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Effektives Zeitmanagement beginnt vor der eigentlichen Arbeit

Simon Grenacher
Mittwoch, 3. April 2019

Habe ich mich in meinem letzten Blogbeitrag (Effektives Zeitmanagement oder die Kunst, sich selbst zu führen) mit grundsätzlichen Fragestellungen für ein effektives Zeitmanagement beschäftigt, so will ich in diesem Beitrag tiefer ins Doing einsteigen.

Welches sind die «Rezepte», die bereits in der Vorbereitung einer arbeitsreichen Woche oder eines arbeitsreichen Tages eine wertvolle Hilfestellung sein können? Woran sollten Sie sich also orientieren, bevor Sie mit der Erledigung Ihrer Aufgaben loslegen?

Delegieren, wo immer möglich

Können Sie Ihre Aufgabe möglicherweise an jemand anderen delegieren? Wenn ja, so machen Sie das unbedingt. Damit ist für Sie die Aufgabe schon (fast) erledigt. Sie müssen bloss noch ihre Erledigung begleiten und das Ergebnis überprüfen. Richtig delegiert, sparen Sie in jedem Fall einiges an Zeit.

Können Sie Ihre Aufgabe nicht delegieren, weil Sie beispielsweise gar niemanden haben, an welchen Sie delegieren könnten oder, weil nur Sie selbst die Aufgabe erledigen können, dann beginnen Sie zuerst mit der Planung der Aufgabe, bevor Sie sich auf ihre Erledigung stürzen. Dazu später mehr.

Big Picture im Auge behalten

Führen Sie sich auch immer wieder das Big Picture rund um Ihre Aufgaben vor Augen. Wieso steht diese Aufgabe an? In welchem grösseren Zusammenhang steht sie schon wieder? Macht sie noch Sinn und muss sie daher wirklich erledigt werden?

Einerseits unterziehen Sie die Aufgabe nochmals einem Realitätscheck, gleichzeitig steigern Sie auch Ihre Motivation. Denn Sie erkennen wieder die höheren Ziele hinter der Aufgabe und führen sich diese plastisch vor Augen.

Aufschieberitis bekämpfen

Wenn Sie sich etwas vornehmen, dann starten Sie schnell – besser gleich sofort. Dinge werden durch Handeln erledigt. Schieben Sie hingegen Ihr Vorhaben weiter in die Zukunft, dann steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie es nie an die Hand nehmen mit zunehmender Zeit überproportional an.

Verschieben Sie eine Aufgabe regelmässig, so lohnt es sich in jedem Fall, diese nochmals auf den Prüfstand zu stellen. «Wieso verschiebe ich diese Aufgabe immer wieder? Liegt es (bloss) an meiner Unlust, mich damit auseinanderzusetzen? Oder handelt es sich vielleicht doch eher um eine C- oder gar D-Aufgabe, welche ich ganz entsorgen könnte?» Wenn Sie diesen Fragen selbstkritisch auf den Grund gehen, dann haben Sie eine gute Chance, die Aufschieberitis zu durchbrechen – zumindest mittelfristig.

Klare Strukturen schaffen

Aufgaben aufteilen: Zerlegen Sie grosse Aufgaben in kleinere Teilaufgaben und kleinere Arbeitsschritte. Zwischen den Teilaufgaben können Sie Meilensteine einbauen. Diese Meilensteine «feiern» Sie einerseits als Teilerfolge, andererseits vermitteln sie Ihnen eine erhöhte Sicherheit zur Erreichung der grossen Aufgabe. Als Faustregel sollten persönliche Aufgaben innerhalb eines Arbeitstages erledigt werden können. Alles, was grösser ist, gehört aufgeteilt.

Priorisieren: Praktizieren Sie bereits das Eisenhower-Prinzip, welches ich in meinem letzten Blogbeitrag (Effektives Zeitmanagement oder die Kunst, sich selbst zu führen) erläuterte? Dann ist für Sie schon klar, dass Ihre Aufgaben nicht wild durcheinander gewürfelt werden dürfen, sondern, dass sie nach ihrer Wichtigkeit geordnet werden müssen. Ordnen Sie daher Ihre Todo-Listen immer nach der Priorität der einzelnen Aufgaben. Die wichtigsten Aufgaben müssen zuoberst stehen, im Idealfall sogar hervorgehoben. Aufgaben mit tieferer Priorität lassen Sie – wenn Ihnen die Zeit für ihre Erledigung fehlt – ohne schlechtes Gewissen fallen. Sie dürfen keinesfalls die Top-Tasks auf ihrer Liste gefährden.

