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Alles, was Sie über Projektkostenmanagement wissen sollten

Simon Grenacher
Mittwoch, 29. April 2020

Der Erfolg oder Misserfolg eines Projekts hängt wesentlich von der Professionalität Ihres Projektmanagements ab. Dort ist eines der wichtigsten Elemente klar der Umgang mit den Projektkosten.

Doch, zuerst einige Begrifflichkeiten.

Projektmanagement sind der Prozess und die Methodik, welche sicherstellen, dass ein Projekt sauber geplant, initiiert, umgesetzt, kontrolliert und abgeschlossen wird. Indem vom Auftraggeber gestellte Anforderungen und Ziele bis zu einem fixen Termin bedürfnisgerecht erfüllt werden.

Kostenmanagement ist der Prozess, der die Planung, Kontrolle und sonstige Handhabung des Budgets eines Unternehmens steuert. Kostenmanagement hilft dem Unternehmen, Ausgaben und Kosten mit grösstmöglicher Genauigkeit vorherzusagen.

Projektkostenmanagement ist folgerichtig das Kostenmanagement innerhalb eines Projekts. Es umfasst alle Kosten, die innerhalb eines klar definierten Projekts anfallen.

Und schliesslich ist das Projektkostenmanagement ein Prozess, der die Schätzung und Zuweisung des Projektbudgets und der Folgekosten sowie die Kontrolle der gesamten Projektkosten umfasst.

Der Nutzen eines professionellen Projektkostenmanagements ergibt sich direkt aus den Hauptzielen des Kostenmanagements generell:

  • Lieferung der Projektergebnisse gemäss den zu Beginn des Projekts festgelegten Anforderungen und Wertkriterien.
  • Überwachung und Dokumentation aller Transaktionen, Zahlungen und aller projektbezogenen Änderungen («Change Requests»).
  • Bemühungen, alle Geschäftskosten insgesamt so knapp wie möglich zu halten.

Die Wirksamkeit des Kostenmanagements wird somit von folgenden Faktoren beeinflusst:

  • den Projektkosten selbst
  • dem Projektbudget
  • den Kostenschätzungen im Projekt
  • der Projektmanagement-Software

Was sind Projektkosten?

Die Projektkosten sind alle Mittel, die es für die monetäre Deckung der im Projekt anfallenden Kosten benötigt.

Projektkosten bestehen aus:

  1. Direkten Kosten – Direkte Kosten sind die Kosten, die ganz direkt mit dem Projekt zusammenhängen und für die Durchführung nur dieses Projekts notwendig sind.
  2. Indirekten Kosten – Indirekte Kosten sind die Kosten, die nicht unmittelbar mit dem Projekt zusammenhängen, aber dennoch für das Unternehmen oder die Personen, die an diesem Projekt arbeiten, notwendig sind. Als solche sind sie ein Teil der Projektkosten.

Direkte Kosten können sein:

  • Kosten der Projektmitarbeiter, d.h. der Angestellten im Unternehmen, der externen Auftragnehmer und Freelancer.
  • Ausrüstung, Tools und Hilfsmittel - d.h. die Werkzeuge und Maschinen, die die Angestellten, Auftragnehmer oder Freelancer verwenden, um das Projekt zu beenden.
  • Materialien, die zum Abschluss des Projekts benötigt werden.
  • Sonstige Auslagen, welche direkt bei der Erledigung des Projekts anfallen.

Indirekte Kosten können sein:

  • Betriebsgemeinkosten, d.h. Büromiete, Nebenkosten, Versicherung, allgemeine Büroausstattung und Materialien, die nicht unmittelbar dem Einzelprojekt dienen.
  • Der Gewinn, bzw. die Marge, die bei ordnungsgemässer Erfüllung des Projektes verdient werden will, und welches nicht zur Deckung der Gemeinkosten und anderer Ausgaben benötigt wird.

Der primäre Zweck des Projektkostenmanagements besteht nun darin, direkte und indirekte Kosten so zu planen und zu steuern, dass sie im Rahmen des Projektbudgets bleiben.

Was ist das Projektbudget?

Das Projektbudget ist der Gesamtbetrag, der für die Durchführung eines Projekts innerhalb eines bestimmten Zeitraums geplant und zugewiesen wird. Das Projektbudget basiert auf der anfänglichen Kostenschätzung des Projekts und hängt normalerweise von der Wirksamkeit der Projektkostenkontrolle ab. Die Projektkostenkontrolle soll sicherstellen, dass Sie alle Projektausgaben, einschliesslich Ausrüstung, Arbeitsstunden, Materialien und andere direkte und indirekte Kosten abdecken, während Sie sich im Rahmen des Budgets bewegen.

Wir unterscheiden vier Hauptmethoden zur Erstellung und Verwaltung eines Projektbudgets:

Inkrementell - Wir verfolgen die Zeit für alle Aufgaben innerhalb eines Projekts und gewinnen damit ein Verständnis für die realistische Zeit, die wir benötigen, um die noch kommenden Aufgaben zu erledigen.

