Nachdem Sie Ihre Ziele für die Einführung einer neuen Business-Software für Dienstleister definiert, alle Grundsatzfragen geklärt, einen Anforderungskatalog (das «Lastenheft») erstellt und eine Investitions-/Nutzenrechnung aufgestellt haben, können Sie jetzt mit der Selektion potentieller Softwarelösungen und entsprechender Anbieter beginnen.

Erstellen einer vollständigen Liste potentiell passender Softwarelösungen

Der erste Schritt im Auswahlprozess in Richtung der optimal passenden Business-Software für Dienstleister besteht in der Erstellung einer vollständigen Liste potentiell passender Softwarelösungen.

Der Markt an Business-Software ist mittlerweile gross, sehr gross sogar. Je nach Schätzungen schwankt die Zahl an Business-Softwarelösungen zwischen ein- und mehreren hundert. Kommt hinzu, dass bei vielen davon auch «Leistungserfassung» oder «Projektverwaltung» mit draufsteht. Bei etwas genauerem Hinsehen entpuppen sich zwar zahlreiche Softwarepakete schnell als wenig tauglich für einen produktiven Einsatz in einem professionell geführten Dienstleistungsunternehmen. Die Qual der Wahl wird dadurch aber nicht leichter.

Vollständige Liste an Kandidaten erstellen

Wenn ich also oben von einer «vollständigen» Liste an potentiell passenden Softwarelösungen für Dienstleister spreche, so darf dies nicht wörtlich verstanden werden. Es geht vielmehr darum, mit überschaubarem Aufwand aus dem Komplettangebot eine qualitativ gute Liste an möglichen Kandidaten heraus zu destillieren. Wir nennen diese Liste in der Praxis Longlist.

Die Longlist erfüllt eine wichtige Aufgabe. Sie stellt sicher, dass Sie keine «gute» und grundsätzlich «passende» Softwarelösung vergessen. Schränken Sie nämlich Ihren Blick zu früh ein, indem Sie sich gleich zu Beginn auf die wenigen offensichtlichen und allseits bekannten Lösungen einschiessen, so laufen Sie Gefahr, möglicherweise die Business-Software Ihre Lebens zu verpassen. Die Länge einer sinnvollen Longlist lässt sich allerdings nicht absolut bestimmen. Sie hängt sehr stark von Ihren spezifischen Anforderungen ab. Entscheidend ist vielmehr, dass die Liste mit vertretbarem Aufwand alle grundsätzlich brauchbaren Kandidaten enthält und möglichst wenig Lücken aufweist. In der Praxis schwankt eine gute Longlist zwischen mindestens 5 und ca. 20 Softwarelösungen. In Einzelfällen kann die Liste aber noch länger werden.

Beim Erstellen der Longlist geht es also darum, dass Sie erstmal grob abschätzen können, ob eine Softwarelösung zu Ihren Bedürfnissen passen könnte. Um dies beurteilen zu können, genügt es natürlich nicht, sich ausschliesslich auf die Marketingaussagen der Anbieter zu stützen. Sie müssen durchaus etwas tiefer ins Geschehen einsteigen und sich mittels Recherche mehr Klarheit verschaffen. Sie recherchieren also Ihre Longlist.

Arbeiten mit einem Auswahlberater?

Bereits in diesem Zeitpunkt kann es hilfreich sein, einen externen Auswahlberater hinzuzuziehen. Berater kennen einerseits den Softwaremarkt sehr gut (und brauchen daher auch deutlich weniger Zeit für eine fundierte Recherche), andererseits bedienen sie sich einer etablierten und strukturierten Methodik im Auswahlprozess.

Nachteilig könnte sich der Berater allerdings dann erweisen, wenn er Ihre Anforderungen und Bedürfnisse (zu) wenig kennt. Haben Sie jedoch bereits Ihren Anforderungskatalog zusammen mit einem Auswahlberater erarbeitet, dann machen die weitere Zusammenarbeit und die gemeinsame Erstellung der Longlist durchaus Sinn.

