Wie wirksames Projektcontrolling in Dienstleistungsunternehmen funktioniert

Ohne Zweifel – Projektcontrolling ist ein unverzichtbarer Bestandteil eines funktionierenden Projektmanagements in Dienstleistungsunternehmen.

Wie aber muss das Projektcontrolling aussehen, worauf ist im Besonderen zu achten und welche Elemente braucht es, damit das Projektcontrolling seine Aufgabe wirksam und damit erfolgreich erfüllen kann?

«Von der Wiege bis zur Bahre»

Das Projektcontrolling muss gleich ganz am Anfang eines Projektes «installiert» werden. Noch vor dem Start des Projektes, bereits in der Verhandlungs- und Angebotsphase, kann mit einem geeigneten Projektcontrolling überprüft werden, ob die Zielvorgaben des Kunden unter Berücksichtigung der gesetzten Rahmenbedingungen überhaupt realistisch sind. Und in den darauffolgenden Projektphasen – Konzeption, Planung, Realisierung und Umsetzung, Projektabschluss, Projektbewertung und Nachkalkulation – erfüllt das Projektcontrolling seine zentrale Unterstützungsfunktion, welche keinesfalls vernachlässigt werden darf, will man sein Projekt nicht unnötig gefährden.

Das Projektcontrolling begleitet das erfolgreiche Projekt sinngemäss «von der Wiege bis zur Bahre», oder positiv formuliert, «bis zu seinem erfolgreichen Abschluss».

Wirksames Projektcontrolling startet mit der Definition der Ziele und des Projekterfolgs

Ohne glasklar zu wissen, was Sie mit dem Projekt beabsichtigen, können Sie kein wirksames Projektcontrolling etablieren. Vor der eigentlichen Planung und dem Aufsetzen des Controllings müssen daher zuerst die Projektziele festgelegt werden.

Dazu gehört untrennbar die Definition des eigentlichen Projekterfolgs. Also, was muss sich wie ändern, welche konkreten Ziele sollen wie erreicht werden, was ist – generell gesprochen – bei Erreichung des Projekterfolgs anders als vorher? Der Projekterfolg mit seinen Zielen muss messbar sein.

Im Wesentlichen basiert der Projekterfolg auf den folgenden drei Säulen:

• Termine; sichergestellt durch Zeitplanung und Projektcontrolling, gemessen durch Einhaltung der Termine
• Kosten; sichergestellt durch Kostenplanung und Projektcontrolling, gemessen durch Einhaltung der Budgets
• Qualität; sichergestellt durch Kundenfeedback und Projektcontrolling, gemessen durch die Kundenzufriedenheit.

Zentrale Voraussetzungen für ein wirksames Projektcontrolling

Nachfolgend will ich die zentralen Voraussetzungen für ein wirksames Projektcontrolling aufgreifen und kurz erläutern. Werden sie nicht eingehalten, so kann effektives Projektcontrolling – auch bei bestem Willen – nicht oder nur sehr schlecht funktionieren.

• Ohne Projektplanung selbstredend kein Projektcontrolling. Am Anfang der notwendigen Voraussetzungen steht daher eine saubere und realistische Planung der Termine, Kosten und des beabsichtigten Outputs. Bei der Termin- und Kostenplanung empfiehlt es sich, Reserven einzubauen.

• Die Projektplanung muss allen Projektmitarbeitern bekannt sein. Nur ein bekannter Plan hat die Chance, auch eingehalten zu werden.

• Für die Projektplanung muss klar sein, welche Ressourcen zur Verfügung stehen. Nur so können der optimale Mitarbeitereinsatz und der Einsatz anderer Ressourcen gewährleistet werden. Basis dafür ist in der Regel eine transparente Kapazitätsplanung inklusive der Planung von Ferien und anderer Abwesenheiten.

• Der Projektplan hat über alle am Projekt Beteiligten und ihre Verantwortlichkeiten klar Auskunft zu geben.

• Anpassungen im Projekt: Das Projekt und sein Plan haben darüber Auskunft zu geben, wie mit ungeplanten Änderungen umzugehen ist und dafür taugliche Prozesse bereit zu stellen. Wie ist vorzugehen, wenn sich Termine, Kosten oder sogar Anforderungen des Kunden ändern? Und, wer ist dafür verantwortlich, dass der Plan den geänderten Umständen angepasst wird?

• Die Zeit- und Spesenerfassung muss lückenlos und transparent auf die einzelnen Arbeitspakete des Projektes rapportiert werden.

• Die Zeit- und Leistungserfassung hat (tages)aktuell zu erfolgen. Projektcontrolling mit alten und unvollständigen Daten ist keine Hilfe, sondern – im Gegenteil – wiegt in falscher Sicherheit und führt zu Fehlentscheidungen. Positiv gesagt, erfolgreiches Projektcontrolling erfordert aktuelle Ist-Daten, denn nur so können Abweichungen zur Planung frühzeitig erkannt und korrigiert werden. Ich plädiere daher entschieden dafür, dass die Zeiterfassung täglich à jour gebracht wird.