Aufwand schätzen: Es liegt in unserer Natur, dass wir bei der Planung von Aufgaben und Projekten meist zu optimistisch ans Werk gehen. Schätzen Sie den Aufwand für eine Aufgabe auf der Basis Ihrer (meist langjährigen) Erfahrungen realistisch und geben Sie noch etwas Sicherheitsmarge dazu. Dies führt zu einer stressfreien Aufgabenplanung und motiviert zusätzlich. Es bringt Ihnen rein gar nichts, wenn Sie sich den Aufwand für die Erledigung einer Aufgabe schönreden und dann feststellen müssen, dass die Erledigung innert der geplanten Zeit völlig unmöglich war. Andererseits – zu viel Zeit in der Planung kann auch dazu führen, dass sich eine Aufgabe unnötig ausdehnt. So sagt das Parkinsonsche Gesetz: «Arbeit dehnt sich in genau dem Mass aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht». Arbeit ist also dehnbar wie Gummi.

Ordnung ist das halbe Leben

Halten Sie an Ihrem Arbeitsplatz (physisch und elektronisch im eMail-Posteingang und bei Ihren Dokumenten) Ordnung und etablieren Sie eine einheitliche Systematik. Anderenfalls verlieren Sie unnötig Zeit mit der Suche nach Unterlagen oder anderen Dingen. Kommt hinzu, ständiges Suchen ist neben unnötigem Zeitverlust auch reichlich demotivierend.

Schaffen Sie (ein wenig) Zeitdruck

Sehr oft endet eine Aufgabe, ein Projekt mit einem Meeting oder Vorstellungstermin beim Kunden, beim Vorgesetzten, bei einem Partner usw. So hat sich für mich sehr bewährt, dass ich in diesen Fällen das Meeting bereits lange im voraus – und lange, bevor ich mit der Aufgabe selbst beginne – mit allen Teilnehmern fest in der Agenda buche. Damit schaffe ich Verbindlichkeit und setze mich selbst auch gleich unter Druck. Auch wenn ich diese Termine regelmässig als provisorisch «verkaufe», so entfalten sie dennoch ihre volle (Druck)Wirkung.

Erfolgsfaktor Planung

Planen Sie Ihre Zeit. Warten Sie keinesfalls, bis Sie irgendwann mal Zeit finden oder die Zeit Sie findet! Das wird kaum je passieren.

Sie sind also die «Frau» bzw. der «Herr» Ihrer Zeit. Lassen Sie sich nicht von aussen steuern, sondern übernehmen Sie das Ruder selbst. Planen Sie dazu Ihren Arbeitstag am Ende des Vortages oder gleich zu Beginn des neuen Tags. Machen Sie eine möglichst genaue Tagesplanung mit maximal 3 wichtigen Dingen (A- und B-Aufgaben). Nur so können Sie im voraus abschätzen, ob Ihr Plan auch realistisch ist. In den meisten Situationen macht es ausserdem Sinn, jeden Tag auch Zeit für Unvorhergesehenes einzuplanen. Je operativer Sie arbeiten, desto wichtiger wird dies sein.

Mischen Sie in Ihren Tagesplan immer wieder mal Aufgaben mit ein, die Ihnen so richtig Spass machen und die Sie gerne erledigen. Dies stützt Ihre innere Motivation auch für die Erledigung weniger beliebter Aufgaben.

Ihrer aktuell wichtigsten A-Aufgabe sollten Sie bei der Planung besondere Beachtung schenken. Möglicherweise macht es Sinn, wenn Sie für diesen Task jeden Tag fix 30 Minuten reservieren.

Nehmen Sie sich weiter vor, pro Tag eine wichtige Aufgabe komplett zu erledigen. Komme, was wolle. «Wenn ich heute nur genau eine Sache erledigen könnte, welche wäre das?» Starten Sie Ihren Tag anschliessend mit genau dieser Sache. Das bringt Sie spürbar vorwärts und motiviert ungemein.

Neben der Tagesplanung hat sich für mich eine Wochenplanung sehr bewährt. Sie besteht nicht nur aus den Dingen, die ich kommende Woche erledigen will, sondern vor allem auch aus den Wochenzielen, die ich erreichen möchte. Welche Meilensteine stehen nächste Woche an? Welche Deadlines müssen eingehalten werden? Welche Themen stehen zuoberst auf der Todo-Liste? Welche Meetings sind in der Agenda? Die Wochenplanung mache ich stets am Freitagabend, bevor ich meine Arbeitswoche abschliesse, nie erst am Montagmorgen. Damit stimme ich mich schon mal für die kommende Woche ein und verschaffe mir einen Überblick über anstehende Termine, Aufgaben und Ziele.

Die Wochenplanung hilft auch massgeblich bei der Erstellung der Tagesplanung. Sie sollte aber nicht zu detailliert sein. Reduzieren Sie die Wochenplanung auf Ihre Top-Themen und Top-Ziele. Es bringt nichts, wenn Sie sie mit Kleinkram überfrachten.

Last but not least – Routine

Gewöhnen Sie sich (soweit möglich und sinnvoll) an Routinen. Es kann hilfreich sein, eine bestimmte Aufgabe immer zum gleichen Zeitpunkt auszuführen (z.B. die Tages- und Wochenplanung). Sie «gewöhnen» sich daran und gleichzeitig reduzieren Sie die Gefahr, dass solche Aufgaben der Aufschieberitis zum Opfer fallen.

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