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Benutzeranleitung Kalender & Arbeitszeitmodelle (Release 5)

Inhalt

Warum benötige ich einen Mitarbeiterkalender und Arbeitszeitmodelle?

proles - Arbeitszeitmodelle - Arbeitszeitmodell bearbeiten

1. Für die Definition der Soll-Stunden gemäss Arbeitszeitmodell und das Führen von Zeit- und Feriensaldo.

  • Jede Zeiterfassung in proles entspricht einer IST-Erfassung. Um einen Saldo führen zu können, wird eine SOLL-Zeit benötigt. Die Differenz von SOLL und IST ergibt den Saldo.
  • Die SOLL-Zeit als Basis für die Zeitsaldo-Berechnung ergibt sich aus den definierten Arbeitsstunden pro Tag/Woche. Als Basis für die Feriensaldo-Berechnung wird das jährliche Ferienguthaben hinterlegt. Diese Daten sind typischerweise in einem Arbeitsvertrag festgehalten und können in proles im Arbeitszeitmodell hinterlegt werden.
  • Der Mitarbeiterkalender berücksichtigt die Lage von Wochenenden und Feiertagen und kennt daher die täglichen SOLL-Zeiten.

proles - Mitarbeiterkalender - Übersicht

2. Für den Überblick über alle An-/Abwesenheitsarten.

  • Im Mitarbeiterkalender können Abwesenheiten wir Ferien, Krankheit, Militär oder Mutterschaftsurlaub hinterlegt resp. geplant werden. Die grafische Übersicht mit verschiedenen Farben ermöglicht einen schnellen Überblick (bspw. für die Beurteilung von Ferienwünschen im Rahmen der Ferienplanung).

Tipp: prolesPremium vereinfacht die Nutzung der Kalenderfunktionen mit automatischen Zeiterfassungen, einer schnellen Darstellung aller Mitarbeiterkalender und weiteren nützlichen Features.

Wie ist der Prozess, damit die Mitarbeitenden Ihren Zeit- und Feriensaldo sehen?

Die folgende Konfigurationsschritte müssen in proles je nach Fall durchgeführt werden.

Neuen Mitarbeitenden erfassen

  1. Arbeitszeitmodell erfassen (wenn noch nicht verfügbar) - vgl. Funktionsaufruf «Arbeitszeitmodelle».
  2. Zuordnung Arbeitszeitmodell zu Mitarbeiter erfassen - vgl. Funktionsaufruf «Zuordnungen Arbeitszeitmodelle».
  3. Mitarbeiterkalender erstellen - vgl. Funktionsaufruf «Mitarbeiterkalender».

Tipp: Neue Mitarbeitende können aus einer Kopie eines bestehenden Mitarbeitenden erfasst werden. Wenn der neue Mitarbeitende dasselbe Arbeitszeitmodell wie der bestehende Mitarbeiter hat, kann ohne weitere Arbeiten auch gleich der Mitarbeiterkalender miterstellt werden.

Bestehender Mitarbeitender ändert sein Arbeitspensum

  1. Arbeitszeitmodell erfassen (wenn noch nicht verfügbar) - vgl. Funktionsaufruf «Arbeitszeitmodelle».
  2. Zuordnung Arbeitszeitmodell zu Mitarbeiter ab Änderungsdatum erfassen - vgl. Funktionsaufruf «Zuordnungen Arbeitszeitmodelle».
  3. Eintragen der Ferien und anderer Abwesenheiten im Mitarbeiterkalender ab Änderungsdatum - vgl. Funktionsaufruf «Mitarbeiterkalender».
  4. Erstellen einer Arbeitszeitabrechnung per letztem Tag vor Pensumswechsel und Korrektur Feriensaldo - vgl. Funktionsaufruf «Arbeitszeitabrechnung».

Jährlich wiederkehrende Einrichtung

  1. Firmenkalender für das neue Jahr erstellen und alle (für alle) gültigen Feiertage eintragen - vgl. Funktionsaufruf «Firmenkalender».
  2. Mitarbeiterkalender für alle Mitarbeitenden erstellen (kann in einem Schritt erledigt werden) - vgl. Funktionsaufruf «Mitarbeiterkalender».
  3. Arbeitszeitabrechnungen für alle Mitarbeitenden erstellen (kann in einem Schritt erledigt werden) - vgl. Funktionsaufruf «Arbeitszeitabrechnung».

