Online-Zeiterfassung für Dienstleister

Zeiterfassung als Basis für die Rechnungsstellung

• Die Zeiterfassung bildet in aller Regel die Basis für eine korrekte, nachvollziehbare und transparente Rechnungsstellung.

• Die Zeiterfassung kann (insbesondere bei Kundenarbeiten) aussagekräftig vorgenommen und eins zu eins für die Rechnungsstellung und den dazugehörigen Leistungsbeschrieb genutzt werden. Eine minutiöse Überarbeitung wird damit hinfällig.

• Die lückenlose Zeiterfassung garantiert, dass alle Leistungen auch wirklich abgerechnet werden und dass Mehrleistungen sicher als solche erkannt und nachverkauft werden können.

• Die Stundenerfassung macht die professionelle Erbringung von Dienstleistungen wirtschaftlich.

Zeiterfassung als Basis für die Arbeitszeit-Abrechnung

• Die lückenlose Zeiterfassung bildet die Basis für transparente Arbeitszeitabrechnungen.

• Auf Basis der Zeiterfassungen können auf Knopfdruck Arbeitszeitabrechnungen mit Soll-/Ist-Vergleich erstellt werden.

• Zeit- und Feriensaldi werden übersichtlich dargestellt.

• Unkomplizierte Saldokorrekturen – alle Änderungen werden nachvollziehbar festgehalten.

Die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht

• In den letzten Jahren verschärfte das SECO in der Schweiz die Arbeitszeitkontrollen um Arbeitnehmer zusätzlich zu schützen. Jeder Arbeitnehmer ist heute darum dazu verpflichtet die eigene Arbeitszeit zu erfassen.

• Da jedoch gerade in Dienstleistungsbetrieben oft Arbeiten im Home-Office oder ausserhalb der geregelten Arbeitszeiten erledigt werden, braucht es ein Zeiterfassungssystem, das im gesamten Unternehmen flexibel und ortsunabhängig eingesetzt werden kann.

Unterstützung der Mitarbeitenden bezüglich Zeitmanagement

• Die sorgfältige Zeiterfassung verlangt zwar etwas Disziplin, sie hilft den Mitarbeitenden jedoch massgeblich bei ihrem eigenen Zeitmanagement.

• So legen sie damit offen und nachvollziehbar Rechenschaft über ihre Projektarbeiten ab, egal ob interne Projekte oder Kundenprojekte, machen aber gleichzeitig ihre Überstunden transparent und erfassen die Grundlagen für das Management ihres Ferien- und Zeitsaldos. Alles Dinge, die den Mitarbeitenden wichtig sind.

Zeiterfassung in Tages-, Wochen- oder Monatsansicht (Matrix-Zeiterfassung)

• Die Zeiterfassung auf Tagesbasis steht für die tagesaktuelle Arbeitszeiterfassung zur Verfügung.

• Alternativ dazu kann die Matrix-Zeiterfassung verwendet werden. Damit erledigen Sie Ihre Zeiterfassungen bequem in einer Wochen- oder Monatsansicht.

Wichtige Auswertungen rund um die Zeiterfassung auf Knopfdruck

• Stundendetaillisten, Stundenübersichten, Auswertungen nach Tarif, Arbeitszeitstatistiken nach Arbeitsgattungen und viele mehr.

• proles bietet praktisch unbegrenzte Auswertungsmöglichkeiten der Zeiterfassungen.

• Die Reports können auf Knopfdruck erstellt und als PDF oder im Excel-Format ausgegeben werden.

Erfassung mit Von-/Bis-Zeiten oder effektiven Stunden

• Mit dem übersichtlichen Dialog für die Zeiterfassung haben Sie die Wahl, ob Sie effektive Stunden (bspw. 3.5 Stunden) oder Von-/Bis-Zeiten erfassen möchten (bspw. 1300-1600).

• Die Von-/Bis-Zeiterfassung hat den Vorteil, dass der exakte Zeitpunkt der Leistungserbringung festgehalten wird und so beispielsweise Zuschläge für Nachtarbeit einfacher ermittelt werden können.

