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Online-Zeiterfassung für Dienstleister

Den grössten Nutzen aus der professionellen Zeiterfassung in proles zieht ohne Zweifel das Management. So bildet die vollständige und lückenlose Zeiterfassung die Basis für Mitarbeiterführung, für transparente Arbeitszeitabrechnungen mit Abwesenheits- und Ferienkontrolle, für die korrekte und effiziente Leistungsverrechnung und für die Projektplanung und die sichere Projektsteuerung.

Die Highlights der Zeiterfassung mit proles

Zeiterfassung als «Herzstück» für das Projektmanagement

Da Sie als Dienstleister naturgemäss die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden verkaufen, ist es offensichtlich, dass die Zeiterfassung absolut zentral ist, es sogar sein muss. Aus diesem Grund ist sie das Herzstück der Projektmanagement-Software proles.

Durch die Zeiterfassung werden in Ihrem Dienstleistungsunternehmen alle Prozesse zentral unterstützt. Ohne Zeiterfassung ist keine professionelle Dienstleistungserbringung möglich.

Zeiterfassung mit dem Smartphone (prolesMobile)

prolesMobile, die für Smartphones optimierte App, bietet Ihnen die Möglichkeit, Zeiterfassungen vorzunehmen, bereits erfasste Stunden zu kontrollieren sowie Stundendetails als PDF auszugeben.

prolesMobile erreichen Sie auf Ihrem Smartphone über folgenden Link: https://www.app2.proles.ch/mobile.

Rasche Einführung dank intuitiver Bedienung

Mit der Zeiterfassung sind alle Mitarbeitenden im Unternehmen konfrontiert. Daher ist es essentiell, dass diese schnell, einfach und unkompliziert von überall her erledigt werden kann.

Die proles-Zeiterfassung ist intuitiv zu bedienen und in kürzester Zeit einsatzbereit. Ihre Mitarbeitenden sehen zugewiesene Aktivitäten gemäss Projekt- und Mitarbeiterplanung. Da die Zeiterfassung durch alle involvierten MitarbeiterInnen selbständig erfolgen kann, reduziert sich der Administrationsaufwand.

Unterstützt lückenlose Zeiterfassung (Vollzeiterfassung)

Die Zeiterfassung sollte von allen im Unternehmen geführt werden. Also auch von den Chefs und von denjenigen, welche keine oder nur wenige verrechenbare Kundenleistungen erbringen. Die Zeiterfassung kann lückenlos im Sinne einer Vollzeiterfassung geführt werden. Keine Minute wird ausgelassen.

Damit die Zeiterfassung lückenlos wird, können auch alle Abwesenheiten wie Ferien, Krankheit, Weiterbildungsabwesenheiten etc. protokolliert werden. Für die Zeiterfassung auf interne (nicht verrechenbare) Arbeiten (bspw. Administration oder interne Teammeetings) können in der Projektverwaltung entsprechende Aktivitäten eingerichtet werden.

Weitere Informationen zur Zeiterfassung mit proles

Zeiterfassung als Basis für die Projektplanung

  • Die proles-Zeiterfassung macht die Auslastung objektiv sichtbar und unterstützt die Mitarbeitenden in ihrer Argumentation «zu viel Arbeit» oder auch «zu wenig Arbeit».
  • Sogar für eine zielgerichtete Weiterentwicklung des ganzen Unternehmens spielt die Zeiterfassung eine tragende Rolle. Denn historische Daten liefern wertvolle Hinweise auf die Planung und Steuerung zukünftiger Projekte und gleichzeitig auf die Ausgestaltung des ganzen Managementsystems und damit der Leistungserbringungsprozesse schlechthin.