• Machen Sie im Projekt in jedem Fall eine Vollzeiterfassung. Erfassen Sie also alle Zeiten für das Projekt, egal ob verrechenbar oder nicht. Weiter müssen alle am Projekt beteiligten Personen ihre Zeiten erfassen, egal ob «einfacher» Projektmitarbeiter oder Chef. Nur eine lückenlose Protokollierung aller Zeiten schafft die notwendige Basis für ein wirksames Projektcontrolling.

• Die Mitarbeiter, welche das Projektcontrolling ausüben, müssen jederzeit den vollen Zugriff auf alle Daten zum Projekt haben. In der Regel wird dies ohnehin der Projektleiter selbst sein.

• Sämtliche Leistungsarten (Zeit, Spesen und Material) sollten automatisch in die Projektabrechnung übernommen werden.

• Der (tages)aktuelle Projektstand muss den im Projekt verantwortlichen Mitarbeitern zu jedem Zeitpunkt bekannt sein. Es schadet übrigens gar nicht, wenn auch alle anderen Projektmitarbeiter – also nicht nur die Verantwortungsträger – den Stand des Projektes kennen.

• Projektfortschritt: Damit das Projektcontrolling wirksam sein kann, muss natürlich der Fortschritt im Projekt laufend ermittelt und dem Plan gegenübergestellt werden. Aber Achtung: Der Fortschritt, welcher im Prinzip den Erreichungsgrad der Ziele und des Projekterfolgs misst, ist selten synchron mit dem stundenmässigen Erreichungsgrad. Der Weg zum Projekterfolg verläuft oft nicht linear, er kann in Entwicklungsstufen geschehen oder sich sogar exponentiell einstellen. Zuerst muss viel Zeit und Aufwand für wenig Erfolg investiert werden, ab einem gewissen Zeitpunkt dann braucht es nur noch wenig Aufwand, um grosse Erfolgsschritte durchlaufen zu können. Die Messung des Projektfortschritts hat dem unbedingt Rechnung zu tragen.

• Der Projektfortschritt wird oft mittels Statusreports und Projektdashboards visualisiert. Diese sollten im Projekt institutionalisiert werden. Die Berichte sollten kurz und prägnant sein. Definieren Sie zu diesem Zweck zu Beginn des Projektes die (wenigen) für Sie kritischen Erfolgsfaktoren. Genau diese, und nur diese, sollen anschliessend in den Statusreports überwacht und rapportiert werden.

• Sogenannte «Ampelsysteme» können in den Reports hilfreich sein, zeigen sie doch schnell und prägnant, wo die einzelnen Erfolgsfaktoren stehen. Ein Ampelsystem sollten Sie aber nur dann verwenden, wenn allen Beteiligten die Bedeutung dahinter absolut klar ist. Ansonsten öffnen Sie damit Fehlinterpretationen – in Richtung positiv oder auch negativ – Tür und Tor. Projektcontrolling wird damit obsolet.

• Zu einem wirksamen Projektcontrolling gehört natürlich auch die Überwachung der Zahlungsflüsse des Kunden. Projektrechnungen sollten daher ohne manuelle Eingriffe direkt in die Debitorenbuchhaltung übertragen werden können, andererseits sollte das Projekt automatisch informiert werden, wenn eine Kundenzahlung eingetroffen ist.

Kein wirksames Projektcontrolling ohne professionelle Software

Damit wirksames Projektcontrolling funktionieren kann, braucht es also zusammenfassend folgendes:

• Klare und messbare Ziele.
• Einen Projektplan für Termine, Budget und Projekterfolg («Produkt» des Projektes).
• Eine zeitnahe Überwachung und damit ein Vergleich zwischen IST und PLAN.

Projektleiter und Projektmitarbeiter arbeiten in der Folge an ihren Arbeitspaketen und investieren ihre Zeit. Diese findet über die Zeit- und Leistungserfassung ihren Weg in das Projekt und – später – auf die Rechnung an den Kunden.

Damit wird offensichtlich, dass es ohne professionelle Projektmanagement-Software kaum mehr geht, ein erfolgreiches Projekt zu realisieren.

Eine Gesamtlösung in der Form einer Projektmanagement-Software sammelt alle im Projekt anfallenden Daten und Informationen und bereitet sie auf. Damit stellt sie auch das unverzichtbare Tool für ein wirksames Projektcontrolling zur Verfügung, verkleinert den administrativen Aufwand um Faktoren und reduziert dank Einmalerfassung Fehler signifikant. Die Basis dazu ist stets eine Software, welche Leistungserfassung, Leistungsabrechnung und Buchhaltung durchgängig integriert.