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Neben der Schweiz-spezifischen Funktionalität und dem von den Kunden nachweislich geschätzten persönlichen Support, zeichnet sich die Projektmanagement-Software proles auch durch die clever konzipierte und hohe Funktionsdichte und Funktionstiefe aus.
Ein Grossteil der Funktionalität einer Projektmanagement-Software wird (zu Recht) als selbstverständlich vorausgesetzt: Projekte können verwaltet, budgetiert und geplant werden. Zeit- und Spesenerfassungen werden im System erfasst und können einfach an die Kunden verrechnet werden.
Oft sind es aber die etwas weniger offensichtlichen Möglichkeiten einer entsprechenden Softwarelösung, die den entscheidenden Mehrwert bieten und dazu führen, dass Sie Zeit, Geld und Nerven sparen. proles bietet im Vergleich zu anderen Lösungen in einem ähnlichen Preissegment sehr viele nicht selbstverständliche Features, die den Projektalltag in Dienstleistungsunternehmen deutlich vereinfachen. Nachstehend habe ich 40 solcher Funktionen zusammengefasst.
Projektverwaltung & ProjektbudgetierungDie Projektstruktur können Sie in proles abhängig von der durchschnittlichen Grösse, Dauer und dem Umfang Ihrer Projekte optimal einrichten. Es stehen maximal folgende hierarchischen Stufen zur Verfügung: Kunde, Projekt, Teilprojekt, Aktivität, Aktivitätenschritt, Mitarbeiterzuordnung. Die beiden Stufen Teilprojekt und Aktivitätenschritt sind optional. Dies ermöglicht Ihnen, die Projektstruktur optimal an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen.
Mit den Tarifen werden in proles die Stundensätze für die Verrechnung von Zeitleistungen nach Aufwand verwaltet. Der Tarif kann pro Projekt, für jede Aktivität und für jeden Mitarbeitenden individuell eingerichtet werden. Dies ermöglicht, dass Sie für unterschiedliche Arbeitsgattungen (z.B. Projektleitung oder Projektadministration) verschiedene Stundensätze anwenden können – auch innerhalb eines Projekts. Selbstverständlich sind auch Tarife in Fremdwährungen möglich (beispielsweise für die Verrechnung eines Freelancers in EUR).
Für die Projektbudgetierung stehen ausgereifte Budgetierungsfunktionen zur Verfügung. Ein Projektumsatzbudget kann je nach Ihren Bedürfnissen in einer frei wählbaren Struktur angelegt werden. Die Budgetstruktur kann also von der eigentlichen Projektstruktur (in welcher gegenüber dem Kunden abgerechnet wird) abweichen. Die Projektumsatzbudgets können pro Projekt in Budget-Gruppen und Budget-Positionen unterteilt werden (zur besser Strukturierung und damit zur besseren Übersicht).
Die Budgetvorgaben können mittels Soll-Stunden (gemäss Aufwandschätzung für ein Projekt) oder Beträgen (Umsatzbudgetierung) definiert werden. Auch eine Kombination beider Varianten ist möglich. Diese so budgetierten Werte bilden dann die Basis für den Budget-Ist-Vergleich (auf Stundenbasis und/oder Betragsbasis).
Die Arbeit mit Vorlagen definiert klare Strukturen und spart Zeit. Neue Projektbudgets können aufgrund von Budget-Vorlagen einfach und schnell erstellt werden. Dies garantiert saubere und einheitliche Strukturen im ganzen Projekt-Portfolio und unterstützt die Vergleichbarkeit der einzelnen Projekte. Um von Erfahrungswerten zu profitieren ist es selbstverständlich auch möglich, ein Projektumsatzbudget von einem Projekt in ein neues zu kopieren.
Kapazitätsplanung und AbwesenheitsplanungDie Arbeitszeitmodelle können in proles frei definiert werden. So können Sie Ihre ausgehandelten Verträge mit Ihren Mitarbeitenden bestmöglich abbilden. Arbeitszeitmodelle auf Basis von Tages-, Wochen- oder Jahresarbeitszeit werden unterstützt. Individuelle Anwesenheiten von Teilzeitangestellten können auf Halbtagesbasis definiert werden (z.B. Mo-Fr, immer nur am Vormittag). Bereits im Arbeitszeitmodell kann das Ferienguthaben pro Jahr definiert werden.
