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Wieso Sie auf eine kostenlose Zeiterfassung mit Excel verzichten sollten

Simon Grenacher
Donnerstag, 5. März 2020

Erstmal: Wieso wollen Sie in Ihrem Dienstleistungsunternehmen überhaupt eine Zeiterfassung einführen? Diese kostet doch nur weitere Arbeitszeit und hält Sie und Ihre Mitarbeitenden von Ihrer eigentlichen Tätigkeit ab.

Erfahrungsgemäss sind es die folgenden Gründe, die eine Zeiterfassung sinnvoll oder gar nötig machen.

  • Arbeitszeit- und Ferienkontrolle: Mit Hilfe einer Zeiterfassung haben Ihre Mitarbeitenden eine aktuelle und genaue Übersicht über ihre Arbeitszeiten und können jederzeit prüfen, ob sie diese gemäss ihrem Arbeitsvertrag auch einhalten. Das gleiche gilt für die vertraglich vereinbarten Ferien. In diesem Sinne dient die Zeiterfassung der Vertragskontrolle jedes Einzelnen.
  • Zufriedenheit und Motivation: Können sich Ihre Mitarbeitenden darauf verlassen, dass ihre Arbeitszeiten korrekt protokolliert und abgerechnet werden, so dient dies zweifelsohne ihrer Zufriedenheit und Motivation. Wäre es nämlich umgekehrt, so müssten sie sich ständig rechtfertigen, dass sie die vertraglich definierten Arbeitszeiten einhalten und auch nur die Ferien beziehen, die ihnen zustehen. Beides Dinge, die unnötige Energie kosten.
  • Transparenz: Eine umfassende Zeiterfassung dient nicht zuletzt auch der Transparenz im Unternehmen. Insbesondere dort, wo die Zeiterfassung nicht nur auf die Angestellten eingeschränkt wird, sondern auch für alle Chefs gilt, macht sie den Zeiteinsatz im ganzen Unternehmen transparent und nachvollziehbar. Schliesslich ist der Zeiteinsatz im Dienstleistungsunternehmen der zentrale Input für dessen Erfolg.
  • Zeiterfassung = Leistungserfassung: In aller Regel wird die Zeiterfassung auch gleichzeitig die Leistungserfassung gegenüber den Kunden sein. Und diese brauchen Sie, damit Ihr Unternehmen am Ende des Monats seine Rechnungen stellen kann.
  • Gesetzliche Pflicht: Aber eigentlich haben Sie gar keine Wahl. Sie müssen von Gesetzes wegen alle Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen protokollieren. Lesen Sie dazu meinen Blogbeitrag «Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für Dienstleister».

Sie wissen nun also, wieso Sie in Ihrem Unternehmen eine Zeiterfassung haben wollen. Doch, welches (elektronische) Hilfsmittel wollen Sie dafür einsetzen?

Nachdem auf fast jedem Computer Microsoft Excel – oder auf einem Mac das Excel-Pendant Numbers – bereits vorinstalliert ist, fällt die intuitive Wahl meist rasch auf dieses Tool. Bietet Excel als Tabellenkalkulation doch im Grundsatz alle Funktionen, die es für eine Zeiterfassung braucht. Kommt erfreulicherweise hinzu, dass es (gefühlt, weil mit dem Computer zusammen gekauft) gratis ist.

So denken viele. Doch sie denken nicht zu Ende. Denn der Einsatz von Excel für eine gratis Zeiterfassung ist alles andere als optimal. Wieso ist das so?

Excel ist nicht sicher

Die Zeiterfassungsdaten sind privat und sie sind heikel. Sie dürfen somit weder manipuliert werden, in falsche Hände geraten, noch dürfen sie sich in Luft auflösen. Daher müssen sie an einem sicheren Ort verwahrt werden. Logischerweise gilt dies auch beim Einsatz einer kostenlosen Zeiterfassung. Excel genügt diesen hohen Sicherheitsanforderungen aber nicht.

Excel-Dateien können gelöscht werden: Grundsätzlich kann jeder Nutzer einer Excel-Datei diese nicht nur verändern – also seinen Zeiterfassungseintrag erfassen, sondern diese auch komplett löschen. Nicht nur bewusst und absichtlich, auch ohne Absicht und in der Hitze des Gefechts wird schnell mal eine falsche Datei gelöscht. Auch wenn eine Datei auf der Ebene des Betriebssystems vor Löschung geschützt werden kann, so ist das ein prinzipielles No-Go für ein sicheres Datenmanagement.