Wie recherchiert man eine Longlist?

Einige Tipps zur Recherche der Longlist:

• Verschaffen Sie sich mit Auswahlplattformen im Internet (z.B. topsoft oder IT-Matchmaker etc.) einen ersten Überblick. Dort können Sie nach diversen Kriterien filtern und sich so einen ersten Schritt in die gewünschte Richtung bewegen.

• Ziehen Sie die IT-Fachpresse (online und auf Papier) zu Rate. Immer wieder finden sich dort Marktübersichten, Test- und Vergleichsberichte über Business-Software.

• Konsultieren Sie Ihr Beziehungsnetz und fragen Sie bei anderen Dienstleistern, welche Software sie einsetzen. Denken Sie jedoch daran, dass die ideale Lösung für Ihren Branchenkollegen nicht automatisch auch die beste Lösung für Ihre Bedürfnisse sein muss. Einen Platz auf der Longlist wird sie aber allemal verdienen.

• Nutzen Sie auch die Websites der Anbieter. Diese stellen dort meist detaillierte Informationen über Funktionalitäten, Nutzen, Preise, Referenzen etc. zur Verfügung. Viele Anbieter stehen auch bereits in dieser Phase für erste Anfragen telefonisch oder über eMail zur Verfügung. Es kann auch durchaus sinnvoll sein, die Anbieter Ihrer Longlist bereits jetzt mit einer knackigen Grundsatzfrage heraus zu fordern und auf diese Weise die Spreu vom Weizen zu trennen.

• Sind Sie nach wie vor sehr unsicher, dann bietet sich – wie oben schon erwähnt – die Hilfe eines Auswahlberaters an.

• Last but not least – googeln Sie nach «Software für Dienstleister» und anderen relevanten Begriffen und arbeiten sich durch die Trefferlisten. Allerdings dürfen Sie bei diesem Verfahren nicht bereits nach der ersten Trefferseite aufhören, sondern sollten sich schon einige Seiten weiter vorarbeiten. Sind doch die ersten Positionen auf den Trefferlisten in der Regel den besten Werbekunden unter den Softwareanbietern vorbehalten und nicht zwingend denjenigen Softwarelösungen, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passen könnten. Durchaus möglich, dass sich eine Perle erst auf der zweiten, dritten oder gar einer späteren Seite versteckt. Leider kann es auch sein, dass Sie eine gut passende Lösung mittels Google-Suche gar nicht finden. Sei es, dass Sie die «falschen» Suchbegriffe verwenden, sei es, dass Ihnen der Google-Suchalgorithmus einen Strich durch die Rechnung macht. Wähnen Sie sich also mit reiner Google-Suche keinesfalls auf der sicheren Seite.

Sind Sie den obigen Tipps gefolgt, so verfügen Sie jetzt über eine gute Longlist potentiell passender Business-Software für Dienstleister. Und somit über eine Liste an Lösungen, welche Sie alle auf eine grobe Passgenauigkeit mit Ihren Zielen und Anforderungen hin überprüft haben.

Longlist als Zwischenschritt zur Shortlist

Je nach Tiefe Ihrer Longlist-Prüfung sind Sie jetzt eventuell sogar dazu in der Lage, die Business-Software-Kandidaten im Sinne einer ersten Rangliste zu priorisieren. Dies hilft Ihnen beim nächsten Auswahlschritt, der Reduktion auf die Shortlist.

Keinesfalls sollten Sie aber jetzt schon «blind» Ihr Lastenheft an alle Anbieter auf der Longlist schicken. Die Zahl der möglichen Lösungen ist noch zu gross, was Ihren Aufwand bei der Auswertung der Rückmeldungen massiv in die Höhe treiben würde. Den intensiven Kontakt mit den Anbietern konzentrieren Sie erst später auf die Kandidaten der Shortlist.

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