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Die besten Tipps für die genaue Schätzung eines Projekts

Simon Grenacher
Donnerstag, 9. Juli 2020

Projektmanagement gibt es schon lange und damit auch die Projektschätzung. Allerdings ist es heutzutage wichtiger denn je, Projekte möglichst genau einschätzen zu können. Das hat verschiedene Gründe: Es werden deutlich mehr Projekte realisiert, als noch vor zwanzig Jahren und somit hat das Projektmanagement im Gleichzug massiv an Bedeutung gewonnen. Kommt erschwerend dazu, dass sich projektrelevante Parameter nicht selten oft und schnell auch während eines Projekts ändern. So müssen plötzlich Entscheidungen schnell getroffen werden, was bei schlecht geschätzten Projekten zwangsläufig auch zu schlechten Ergebnissen führt.

Wollen Sie also wissen:

  • Was ist eine Projektschätzung und warum ist sie entscheidend für den Projekterfolg?
  • Was sind die wichtigsten Elemente einer Projektschätzung? -
  • Welches sind die besten Tipps für eine genaue Projektschätzung?
  • Sie haben ein Projekt geschätzt – was gilt es als nächstes zu tun?

Was ist eine Projektschätzung?

Die Projektschätzung ist der Prozess der Vorhersage und Annäherung der Projektparameter wie Kosten, Zeit, Aufwand usw. für den erfolgreichen Abschluss des Projekts. Gleichzeitig ist sie ein fester Bestandteil der Projektplanung. Wie die Definition bereits nahelegt, beginnt die Schätzung vor dem Projektbeginn und endet regelmässig mit dem Projekt. Sie sollten Ihre Schätzungen im Laufe des Projekts ausserdem regelmässig aktualisieren, um sicherzustellen, dass Ihre Planung nach wie vor korrekt ist.

Warum ist die Projektschätzung so wichtig?

Sie können nicht mit der Planung Ihres Projekts beginnen, ohne die Grundlagen zu kennen. Wie kann man Aufgaben planen, wenn man nicht weiss, wie viel Zeit man zur Verfügung hat und wie viel Zeit die Abarbeitung der Aufgaben in Anspruch nehmen wird? Die Schätzung ist daher ein wesentlicher Bestandteil der Projektplanung. Sie verhindert, dass Ihre Erwartungen zu hoch oder zu niedrig ausfallen und hilft massgeblich, die Arbeit für Ihr gesamtes Team effizienter und effektiver zu organisieren.

Was sollten Sie schätzen?

Es gibt 3 Bestandteile der Projektschätzung: 1) Aufwand und Zeit, 2) Ressourcen und 3) Kosten. Die drei Schätzungen bilden zusammen die Projektschätzung als Ganzes.

Ein grosses Projekt zu schätzen, kann eine komplexe Aufgabe sein. Hilfreich ist es, das Projekt in kleinere Teile zu zerlegen. So wird die Schätzung deutlich einfacher und genauer. Kommt hinzu, dass die Schätzung von Aufwand und Ressourcen auch ein ganz neues Licht auf die Kostenkalkulation eines Projekts wirft.

Aufwands- und Zeitschätzung

Die Aufwands- und Zeitschätzung können Sie in wenigen einfachen Schritten tun. Erstmal fragen Sie sich, was wollen Sie mit dem Projekt erreichen, was sind dessen Zielsetzungen? Danach können Sie anfangen, über die Teilaufgaben nachzudenken, die dazu erledigt werden müssen. Dieser Ansatz wird «Top-Down» genannt, weil Sie damit beginnen, Ihr angestrebtes Ergebnis zu definieren und es danach in kleinere Teile, Aufgaben oder Arbeitspakete genannt, zu zerlegen. Dies ist eine gute Technik, wenn Sie das Gesamtbild des Projekts kennen.

Manchmal haben Sie jedoch nicht alle Informationen, die Sie brauchen, um sich vorzustellen, wie das Endergebnis aussehen sollte. Aber Sie wissen, was zu tun ist, und organisieren die kleineren Aufgaben in grössere Arbeitspakete. Diese Technik wird als «Bottom-up-Ansatz» bezeichnet.

Wenn Sie einen Einblick in den Umfang des Projekts gewonnen haben, müssen Sie abschätzen, wie lange es dauern wird. Natürlich kann man dies nicht genau wissen, deshalb nennt man es ja «Schätzung». Aber es gibt gute Methoden, eine genauere Vorhersage zu machen. Eine der besten dazu ist die «analoge Schätzung».

Bei der analogen Schätzung müssen Sie bloss die Arbeitsstunden der einzelnen Teammitglieder im Auge behalten und regelmässig auswerten. Wenn Sie genaue Daten über die für ein Projekt aufgewendete Zeit zur Verfügung haben, dann können Sie auch genauere Prognosen erstellen und damit bessere Entscheidungen treffen.

Tipp #1: Verwenden Sie für die Schätzung professionelle Software. Ihre Teammitglieder haben bereits eine Menge Arbeitszeit geleistet, die Ihnen hilfreiche Rückschlüsse auch für künftige Projekte erlaubt. Daher ist eine lückenlose Zeiterfassung mit flexiblen Auswertungsmöglichkeiten ein Muss, wenn Sie genauere Schätzungen haben möchten.

Ressourcenschätzung

Die Wertschöpfungsressourcen Ihres Unternehmens bestehen aus Zeit, Wissen, Menschen, Material und Ausrüstung. Ein weiterer sehr wichtiger Aspekt der Ressourcenschätzung ist somit die Schätzung der Arbeitsbelastung für das ganze Team und für jedes einzelne Teammitglied.

