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Mit den Tarifen werden in proles die Stundensätze für die Verrechnung von Zeiterfassungen nach Aufwand verwaltet (Zeitleistungen). Der Tarif ist der Verkaufspreis pro geleisteter Stunde und kann pro Projekt, für jede Aktivität und für jeden Mitarbeitenden individuell eingerichtet werden. Dies ermöglicht, dass Sie für unterschiedliche Arbeitsgattungen (z.B. Projektleitung oder Projektadministration) verschiedene Stundensätze anwenden können – auch innerhalb eines Projekts.
Selbstverständlich sind auch Tarife in Fremdwährungen möglich (beispielsweise für die Verrechnung eines Freelancers in EUR).
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Tarife eingerichtet werden, wie Sie diese in den Projekten zuordnen können, wie Tarife geändert werden können und wie Sie auf Basis eines Tarifs auch Tagespauschalen einrichten können.
In der Tarifverwaltung (Schnellsuche «Tarife») können sämtliche Angaben zu den Tarifen hinterlegt werden. Wir unterscheiden zwischen Stundensätzen und Tagespauschalen. Beide Abrechnungsvarianten werden in den Tarifen definiert:
Mit den Tarifen verwalten Sie die Stundensätze (oder Tagespauschalenangaben) sowie den zugehörigen Text für die Faktur und den jeweiligen Währungscode.
Für die Abrechnung mit Tagespauschalen müssen sämtliche Angaben zur Tagespauschale definiert werden (vgl. gelbe Markierung im Screenshot oben). Bei der Abrechnung mittels einem Stundensatz bleiben diese Angaben leer.
Die in der Tarifverwaltung hinterlegten Tarife stehen in der Projektverwaltung (vgl. Schnellsuche «Projektverwaltung») bei der Zuordnung eines Mitarbeitenden zu einer Aktivität als Auswahlliste zur Verfügung. Damit wird ermöglicht, dass für einen Mitarbeitenden unterschiedliche Stundensätze oder Tagespauschalensätze je nach Aktivität zur Anwendung kommen können.
Wie erwähnt, können die Tarife auf der untersten Stufe der Projekthierarchie definiert werden. Klicken Sie hierfür in der Projektverwaltung im Projektbaum auf einen Mitarbeiternamen – der Dialog «Mitarbeiter zu Aktivität bearbeiten» wird angezeigt (siehe Screenshot oben). Hier können Sie den Tarif festlegen.
In diesem Dialog definierte Tarife können zu jedem beliebigen Zeitpunkt auch wieder geändert werden. Bisher bereits fakturierte Zeiterfassungen sind von einer solchen Änderungen nicht tangiert, d.h. eine Änderung kommt erst bei der nächsten Fakturierung zur Anwendung.
Wenn Sie für ein spezifisches Projekt die Tarife ändern möchten, so tun Sie dies am Einfachsten direkt in der Projektverwaltung (vgl. vorangehendes Kapitel «Tarife in der Projektverwaltung zuordnen).
Falls Sie für einen spezifischen Mitarbeitenden die Tarife für mehrere Projekte ändern möchten, so können Sie dies über die Mitarbeiterverwaltung tun.
Wählen Sie hierfür in der Mitarbeiterverwaltung (vgl. Schnellsuche «Mitarbeiter») einen bestimmten Mitarbeitenden aus. Im Dialog «Mitarbeiter bearbeiten» können Sie ganz unten über das Icon «Weitere Optionen» (das mit den drei Punkten 😊) die Auswahl «Tarife» treffen. Anschliessend wird der Dialog «Tarife von…» angezeigt:
In diesem Dialog können Sie mehrere Tarife für einen Mitarbeitenden ändern.
Im unteren Teil des Dialogs werden pro Aktivität die aktuellen Tarife für den ausgewählten Mitarbeitenden angezeigt. Hier können Sie über die Auswahlliste rechts aussen einzelne Tarife selektiv ändern.
Falls Sie mehrere Tarife ersetzen möchten, können Sie dies über «Alle Tarife, die auf … stehen, auf … ändern» tun.
Wählen Sie hier in der ersten Auswahlliste den Tarif, welchen Sie ersetzen möchten und in der zweiten Auswahlliste den neuen Tarif. Optional können Sie in den Auswahllisten oben die Anzeige nach Kunde, Projekt oder Aktivitätenstatus einschränken. Falls Sie hier eine Auswahl treffen, werden auch nur diejenigen Tarife geändert, welche zur Auswahl passen. Ohne eine Auswahl im oberen Dialogteil wird die Tarifänderung für alle Aktivitäten (in allen Projekten, für alle Kunden) durchgeführt. Die Tarifanpassung erfolgt über das Icon «Weitere Optionen» mit der Auswahl «Tarife ändern».
Anlässlich der Fakturierung kommen die definierten Tarife zur Anwendung. Dies natürlich nur für Zeiterfassungen, welche nach Aufwand verrechenbar sind. Zum Zeitpunkt der Fakturierung wird der pro Aktivität und Mitarbeitenden hinterlegte Tarif angewendet. Der entsprechende Stundensatz wird der Tarifverwaltung entnommen.
