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Zeit sparen mit automatischer Fakturierung von proles

Christian Königsdorfer
Dienstag, 14. August 2018

Die Rechnungsstellung ist eigentlich ein Highlight als Unternehmer. Aus geleisteter Arbeit wird Geld! Leider wird dieser Schritt oft als unangenehm und mühsam empfunden. Warum ist das so und wie kann die Fakturierung vereinfacht werden?

Es gibt als Unternehmer nichts Schlimmeres, als für geleistete Arbeit nicht bezahlt zu werden. Die Rechnungsstellung muss zeitnah, transparent und korrekt erfolgen. Ganz nach dem Motto: «Tue Gutes und sprich darüber».

Verrechnung als mühsame administrative Aufgabe

Was gibt es Schöneres als Rechnungen zu versenden? Projekte wurden bearbeitet und Leistungen erbracht. Nun soll als Krönung die Rechnung versendet werden. Warum wird dies trotzdem oft als unangenehme Arbeit empfunden?

  • 1. Entscheid über verrechenbare / nicht verrechenbare Leistungen: Hier gilt es, die erbrachten Leistungen zu analysieren und allenfalls vor der Fakturierung zu korrigieren. Was kann/darf verrechnet werden, was muss als nicht verrechenbar abgeschrieben werden? Eventuell müssen einzelne Erfassungen korrigiert werden. Zum Beispiel kann nur ein Teil einer erbrachten Leistung verrechnet werden, weil einige Aufwände als Learning (intern) verbucht werden müssen. Eventuell kann eine Erfassung auch nach oben korrigiert werden. Manchmal müssen die Leistungen dahingehend korrigiert werden, dass ein Kostendach oder eine psychologisch wichtige Zahl (z.B. CHF 100'000.-) nicht überschritten werden.
  • 2. Sicherheit, dass alle verrechenbaren Leistungen berücksichtigt wurden: Es muss sichergestellt werden, dass alle Leistungen erfasst wurden, sowie Abmachungen und Vorgaben (Pauschalen, Akonto, nach Aufwand, Spesen und andere Leistungen) eingehalten werden. Vergessene (oder durch fehlerhafte Übertragungen verlorene) Leistungen können später, wenn überhaupt, nur noch mit Zusatzaufwand nachverrechnet werden. Zuletzt muss sichergestellt werden, dass Leistungen nicht zweimal verrechnet werden. Oft fehlt eine schnelle Übersicht, wann was verrechnet wurde.
  • 3. Unsicherheit, ob die verrechneten Leistungen anerkannt werden: Oft kommt erst bei der Fakturierung zu Tage, ob die Erwartungen des Kunden erfüllt wurden. Hier besteht ein beträchtliches Konfliktpotential. Im Idealfall wurden der Projektstand und Abweichungen bzw. Mehrkosten schon früh kommuniziert und abgesegnet, trotzdem bleibt ein Restrisiko für Beanstandungen. Diese Unsicherheit kann verringert werden, indem je nach Situation mehr oder weniger Information mitgeliefert wird. Von der Lieferung einer einzigen Summe (schlafende Hunde nicht wecken) bis zur Aufschlüsselung in jede einzelne Erfassung inklusive von/bis-Zeit (volle Transparenz) kann hier alles Sinn machen.
  • 4. Spezifische Anforderungen der Kunden: Viele Kunden haben sehr spezifische Anforderungen und Rahmenbedingungen, um Rechnungen effizient durch Ihre (teilweise sehr komplizierten) Buchhaltungs- und Kostenrechnungsprozesse laufen zu lassen. Manchmal wird eine PO-Number oder eine spezifische Projektnummer benötigt, teilweise müssen alle Leistungen auf entsprechende Kostenstellennummern gebucht werden. Die Informationssuche und Informationsaufbereitung ist aufwändig und braucht viel Zeit.
  • 5. Zeitlicher Aufwand für die Erstellung der Rechnungen: Der Aufwand für die Fakturerstellung darf nicht unterschätzt werden. Im Idealfall können Rechnungen monatlich als Rechnungslauf erstellt werden. Eventuell kann aber nur projektweise (nach Abschluss) fakturiert werden, in diesem Fall muss jede einzelne Rechnung separat bearbeitet werden. Richtig aufwändig wird es, wenn die Erstellung der Rechnung manuell oder teilmanuell stattfindet. Medienbrüche erzeugen Fehlerquellen (welche über zusätzlichen Kontrollaufwand beseitigt werden müssen). Zusatzaufwände entstehen, wenn das Rechnungslayout immer wieder überprüft und korrigiert werden muss (auch wenn Vorlagen zum Einsatz kommen). Zudem müssen die erstellten Rechnungen korrekt abgelegt werden, was auch wieder Zeit kostet. Volle Konzentration ist gefordert. Und dies immer dann, wenn eigentlich wichtige Projektarbeiten anstehen.

Vereinfachung der Rechnungsstellung dank durchgängigem System

Nicht alle der obigen Punkte können mit einem automatisierten Rechnungsstellungsprozess ausgeschlossen werden. Heikle Entscheidungen (verrechenbar / nicht verrechenbar) müssen weiterhin gefällt werden. Alle anderen Hindernisse können jedoch entscheidend vereinfacht werden, wenn das System bei der Erstellung hilft und automatisiert. Und auch für die Entscheidungen bezüglich Verrechenbarkeit kann das System helfen. proles bietet mit der automatischen Fakturierung Hilfestellung für alle diese Punkte.