Zeiterfassung als Basis für das Projektcontrolling

  • proles unterstützt die tagesaktuelle Zeiterfassung. Damit können die geleisteten Arbeiten für ein zuverlässiges Projektcontrolling herangezogen werden.
  • Die tagesaktuelle Zeitrapportierung legt den Stand der Budgetausschöpfung offen und zeigt, ob sich das Projekt im geplanten Rahmen bewegt.
  • Budgetüberschreitungen werden damit frühzeitig erkannt. Mittels einer inhaltlich präzisen Leistungserfassung werden Arbeiten, welche nicht zum vereinbarten Lieferumfang gehören, rechtzeitig erkannt und können in neue Teilaufträge ausgegliedert werden.
  • Das Kundenprojekt bleibt so auf Kurs, ohne sich zu verirren.
  • Alles Vorteile, die direkt den Kunden der gemanagten Projekte zugutekommen und die Qualität der geleisteten Arbeit hochhalten.
  • proles überwacht mittels entsprechenden Erfassungskontrollen, dass Stunden- und Budgetobergrenzen nicht überschritten werden.
«Was man nicht messen kann, kann man nicht managen.»
Peter F. Drucker

Zeiterfassung als Basis für die Rechnungsstellung

  • Die Zeiterfassung bildet in aller Regel die Basis für eine korrekte, nachvollziehbare und transparente Rechnungsstellung.
  • Die Zeiterfassung kann (insbesondere bei Kundenarbeiten) aussagekräftig vorgenommen und eins zu eins für die Rechnungsstellung und den dazugehörigen Leistungsbeschrieb genutzt werden. Eine minutiöse Überarbeitung wird damit hinfällig.
  • Die lückenlose Zeiterfassung garantiert, dass alle Leistungen auch wirklich abgerechnet werden und dass Mehrleistungen sicher als solche erkannt und nachverkauft werden können.
  • Die Stundenerfassung macht die professionelle Erbringung von Dienstleistungen wirtschaftlich.
«Insbesondere der Zeitaufwand für die korrekte, monatliche Verrechnung aller Projektleistungen, die Bewältigung der monatlichen Spesenabrechnungen mit entsprechenden Rückzahlungen an die MitarbeiterInnen sowie die saubere Führung der Arbeitszeiterfassung kann mit dem Einsatz einer professionellen Lösung signifikant reduziert werden. Dasselbe gilt für Ferienkontrollen und das häufige Suchen relevanter Kunden- und Projektinformationen in den verschiedenen Ablagesystemen.»

Zeiterfassung als Basis für die Arbeitszeit-Abrechnung

  • Die lückenlose Zeiterfassung bildet die Basis für transparente Arbeitszeitabrechnungen.
  • Auf Basis der Zeiterfassungen können auf Knopfdruck Arbeitszeitabrechnungen mit Soll-/Ist-Vergleich erstellt werden.
  • Zeit- und Feriensaldi werden übersichtlich dargestellt.
  • Unkomplizierte Saldokorrekturen – alle Änderungen werden nachvollziehbar festgehalten.
«Die Zeiterfassung ist das Herzstück einer Projektmanagement-Software für Dienstleister.»

Die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht

  • In den letzten Jahren verschärfte das SECO in der Schweiz die Arbeitszeitkontrollen um Arbeitnehmer zusätzlich zu schützen. Jeder Arbeitnehmer ist heute darum dazu verpflichtet die eigene Arbeitszeit zu erfassen.
  • Da jedoch gerade in Dienstleistungsbetrieben oft Arbeiten im Home-Office oder ausserhalb der geregelten Arbeitszeiten erledigt werden, braucht es ein Zeiterfassungssystem, das im gesamten Unternehmen flexibel und ortsunabhängig eingesetzt werden kann.

Unterstützung der Mitarbeitenden bezüglich Zeitmanagement

  • Die sorgfältige Zeiterfassung verlangt zwar etwas Disziplin, sie hilft den Mitarbeitenden jedoch massgeblich bei ihrem eigenen Zeitmanagement.
  • So legen sie damit offen und nachvollziehbar Rechenschaft über ihre Projektarbeiten ab, egal ob interne Projekte oder Kundenprojekte, machen aber gleichzeitig ihre Überstunden transparent und erfassen die Grundlagen für das Management ihres Ferien- und Zeitsaldos. Alles Dinge, die den Mitarbeitenden wichtig sind.

Zeiterfassung in Tages-, Wochen- oder Monatsansicht (Matrix-Zeiterfassung)

  • Die Zeiterfassung auf Tagesbasis steht für die tagesaktuelle Arbeitszeiterfassung zur Verfügung.
  • Alternativ dazu kann die Matrix-Zeiterfassung verwendet werden. Damit erledigen Sie Ihre Zeiterfassungen bequem in einer Wochen- oder Monatsansicht.