Wie erfasse ich neue Arbeitszeitmodelle?

proles - Arbeitszeitmodelle - Übersicht

  • Rufen Sie die Funktion «Arbeitszeitmodelle» auf (vgl. Funktionsaufruf «Arbeitszeitmodelle»).
  • In der Übersicht sehen Sie die bereits erfassten Arbeitszeitmodelle und können neue erstellen.
  • Für die Erfassung eines neuen Arbeitszeitmodells klicken Sie auf das Neu-Icon.

proles - Arbeitszeitmodelle - Arbeitszeitmodell bearbeiten

  • Bezeichnung: Geben Sie dem Arbeitszeitmodell einen aussagekräftigen Namen.
  • Arbeitszeit pro Halbtag: Erfassen Sie die Arbeitsstunden pro Halbtag. Als Vollbeschäftigter erfassen Sie pro Halbtag 1/10 der Wochenarbeitszeit (bei Verteilung auf 5 Arbeitstage), bei Teilzeitangestellten reduzieren Sie die Erfassung pro Halbtag entsprechend. Die Stunden-Summe aller Halbtage muss der Wochenarbeitszeit entsprechen (gemäss Arbeitsvertrag).
  • Anzahl Ferienwochen: Erfassen Sie hier die vertraglich vereinbarte Anzahl Ferienwochen (pro Jahr). Sie können z.B. auch 5.6 Wochen für 28 Tage erfassen. Auch bei Teilzeitangestellten erfassen Sie einfach die vertraglich vereinbarte Anzahl Ferienwochen, also z.B. ebenfalls 5.6 Wochen.

Sie können Teilzeitarbeitszeitmodelle auf verschiedene Arten erfassen:

  • Gemäss tatsächlicher Anwesenheit: Wenn ein Mitarbeitender mit einem 50%-Pensum Montag, Dienstag und Mittwochvormittag arbeitet, können Sie die Stunden (z.B. 20 Std.) auf diese 5 Halbtage verteilen und den Rest der Woche auf 0 Stunden belassen. Vorteil: Der Zeitsaldo stimmt immer am Abend nach der letzten Erfassung. Nachteil: Wenn Feiertage auf die freien Tage (mit Soll = 0 Std.) fallen, kann der Mitarbeitende von diesen Feiertagen nicht profitieren.
  • Im Giesskannenprinzip: Sie können die 20 Std. beim 50%-Pensum auch gleichmässig auf alle Arbeitstage verteilen, also z.B. 2 Std. pro Halbtag. Vorteil: Der Mitarbeitende profitiert auch bei Feiertagen, an denen er nicht arbeitet. Dieses Modell passt gut bei unregelmässigen Arbeitstagen. Nachteil: Der Zeitsaldo stimmt jeweils erst Ende Woche. Bei Ferien und Krankheit muss die ganze Periode eingetragen werden, damit die Gutschrift korrekt ist.

Empfehlung: Beide Arten haben Vor- und Nachteile. Wir empfehlen, für die gesamte Belegschaft nur eine Art zu nutzen und im Personalreglement festzuhalten, um Diskussionen zu vermeiden.

In unserem Blog-Artikel finden Sie weitere Informationen zu diesem Thema: Wie funktioniert die Zeiterfassung bei Teilzeitarbeit?

Wie passe ich Arbeitszeitmodelle an?

proles - Arbeitszeitmodelle - Übersicht

  • Rufen Sie die Funktion «Arbeitszeitmodelle» auf (vgl. Funktionsaufruf «Arbeitszeitmodelle»).
  • Klicken Sie in der Übersicht auf das Arbeitszeitmodell, welches Sie bearbeiten möchten, und passen Sie im Bearbeitungsdialog die Einträge an.

Beachten Sie, dass Ihre Anpassungen nur auf neue Zuordnungen oder auf ein neues Jahr angewendet werden. Also immer dann, wenn ein Mitarbeiterkalender neu erstellt wird. Bereits bestehende Mitarbeiterkalender werden durch die Anpassung eines Arbeitszeitmodells nicht aktualisiert.

Wie kann ich einem Mitarbeiter ein Arbeitszeitmodell zuordnen?

proles - Zuordnungen Arbeitszeitmodelle - Übersicht

Rufen Sie die Funktion «Zuordnungen Arbeitszeitmodelle» auf (vgl. Funktionsaufruf «Zuordnungen Arbeitszeitmodelle»).