Mit der automatischen Fakturierung in proles können gegenüber der manuellen Rechnungsstellung die Aufwände mindestens halbiert werden.

  • 1. Entscheid über verrechenbare / nicht verrechenbare Leistungen: Mit Hilfe der Funktion Erfassungskontrolle können Projekte vor der Fakturierung einfach überprüft und wenn nötig korrigiert werden. Zeiterfassungen können so korrigiert werden, dass dem Mitarbeiter die tatsächlich geleistete Zeit auf seinen Zeitsaldo gebucht wird, der Betrag für die Faktur jedoch nach unten oder oben angepasst wird. Leistungen können nach verrechenbar/nicht verrechenbar/fakturiert/nicht fakturiert aufgeschlüsselt werden, der Totalbetrag (für die Rechnung) sowie jede einzelne Erfassung ist ersichtlich. Je nach Berechtigung kann die Kontrolle an den Projektleiter übergeben werden. Die Daten stehen ortsunabhängig und jederzeit zur Verfügung.
  • 2. Sicherheit, dass alle verrechenbaren Leistungen berücksichtigt wurden: Alle erfassten Leistungen stehen zur Verfügung. Natürlich muss über geeignete Prozesse sichergestellt werden, dass alle Beteiligten Ihre Leistungen im System erfasst haben. Wenn das der Fall ist, kann nicht mehr viel schiefgehen. Jede Leistung kann nur einmal verrechnet werden. Nicht verrechnete Leistungen sind transparent. Spezifische Kundenanforderungen sind schon im System hinterlegt (seit Projektstart) und werden automatisch in die Faktur eingefügt. Trotzdem können für jede Rechnung die Basisdaten (z.B. abweichende Adresse wegen Ferienabwesenheit) angepasst werden. Das System nimmt Ihnen einen Grossteil der Arbeit ab.
  • 3. Unsicherheit, ob die verrechneten Leistungen anerkannt werden: Sie entscheiden, ob Sie dem Kunden nur die Rechnung (hochverdichtet) oder zusätzlich eine Beilage mit Details zur Verfügung stellen wollen. Vor der Fakturierung kann das Projekt jederzeit auf Abweichungen zum Umsatz-Budget oder zu Soll-Stunden überprüft werden und dem Kunden als Liste zur Kontrolle/Abnahme zur Verfügung gestellt werden. Dank der laufenden Überwachung können Probleme früh erkannt werden. Das System hilft Ihnen hier vor und bei der Fakturierung.
  • 4. Spezifische Anforderungen der Kunden: In proles werden bei Projekterstellung (oder sobald die Information verfügbar ist) alle Basisdaten erfasst. Genügend Felder stehen zur Verfügung. Diese Daten werden dann als Default-Werte für alle Fakturen verwendet. Sie können definierte Zahlungen als Pauschalen vorerfassen, welche dann im entsprechenden Rechnungslauf fakturiert werden. So gehen Leistungen nicht vergessen und Sie können sich auf andere Dinge konzentrieren.
  • 5. Zeitlicher Aufwand für die Erstellung der Rechnungen: Ein Rechnungslauf ist innerhalb von Minuten erledigt. Natürlich muss Zeit für die Kontrolle vorab und für den Versand nachher aufgewendet werden. Da aber kein Medienbruch entsteht und die Basisdaten sowie das Layout nicht angepasst werden müssen, können Sie sich auf den Inhalt der Rechnungen fokussieren. Zudem ist die Ablage geregelt und Sie finden jede beliebige Rechnung mit einigen wenigen Klicks.

Die Vorteile kurz zusammengefasst:

  1. Erfassen aller für die Faktur relevanten Informationen bei der Projekterfassung.
  2. Kontrolle/Korrektur der Leistungen vor der Fakturerstellung im System.
  3. Automatische Fakturierung für einzelne Projekte oder als Lauf über alle Kunden und Projekte.
  4. Auf Wunsch detaillierter Nachweis mit allen Leistungserfassungen als Fakturbeilage.
  5. Übersicht über alle Fakturen (Fakturhistory).
  6. Alle Informationen in einem ortsunabhängigen System.
  7. Professionelles Layout für Faktur, Fakturbeilage und auf Wunsch für den orangen Einzahlungsschein.
  8. Bei einer grösseren Anzahl Rechnungen kann für die gängigen Buchhaltungssysteme (Sage, Abacus, Topal, Run my Accounts) die (kostenpflichtige) Schnittstelle prolesFinanz eingerichtet werden, um einen automatischen Abgleich der offenen Posten in der Debitorenverwaltung zu erreichen.

Einführung und Kosten

Um die Fakturierung in proles einzurichten, führen wir mit Ihnen einen Workshop für die Basiskonfiguration (ca. 2 Std.) sowie die Besprechung der Layouts der verschiedenen Dokumente (Faktur, Fakturbeilage, ESR) durch. Die Kosten belaufen sich auf pauschal CHF 380.- für den Workshop sowie pro Dokument auf circa CHF 300.- bis 600.- (abhängig von den notwendigen Anpassungen). Diese einmalige Investition rentiert sich innerhalb weniger Monate durch die erreichte Zeitersparnis oder spätestens nach der ersten Rechnung, welche sonst vergessen gegangen wäre.

Wollen Sie mehr zur automatischen Fakturierung in proles erfahren? Kontaktieren Sie uns für ein erstes Abklärungsgespräch.

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