Projekterfolg - Neue Controlling-Auswertung für einen schnellen Vergleich zwischen Kosten und Umsatz

Mit dem letzten Release haben wir eine neue Funktion live geschaltet. Über die neue Liste «Projekterfolg» können Sie Auswertungen bezüglich Kosten (Einstandspreis/EP) und Umsatz (Verkaufspreis/VP) ziehen. Dank der neuen Funktion erhalten Sie auf Knopfdruck Informationen, ob Sie mit einem Projekt einen positiven Deckungsbeitrag erzielen und wie hoch dieser ist.

Einleitung

proles bietet viele Möglichkeiten, erfasste Daten auszuwerten. In vielen Fällen machen aber diese Auswertungen nur Sinn, wenn man Sie den Referenzdaten wie zum Beispiel den Kosten gegenüberstellt.

Für das Projektcontrolling stellen wir nun mit der Funktion «Projekterfolg» eine neue Auswertung zur Verfügung, um den Umsatz (VP) den Kosten (EP) gegenüberzustellen. Diese Liste eignet sich für alle proles-Kunden, welche in ihren Projekten auch die Kosten beziehungsweise den Erfolg (Deckungsbeitrag = Umsatz minus Kosten) überwachen wollen.

In proles besteht für alle Leistungsarten (Zeit, Spesen, Artikel, Pauschalen) die Möglichkeit, neben den Verkaufspreisen auch die Einstandspreise zu hinterlegen.

Bei der Leistungsart «Zeit» werden die Kosten aus dem kalkulatorischen Lohnkostensatz gemäss Mitarbeiter oder gemäss Mitarbeiterzuordnung zu einer Aktivität berechnet.

Bei allen anderen Leistungsarten kann der EP direkt bei der Erfassung eingegeben werden.

Die Auswertung findet auf den Ebenen Kunde und Projekt statt. Dabei werden die Zahlen pro Projekt ausgegeben und auf Stufe Kunde und als Gesamttotal summiert.

Alle Beträge werden in Leitwährung angezeigt. Erfassungen in Fremdwährungen werden gemäss den festgehaltenen Wechselkursen pro Leistungsposition (bei bereits fakturierten Leistungen) resp. gemäss der Wechselkurse aus der Funktion «Währungen» umgerechnet.

Vorbereitungsarbeiten

Funktionsberechtigung: Um die Auswertung Projekterfolg nutzen zu können, müssen Sie über die entsprechende Funktionsberechtigung verfügen. Diese können Sie via Schnellsuche «Funktionsberechtigungen» einrichten (die Liste «Projekterfolg» finden Sie in der Anwendung «Controlling»).

Projektberechtigungen: Die Projektberechtigungen werden für Mitarbeiter mit Profil = «User» berücksichtigt. Mitarbeiter mit Profil = «Administrator» sehen ohne zusätzliche Berechtigungen alle Daten.

Listenaufruf: Die Liste «Projekterfolg» können Sie via Schnellsuche «Projekterfolg» aufrufen.

Anzeige in Favoriten: Falls Sie regelmässig mit der neuen Auswertung arbeiten möchten, empfehlen wir Ihnen die Funktion in Ihre persönlichen Favoriten aufzunehmen.

Einblenden in der Anwendungsstartseite «Controlling»: Um die Funktion auch in der Anwendungsübersicht «Controlling» einzufügen, klicken Sie auf der Anwendungsstartseite auf das Zahnrad oben rechts (Dashboard konfigurieren) und dann auf das Tastatur-Symbol (Widgets hinzufügen), welches gleich daneben erscheint. Im neuen Fenster geben Sie im Suchfeld «Projekterfolg» ein, klicken auf das Widget «Projekterfolg» und bestätigen die Auswahl. Sie können die Grösse und Position des Widgets nun im Anschluss noch verändern.

Abrufdialog / Filtermöglichkeiten

Nach Aufruf der Funktion «Projekterfolg» können Sie über die Filterfunktionen die gewünschten Daten einschränken.

Kunde: Einschränkung auf einzelne Kunden oder Anzeige aller Kunden bei Auswahl «leer».

Ausgeblendete Kunden anzeigen: Zeigt in der Auswahlliste «Kunde» auch Kunden an, welche in der Projektverwaltung als «Ausgeblendet» markiert sind.
- Gewählt: In der Auswahlliste «Kunde» werden alle Kunden gezeigt. In der Auswahlliste «Projekt» werden alle Projekte gezeigt. Beim Listenabruf ohne Kunden- und/oder Projektauswahl (d.h. alle Kunden, alle Projekte) werden alle Projekte ausgewertet (resp. alle Projekte, welche zur restlichen Selektion passen).
- Nicht gewählt: In der Auswahlliste «Kunde» werden nur nicht ausgeblendete Kunden gezeigt. In der Auswahlliste «Projekt» werden nur Projekte zu nicht ausgeblendeten Kunden gezeigt. Beim Listenabruf ohne Kunden- und/oder Projektauswahl (d.h. alle Kunden, alle Projekte) werden nur Projekte zu nicht ausgeblendeten Kunden ausgewertet (resp. alle Projekte, welche zur restlichen Selektion passen).

Projekt: Einschränkung auf einzelnes Projekt oder Anzeige aller Projekte bei Auswahl «leer». Projektstatus von/bis und Projektleiter haben keinen Einfluss auf die Projektauswahlliste sondern nur auf den Excel-Export. Dies aber nur dann, wenn kein einzelnes Projekt ausgewählt wurde. D.h. wenn in der Auswahlliste ein einzelnes Projekt gewählt wird, werden die Eingaben bei Projektleiter und Projektstatus ignoriert. Um dies zu verdeutlichen werden bei der Auswahl eines einzelnen Projekts die Auswahllisten «Projektleiter» und «Projektstatus von/bis» gesperrt.