Activity-based - Wir berechnen die idealen Einnahmen, überlegen, wie viele Projekte und welchen Preis wir im Laufe des Jahres bearbeiten müssen, um diese Einnahmen zu erreichen, und bestimmen jedes einzelne Projektbudget, indem wir die Kosten für dieses Projekt berechnen.

Value proposition based - Wir fügen unserem Budget Posten hinzu, die auf dem Wert basieren, den wir in das Projekt einbringen. Wenn ein Posten/Aufgabe/Fachmann für das Projekt wichtig ist, wird er/sie zu unserem geplanten Budget hinzugefügt.

Zero-based - Diese Technik der Budgetverwaltung ähnelt dem Verfahren Value proposition based. Der Unterschied besteht darin, dass der Posten für jede neue Geschäftsperiode gerechtfertigt sein und sich als nützlich erweisen muss, und nicht nur für ein einzelnes Projekt. Alle Posten, die für eine neue Geschäftsperiode wichtig sind, werden für das Budget genehmigt.

Techniken des Budgetkostenmanagements

Um sicherzustellen, dass Sie sich an das Budget halten (und die möglichen Kosten dabei tendenziell senken), sollten Sie folgendes tun:

  • Mitarbeiter darin schulen, effizient mit ihrer Zeit umzugehen. Das Befolgen der richtigen Zeitmanagementtipps und die Steigerung der richtigen Zeitmanagementfähigkeiten wird Ihrem Team helfen, effizienter mit seiner Zeit umzugehen, was Ihnen im Projekt hilft, Kosten zu sparen. Eine Zeiterfassung mit einem dafür passenden Tool wie beispielsweise proles ist dafür die notwendige Voraussetzung.
  • Nutzen Sie die neuesten Technologien. Neben einer professionellen Projektmanagement-Software sollten Sie auch andere Business-Tools evaluieren, um Ihre Arbeit kosteneffizient so weit als möglich zu automatisieren.
  • Aufgaben auslagern, sog. Outsourcing. Die Beauftragung eines Fachmanns von ausserhalb des Unternehmens, der einen Teil Ihrer Arbeit (geschäftsbezogene oder projektspezifische Arbeiten) übernimmt, hilft Ihnen, Kosten zu sparen.
  • Gemeinkosten reduzieren. Stehen Sie bei den Gemeinkosten tendenziell auf der Bremse.

Die Bedeutung des Kostenmanagements in Projekten und der aufgeführten Techniken zum Kostenmanagement sind eigentlich selbsterklärend. Wenn Sie Ihre Kosten so managen wollen, dass das festgelegte Projektbudget eingehalten wird, lassen Sie sich im Wesentlichen vom festgelegten Budget leiten. Wenn Sie das hingegen nicht tun, werden diese ausser Kontrolle geraten und Ihr gesamtes Projekt wird wahrscheinlich aufgrund von fehlerhaftem Kostenmanagement zu scheitern drohen.

Was ist eine Projektkostenschätzung?

Die Projektkostenschätzung ist der Prozess der Vorhersage von Kosten, Menge und Preis aller Ressourcen, die Sie für die Fertigstellung des Projekts benötigen. Wenn man bedenkt, dass die Schätzung vor Abschluss des Projekts erfolgt (d.h. sie kann keine unerwarteten Ausgaben und Änderungen berücksichtigen), ist sie oft unsicher und dient nur als Ausgangspunkt für die Festlegung eines Projektbudgets.

Achten Sie bei der Schätzung Ihres Projekts auf folgendes:

  • Seien Sie möglichst präzise - überschätzen Sie nicht, aber unterschätzen Sie auch nicht. Nehmen Sie die Schätzung in Bezug auf das vor, was Sie mit welchen Ressourcen und in welchem Zeitraum erreichen wollen.
  • Seien Sie so genau wie möglich - Das wichtigste Element in Ihrem Projekt sind die Projektmitarbeiter, und das wichtigste Element in Ihrer Projektabschätzung ist die Zeit, die Sie dafür aufwenden werden. Daher ist es wichtig, dass Sie die Arbeitszeit für alle Projekte, an denen Sie arbeiten, exakt mittels Zeiterfassung und Leistungserfassung verfolgen. Sie erhalten eine genaue Anzahl von Stunden für jeden Projekttyp, so dass es später viel einfacher sein wird, die für den Abschluss von Projekten benötigte Zeit abzuschätzen.
  • Verstehen Sie die Anforderungen (und Einschränkungen) des Projekts. Missverständnisse bei Projekten sind der häufigste Grund dafür, dass das Budget überschritten wird. Sie unterschätzen beispielsweise die Zeit, die Anzahl der Teammitglieder und die finanziellen Mittel, die Sie insgesamt für die Fertigstellung benötigen und vieles mehr.

