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10 überzeugende Gründe für eine Zeiterfassung für Dienstleister

Simon Grenacher
Mittwoch, 6. Mai 2020

Gute Gründe für eine professionelle Zeiterfassung gibt es viele. Ich beschränke mich in der Folge jedoch auf 10 Gründe, von denen ich aus Erfahrung weiss, dass sie einen klar messbaren Einfluss auf den Erfolg Ihres Dienstleistungsunternehmens haben.

Wenn ich in der Folge von Zeiterfassung spreche, dann denke ich natürlich nicht an Karteikarten oder an einen Fresszettel. Ich denke an eine digitalisierte Form von Zeiterfassung in einer elektronischen Tabelle oder – wesentlich sinnvoller – in einer datenbankgestützten App mit entsprechenden Zusatzfunktionen. Wieso Sie Ihre Zeiterfassung ohnehin besser nicht mit Excel machen sollten, lesen Sie in meinem Blogbeitrag «Wieso Sie auf eine kostenlose Zeiterfassung mit Excel verzichten sollten».

Bei grösseren Dienstleistungs-KMU mit mehreren Projektmitarbeitern und ganzen Teams, mit einer grossen Zahl an laufenden und komplexen Projekten, mit vielen Kunden etc. ist es unbestritten, dass auch eine professionelle Zeiterfassung zum Einsatz kommen muss.

Bei kleineren Dienstleistern und bei «Einzelkämpfern» hingegen finden wir in der Praxis immer noch oft Stundenblock und Fresszettel. Dabei gibt es zahlreiche gute und überzeugende Gründe, warum bei jedem Dienstleister eine Zeiterfassung zum Einsatz kommen sollte. Besonders heute, wo Einsteigerversionen in professionelle Zeiterfassungstools bereits kostenlos angeboten werden. Eine davon stelle ich übrigens in meinem Blogbeitrag «proles modernisiert Projektmanagement-Software und lanciert kostenlose Zeiterfassung prolesFree» vor.

1. Zeiterfassung = gesetzliche Pflicht

Das Schweizer Arbeitsgesetz verlangt bereits seit 1966, dass die Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden lückenlos protokollieren. In meinem Evergreen-Blogbeitrag «Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für Dienstleister» liefere ich alle Details dazu.

Ich meine, dass ist bereits ein absolut überzeugender Grund, die Zeiterfassung professionell zu organisieren. Und zwar für alle Dienstleister, egal wie gross sie sind.

2. Zeiterfassung = Leistungserfassung

Aber mal abgesehen von der gesetzlichen Pflicht, die Zeiterfassung ist gleichzeitig und automatisch auch die Grundlage für die Leistungserfassung.

Adressat der Leistungserfassung ist allerdings weniger der Mitarbeitende selbst, als vielmehr das Projekt, für das er arbeitet. Und gleichzeitig damit auch der Kunde, bzw. der Auftraggeber hinter dem Projekt.

Die Leistungserfassung mit ihren Ergebnissen braucht es also, damit der Projektauftraggeber und der Kunde sehen und nachvollziehen können, welche Leistungen für ihr Projekt erbracht wurden. Da sie selbst bei der Ausführung ihres Projektes nicht oder nur selten selbst anwesend sind, dienen ihnen die Ergebnisse der Leistungserfassung als Nachweis – auch als «Beweis» – für die geleisteten Arbeiten. Insbesondere für jene Leistungen, die sich nicht offensichtlich in einem Ergebnis bzw. einem Produkt niederschlagen. So muss ein Anwalt beispielsweise in seinen Fällen einiges an Recherchearbeit leisten, die später gar nicht sichtbar ist.

Kern der Leistungserfassung ist stets die für die Leistung erbrachte Arbeitszeit. Ergo, ohne Zeiterfassung keine Leistungserfassung.

3. Zeiterfassung = Umsatz und Ertrag

Absoluter «Killergrund» für eine Zeiterfassung ist jedoch die Tatsache, dass bei der Grosszahl von Projekten, Aufträgen und Mandaten ohne Zeiterfassung gar keine Rechnung an den Kunden geschrieben werden könnte. Wird dort doch meistens nach Aufwand, also nach eingesetzter Zeit abgerechnet. Wird die Arbeitszeit hingegen nicht, oder ungenügend protokolliert, so kann nicht sauber abgerechnet werden. In der Folge entstehen kein Umsatz und kein Ertrag, was sich logischerweise kein Dienstleister leisten kann.

Die Formel ist somit einfach: Zeiterfassung = Leistungserfassung = Umsatz und Ertrag.

4. Zeiterfassung = Arbeitszeitkontrolle

Die Zeiterfassung dient aber nicht nur dem Projekt und dem Kunden, sie dient vor allem auch den Mitarbeitenden und den Firmen. Erfassen die Mitarbeiter nämlich ihre ganze Arbeitszeit (sog. Vollzeiterfassung), so ersehen sie auf einen Blick den Stand ihrer vertraglich vereinbarten Arbeitspflicht.