Excel-Dateien können manipuliert werden: In Excel erfasste Zeiterfassungseinträge lassen sich nachträglich verändern. Beliebig oft und von jedem Benutzer mit Zugriffsrecht auf die Datei. Wer, Was und Wann erfasst, geändert oder gar gelöscht hat, lässt sich mit einfachen Mitteln nicht rekapitulieren. Ein weiteres No-Go für ein sicheres Datenmanagement.

Excel-Dateien können kopiert und weitergegeben werden: Eine Excel-Datei kann ganz einfach (wie jede andere Computerdatei auch) kopiert und in falsche Hände weitergegeben werden. Ebenfalls ein No-Go für ein sicheres Datenmanagement.

Eingaben in Excel-Dateien lassen sich nur schwer überprüfen: Automatische Eingabekontrollen und Plausibilitätsprüfungen haben bei Excel enge Grenzen. Mit Datums- und Zahlenfeldern können zwar beispielsweise falsche Daten verhindert werden, weitergehende Prüfungen mit einer programmierten Kontrolle sind aber nur für Experten zugänglich. Mit dem Ergebnis, dass in Excel erfasste Daten nur dann wirklich «clean» sind, wenn sie von disziplinierten Buchhaltertypen erfasst wurden. Die Realität ist leider anders.

Formeln und Bezüge in Excel-Dateien sind fehleranfällig: Eine Zeiterfassung mit Excel wird ohne Berechnungsformeln und ohne Bezüge zu anderen Excel-Dateien nicht auskommen können. Gerade hier schleichen sich aber rasch Fehler ein, die oft nicht schnell genug erkannt werden. Sind die Ergebnisse nicht offensichtlich kreuzfalsch, so fällt es auch nicht sofort auf. Rasch basieren dann Entscheidungen auf unkorrekten Ergebnissen aus der Zeiterfassung. Ein weiteres No-Go für eine sichere Zeiterfassung, auch wenn sie gratis sein sollte.

Änderungen in Excel-Dateien lassen sich nicht zurückverfolgen: Wer, Was und Wann in einer Excel-Tabelle hinzugefügt, geändert oder gelöscht hat, lässt sich nicht zurückverfolgen. Ein letzter Punkt, der ebenfalls nicht für eine sichere Zeiterfassung spricht.

Mit hoher Sicherheit wird ein ausgewiesener Excel-Crack und Kenner von Skripten und Formeln alle meine obigen Einwände entkräften können und dabei demonstrieren, wie man diese Probleme auch mit Excel löst. In der Realität sind es aber immer nur «einfache» Excel-Anwender und Laien, die die Formulare für die Zeiterfassung bereitstellen. Und die kennen die Tricks nicht, die es bräuchte, um auch eine Excel-Anwendung einigermassen sicher aufzusetzen. Ein Umstand, der übrigens von Microsoft auch bewusst so gewollt ist. Soll ja schliesslich mit Excel auch jede Anwenderin, jeder Anwender klarkommen können.

Excel ist nicht benutzerfreundlich

Excel ist für die Verwaltung und Auswertung strukturierter Zeiterfassungseinträge nicht nur unsicher, es ist auch nicht gerade anwenderfreundlich.

Als «unendliche» Tabelle mit Zeilen, Kolonnen und einzelnen Zellen ist Excel darauf ausgelegt, dass der Anwender völlig flexibel damit arbeiten kann. Er wird von Excel bei der Erfassung und Bearbeitung der Daten nicht geführt, sondern kann nach Lust und Laune hin und her hüpfen, da und dort etwas eintragen und in den Berechnungsfeldern umgehend das neue Ergebnis sehen. Dieses Vorgehen passt möglicherweise beim Bearbeiten eines Budgets, nicht aber zur Erfassung klar strukturierter Einträge einer Zeiterfassung. Dort wünscht sich der Benutzer eine klare Führung, die er von Excel aber nicht bekommt. So kann er auch problemlos (unabsichtliche) Erfassungsfehler begehen, die ihm Excel ohne Rückmeldung verzeiht. Für einmal wäre jedoch eine strikte und enge Führung besser als die totale Freiheit.