Mit dem Firmenkalender auf Jahresbasis werden grundsätzlich allgemeingültige Kalendereinträge für die gesamte Unternehmung gepflegt. Typischerweise sind dies gesetzliche Feiertage oder beispielsweise Betriebsferien. Mit proles kann ein solcher Firmenkalender pro Standort angelegt werden. Dies ermöglicht Ihnen, dass Sie standortabhängige Feiertage einplanen können (bspw. das Knabenschiessen in Zürich, welches für Bern keine Relevanz hat).
Jedem Mitarbeitenden kann ein Arbeitszeitmodell zugeordnet werden. Dies jeweils mit einem Gültig-ab-Datum – so können Wechsel des Arbeitspensums einfach abgebildet werden. Mit der Zuordnung des Arbeitszeitmodells wird der Beschäftigungsgrad eines Mitarbeitenden definiert. Auf Basis dieser Zuordnung kann für jeden Mitarbeitenden ein individueller Jahreskalender erstellt werden. Dabei wird der korrekte Firmenkalender und das passende Arbeitszeitmodell berücksichtigt. Der so erstellte Mitarbeiterkalender mit Soll-Stunden bildet die Basis für die Kapazitätsplanung.
Mit den An-/Abwesenheitsarten können Sie eine beliebige Anzahl von auswertbaren Kriterien für die Kapazitätsplanung verwalten. Typische Abwesenheitsarten sind Feiertage, Ferien, Kompensation, Krankheit, arbeitsfrei (Wochenende), Mutterschaftsurlaub, Militär und dergleichen. Typische Anwesenheitsart ist normale Arbeit, wobei Sie auch hier die Möglichkeit haben, zu differenzieren. Sie können beispielsweise unterschiedliche Anwesenheitsarten für Büroarbeit und Homeoffice definieren, dann sehen Sie im Mitarbeiterkalender, wer an einem bestimmten Tag vor Ort anwesend ist und wer nicht. Sämtliche dieser An-/Abwesenheitsarten sind in den Mitarbeiterkalendern ersichtlich und werden durch einen entsprechenden Farbcode optisch klar erkennbar dargestellt.
Die Ferienplanung und Ferienkoordination mit proles ist ganz einfach. Direkt im Mitarbeiterkalender können Ferienwünsche platziert und anschliessend durch Vorgesetzte bewilligt oder abgelehnt werden. Bei einer Bewilligung wird der Antrag in effektive Ferien umgewandelt, bei Ablehnung wird der Ferienwunsch gelöscht. Antragsteller(innen) werden per eMail über diese Entscheide informiert.
ProjektplanungAls Basis für die Projektplanung kann eine eigenständige Struktur verwendet werden – es ist dies dieselbe, wie sie auch für die Projektbudgetierung verwendet werden kann. Dies hat den Vorteil, dass Sie gegenüber des Kunden die Leistungen in der Projektstruktur ausweisen können (z.B. nach Arbeitspaketen) und die interne Mitarbeiterplanung aber in einer anderen Struktur aufsetzen können (beispielsweise nach Arbeitsgattungen, Teams oder Skills der involvierten Mitarbeitenden).
Die eigentliche Projektplanung aufgrund der definierten Struktur kann in einem Wochen- oder Monatsraster erfolgen. Ebenso können Sie entscheiden, ob Sie in Stunden oder Personentagen (à z.B. 8.5 Stunden) planen möchten.
Für den optimalen Mitarbeitereinsatz werden entsprechende Kapazitäten sowie Abwesenheiten gemäss Mitarbeiterkalender direkt in der Projektplanung ausgewiesen und ermöglichen so einen einfachen Abgleich der verfügbaren Kapazität mit der anstehenden Projektarbeit.
Als «Wiederkehrende Arbeiten» bezeichnen wir Aufgaben, die in regelmässigen Abständen erledigt werden müssen. Es kann sich hierbei um einfache Routineaufgaben wie «Blumen giessen» oder auch komplexe Tätigkeiten wie «Alarmanlage aktivieren» handeln. Wichtig ist, dass diese Arbeiten in einem regelmässigen Rhythmus ausgeführt werden müssen und Sie automatisch zum richtigen Zeitpunkt an die Erledigung erinnert werden. Dank den «Wiederkehrenden Arbeiten» vergessen Sie nie wieder eine wichtige Arbeit, die periodisch ausgeführt werden muss.
Zeiterfassung und ArbeitszeitabrechnungDie Zeiterfassung steht grundsätzlich auf Tagesbasis zur Verfügung, d.h. alle Mitarbeitenden erfassen tagesaktuell Ihre geleisteten Stunden auf die entsprechenden Aktivitäten und Projekte. Als Alternative resp. Ergänzung kann die Matrix-Zeiterfassung verwendet werden. Damit erledigen Sie Ihre Zeiterfassungen bequem in einer Wochen- oder Monatsansicht.