Spesen- und Materialerfassung voll integriert

• Die Spesen- und Materialerfassung lässt sich direkt aus der Zeiterfassung erledigen.

• Mit wenigen Klicks sind alle Leistungsarten erfasst.

Dank Cloudlösung immer und überall verfügbar

• proles umfasst eine flexible und benutzerfreundliche Zeiterfassungssoftware aus der Cloud.

• Die Zeiterfassung steht Ihnen von überall her und rund um die Uhr zur Verfügung.

Direkt in der Zeiterfassung alle wichtigen Informationen verfügbar

• Einfache Darstellung der wichtigsten Informationen: Bereits geleistete Stunden, Zeit- und Feriensaldo, erzielter Umsatz im laufenden Monat, etc.

• Direkt aus der Zeiterfassung können die wichtigsten Reports abgerufen werden – bspw. eine Stundendetailliste oder die Einsatzplanung.

Wiederkehrende Arbeiten mit der Serienzeiterfassung schnell erfasst

• Wiederkehrende Tätigkeiten und längere Abwesenheiten können mittels Serien-Erfassungen einfach eingegeben werden. Dies spart Zeit in der täglichen Administration.

• Statt eine sich wiederholende Rapportierung über die normale Zeiterfassung an mehreren Tagen einzeln zu erfassen, kann mit dieser Funktion die Arbeit als Serie eingegeben werden. Die eingegebenen Stunden werden für die ausgewählte Aktivität an jedem Tag im erfassten Zeitraum (Start-Datum / End-Datum) automatisch erfasst, wobei noch ausgewählt werden kann, für welche Wochentage die Erfassung erfolgen soll.

• Damit können beispielsweise Abwesenheiten für einen einwöchigen Kurs, aber auch wöchentlich wiederkehrende Arbeiten mit einer einzigen Eingabe für den ganzen Zeitraum erfasst werden.

Automatische Zeiterfassung direkt aus dem Mitarbeiterkalender

• Mit der Funktion «Mitarbeiterkalender» können u.a. Ferienabwesenheiten eingetragen und geplant werden.

• In einigen Fällen müssen diese Eintragungen auch zu Zeiterfassungen führen. Es besteht die Möglichkeit, dass Erfassungen im Mitarbeiterkalender automatisch Zeiterfassungen auslösen.

• Dies macht dann z.B. Sinn, wenn Ferien in der Zeiterfassung erfasst werden müssen, diese Zeiterfassungen aber nicht manuell erfolgen sollen.

Automatische Zeiterfassung direkt aus prolesCRM

• In prolesCRM können Ereignisse bewirtschaftet werden. Unter Verwendung von Ticketnummern sowie Pendenzenzuordnungen zu Mitarbeitern kann damit die Ticketbearbeitung (z.B. in einer Support-Abteilung) effizient gelöst werden.

• Es besteht die Möglichkeit, ein Ereignis in prolesCRM direkt mit einer Aktivität aus der Projektverwaltung zu verknüpfen und so die Zeiterfassung direkt aus der Bearbeitung der Ereignisse mittels Start/Stop-Funktionalität zu erledigen.

Weitere Informationen im Support-Center

• Weitere detailliertere Informationen (Benutzeranleitung) rund um die Zeiterfassungsfunktionen in proles finden Sie in unserem Support-Center.

Die Zeiterfassung ist bei einer Business-Software für Dienstleister absolut zentral

• Welchen Nutzen ziehen die Mitarbeiter, das Management und auch die Kunden selbst aus dem Einsatz einer für Dienstleister spezialisierten Softwarelösung und wie sollte die Zeiterfassung in der Praxis eingesetzt werden, damit der gewünschte Mehrwert auch wirklich voll ausgeschöpft werden kann?

• Lesen Sie unseren Blogbeitrag zu diesem Thema: Die Zeiterfassung ist bei einer Business-Software für Dienstleister absolut zentral.