Kommt hinzu, dass das Datenmanagement bei hoher Komplexität in Excel äusserst mühsam und unübersichtlich wird. Eine Zeiterfassung über viele Mandate, über viele Kunden, über viele Projekte und viele Projektmitarbeiter und über mehrere Jahre kann daher mit Excel schnell zum «Wald vor lauter Bäumen» werden. So, dass am Schluss niemand mehr den Durchblick hat.

Die Technik von Excel ist nicht für Zeiterfassung gemacht

Excel wurde – wie der deutsche Name «Tabellenkalkulation» wesentlich besser ausdrückt – für die Bearbeitung und Berechnung von (grossen) Tabellen programmiert und nicht für die Erstellung von Datenbank-Anwendungen. Eine solche ist aber eine Zeiterfassung.

Daher lässt sich eine Exceltabelle auch nur sehr eingeschränkt mobil und in der Zusammenarbeit mit anderen Anwendern gleichzeitig verwenden. Beides Anforderungen, die die mobile Arbeitswelt im Dienstleistungsbusiness aber zwingend erfordern.

Ältere Versionen von Excel – und solche sind noch häufig im Einsatz – bekunden mit grossen Datenmengen (z.B. Tausenden von Zeileneinträgen) rasch Probleme, da sie stets alle Daten in den Arbeitsspeicher des Computers laden müssen. Solche Anwendungen lassen sich nicht skalieren und stossen bei einer Zeiterfassung in einem mittelgrossen Dienstleistungsbetrieb schnell an ihre Grenzen.

Excel «wächst» nicht mit

Liesse sich eine Lösung für Zeiterfassung mit Excel mit den bisher aufgeführten Einschränkungen noch irgendwie «hinbiegen», spätestens bei einer Erweiterung der Lösung in Richtung professionelles Projektmanagement wäre definitiv Ende der Fahnenstange. Die Zeiterfassung müsste um eine Leistungserfassung mit Preismodell und Preiskalkulation erweitert werden. Es müssten Projekte bzw. Mandate aufgesetzt und verwaltet werden und – absolut wesentlich – es müssten Rechnungen erstellt werden können. Dies sind nur die wichtigsten Grundfunktionen einer Projektmanagement-Software, viele weitere kämen hinzu.

Auch wenn Sie aktuell gerne mit einer gratis Zeiterfassung starten möchten, so sollten Sie dennoch Ihre künftigen Anforderungen nicht vernachlässigen. Besteht also auch nur der Hauch einer Chance, dass Ihr Unternehmen später eine professionelle Projektmanagement-Lösung einsetzen will, so fällt Excel gleich aus dem Rennen.

Und, dann gibt es da noch das Thema mit den Auswertungen und Reports. Wünschen Sie sich gleich von Beginn an individuelle Auswertungen, ad hoc Reports, deren Inhalt und Darstellung Sie jetzt noch gar nicht kennen oder gar ein – wenn auch nur einfaches – Management-Cockpit mit auf Ihr Unternehmen massgeschneiderten Kennzahlen, so ist Excel ebenfalls ein No-Go. Das funktioniert in jedem Fall nur mit einer datenbankgestützten Business Software.

Fazit

Auch wenn für Sie die Zeiterfassung (noch) keinen so hohen Stellenwert hat, dass Sie dafür Geld ausgeben wollen. So rate ich Ihnen trotzdem dringend vom Einsatz von Excel ab. Excel ist unsicher, für Zeiterfassung nicht benutzerfreundlich und lässt sich später nicht in Richtung Projektmanagement mit Leistungserfassung erweitern.

Sie fahren in jedem Fall besser, wenn Sie sich von Beginn an eine kostenlose Einstiegsversion in eine professionelle, datenbankgestützte Zeiterfassung suchen. Idealerweise eine App, die sowohl auf dem Desktop-Computer im Büro wie auch auf mobilen Endgeräten wie Smartphone und Tablet läuft.

Eine optimale Lösung für jedes Dienstleistungsunternehmen ist prolesFree, unsere gratis Einstiegsversion in rechtskonforme und professionelle Zeiterfassung für die Schweiz. Ohne Daten- und Know-how-Verlust kann prolesFree schrittweise zu einer kostenpflichtigen Projektmanagement-Lösung ausgebaut werden.

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