Können sie in der Zeiterfassung auch noch gleich ihre Ferien und freien Tage miterfassen, so bekommen sie dafür ebenfalls einen Soll-Ist-Vergleich. Die Zeiterfassung wird damit zum direkten Kontrollwerkzeug für den Arbeitsvertrag. Nicht nur für den Arbeitnehmenden, sondern auch für den Arbeitgeber.

5. Zeiterfassung = Transparenz und Vertrauen

Die Vollzeiterfassung im ganzen Unternehmen von allen Mitarbeitenden – inklusive aller Chefs – führt zu einer hohen Transparenz. Insbesondere in Dienstleistungsunternehmen, die de facto vom Verkauf ihrer Arbeitszeit leben, vermittelt die Sichtbarmachung der Arbeitszeiten ein hohes Mass an Vertrauen und fördert damit ganz direkt eine positive Unternehmenskultur von Kooperation und gegenseitigem Vertrauen.

In Zeiten hoher Austauschbarkeit der Leistungen vieler Unternehmen kann auf diese Weise eine solide Grundlage für Wettbewerbsvorteile gelegt werden.

6. Zeiterfassung = Sicherheit

Die Zeiterfassung vermittelt auch ganz direkt Sicherheit.

  • Mitarbeitende bekommen die Sicherheit, dass sie ihre arbeitsvertragliche Hauptpflicht – die Leistung ihrer Arbeitszeit – korrekt erfüllen.
  • Firmen bekommen die Sicherheit, dass ihre Mitarbeitenden das tun, wofür sie bezahlt werden.
  • Kunden bekommen die Sicherheit, dass die ihnen in Rechnung gestellten Leistungen auch wirklich erbracht wurden.
  • Der Staat und die Gesellschaft bekommen die Sicherheit, dass ihre arbeitenden Bürger nicht gesundheitlich durch Stress überbelastet werden.

Sicherheit ihrerseits führt zu Stabilität, diese führt zu Vorhersehbarkeit und Planbarkeit, was sich wiederum in Wachstum und Wohlstand niederschlägt.

7. Zeiterfassung = Effizienz

Die Zeiterfassung trägt wesentlich dazu bei, dass die Arbeit «schlank und rank» – ich sage mal effizient – erledigt werden kann. Durch die mit der Zeiterfassung einhergehende Transparenz wird uns als Arbeitende nämlich erst richtig bewusst, wie und wofür wir unsere Arbeitszeit nutzen.

Analysieren wir die Ergebnisse der Zeiterfassung genau und ziehen daraus die richtigen Schlüsse, so lernen wir, mit unserer Arbeitszeit in Zukunft immer effizienter umzugehen. Ohne Zeiterfassung würden wir dies oft gar nicht – oder wenigstens viel später erst realisieren.

8. Zeiterfassung = Effektivität

Doch die Zeiterfassung hilft uns nicht nur dabei effizient mit unserer Arbeitszeit umzugehen, sondern diese auch so wirksam wie möglich – eben effektiv – zu nutzen. Mit Hilfe von Zeiterfassung arbeiten wir also nicht nur um der Arbeit willen, sondern wir erzielen auch ganz klar bessere Ergebnisse.

Immer unter der Voraussetzung, dass wir Vollzeiterfassung für alle betreiben und die Daten regelmässig einer genaueren Analyse unterziehen. Die Analyse dient uns anschliessend dazu, unsere künftige Arbeit noch effizienter und effektiver zu planen und zu bewältigen.

Dass dies nur mittels einer professionellen und modernen cloud-fähigen Software für Zeiterfassung voll genutzt werden kann, versteht sich natürlich von selbst.

9. Zeiterfassung = Produktivität und Rentabilität

Nachdem uns die Zeiterfassung bei der Arbeit hilft, effizienter und effektiver, also wirkungsvoller zu sein, hilft sie uns logischerweise auch bei der Steigerung unserer Produktivität. Das heisst, wir erreichen mehr und bessere Resultate mit weniger Zeiteinsatz. Wir werden also deutlich produktiver.

Und das Schöne daran. Die verbesserte Produktivität führt auch ganz direkt zu einer verbesserten Rentabilität unseres Dienstleistungsunternehmens. Was folgerichtig bedeutet, dass der Einsatz einer professionellen Zeiterfassung eine notwendige Voraussetzung zur Steigerung der Rentabilität in unserem Unternehmen ist.

10. Zeiterfassung = Skalierbarkeit und Wachstum

Last but not least – erst der Einsatz einer professionellen Zeiterfassung schafft die nötigen Voraussetzungen, dass das Unternehmen gesund wachsen und seine Leistungen skalieren, also vervielfältigen kann. Fehlt die Zeiterfassung (hinsichtlich Tool aber auch hinsichtlich der Zeiterfassungskultur), so wird sie erfahrungsgemäss in Wachstumsphasen schnell zum zentralen Engpass.

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