Wichtige Auswertungen rund um die Zeiterfassung auf Knopfdruck

  • Stundendetaillisten, Stundenübersichten, Auswertungen nach Tarif, Arbeitszeitstatistiken nach Arbeitsgattungen und viele mehr.
  • proles bietet praktisch unbegrenzte Auswertungsmöglichkeiten der Zeiterfassungen.
  • Die Reports können auf Knopfdruck erstellt und als PDF oder im Excel-Format ausgegeben werden.

Erfassung mit Von-/Bis-Zeiten oder effektiven Stunden

  • Mit dem übersichtlichen Dialog für die Zeiterfassung haben Sie die Wahl, ob Sie effektive Stunden (bspw. 3.5 Stunden) oder Von-/Bis-Zeiten erfassen möchten (bspw. 1300-1600).
  • Die Von-/Bis-Zeiterfassung hat den Vorteil, dass der exakte Zeitpunkt der Leistungserbringung festgehalten wird und so beispielsweise Zuschläge für Nachtarbeit einfacher ermittelt werden können.

Spesen- und Materialerfassung voll integriert

  • Die Spesen- und Materialerfassung lässt sich direkt aus der Zeiterfassung erledigen.
  • Mit wenigen Klicks sind alle Leistungsarten erfasst.

Dank Cloudlösung immer und überall verfügbar

  • proles umfasst eine flexible und benutzerfreundliche Zeiterfassungssoftware aus der Cloud.
  • Die Zeiterfassung steht Ihnen von überall her und rund um die Uhr zur Verfügung.

Direkt in der Zeiterfassung alle wichtigen Informationen verfügbar

  • Einfache Darstellung der wichtigsten Informationen: Bereits geleistete Stunden, Zeit- und Feriensaldo, erzielter Umsatz im laufenden Monat, etc.
  • Direkt aus der Zeiterfassung können die wichtigsten Reports abgerufen werden – bspw. eine Stundendetailliste oder die Einsatzplanung.

Wiederkehrende Arbeiten mit der Serienzeiterfassung schnell erfasst

  • Wiederkehrende Tätigkeiten und längere Abwesenheiten können mittels Serien-Erfassungen einfach eingegeben werden. Dies spart Zeit in der täglichen Administration.
  • Statt eine sich wiederholende Rapportierung über die normale Zeiterfassung an mehreren Tagen einzeln zu erfassen, kann mit dieser Funktion die Arbeit als Serie eingegeben werden. Die eingegebenen Stunden werden für die ausgewählte Aktivität an jedem Tag im erfassten Zeitraum (Start-Datum / End-Datum) automatisch erfasst, wobei noch ausgewählt werden kann, für welche Wochentage die Erfassung erfolgen soll.
  • Damit können beispielsweise Abwesenheiten für einen einwöchigen Kurs, aber auch wöchentlich wiederkehrende Arbeiten mit einer einzigen Eingabe für den ganzen Zeitraum erfasst werden.

Automatische Zeiterfassung direkt aus dem Mitarbeiterkalender

  • Mit der Funktion «Mitarbeiterkalender» können u.a. Ferienabwesenheiten eingetragen und geplant werden.
  • In einigen Fällen müssen diese Eintragungen auch zu Zeiterfassungen führen. Es besteht die Möglichkeit, dass Erfassungen im Mitarbeiterkalender automatisch Zeiterfassungen auslösen.
  • Dies macht dann z.B. Sinn, wenn Ferien in der Zeiterfassung erfasst werden müssen, diese Zeiterfassungen aber nicht manuell erfolgen sollen.

Automatische Zeiterfassung direkt aus prolesCRM

  • In prolesCRM können Ereignisse bewirtschaftet werden. Unter Verwendung von Ticketnummern sowie Pendenzenzuordnungen zu Mitarbeitern kann damit die Ticketbearbeitung (z.B. in einer Support-Abteilung) effizient gelöst werden.
  • Es besteht die Möglichkeit, ein Ereignis in prolesCRM direkt mit einer Aktivität aus der Projektverwaltung zu verknüpfen und so die Zeiterfassung direkt aus der Bearbeitung der Ereignisse mittels Start/Stop-Funktionalität zu erledigen.

