. Sie haben keinen Zugriff mehr auf die Daten. Im schlimmsten Fall kommt es sogar zu einem (Total)Verlust Ihrer Daten. Das wäre der Super Gau, der Ihr Unternehmen nicht bloss in massive Schwierigkeiten bringen, sondern sogar in seiner Existenz bedrohen könnte. Dies darf also keinesfalls passieren.

Neben allen schon erwähnten Tipps und Hilfestellungen für einen möglichst risikolosen Auswahlprozess, reduziert eine Einführung in Etappen das Risiko eines Misserfolgs weiter. Wir unterscheiden folgende Etappierungen:

  • Funktionalitäten auf Raten einführen: Hier führen Sie nicht alle Module und Funktionalitäten der neuen Business-Software auf einen Schlag, sondern gestaffelt ein. Im ersten Schritt werden beispielsweise die Projektverwaltung, die Leistungserfassung und Fakturierung so quasi als Herzstück einer Dienstleistungssoftware in Betrieb genommen. Läuft dieser Bereich zufriedenstellend, folgen das Projektcontrolling, die Arbeitszeit- und Spesenabrechnung und das CRM. Wollen Sie absolut sicher gehen, so starten Sie in der ersten Phase sogar ganz ohne betriebswirtschaftliche Produktivdaten (d.h. noch ohne Leistungserfassung und -verrechnung), also beispielsweise nur mit dem CRM.
  • Einführung nach Abteilungen gestaffelt: Sie können die Einführung auch nach Abteilungen oder Teams etappieren. Auf diese Weise startet mal nur ein Teil Ihrer Mitarbeitenden mit der neuen Software, der Rest arbeitet derweil mit dem Altsystem. 
  • Kombinierte Etappierung: In grossen und sehr komplexen Projekten kann es Sinn machen, beide Etappierungsvarianten miteinander zu kombinieren. Also teamweise bzw. abteilungsweise Einführung von bloss Teilen der ganzen Business-Software.

Eine Etappierung der Einführung dauert selbstverständlich länger, bindet mehr Ressourcen und erzeugt einen höheren Aufwand. Und sie kostet auch deutlich mehr.

Wurde der Auswahlprozess hingegen sorgfältig durchgeführt, haben Sie sogar vor der Kaufentscheidung einen Pilotbetrieb mit der neuen Software durchgeführt, so kann im Regelfall auf eine etappenweise Einführung der Business-Software für Dienstleister verzichtet werden. Ihr Softwarepartner mit seiner einschlägigen Erfahrung wird Sie entsprechend beraten können.

Nehmen Sie die ganze Business-Software auf einen Schlag, sogenanntes «Big-Bang»-Verfahren in Betrieb, so beachten Sie, dass es meistens länger dauert, bis die ersten messbaren Nutzeneffekte eintreten. Erstmal entsteht einfach viel Aufwand. Dafür, und das ist die andere Seite der Medaille, haben Sie die ganze Sache auch schneller hinter sich. Denn, ein Wechsel der Business-Software bringt naturgemäss immer Unruhe, Mehraufwand und auch «Stress» in Ihren Unternehmensalltag. Mit einem «Big Bang» können Sie diesen Zeitraum möglichst kurzhalten. Auch wenn aus dem «Big Bang» natürlich keinesfalls ein «Big Crash» werden darf.

Die Einführung der Business-Software ist ein Projekt

Als Projekt- oder Mandatsdienstleister wissen Sie, wie Sie ein Projekt professionell aufgleisen und zum Erfolg führen müssen. Hier daher nur ein paar wenige Hinweise in Bezug auf die Eigenheiten eines Softwareprojektes.

  • Das Einführungsprojekt braucht in Ihrem Unternehmen und beim Anbieter je einen Projektleiter. Ihr Projektleiter (oft nennt man ihn auch «Super-User» oder «Administrator») übernimmt als Hauptansprechpartner für den Softwareanbieter die ganze Koordination und die Verantwortung für alle unternehmensinternen Entscheidungen und Arbeiten.
  • Selbstverständlich muss das ganze Einführungsprojekt sauber geplant werden. Am besten, Sie erarbeiten zusammen mit dem Softwareanbieter eine fixe und verbindliche Terminplanung bis zum Go-Live. Aus dieser Planung müssen Sie genau ersehen können, welche Arbeiten von Ihrem Team, zu welchem Zeitpunkt und mit welchen Aufwänden zu erbringen sind. Der Erfolg der Softwareeinführung hängt nämlich weniger von Ihrem Softwareanbieter und seiner Leistung ab, als vielmehr von Ihrem eigenen Beitrag. Anders ausgedrückt: Ihr Softwareanbieter kann nur erfolgreich sein, wenn Ihr Unternehmen entsprechend kooperiert. Je besser also die Zusammenarbeit, desto erfolgreicher das Einführungsprojekt.
  • Planen Sie auch jetzt bereits die Abnahme der fertigen Lösung. Welche Bedingungen müssen erfüllt sein? Welche Anforderungen und Zielsetzungen müssen mit welchem Erfüllungsgrad abgehakt werden können? Auf diese Weise verfügen sowohl Ihr Anbieter wie auch Ihr Unternehmen über eine klare Zielsetzung für das Projekt. Und gerade aus dieser Zielsetzung entsteht erfahrungsgemäss ein Höchstmass an «Vorwärtsenergie».

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