In der Übersicht sehen Sie die aktuell (per Tagesdatum) gültigen Zuordnungen.

Tipp: Wenn Sie alle Zuordnungen eines Mitarbeitenden (also auch solche in der Zukunft und/oder in der Vergangenheit) einsehen möchten, löschen Sie das Datum, wählen einen Mitarbeitenden aus und klicken auf das Suchen-Icon.

Alle Zuordnungen haben ein Gültig-ab-Datum (in der Regel das Datum «Start mit proles» gemäss Mitarbeiter). Bestehende Zuordnungen können jederzeit mit einer neuen Zuordnung mit neuem Gültig-ab-Datum «abgelöst» werden.

Es gibt grundsätzlich zwei Situationen, in denen Sie neue Zuordnungen von Arbeitszeitmodellen vornehmen:

Neuer Mitarbeitender (ohne automatischer Zuweisung aus Kopie eines bestehenden Mitarbeitenden):

  • Weisen Sie dem neuen Mitarbeitenden ein Arbeitszeitmodell zu.
  • Das Gültig-ab-Datum wird automatisch auf das Datum «Start mit proles» gemäss Mitarbeiter gesetzt.
  • In diesem Fall muss nun nur noch der Mitarbeiterkalender erstellt werden (siehe unten).

Pensumswechsel bestehender Mitarbeitender:

  • Weisen Sie dem Mitarbeiter das neue Arbeitszeitmodell mit dem gewünschten Gültig-ab-Datum zu.
  • Mit der Speicherung der neuen Zuordnung wird der allenfalls bestehende Mitarbeiterkalender ab Gültig-ab-Datum neu erstellt.
  • Achtung: Alle manuellen Einträge im Mitarbeiterkalender ab neuem Gültig-ab-Datum werden gelöscht und müssen manuell wieder eingetragen werden (bspw. Ferieneintragungen). Wir empfehlen, vorab einen Screenshot des aktuellen Mitarbeiterkalenders zu machen. So können Sie die gelöschten Einträge einfacher wieder eintragen.

Hinweis: Warum werden die Einträge im Mitarbeiterkalender ab Modellwechsel gelöscht? Durch den Modellwechsel ändern die geplanten Arbeitszeiten (Soll-Stunden). Die Software kann nicht selbständig entscheiden, wie mit der Änderung umgegangen werden soll, da zu viele Möglichkeiten bestehen. Zum Beispiel bei einem Wechsel des Pensums von 100% auf 50% kann proles nicht entscheiden, ob eine einwöchige Ferienabwesenheit weiterhin gilt (alt 5 Tage, neu 2.5 Tage), auf zwei Wochen verteilt (vorher 5 Tage, neu 5 Tage) wird oder komplett entfällt (alt 5 Tage, neu 0 Tage).

Damit die Saldi korrekt angezeigt werden können, muss auf den letzten Tag vor dem Modellwechsel eine Arbeitszeitabrechnung erstellt werden.

Im Fall eines unterjährigen Modellwechsels muss zusätzlich in der Arbeitszeitabrechnung eine manuelle Korrektur des Feriensaldos vorgenommen werden.

Wie erstelle ich einen Mitarbeiterkalender?

Für jeden Mitarbeitenden muss jährlich ein Mitarbeiterkalender erstellt werden, um die Soll-Stunden zu verwalten. Zudem besteht die Möglichkeit, geplante Abwesenheiten (wie Ferien, Kompensationen, Ausbildungen, unbezahlte Abwesenheiten, Krankheit u.a.) einzutragen.

Um die Erstellung der Mitarbeiterkalender zu vereinfachen, wird vorab jährlich ein Firmenkalender erstellt. Hier werden für alle Mitarbeitenden gültige Vorkommnisse eingetragen (z.B. Feiertage, Betriebsferien). Jeder Mitarbeiterkalender übernimmt dann diese gemeinsamen Vorkommnisse.

proles - Mitarbeiterkalender - Übersicht-1

Die Mitarbeiterkalender finden Sie mit Funktionsaufruf «Mitarbeiterkalender». In der Übersicht sehen Sie die bestehenden Kalender für das aktuelle Jahr. Sie können mit den Selektionskriterien die Resultate weiter einschränken. Die Informationen «Abteilung», «Standort» und «Mitarbeitergruppe» stehen nur in prolesPremium zur Verfügung.

