Als Leser dieses Blogs arbeiten Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit als Dienstleister und wissen sehr wohl, wie gutes Projektmanagement funktioniert.
Wenn ich also in der Folge die zentralen Erfolgsfaktoren für effektives Projektmanagement herausarbeiten und genauer beleuchten will, so könnte dies als «Eulen nach Athen tragen» verstanden werden. Dennoch, wir alle sind immer mal wieder dankbar, wenn wir auch auf für uns selbstverständliche Dinge hingewiesen und daran erinnert werden. Das will ich hiermit tun.
Wir alle wissen aus unserer Projekterfahrung, dass Projekte nicht selten scheitern. Das liegt nicht immer am eigentlichen Projektinhalt, sondern oftmals auch an der Art und Weise, wie das Projekt geführt – oder eben nicht geführt – wurde. In einem Dreiteiler will ich daher gezielt die wesentlichen Erfolgsfaktoren für das gute Funktionieren von Projekten aufzeigen.
Denn, schlechtes Projektmanagement und krasse Fehler im Projektmanagement wirken sich oft fatal aus. Im besten Fall verzögert sich das Projekt oder wird teurer als gedacht, im schlechteren Fall entspricht das Ergebnis nicht den Erwartungen und im worst Case scheitert das Projekt gleich ganz.
Auch wenn es wohl keine fixen Regeln für den Erfolg eines Projektes gibt, so sind Sie trotzdem dafür verantwortlich, die wichtigsten Einflussfaktoren zu kennen und diese auf ihr Projekt anzuwenden. Sie müssen als Projektmanager ihr Projekt über diese Einflussfaktoren aktiv steuern und damit Ihren Beitrag leisten, dass das Projekt eine Chance hat, erfolgreich abgeschlossen zu werden. Beherzigen Sie meine grundlegenden Tipps und Hinweise, so befinden Sie sich punkto Projektmanagement schon mal auf der sicheren Seite.
Ein Projekt ist ein einmaliges Vorhaben, welches sich durch einen Anfangstermin und einen Endtermin auszeichnet und ist abgeschlossen, wenn das vorher definierte Projektziel erreicht wurde. Die Erkenntnis, dass ein Projekt ein klar definiertes Ziel braucht klingt zwar banal, wird aber trotzdem immer wieder verletzt.
Nicht selten wird nämlich das Projektziel mehr als Tätigkeit(en) beschrieben und nicht als ein Endzustand, der erreicht werden will. Heisst das Projektziel in einem Beratungsprojekt also beispielsweise «Reorganisation des Bereiches XYZ» statt besser «Bereich XYZ reorganisiert, Prozesse und Aufbauorganisation definiert und beschrieben und Plan zur Implementierung der neuen Organisation erstellt und von der GL mit Budget und Terminen genehmigt», so besteht die Gefahr, dass das Projekt zum «Dauerprojekt» ohne Abschluss wird oder sich gar vollkommen verliert.
«Was ist nach dem erfolgreichen Abschluss des Projektes anders als heute?» ist somit die zentrale Frage, die es vorgängig zu beantworten gilt. Wenden Sie am besten die SMART-Formel zur Festlegung der Ziele an. Sie stellt sicher, dass nichts Wichtiges vergessen geht.
Fehlen dem Projekt klare Ziele, so beobachten wir häufig das Phänomen von «moving targets». Dieses führt dann nicht nur zu sich verändernden Zielen, sondern es werden häufig auch viele andere Rahmenbedingungen (nach Belieben) geändert oder angepasst: Der Projektumfang, das Budget usw. Meist ist dies schon der vorgezogene Tod des Projektes.
Als Projektmanager beginnen Sie zu Ihrem eigenen Schutz erst dann mit dem Projekt, wenn klar definierte Ziele schriftlich festgelegt wurden und, was auch sehr wichtig ist, wenn Sie absolut sicher sind, dass die Auftraggeber des Projektes sich über alle Zielsetzungen einig sind. Herrschen unterschiedliche Vorstellungen über die zu erreichenden Ziele im Projekt, so ist der Projekterfolg ebenfalls in Frage gestellt.
Es gilt den Projektumfang vom Projektziel zu unterscheiden. Das Ziel allerdings braucht es vorgängig, um den Umfang daraus ableiten zu können. Also, zuerst das Ziel definieren, dann den Umfang des Vorhabens herausarbeiten.
Wenn das Ziel den gewünschten Endzustand des Projektes definiert, so beschreibt der Umfang des Projektes, was zur Erreichung des Zieles alles unternommen werden soll und was nicht. Mit dem Umfang wird also der Rahmen der Projekttätigkeiten sowohl positiv wie auch negativ beschrieben.
Eine methodisch saubere Trennung von Ziel und Umfang hilft, die Gedanken in die richtige Richtung zu lenken und so ein besseres Projekt zu konzipieren und zu planen. Was gilt es nun in Bezug auf den Umfang des Projektes zu beachten?
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