Wiederkehrende Tätigkeiten und längere Abwesenheiten können mittels Serienerfassungen einfach eingegeben werden. Dies spart Zeit in der täglichen Administration. Statt eine sich wiederholende Rapportierung über die normale Zeiterfassung an mehreren Tagen einzeln zu erfassen, kann mit dieser Funktion die Arbeit als Serie eingegeben werden. Die eingegebenen Stunden werden für die ausgewählte Aktivität an jedem Tag im erfassten Zeitraum automatisch erfasst, wobei noch ausgewählt werden kann, für welche Wochentage die Erfassung erfolgen soll. Damit können beispielsweise Abwesenheiten für einen einwöchigen Kurs, aber auch wöchentlich wiederkehrende Arbeiten mit einer einzigen Eingabe für den ganzen Zeitraum erfasst werden.
Die Spesen- und Materialerfassung lässt sich direkt aus der Zeiterfassung erledigen. Mit wenigen Klicks sind alle Leistungsarten erfasst. Direkt aus dem Zeiterfassungsdialog kann in die Spesen- oder Materialerfassung zu einem Projekt gewechselt werden. Entsprechende Kunden- und Projektinformationen werden so direkt übernommen. Damit sparen Sie sich den doppelten Erfassungsaufwand.
Mit den Mitarbeiterkalendern können u.a. Ferienabwesenheiten eingetragen und geplant werden. In einigen Fällen müssen diese Eintragungen auch zu Zeiterfassungen führen. Es besteht die Möglichkeit, dass Erfassungen im Mitarbeiterkalender automatisch Zeiterfassungen auslösen. Dies macht dann z.B. Sinn, wenn Ferien in der Zeiterfassung erfasst werden müssen, diese Zeiterfassungen aber nicht manuell erfolgen sollen. So können Sie die Ferienplanung vollständig in den Kalendern abwickeln, die zugehörigen Zeiterfassungen werden automatisch erstellt.
In prolesCRM können Ereignisse bewirtschaftet werden. Unter Verwendung von Ticketnummern sowie Pendenzenzuordnungen zu Mitarbeitern kann damit die Ticketbearbeitung (z.B. in einer Support-Abteilung) effizient gelöst werden. Es besteht die Möglichkeit, ein Ereignis in prolesCRM direkt mit einer Aktivität aus der Projektverwaltung zu verknüpfen und so die Zeiterfassung direkt aus der Bearbeitung der Ereignisse mittels Start/Stop-Funktionalität zu erledigen.
Mit den An-/Abwesenheitsarten können Sie eine beliebige Anzahl von auswertbaren Kriterien für die Arbeitszeitabrechnung verwalten. Typische Abwesenheitsarten sind Feiertage, Ferien, Kompensation, Krankheit, arbeitsfrei (Wochenende), Mutterschaftsurlaub, Militär und dergleichen. Typische Anwesenheitsart ist normale Arbeit, wobei Sie auch hier die Möglichkeit haben, zu differenzieren. Diese An-/Abwesenheitsarten werden in der Arbeitszeitabrechnung detailliert mit Soll- (gemäss Planung) und Ist-Werten (gemäss Zeiterfassung) ausgewiesen.
Falls Ihre Arbeitsverträge dies vorsehen, können Sie in proles die zeitsaldorelevanten Stunden pro Tag limitieren. Zeiterfassungen über der definierten Stundenzahl werden als «Unbezahlte Überzeit» ausgewiesen. Auf der Stufe Arbeitszeitmodell können Sie die Begrenzung der zeitsaldorelevanten Stunden pro Tag festlegen. Falls ein Mitarbeiter mehr als die eingegebene «Maximale Anzahl Stunden pro Tag» rapportiert, wird nur das eingegebene Maximum als zeitsaldorelevant berücksichtigt. In Arbeitszeitstatistiken und in der Arbeitszeitabrechnung werden Stunden über diesem Maximum separat ausgewiesen.
Spesenerfassung, Spesenabrechnung und MaterialFalls Ihr Spesenreglement dies erfordert, können Sie in proles Fahrspesen mit entsprechenden Details erfassen und auswerten. Beispielsweise können in diesem Fall Start- und Zieladressen oder das verwendete Fahrzeug (Firmenfahrzeug, Privatfahrzeug) pro Fahrt hinterlegt werden. Für die Spesenabrechnung stehen so sämtliche Informationen für jede einzelne Spesenerfassung zur Verfügung.