proles - Mitarbeiterkalender - Mitarbeiterkalender erstellen

Neue oder zusätzliche Mitarbeiterkalender erstellen Sie mittels dem Neu-Icon. Im Abrufdialog können Sie mittels diversen Selektionskriterien die Erstellung einschränken (bspw. können Sie so den Kalender nur für einen Mitarbeiter erstellen). Die Selektionen «Abteilung», «Standort» und «Mitarbeitergruppe» stehen nur in prolesPremium zur Verfügung.  Natürlich müssen alle Vorarbeiten erledigt sein (z.B. Zuordnung Arbeitszeitmodell). Bei fehlenden Vorbereitungen werden die entsprechenden Kalender nicht erstellt.

Wie trage ich Abwesenheiten im Mitarbeiterkalender ein?

proles - Mitarbeiterkalender - Übersicht-1

Die Mitarbeiterkalender finden Sie mit Funktionsaufruf «Mitarbeiterkalender». In der Übersicht sehen Sie die bestehenden Kalender für das aktuelle Jahr. Sie können mit den Selektionskriterien die Resultate weiter einschränken. Die Informationen «Abteilung», «Standort» und «Mitarbeitergruppe» stehen nur in prolesPremium zur Verfügung.

proles - Mitarbeiterkalender - Übersicht

Klicken Sie in der Übersicht auf den gewünschten Namen. Der Mitarbeiterkalender wird angezeigt.

  • Unterhalb des Kalenders finden Sie eine Farblegende als Erklärung zu den angezeigten An-/Abwesenheitsarten.
  • Jeder Monat wird auf einer Zeile dargestellt. Die Wochenenden sind zur besseren Lesbarkeit untereinander ausgerichtet.
  • Je nach Arbeitszeitmodell werden die Tage als «Arbeitsfrei» (z.B. Wochenende) oder als Arbeitstage (mit den entsprechenden Soll-Stunden) definiert.
  • Zusätzliche Abwesenheiten (z.B. Feiertage) aus dem Firmenkalender werden in der entsprechenden Farbe dargestellt.
  • Abwesenheiten können entweder an einzelnen (Halb-)Tagen oder über mehrere Tage eingetragen werden.

Einen einzelnen Tag bearbeiten:

proles - Mitarbeiterkalender - Einzelner Tag bearbeiten

Klicken Sie auf den entsprechenden Tag und ändern Sie die Einträge für Vormittag und/oder Nachmittag auf die gewünschte An-/Abwesenheitsart. Nach der Speicherung sehen Sie Ihre Änderung im Kalender.

Mehrere Tage/Wochen bearbeiten (Serieneintrag):

proles - Mitarbeiterkalender - Serieneintrag

Wählen Sie beim Icon «Weitere Optionen» die Auswahl «Serieneintrag».

  • Im entsprechenden Bearbeitungsdialog können Sie das Start- und das Enddatum für die gewünschte Änderung eingeben.
  • Sie können hier auch definieren, auf welche Tage (oder Halbtage) die Änderung angewendet werden soll.
  • In den Feldern «An-/Abwesenheitsart (zu ersetzen)» und «Ersetzen durch An-/Abwesenheitsart» halten Sie fest, was Sie anpassen möchten, z.B. für Ferieneinträge von «Arbeit» auf «Ferien (definitiv)».
  • Optional können Sie eine Bezeichnung erfassen, welche beim Mouse-over im Mitarbeiterkalender angezeigt wird.
  • Mit der Speicherung wird der Serieneintrag ausgeführt.

Tipp: In prolesFree werden Ferien grundsätzlich in der Zeiterfassung eingetragen. Der zusätzliche Eintrag im Mitarbeiterkalender hilft «nur» zur besseren Übersicht. Mit prolesPremium muss in der Zeiterfassung kein Eintrag mehr vorgenommen werden, da mit dem Eintrag im Mitarbeiterkalender automatische Zeiterfassungen durch proles erstellt werden.