Tipp #2: Arbeiten Sie auch bei der Projekt- und Ressourcenschätzung eng mit Ihrem Team zusammen, um den Aufwand für jede der Aufgabe zugewiesene Ressource abzuschätzen. Dies stellt sicher, dass Ihr Team voll hinter dem Projekt steht und am Ende nicht dem Burnout nahe ist.

Tipp #3: Nutzen Sie Software und Technologie zu Ihrem Vorteil. Beispielsweise in proles können Sie Projekte erstellen, die Projekte in kleinere Portionen (Teilprojekte, Arbeitspakete, Aufgaben etc.) unterteilen, dem Projekt Mitarbeitende und ein Team zuweisen etc. Dadurch wird die Arbeit flexibler und Sie haben Team und Projekt jederzeit unter Kontrolle.

Kostenschätzung

Die Kostenschätzung ist ein weiteres entscheidendes Element der Projektschätzung. Sie ist der Prozess der Vorhersage der Kosten für die Fertigstellung eines Projekts. Es gibt verschiedene Arten von Kosten, die Sie im Auge behalten sollten:

  1. Fixe Kosten: Sie ändern sich während der gesamten Laufzeit eines Projekts nicht. Das können z.B. die Miete Ihres Büros oder von Gerätschaften sein, Versicherungsprämien, Leasinggebühren für Fahrzeuge oder Maschinen etc.
  2. Variable Kosten: Variable Kosten sind das Gegenteil von Fixkosten, also Kosten die sich während der gesamten Laufzeit des Projekts verändern. Beispiele sind das Honorar für Freelancer, Kosten für Treibstoffe und Verbrauchsgüter etc.
  3. Direkte Kosten: Die direkt und unmittelbar durch Ihr Projekt entstehenden Kosten sind direkte Kosten. Wenn Ihr Projekt z.B. den Bau einer computergestützten Werkzeugmaschine vorsieht, dann bestehen die direkten Kosten aus den Kosten für den Kauf von Werkzeugen und Teilen, die Einstellung eines Ingenieurs und eines Programmierers etc.
  4. Indirekte Kosten: Die indirekten Kosten können nicht einem ganz bestimmten Projekt zugeordnet werden. Wenn Ihre Mitarbeitenden für ihre Arbeit Computer einsetzen, diese aber für alle Projekte und auch für ihre allgemeinen Tätigkeiten nutzen und nicht bloss für ein bestimmtes Projekt, so sind dies indirekte Kosten.
  5. «Sunk Costs»: Dies sind die unbeliebtesten, aber leider unvermeidbaren Kosten. Sie sind in einem Projekt entstanden, haben aber keinen Wert für das Projektziel erbracht. Zurück zum Werkzeugmaschinen-Beispiel: All die Schrauben, die Sie verloren haben, sind «sunk Costs». Sie haben sie zwar bezahlt, aber nie für den Bau der Maschine verwendet.

Was ist der Unterschied zwischen Kostenschätzung und Kostenberechnung?

Die Kostenschätzung erfolgt, bevor das Projekt abgeschlossen ist. Schätzen heisst somit, die voraussichtlichen Kosten für das Endergebnis des Projekts zu berechnen und zu bewerten. Um noch einmal auf das Werkzeugmaschinen-Beispiel zurückzukommen: Die Schätzung der Kosten für das Endergebnis Ihres Werkzeugmaschinen-Projekts erfolgt vor Projektbeginn. Sie müssen abschätzen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeitenden am Projekt arbeiten werden, welche Kosten dabei entstehen und wie viel die benötigten Materialien kosten werden. Ausserdem sollten Sie auch alle unerwarteten Kosten überblicken, die während des Lebenszyklus eines Projekts entstehen können.

Die Kostenberechnung hingegen ist einfacher. Sie ist der Prozess, die Kosten eines Projekts nach dessen Fertigstellung zu ermitteln. Indem die Ausgaben aus verschiedenen Bereichen eines Projekts addiert werden. Und zwar aller Kostentypen, die ich oben unter «Kostenschätzung» beschrieben habe.

Tipp #4: Planen Sie auch mit Inflation. Selbst Ihre theoretisch fixen Kosten (z.B. Miete) können, je nach Dauer Ihres Projekts, variieren.

Tipp #5: Verwenden Sie professionelle Projektmanagement-Software mit Budgetierungsfunktionalitäten. Z.B. proles kann Ihnen helfen, das Budget Ihres Projekts unter Kontrolle zu halten. Sie können für jede Aufgabe ein Zeit- und Geldbudget festlegen und Benachrichtigungen melden automatisch, wenn Sie daran sind, Ihr Budget zu überschreiten.

Sie haben geschätzt und haben einen Plan. Was nun?

Ihr Schätzungsprozess endet nicht, wenn das Projekt gestartet wird. Sie sollten Ihre Projektschätzung regelmässig revidieren, um das Budget, die Termine und die Arbeitsbelastung anzupassen. Ohne die erforderlichen Daten über das Projekt sind Ihre Revisionen der Schätzung sowie die Schätzungen zukünftiger Projekte möglicherweise nicht so genau, wie sie sein könnten. Nutzen Sie daher unbedingt Software für Ihr Projektmanagement.

Alles in allem…

Es ist nicht einfach, ein Projekt möglichst präzise zu schätzen. Je mehr Informationen und Daten Sie aber über vergangene Projekte haben, desto genauer werden auch zukünftige Schätzungen werden. Allerdings, Schätzungen müssen nicht 100% treffend sein. Sie sollten jedoch so genau sein, dass sie im Laufe des Projektes eine valide Basis für gute Entscheidungen über die Zukunft des Projekts sind.

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