Ebenfalls anlässlich der Fakturierung werden die Tagespauschalen erstellt. Jede nach Aufwand verrechenbare Zeiterfassung, welcher ein Tarif mit Tagespauschalenangaben zugrunde liegt, wird in eine Tagespauschale umgewandelt. Dies natürlich nur dann, wenn deren Anzahl Stunden das im Tarif eingegebene Minimum erreicht.
Wenn eine erstellte Faktur später wieder gelöscht wird, werden auch die zugehörigen Tagespauschalen wieder gelöscht (diese Fälle sind in der Erfassungskontrolle nachvollziehbar - die Einträge erscheinen wieder im Reiter «Tagespauschalen (offen)»).
Die hinterlegten Tarife kommen in vielen Auswertungen in proles zur Anwendung. Hier einige Beispiele von Reports, in welchen der Tarif ausgewertet wird.
Diese Funktion (vgl. Schnellsuche «Stundenübersicht nach Tarif») erzeugt einen verdichteten Arbeitszeitrapport als PDF oder Excel-File für einen oder mehrere Mitarbeiter. Gezeigt werden Stunden und Umsatz pro Tarif.
Mit der Funktion Erfassungskontrolle (Schnellsuche «Erfassungskontrolle») können alle Leistungsarten eingesehen werden. Für die Ermittlung des Verkaufspreises kommen die Tarife zur Anwendung. Im Reiter «Stunden» wird für die Ermittlung des Verkaufspreises (VP) die geleistete Stundenzahl mit dem Tarif (gemäss Zuordnung in der Projektverwaltung) multipliziert.
Wird eine verrechenbare Zeiterfassung aufgrund der Tarifeinstellungen in eine Tagespauschale umgewandelt, so wird diese Zeiterfassung im Reiter «Stunden» trotzdem angezeigt - der Verkaufspreis (VP) wird jedoch nullgesetzt und die Bezeichnung wird mit «(in Tagespauschale)» ergänzt.
Im Reiter «Tagespauschalen (offen) » werden potentielle Tagespauschalen angezeigt. Hier wird also «simuliert», was später anlässlich der Fakturierung geschieht. So haben Sie auch vor der Fakturierung der Leistungen bereits eine klare Übersicht über die Tagespauschalen.
Nach der Fakturierung werden erstellte Tagespauschalen im Reiter «Pauschalen» angezeigt.
Weitere Informationen zur Erfassungskontrolle finden Sie hier: Kontrollieren und korrigieren - effizientes Arbeiten mit der Erfassungskontrolle.
Mit der Auswertung «Projektüberwachung» (Schnellsuche «Projektüberwachung») können Stundenleistungen (Zeiterfassungen) ausgewertet werden. Die Leistungen werden in der Projektstruktur ausgewertet.
Im entsprechenden Excel-Export wird in der «Verdichtung Mitarbeiter» pro Mitarbeiter der «Tarif / Stunde» sowie der «Tarif / Tag» gelistet.
Weitere Informationen zur Projektüberwachung finden Sie hier: Projektüberwachung - Excel-Export.
Mit dieser Auswertung (vgl. Schnellsuche «Budgetüberwachung») werden die Ist-Werte aller Leistungsarten (Zeit, Spesen, Artikel, Pauschalen) mit den Soll-Werten aus dem Projektbudget verglichen.
Bei den Ist-Werten in dieser Auswertung werden unter anderem auch die Stundenleistungen ausgegeben. Hier kommt der Tarif bei der Ermittlung des Betrages zum Einsatz (Ist-Stunden multipliziert mit dem zugehörigen Tarif gemäss Projektverwaltung).
Weitere Informationen zur Budgetüberwachung finden Sie hier: Budgetüberwachung – neue Auswertung für das Projektcontrolling.
Über die Liste «Projekterfolg» (vgl. Schnellsuche «Projekterfolg») können Sie Auswertungen bezüglich Kosten (Einstandspreis/EP) und Umsatz (Verkaufspreis/VP) ziehen. Sie erhalten auf Knopfdruck Informationen, ob Sie mit einem Projekt einen positiven Deckungsbeitrag erzielen und wie hoch dieser ist.
Bei der Ermittlung des Umsatzes werden die verrechenbaren Ist-Stunden mit dem jeweils gültigen Tarif multipliziert.
Falls eine Zeiterfassung gemäss Tarif zu einer Tagespauschale führt, wird dieser Umsatzanteil in einer separaten Spalte ausgewiesen (Summe aller noch nicht fakturierten Tagespauschalen (Tagespauschalensatz gemäss Tarif)). Die Summe bereits fakturierter Tagespauschalen wird bei der Leistungsart «Pauschalen einmalig» ausgegeben.
Weitere Informationen zur Liste Projekterfolg finden Sie hier: Projekterfolg - Auswertung für einen schnellen Vergleich zwischen Kosten und Umsatz.
Falls Sie zu den Tarifen noch Fragen haben, hilft Ihnen das prolesSupport-Team gerne weiter.
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