Wo sehe ich die Mitarbeiterkalender aller Mitarbeitenden im Überblick?

proles - Mitarbeiterkalender - Aufruf Alle Mitarbeiterkalender

Die Mitarbeiterkalender finden Sie mit Funktionsaufruf «Mitarbeiterkalender». In prolesPremium steht hier beim Icon «Weitere Optionen» die Auswahl «Alle Mitarbeiterkalender» zur Verfügung.

proles - Mitarbeiterkalender - Abruf Alle Mitarbeiterkalender

Im zugehörigen Abrufdialog können Sie für die Anzeige der Mitarbeiterkalender entsprechende Selektionen vornehmen.

proles - Alle Mitarbeiterkalender - Übersicht

Die entsprechenden Mitarbeiterkalender werden gemäss den getroffenen Selektionen ausgegeben. Diese Ansicht (nur prolesPremium) ermöglicht Ihnen einen schnellen Überblick über geplante Abwesenheiten im Team.

Wie erstelle ich einen Firmenkalender?

proles - Firmenkalender - Auswahl

Die Firmenkalender finden Sie mit Funktionsaufruf «Firmenkalender».

In prolesPremium werden die Firmenkalender pro Standort geführt. Bei mehreren Niederlassungen in verschiedenen Kantonen mit unterschiedlichen Feiertagen erleichtert diese Option die schnelle Erfassung der Mitarbeiterkalender. In prolesFree gibt es keine Standorte und somit nur einen Firmenkalender pro Jahr (für das ganze Team).

Firmenkalender werden einmal jährlich erstellt. Im Firmenkalender werden für alle Mitarbeitenden geltende Abwesenheiten eingetragen (z.B. Feiertage oder Betriebsferien).

In der Übersicht sehen Sie die bestehenden Firmenkalender. Für die Erfassung eines neuen Firmenkalenders (z.B. für das Folgejahr) klicken Sie auf das Neu-Icon. Geben Sie das Jahr ein, für welches der Firmenkalender erzeugt werden soll und speichern Sie die Eingabe.

proles - Firmenkalender - Übersicht

Klicken Sie nun in der Übersicht auf den entsprechenden Firmenkalender.

Der Firmenkalender wird mit einer Zeile pro Monat angezeigt. Wochenenden sind zur besseren Orientierung untereinander dargestellt. Zwei Farben sind vorherrschend:

  • Grau: Wochenenden - gilt als «Arbeitsfrei»
  • Hellblau: Standard-Arbeitstage - gelten grundsätzlich als mögliche Arbeitstage

Bei der Erstellung der Mitarbeiterkalender werden später mit Hilfe des Firmenkalenders und der Zuordnung des Arbeitszeitmodells pro Mitarbeiter die konkreten Arbeitstage eingetragen. Tragen Sie hier im Firmenkalender nur für alle Mitarbeitenden gültige Feiertage und andere Abwesenheiten wie Betriebsferien ein.

Wie behalte ich den Überblick über Zeit- und Feriensaldi?

Aus der Differenz der Soll-Stunden gemäss Mitarbeiterkalender und den Zeiterfassungen führt proles tagesgenaue Zeit- und Feriensaldi. Die Saldi sind in verschiedenen Funktionen ersichtlich:

Dashboard

Im Dashboard (resp. in den verschiedenen Dashboards in prolesPremium) werden in mehreren Widgets wichtige Informationen zu Zeit- und Feriensaldi angezeigt. Zudem werden im Widget «Soll- und Ist-Stunden» die zu arbeitenden und die schon geleisteten Stunden pro Tag, Woche, Monat und Jahr ausgegeben. Das Dashboard wird nach dem Login oder über die Auswahl in der Navigation links angezeigt. Auch ein Klick auf das proles-Logo oben links führt auf das Dashboard.

Arbeitszeitstatistik

Mit dem Report «Arbeitszeitstatistik» kann ein schneller Überblick über die wichtigsten Daten der Mitarbeitenden gewonnen werden, unter anderem auch die Zeit- und Feriensaldi. Die Arbeitszeitstatistik erreichen Sie via Funktionsaufruf «Arbeitszeitstatistik».

Arbeitszeitabrechnungen

Folgenden Nutzen erhalten Sie mit der Arbeitszeitabrechnung:

  • Nachweis Soll- und Ist-Stunden über eine bestimmte Periode.
  • Sperrung der abgerechneten Periode (keine neuen Zeiterfassungen oder Veränderung der bestehenden Erfassungen).
  • Korrekturen von Zeit- und Feriensaldo.