Mit der Verwaltung eines Spesenartikelstamms wird die Erfassung der Spesen noch einfacher. Häufig benötigte Spesenerfassungen (beispielsweise eine Fahrt zum Kunden XY, ein Bahnbillett oder ein Mittagessen) können in proles hinterlegt werden. Bei der eigentlichen Spesenerfassung kann eine so definierte Spesenposition ausgewählt und mit wenig Aufwand angepasst werden (sofern überhaupt nötig). Für die Erfassung von Material steht ebenfalls ein entsprechender Artikelstamm zur Verfügung (beispielsweise für die Verrechnung von Plankopien).
Für die Abrechnung von Pauschalspesen kann pro Projekt optional ein Fakturzuschlag in % definiert werden. Dies hat bei der Rechnungsstellung zur Folge, dass automatisch eine Zuschlagsposition für die Pauschalspesen in die Faktur aufgenommen wird.
Die Spesenerfassung bildet die Basis für die Verrechnung gegenüber Ihren Kunden sowie für die Rückerstattung an Ihre Mitarbeitenden. Bereits bei der Spesenerfassung kann festgehalten werden, ob ein Rückerstattungsanspruch besteht (bspw. dann, wenn ein Mitarbeiter die Spesen privat bezahlt). In der gedruckten Spesenabrechnung können die Spesenerfassungen mit Rückerstattungsanspruch separat ausgewiesen werden.
Projektcontrolling und ProjektreportingMit der in proles integrierten Funktion «Projekt-Kennzahlen» steht Ihnen ein umfangreiches Auswertungssystem zur Verfügung. Damit erzeugen Sie Excel-Auswertungen unterschiedlichster Art. Sie definieren, pro was eine Zeile erzeugt werden soll (z.B. Kunde, Projekt, Aktivität, Mitarbeiter etc.). Für die Spalten können Sie aus einer Vielzahl von möglichen Kennzahlen auswählen (Umsatz, Stunden, Kosten etc. - jeweils differenziert nach verrechenbar / nicht verrechenbar / fakturiert). Damit können Sie sämtliches in proles erfasstes Zahlenmaterial auswerten und danach in Excel weiter «veredeln».
Mit dem umfangreichen Auswertungspaket an vordefinierten Listen für einzelne Kunden-, Projekt- und Mitarbeiterauswertungen rufen Sie z.B. eine Projektüberwachung auf Knopfdruck ab und sehen detaillierte Zeiterfassungen sowie Abweichungen von Umsatzbudget und der Soll-/Ist-Stunden. Abgesehen von üblichen Auswertungsbegriffen wie Kunden, Projekte, Aktivitätenstatus oder Mitarbeitenden, stehen Ihnen in proles einige zusätzliche Auswertungskriterien zur Verfügung: Profitcenter, Kundenkategorien, Projekttypen, Projektleiter, Umsatzträger, Budget-Gruppen, Budget-Positionen, Leistungsarten (Stunden, Spesen, Artikel (Material), Pauschalen), Kostenträger und viele mehr.
Auswertungen über den effektiven Projekterfolg sind ein wichtiges Instrument im Bereich des Projektcontrollings. Um hier brauchbare Zahlen liefern zu können unterstützt proles die konsequente Erfassung von Einstandspreisen resp. kalkulatorischen Lohnkosten. Bei allen Leistungsarten (Stunden, Spesen, Artikel, Pauschalen) ist die Erfassung der effektiven Kosten möglich. Kalkulatorische Lohnkosten können nicht nur pro Mitarbeitenden, sondern auch pro Aktivität in einem Projekt unterschiedlich definiert werden. Dies ermöglicht Ihnen eine unverfälschte Auswertung des Projekterfolgs.
Für die Sicherstellung der Einhaltung von Stunden- oder Umsatzbudgets stehen in proles verschiedene Erfassungskontrollen zur Verfügung: Die Stundenkontrolle dient dazu, dass die Soll-Stundenzahl nicht überschritten werden kann. Bei jeder Zeiterfassung finden entsprechende Prüfungen statt. Auf Ebene Projekt und Aktivität kann im Detail definiert werden, wie diese Stundenkontrollen im Projekt zur Anwendung kommen sollen. Als Alternative zur Stundenkontrolle kann die Budgetkontrolle für ein Projekt eingeschaltet werden. Dies bewirkt, dass bei der Erfassung von Stunden, Spesen, Artikeln und Pauschalen geprüft wird, dass die erfassten Leistungen (zu Verkaufspreisen) das erfasste Projekt-Umsatzbudget nicht überschreiten. Auch hier stehen weitreichende Einstellungsmöglichkeiten pro Projekt zur Verfügung.
