Buchhalter haben nicht gerade den Ruf, besonders innovativ zu sein. Dies ist sicher ein Grund dafür, dass im Bereich der Buchhaltung von der Digitalisierung noch nicht viel zu spüren ist.
Die meisten KMU verschieben noch immer kistenweise Belege zum Treuhänder und wieder zurück. Selbst wenn ein KMU seine Belege einscannt, werden diese in der Regel vom Treuhänder oder der eigenen Buchhaltung vom Bildschirm erneut abgetippt.
Das Potential der Digitalisierung wird noch immer völlig verkannt. Dies geschieht auf Kosten der KMU, denn diese bezahlen meist viel zu viel für die Buchführung.
Buchführung ist sehr repetitiv. Die Erfassung von Belegen in der Buchhaltung unterliegt klar formulierbaren und logischen Regeln. Damit eignet sie sich hervorragend für die Automatisierung.
Doch aufgepasst: Es gibt auch viele Spezialfälle, die erstens erkannt und zweitens richtig gehandhabt werden müssen. Es bedarf neben der Erarbeitung von Konzepten auch der Inbetriebnahme von Software, Workflows und Steuerungsmechanismen. Deshalb ist die Automatisierung einer KMU-Buchhaltung eine besondere Herausforderung und gehört in die Hände eines Spezialisten.
Die Voraussetzung für die Automatisierung ist die Digitalisierung der gesamten Input-Daten. Dabei gibt es verschiedene Stufen der Digitalisierung:
Wer Papierbelege erhält, muss diese einscannen. Damit Algorithmen die Belege erfassen können, braucht es ausserdem eine sogenannte OCR-Erkennung des Textes. Leider gibt es bis heute und wohl auch in nächster Zukunft keine OCR-Technologie mit einer hundertprozentig genauen Erkennungsquote.
Oft wird von der Software zum Beispiel eine 1 als eine 7 erkannt - oder eine 0 für ein O gehalten. Für die in der Buchhaltung absolut notwendige exakte Verarbeitung sind diese fehlerhaften Ergebnisse nicht geeignet. Eine Nachkontrolle der Resultate durch einen Menschen bleibt bisher notwendig.
Viele denken, dass eine Digitalisierung von Papier bereits das höchste der Gefühle sei. Doch das Potential der Digitalisierung geht noch viel weiter! Werden in einem digitalen Format die Felder in strukturierter Form übermittelt, können diese direkt in die Buchhaltung eingelesen werden. Dies ist zum Beispiel in den XML-Dateien des neuen Bankenformatstandards ISO-20022 oder im E-Rechnungsformat ZUGFeRD der Fall.
In den meisten KMU-Buchhaltungen nehmen die Bankbuchungen einen überragenden Anteil an den gesamten Buchungen ein. Deshalb ist es besonders wichtig, die Bankbuchungen automatisiert abzuwickeln.
ISO-20022 ist das neue elektronische Standard-Format für die Schnittstelle “Bankkunde - Bank”. Ab Mitte 2018 löst es das alte DTA Format definitiv ab. Es können damit sowohl Zahlungen in die Bank geladen werden, als auch Bankkontoauszüge im elektronischen Format bezogen werden. ISO-20022 basiert auf dem bekannten XML-Standard.
ISO-20022 hat gegenüber den alten Formaten den entscheidenden Vorteil, dass damit umfassende Daten übermittelt werden können. Optimal also für die Anwendung in der Buchhaltung. Ein Beispiel: Mit ISO-20022 kann jeder Zahlung in einer Zahlungsdatei eine End2End Referenz mitgegeben werden. Wird die Zahlung ausgeführt, wird die gleiche Referenznummer im elektronischen Bankkontoauszug mitgegeben. Damit kann die Buchführung im Bereich der Bankbuchungen annähernd zu 100 Prozent automatisiert werden.
Das ZUGFeRD-Rechnungsformat besteht aus einem herkömmlichen PDF und einer daran angehängten maschinenlesbaren XML-Datei. Diese XML-Datei kann alle in der PDF-Rechnung enthaltenen Rechnungsinformationen beinhalten. Die ZUGFeRD-Rechnung ist dadurch sowohl für den Menschen als auch für die Maschine einfach lesbar.
Das ursprünglich in Deutschland entwickelte E-Rechnungsformat verbreitet sich immer stärker in ganz Europa. Mehrere Buchhaltungssoftwarehersteller in der Schweiz haben das Format bereits in ihre Produkte eingebaut.
Die QR-Rechnung löst ab dem 1. Januar 2019 den Einzahlungsschein ab. Der Vorteil beim QR-Code ist, dass er mehr als nur die Zahlungsinformationen enthält. Er ermöglicht das Auslesen von Daten, welche besonders für die Buchhaltung wertvoll sind. Die QR-Rechnung wird die Automatisierung der Buchhaltung von Schweizer KMU weiter befeuern.
Ein API (Application Programming Interface) ist ein Programmteil, welches von einem Softwaresystem zur Anbindung anderer Programme an das System zur Verfügung gestellt wird. Damit lassen sich Daten ohne menschliches Zutun von System zu System automatisch übertragen. So können zum Beispiel Kassenlösungen, Debitorensysteme oder Webshops direkt mit der Buchhaltung verbunden werden. Umsätze können damit direkt in die Buchhaltung übermittelt werden.
Die Kontierung kann aus den oben genannten elektronischen Datenformaten noch nicht direkt durch eine Buchhaltungssoftware ausgelesen werden. Da die Kontierung eines Beleges sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheidet, ist es auch nicht sinnvoll, dass solche Daten im Beleg mitgeliefert werden. Mit Machine Learning kann jedoch die Kontierung mit einer guten Quote auf Anhieb richtig umgesetzt werden.
proles können Sie ganz einfach an Run my Accounts anbinden. Ihre Umsätze werden dann direkt per CSV Datei in die Online-Buchhaltungs-Software vom Run my Accounts eingebucht. Run my Accounts entlastet Sie maximal von administrativen Arbeiten, in dem es die Buchführung über die oben aufgeführten Technologien automatisiert. Der persönliche Kontakt zu Ihnen kommt dabei nicht zu kurz. Ein persönlicher Online-Buchhalter und ein Online-Treuhänder übernehmen die komplette Verantwortung über Ihre Buchhaltung. Aufgrund der Automatisierung ist das Run my Accounts-Paket letztlich wesentlich günstiger als die Kombination Buchhaltungs-Software - interner Buchhalter - Treuhänder.
Bereits im Jahr 1999 ärgerte sich Thomas Brändle in seiner Funktion als CFO eines schnell wachsenden Unternehmens über die mühsame Arbeit des Buchhaltens: Zahlen abtippen, Belege sortieren, Zahlungen aufbereiten, Bankkonten abstimmen und noch so kleine Differenzen suchen. Viel lieber hätte er sich auf die Auswertung der Zahlen konzentriert, als diese in stundenlanger Fleissarbeit zu erfassen. Belege sollten ausschliesslich digital ausgelesen und verarbeitet werden. Nach einigen Jahren Entwicklungszeit wurde 2008 die Run my Accounts AG gegründet: die einfache, effiziente und umfassende Buchhaltung für Schweizer KMU. Seit nunmehr 9 Jahren setzt sich Thomas Brändle und das gesamte Team von Run my Accounts dafür ein, die Buchhaltungsbranche weiter voranzubringen.
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