Dienstleistungsunternehmen brauchen ein funktionierendes Projektcontrolling

Immer mal wieder machen (Gross)Projekte Schlagzeilen, weil sie aus dem Ruder laufen. Meistens dann, wenn Kosten und/oder Zeitplanungen massiv nicht eingehalten werden. Seltener kommt es auch vor, dass Projekte infolge von Qualitätsproblemen oder verfehlter Zielsetzungen in Schieflage geraten und damit den Projekterfolg ganz grundsätzlich in Frage stellen.

Was auch immer Projekte während ihrer Abwicklung behindert, mit Hilfe eines funktionierenden Projektcontrollings kann – und muss – dem vorgebeugt werden.

Projektcontrolling als fester Bestandteil des Projektmanagements

Das Projektcontrolling hat die Aufgabe, Projekte bewusst zu steuern (daher der Begriff «Controlling», der viel mehr steuern als kontrollieren meint), sie laufend auf ihre geplante Zielerreichung zu überprüfen und diese Zielerreichung sicherzustellen. Das Projektcontrolling ist damit ein fester Bestandteil des Projektmanagements und muss vom Projektleiter als Kern-Daueraufgabe wahrgenommen werden.

Speziell in «core» Dienstleistungsunternehmen, welche projekt- oder mandatsbasiert arbeiten, ist ein funktionierendes Projektcontrolling ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements und damit ein Erfolgsfaktor für die erfolgreiche Abwicklung eines Projektes.

In diesem Sinne ist das Projektcontrolling der «beste Freund» des Projektleiters. Es kommt ihm daher eine immer grösser werdende Bedeutung zu.

Aufgaben des Projektcontrollings

Das Projektcontrolling hat die Aufgaben, die Projektzielvorgaben mit dem laufenden Projekt abzugleichen, Abweichungen zwischen dem Plan und dem Ist-Stand frühzeitig zu erkennen und die Ursachen für Abweichungen aufzudecken. Als Ergebnis daraus soll das Projektcontrolling Gegenmassnahmen vorschlagen, damit das Projekt rechtzeitig wieder auf Kurs gebracht werden kann.

Auf einen einfachen Nenner gebracht, geht es beim Projekterfolg um die Einhaltung von Budget, Terminen und Ergebnissen:

• Wie hoch sind die aufgelaufenen Kosten im Projekt?

• Bewegen sich diese Kosten innerhalb des geplanten Projektbudgets?

• Werden die geplanten Termine und Meilensteine eingehalten? Liegt das Projekt eventuell sogar vor seinem Zeitplan?

• Kann der geplante Abschlusstermin des Projektes eingehalten werden?

• Wird mit dem Projekt das gewünschte Ergebnis voraussichtlich erreicht?

• Entspricht das Ergebnis des Projektes voraussichtlich den Erwartungen und Anforderungen des Auftraggebers?

Mit einem guten Projektcontrolling wird die gesamte Projektabwicklung (inklusive Projektabrechnung) sauber gesteuert. Damit avanciert das Projektcontrolling zu einem wesentlichen und unverzichtbaren Tool für den geschäftlichen Erfolg eines jeden Dienstleistungsunternehmens.

Umgang mit Projektrisiken

Die erfolgreiche Abwicklung von Projekten wird tendenziell immer komplexer und riskanter und damit auch anspruchsvoller. Dies unter anderem wegen zunehmendem Wettbewerbsdruck und damit immer knapper kalkulierter Budgets.

Weitere wichtige Aufgabe eines funktionierenden Projektcontrollings ist der adäquate Umgang mit Projektrisiken. Das heisst mit latenten Entwicklungen im Projekt, welche nicht dem roten Faden der Planung folgen und damit die Projekte mehr oder weniger stark stören können. Projektrisiken müssen vor und während des Projekts immer wieder neu erkannt, sichtbar gemacht und bewertet werden. Damit das Projektcontrolling im besten Fall proaktiv agieren, oder dann wenigstens reagieren kann.

Selbstverständlich muss das Projektcontrolling auch Massnahmen bereitstellen, mit welchen erkannte Risiken begrenzt und behandelt werden können. Beispielsweise ein drohender Ausfall von Schlüsselpersonen im Projekt oder geänderte Kundenanforderungen, welche sich möglicherweise zu einem Game-Changer entwickeln können.

Risiko «Fixpreis-Projekt»

Insbesondere (grosse) Fixpreis-, beziehungsweise Fixbudget-Projekte stellen für Dienstleister immer wieder eine grosse Herausforderung dar. Eine Herausforderung, die nur mit einem gut funktionierenden Projektcontrolling einigermassen beherrscht werden kann. Ist es doch zentral, dass Budget- und/oder Terminüberschreitungen so früh wie möglich erkannt werden, damit entsprechende Gegenmassnahmen überhaupt noch wirksam ergriffen werden können.

Projektcontrolling zur Optimierung des Projektverlaufs

Ein am Schluss zwar erfolgreiches Projekt kann auch unterwegs mal immer wieder in Schieflage geraten und dabei unerwünschten Aufwand in Geld und Zeit generieren. Das Projektcontrolling kümmert sich also nicht nur darum, das Projekt erfolgreich ins Ziel zu bringen. Es hat auch die Aufgabe, den ganzen Projektverlauf zu optimieren und damit die Zufriedenheit und die Motivation aller Beteiligten jederzeit hoch zu halten.

Projektcontrolling Ja, aber wie?

Die Notwendigkeit eines funktionierenden Projektcontrollings habe ich – so meine ich – ausreichend dargestellt. Wie ein wirksames Projektcontrolling aufgebaut werden muss und worauf dabei zu achten ist, beschreibe ich in einem nächsten Blogbeitrag «Wie funktioniert wirksames Projektcontrolling in Dienstleistungsunternehmen?».