Projektleiter: Einschränkung auf einen einzelnen Projektleiter oder Anzeige aller Projektleiter bei Auswahl «leer».

Projektstatus von / Projektstatus bis: Einschränkung der angezeigten Daten gemäss Projektstatus. Zum Beispiel alle Projekte, an welchen aktuell gearbeitet wird, bedeutet Status von «offen» bis «in Arbeit». Wenn Sie auch beendete Projekte auswerten möchten, verwenden Sie «Projektstatus bis» = «beendet».

Datum von / Datum bis: Einschränkungen der betrachteten Datenerfassungen aufgrund der gewünschten Datumseinstellungen. Die Auswahlliste rechts bietet eine Schnellauswahl gängiger Datumsbereiche wie z.B. Vorjahr oder aktueller Monat.

Ausgabe der Kosten (Einkaufspreise/EP)

In der Liste Projekterfolg werden für alle Leistungsarten die Einkaufspreise (EP/Kosten) ausgegeben und summiert.

Stunden: Die Summe aller Stunden multipliziert mit den jeweils gültigen kalkulatorischen Lohnkostensätzen. Die Sätze werden grundsätzlich dem Mitarbeiterstamm entnommen. Falls im Projekt (in der Zuordnung des Mitarbeiters zu einer Aktivität) ein anderer Wert eingesetzt wurde, wird dieser Wert verwendet. Für die Kostenberechnung der Stunden sind die «effektiven Stunden» relevant (nicht die «Stunden für Faktur»). Falls eine Zeiterfassung zu einer Tagespauschale führt (gemäss Tarif), so wird der kalkulatorische Lohnkostensatz zu dieser Zeiterfassung in der Spalte «Stunden» nicht berücksichtigt. Dieser wird in der Spalte «Tagespauschalen (offen)» summiert.

Spesen: Die Summe aller Einkaufspreise (EP) aller Spesenerfassungen.

Artikel: Die Summe aller Einkaufspreise (EP) aller Artikelerfassungen.

Pauschalen einmalig: Die Summe aller Einkaufspreise (EP) aller Erfassungen «Pauschalen (einmalig)». Angezeigt werden in der Spalte «Pauschalen einmalig» alle einmaligen und bereits fakturierte wiederkehrende Pauschalen.

Pauschalen wiederkehrend: In dieser Spalte erscheinen alle Einkaufspreise (EP) der wiederkehrenden Pauschalen gemäss Datumsbereich des Listenabrufs. Wiederkehrende Pauschalen (unfakturiert) werden nur ausgegeben, falls beim Listenabruf ein Datumsbereich eingegeben wird. Ohne Datumsbereich können die Kosten von noch nicht fakturierten wiederkehrenden Pauschalen nicht ausgegeben werden.

Tagespauschalen (offen): Summe aller noch nicht fakturierten Tagespauschalen (Effektive Stunden multipliziert mit dem kalkulatorischen Lohnkostensatz). Zusatzbemerkung: Die Summe bereits fakturierter Tagespauschalen (ebenfalls effektive Stunden multipliziert mit dem kalkulatorischen Lohnkostensatz) wird bei der Leistungsart «Pauschalen einmalig» ausgegeben.

Ausgabe des Umsatzes (Verkaufspreise/VP)

In der Liste Projekterfolg werden für alle Leistungsarten die verrechenbaren Verkaufspreise (VP/Umsatz) ausgegeben und summiert.

In dieser Auswertung werden also für die Umsatzberechnung ausschliesslich verrechenbare Leistungserfassungen berücksichtigt.

Stunden: Die Summe aller Stunden multipliziert mit dem jeweils gültigen Tarif. Für die Umsatzberechnung der Stunden sind die «Stunden für Faktur» relevant (nicht die «effektiven Stunden»). Falls eine Zeiterfassung zu einer Tagespauschale führt (gemäss Tarif), so wird der Umsatz zu dieser Zeiterfassung in der Spalte «Stunden» nicht berücksichtigt. Dieser wird in der Spalte «Tagespauschalen (offen)» summiert.

Spesen: Die Summe aller Verkaufspreise (VP) aller Spesenerfassungen.

Artikel: Die Summe aller Verkaufspreise (VP) aller Artikelerfassungen.

Pauschalen einmalig: Die Summe aller Verkaufspreise (VP) aller Erfassungen «Pauschalen (einmalig)». Angezeigt werden in der Spalte «Pauschalen einmalig» alle einmaligen und bereits fakturierte wiederkehrende Pauschalen.

Pauschalen wiederkehrend: In dieser Spalte erscheinen alle Verkaufspreise (VP) der wiederkehrenden Pauschalen gemäss Datumsbereich des Listenabrufs. Wiederkehrende Pauschalen (unfakturiert) werden nur ausgegeben, falls beim Listenabruf ein Datumsbereich eingegeben wird. Ohne Datumsbereich können die Umsätze von noch nicht fakturierten wiederkehrenden Pauschalen nicht ausgegeben werden.

Tagespauschalen (offen): Summe aller noch nicht fakturierten Tagespauschalen (Tagespauschalensatz gemäss Tarif). Zusatzbemerkung: Die Summe bereits fakturierter Tagespauschalen wird bei der Leistungsart «Pauschalen einmalig» ausgegeben.

Ausgabe des Deckungsbeitrags

Der Deckungsbeitrag wird in zwei Spalten ausgegeben.

In der Spalte «Betrag» erscheint die Differenz zwischen Umsatz und Kosten in Leitwährung.
In der Spalte «%» erscheint der prozentuale Deckungsbeitrag, also welcher Teil vom Umsatz als Deckungsbeitrag verwendet werden kann.