Methoden zur Kostenschätzung im Projektmanagement

Expertenbeurteilung - Schätzung auf der Grundlage von Vorkenntnissen, Expertisen und Erfahrungen des Schätzers. Am besten geeignet für erfahrene Fachleute und Experten, die versiert genug sind, um ihre Expertenmeinung abzugeben.

Qualitätskosten-Schätzung - Schätzung auf der Grundlage der Mittel, die für das Management potenzieller Fehlschläge und die Vermeidung schlechter Projektqualität ausgegeben wird. Diese Art der Kostenschätzung ist etwas spekulativ, aber sie hilft Ihnen, Verluste zu minimieren und zu analysieren, wo Sie Geld sparen können.

Anbieter-Angebote - Schätzung, die meist bei öffentlichen Projektausschreibungen verwendet wird. Der Kunde vergleicht die Angebote für das Projekt und trifft die Auswahl. Bei dieser Art von Kostenschätzungstechnik müssen Sie Ihre Konkurrenz analysieren und deren Angebote «erraten», bevor Sie Ihr eigenes Angebot abgeben können.

Projektschätzungssoftware - eine Schätzung, die sich auf Zahlen stützt, die von einer spezialisierten Projektschätzungssoftware bereitgestellt werden. Die Schätzung wird dort rein kalkulativ ermittelt.

Reserven-Analyse - Schätzung, die verwendet wird, um potentielle Projektrisiken zu berücksichtigen, und die Reservemittel, die gesichert werden müssen, um diesen Risiken Rechnung zu tragen.

Drei-Punkte-Schätzung - durchschnittliche Schätzung der wahrscheinlichsten Schätzung (A), einer optimistischen Schätzung (B) und einer pessimistischen Schätzung (C). Zum Beispiel A = 60'000, B = 55'000, C = 80'000. Gemäß der Formel (B + 4A+C)/6 beträgt die Dreipunktschätzung für die Beispielschätzungen 62'500.

Analoge Schätzung - Schätzung auf der Grundlage von Daten, die aus früheren ähnlichen Projekten zusammengestellt wurden. Die weniger genaue Technik, die normalerweise in den frühen Phasen des neuen Projekts und in Verbindung mit einer anderen Schätztechnik verwendet wird.

Parametrische Schätzung - Schätzung, basierend auf statistischer Modellierung. Ein ähnlicher Prozess wie bei der analogen Schätzung, mit dem Unterschied, dass die verwendeten historischen Daten auf der Beziehung zwischen verschiedenen Projektvariablen basieren.

Bottom-up-Schätzung - Schätzung auf der Grundlage zuvor definierter Arbeitspakete. Sie vergleichen das aktuelle Projekt mit den von Ihnen bereits festgelegten Arbeitspaketen und machen dann Ihre Schätzung für das aktuelle Projekt.

Unterschiedliche Methoden der Projektkostenschätzung lassen sich miteinander kombinieren und verbessern auf diese Weise das Ergebnis.

Brauchen Sie eine Projektmanagement-Software für Ihr Projektkostenmanagement?

Natürlich besteht der Zweck einer Projektmanagement-Software darin, den Projektmanagementprozess zu beschleunigen und ihn präziser, sicherer, genauer und kostengünstiger zu gestalten, so dass Sie durch die Verwendung einer passenden Projektmanagement-Software langfristig Geld sparen. In diesem Sinne ist die Anschaffung und der Betrieb einer Projektmanagement-Software klar eine Investition mit Rentabilität und kein Kostenfaktor.

Führen Sie bloss alle Jubeljahre ein Projekt durch, dann macht die Investition in eine professionelle Projektmanagement-Software wohl keinen Sinn. Sind Projekte jedoch Ihr Business – was, wenn Sie Dienstleister sind, mit Sicherheit so sein wird – dann wird die Projektmanagement-Software der Lebensnerv Ihres Unternehmens werden müssen.

Spielt alsdann das Kostenmanagement in Ihren Projekten eine wichtige Rolle, dann führt kein Weg an einer Projektmanagement-Software vorbei. Diese wird sich für Ihr Unternehmen jedoch mehrfach bezahlt machen.

Wie alles zusammenhängt, um ein erfolgreiches Projektkostenmanagement zu gewährleisten

Letztlich bestimmen Ihre geschätzte Zeit und Ihre Ressourcen sowie Ihre anderen geschätzten Ausgaben Ihr Projektbudget.

Ihr Budget und die Projektgrösse bestimmen die Kosten für das Projektmanagement und die Kosten für Ihre Projektmanagement-Software. Alle Ihre projektbezogenen Entscheidungen sollten sich nach Ihrem geschätzten Projektbudget richten.

Wenn nun Ihre Gesamtprojektkosten das Budget nicht überschreiten, können Sie folgerichtig daraus schliessen, dass auch Ihr Projektkostenmanagement erfolgreich war.

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