Zentrale Erfolgsfaktoren im Projektmanagement, Teil 3: Die «weichen» Faktoren

Abgesehen davon, dass Projekte durch den Einsatz menschlicher Arbeitskraft realisiert werden, spielt der rein ressourcen-unabhängige Faktor «Mensch» die entscheidende Rolle für das Gelingen. Doch, was verstehe ich unter dem «weichen» Erfolgsfaktor «Mensch» genau?

Haben Sie die richtigen Skills an Bord?

Oft sind ganz spezifische Skills und Fähigkeiten nötig. Damit in den Projekten also keine empfindlichen Lücken entstehen, müssen vor Projektstart die vorhandenen mit den benötigten Skills abgeglichen werden. Fehlen absolut notwendige Skills für das Projekt, so müssen sie entweder über externe Projektmitarbeitende eingebracht oder mittels Aus- und Weiterbildung bei bestehenden Mitarbeitenden neu aufgebaut werden. Vor allem zweiteres braucht Zeit und muss daher entsprechend eingeplant werden.

Es liegt in der Natur der Sache, dass die für das ganze Projekt benötigten Skills nicht immer von Anfang an klar erkennbar sind. Oft glauben Projektauftraggeber und Projektleiter über Mitarbeitende zu verfügen, welche bereits alle benötigten Fähigkeiten besitzen. Dass dem eventuell nicht so ist, muss daher rechtzeitig erkannt werden. Je besser das Verhältnis aller Projektbeteiligten untereinander, desto wahrscheinlicher ist es, dass sich einzelne Leute «outen» und ihre Bedenken hinsichtlich fehlender Skills rechtzeitig kundtun. «Harmonie» und «Kommunikation» lassen grüssen. Doch dazu unten mehr.

Selbstverständlich braucht es nicht bloss die richtigen Skills, sondern auch die nötigen Kapazitäten, um ein Projekt wie geplant umsetzen zu können. Eine saubere Ressourcenplanung – am besten mit Hilfe einer professionellen Projektmanagement-Software – gibt darüber Aufschluss.

Haben Sie den richtigen Projektleiter an Bord?

Ohne Zweifel, der Projektleiter spielt eine zentrale Rolle für das Gelingen des Projektes. Mit Vorteil setzen Sie einen erfahrenen Projektmanager ein. Haben Sie keinen solchen zur Verfügung, so sollte der Unerfahrene, wenn immer möglich von einem «Götti» gecoacht werden.

Neben den rein sachlichen Projektmanagement-Kenntnissen und Erfahrungen muss ein Projektleiter vor allem verstehen, wie sein Team tickt:

• Wie interagieren die Teammitglieder untereinander?

• Wie kommunizieren sie miteinander?

• Wie lösen sie die sich im Projekt stellenden Probleme und wie lösen sie Konflikte im Team?

• Wie delegieren die Teammitglieder einzelne Projekt-Tasks?

• Wie treffen die Teammitglieder ihre Entscheidungen?

Zu diesem Zweck muss der Projektmanager zu jedem Zeitpunkt und in jedem Projektschritt in der Lage sein, eine klare Orientierung zu bieten und die Ziele und Erwartungen unmissverständlich zu kommunizieren. Mit anderen Worten, er muss den Über- und Durchblick haben. Er kennt die Fähigkeiten jedes Teammitglieds und kann sie richtig einschätzen, er kennt ihren Erfahrungsschatz und ihre Belastungsgrenzen. All dies verlangt unter anderem nach einem hohen Mass an Sozialkompetenz.

Nicht zuletzt sind eine gehörige Portion Bauch- und Fingerspitzengefühl enorm wichtig. Erfahrende Projektleiter antizipieren aufkeimende Schwierigkeiten und erkennen sie nicht selten lange, bevor sie Schaden anrichten können. Damit erhöhen Sie die Erfolgschancen Ihres Projektes zusätzlich.

Sind alle vom Projekt Betroffenen an Bord?

Einer der grössten Projekt-Killer ist fehlende Akzeptanz. Dies habe ich schon oft geschrieben, will es an dieser Stelle aber dezidiert wiederholen. So ist es primär die Aufgabe des Projektauftraggebers, alle vom Projekt betroffenen Anspruchsgruppen rechtzeitig zu involvieren, sie «abzuholen» und sie damit fest in das Projekt einzubinden.

Auch wenn dies im Einzelfall beim einen oder anderen Beteiligten nicht (vollständig) gelingen mag, das Projekt-Thema wurde so offenkundig und transparent gemacht.

Haben Sie ein Projektteam, das harmoniert und (richtig) kommuniziert?

«Zuviel Harmonie verblödet»! Das stimmt zwar (und ist gerade für kreative Projekte nicht förderlich), ein gewisses Mass an «Friedfertigkeit» ist aber für den Projekterfolg trotzdem vonnöten. Mit Harmonie meine ich allerdings nicht «Friede, Freude, Eierkuchen», sondern ein respekt- und vertrauensvolles, kooperatives Miteinander auf Augenhöhe. Damit die Projektkultur dies zulässt und sogar gezielt fördert, muss der Projektleiter diese Werte kompromisslos vorleben. Achten Sie also, dass Sie einen Projektleiter einsetzen, der die gewünschten Werte verkörpert und in sein Team einbringen kann.

Ein Team, welches – wie oben dargestellt – harmoniert, kommuniziert meistens auch richtig. Es sagt, was es meint und es tut, was es sagt. Die Teammitglieder führen keine «hidden Agenda» und pochen auf hohe Integrität. Sie arbeiten konzentriert auf ihr gemeinsames Ziel und nicht auf irgendwelche persönlichen Ziele hin. Auf diese Weise entstehen weit weniger Missverständnisse, und wenn doch, so sind sie schneller wieder ausgeräumt. Diese Gesetze gelten für das gesprochene, natürlich aber auch für das geschriebene Wort. Besonders dort gilt es, sorgfältig, unzweideutig und unmissverständlich zu kommunizieren und sich dabei klar auszudrücken.

Sind die Verantwortungen klar geregelt und akzeptiert?

Unzureichende Regelungen der Verantwortlichkeiten bringen jedes Projekt früher oder später zum Stillstand. Anstelle von «ich übernehme Verantwortung» treten dann Schuldzuweisungen. Das tut keinem Projekt gut. Die Führung, und damit verbunden die Verantwortung im Projekt, muss daher strikt sein. Alle Projektmitglieder brauchen zwingend eine klare Vorstellung ihrer eigenen Rollen (mit Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen – kurz AKV) und derjenigen der anderen. Nur so ist es möglich, kooperativ ein Projektziel zu erreichen.