Weitere Informationen im Support-Center

  • Weitere detailliertere Informationen (Benutzeranleitung) rund um die Zeiterfassungsfunktionen in proles finden Sie in unserem Support-Center.

Die Zeiterfassung ist bei einer Business-Software für Dienstleister absolut zentral

  • Welchen Nutzen ziehen die Mitarbeiter, das Management und auch die Kunden selbst aus dem Einsatz einer für Dienstleister spezialisierten Softwarelösung und wie sollte die Zeiterfassung in der Praxis eingesetzt werden, damit der gewünschte Mehrwert auch wirklich voll ausgeschöpft werden kann?

Jetzt Zeiterfassung mit proles live erleben

Kundenstimmen zur Zeiterfassung mit proles

«Mit proles wird in unserer Bank die Vollzeiterfassung im ganzen Team selbständig und ohne Druck geführt.»
Gabriel Casutt Vorsitzender der Bankleitung, Raiffeisenbank Surselva

Gabriel Casutt
Vorsitzender der Bankleitung, Raiffeisenbank Surselva

«Dank proles erfassen alle unsere 130 über die ganze Schweiz verteilten Mitarbeiter, schnell, einfach und ortsunabhängig ihre täglichen Arbeitszeiten. Für uns als Personalverleiher ist dies absolut unverzichtbar.»
Adrian Burch, Geschäftsführer ONiKO AG

Adrian Burch
Geschäftsführer ONiKO AG

«Mit der Cloud-Lösung können und ich und meine Mitarbeiter vollkommen ortsungebunden arbeiten. Ich nutze beispielsweise meine Zugfahrten produktiv, erfasse Leistungen oder ergänze neu gewonnene Projektinformationen direkt in proles.»
Ursula Stöckli, Inhaberin Momento Engineering GmbH

Ursula Stöckli
Inhaberin Momento Engineering GmbH

«Mit der proles-Zeiterfassung können wir einfach und ohne komplizierte Speziallösungen unsere erbrachten Leistungen jederzeit und ortsunabhängig eingeben. Als interessantes Gimmick nutzen wir sogar die Arbeitszeiterfassung über das Smartphone.»
Martin Arnold, Partner, Communicators AG

Martin Arnold
Partner, Communicators AG

«proles bildet alle unsere erbrachten Arbeitsleistungen ab und zeigt mir sofort, wie und wo unser Umsatz und die verrechenbaren Stunden entstanden sind. Damit ist es für mich das perfekte Führungsinstrument.»
Rebekka Zumsteg, Teilhaberin und Mitglied der Geschäftsleitung, Planwerkstadt AG

Rebekka Zumsteg
Teilhaberin und Mitglied der Geschäftsleitung, Planwerkstadt AG

«Dank proles können alle unsere Mitarbeiter ihre Zeiten und Informationen jederzeit an jedem beliebigen Ort erfassen und pflegen. Ein für uns unschätzbarer Vorteil.»
Mark Lauzon, Head of Service Delivery & Planning, Infocentric Research AG

Mark Lauzon
Head of Service Delivery & Planning, Infocentric Research AG

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Welche Funktionen bietet die Projektmanagement-Software proles?
Hier erfahren Sie mehr über die Funktionen von proles

proles bietet eine breite Palette an modular aufgebauten Funktionen, die sich individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen. Schliesslich soll die durchdachte Projektmanagement-Software Ihre Management- und Administrationsaufgaben vereinfachen und Sie tagtäglich bei der Steuerung aller Prozesse unterstützen. Folgende weiteren Funktionen sind in proles enthalten:

  • Projektverwaltung
  • Ressourcenplanung
  • Ferienplanung
  • Projektplanung
  • Zeiterfassung
  • Arbeitszeitabrechnung
  • Spesenabrechnung
  • Projektcontrolling
  • Rechnungsstellung
  • prolesCRM
  • prolesFinanz (Integration Buchhaltung)

Welche Funktionen bietet proles?