RechnungsstellungMit wiederkehrenden Pauschalen können laufende Mandate ohne grossen Aufwand abgerechnet werden. Ähnlich wie bei einem Dauerauftrag bei der Bank, werden Pauschalen eingerichtet und anlässlich der Rechnungsstellung automatisch berücksichtigt (z.B. eine quartalsweise verrechnete Lizenz). Selbstverständlich sind auch einmalige Pauschalen möglich (auch negative, beispielsweise für die Abwicklung von Gutschriften).
Zeiterfassungen können für die Fakturierung mittels einfachen Einstellungen in Tagespauschalen umgerechnet werden. Jede verrechenbare Zeiterfassung, welcher ein Tarif mit Tagespauschalenangaben zugrunde liegt, wird in eine Tagespauschale umgewandelt. Dies natürlich nur dann, wenn deren Anzahl Stunden das im Tarif eingegebene Minimum erreicht.
Über entsprechende Funktionen können Sie die Bewirtschaftung von Fremdleistungen einfach vornehmen (d.h. Leistungen, welche für ein Kundenprojekt eingekauft werden müssen). Bestellungen bei Lieferanten oder Projektpartnern werden verwaltet, überwacht und mit wenigen Klicks an Ihre Kunden weiterverrechnet.
Mit der Gruppenleistungs-Verrechnung kann eine Leistung an mehrere Kunden verrechnet werden. So können Sie z.B. auf einfache Art und Weise die Kursgebühren an alle Teilnehmer einer Veranstaltung verrechnen. Ein anderes Anwendungsbeispiel ist die Verrechnung von Mitgliederbeiträgen.
In proles haben Sie die Möglichkeit, zwischen effektiven und verrechenbaren Stunden (Stunden für Faktur) zu unterscheiden. Dies bedeutet, dass für die Fakturierung die zu verrechnende Anzahl Stunden korrigiert werden kann. Eine solche Korrektur betrifft nur die Rechnungsstellung, nicht aber die Zeitsaldoberechnung Ihrer Mitarbeitenden.
In proles können diverse Kundendokumente Ihren spezifischen Bedürfnissen (Design, Logo, Gruppierung, Detaillierungsgrad, Sortierung etc.) angepasst werden. Es sind dies im Wesentlichen die folgenden: Faktur, Fakturbeilage (Detailnachweis), Einzahlungsschein (ESR), Projektofferte. proles wird mit Standardlayouts eingerichtet. Auf Basis dieser Layouts können Sie Ihre individuellen Anpassungswünsche einbringen.
Die Rechnungsstellung ist in mehreren Sprachen möglich. Auf der Stufe Projekt kann die gewünschte Sprache eingestellt werden. Sämtliche erforderlichen Fakturtexte (beispielsweise die Grussformel) können in verschiedenen Sprachen definiert werden.
Pro Projekt können Sie die Fakturwährung definieren (beispielsweise EUR für die Rechnungsstellung von Leistungen an einen Kunden in Deutschland). Sämtliche involvierten Leistungsarten (Stunden, Spesen, Material etc.) werden in der entsprechenden Währung erfasst (diese kann von der Fakturwährung abweichen) und anlässlich der Rechnungsstellung in die Fakturwährung umgerechnet. Für die Umrechnung können entsprechende Währungsumrechnungskurse hinterlegt werden.
MitarbeiterverwaltungEin mehrstufiges Berechtigungskonzept unterscheidet grundsätzlich Funktionsberechtigungen und Projektberechtigungen. Mitarbeiter werden in erster Linie für einzelne Programmfunktionen berechtigt. Für die Verwaltung von Projektdaten können Sie Berechtigungen für einzelne Projekte vergeben. Sie können pro Mitarbeiter, Projekt und Funktion detailliert steuern, wer welche Berechtigungen hat.
Für die Organisation Ihrer Mitarbeitenden und als Basis für das Reporting können Abteilungen und Standorte (z.B. für Niederlassungen Ihrer Unternehmung) verwaltet werden. Alle Mitarbeitenden werden einer Abteilung und einem Standort zugewiesen. Zusätzlich können mit den Mitarbeitergruppen individuelle Gruppierungen gebildet werden.
In der Präsenzanzeige sehen Sie auf einen Blick den Status Ihrer Mitarbeitenden. Es wird unter anderem zwischen anwesend, abwesend und besetzt unterschieden. Bei Abwesenheiten erfahren Sie weitere Informationen.
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