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Rechnungsstellung - Fakturversand per eMail

Christian Königsdorfer
Sonntag, 28. April 2019

Einleitung

Immer mehr Firmen wünschen, Rechnungen per eMail (anstelle Briefpost) zu senden und zu empfangen. Im Zuge der Digitalisierung ist dieser Wunsch nachvollziehbar.

Dieses Vorgehen ergibt Chancen für Rechnungssteller und -empfänger.

  • Schnelle Lieferung: Rechnungen stehen sofort zur Verfügung, kein Warten auf Eingang per Briefpost, ev. schnellere Bezahlung.
  • Digitalisierung: Rechnungen liegen schon digitalisiert vor und müssen nicht gescannt werden.
  • Vereinfachter Versand: Rechnungssteller sparen Zeit mit der Automatisierung der per eMail zu versendenden Rechnungen.

Natürlich birgt die Ablösung eines bestehenden und gut funktionierenden Prozesses, wie dem Versand von Rechnungen per Briefpost, auch Gefahren:

  • Faktureingangsprozess muss zweigleisig geführt werden: Eingänge per Briefpost und Eingänge per eMail müssen kontrolliert und zusammengeführt werden.
  • Spam/Fehler: Falsch hinterlegte eMail-Adressen können zu Fehlern beim Versand führen und auch eMails mit korrekten Adressen können im Spamordner beim Empfänger landen. Diese Vorkommnisse müssen mindestens im Fehlerfall überprüft werden können.

Trotz Gefahren überwiegen die Chancen bei diesem Digitalisierungsschritt. Darum ermöglicht proles ab dem Release 3.12, Rechnungen direkt per eMail zu versenden.

Dieser Blogbeitrag erklärt im Überblick den Prozess für den Versand von Rechnungen per eMail. Natürlich steht der bisherige Prozess für den Versand von Rechnungen per Briefpost weiterhin zur Verfügung.

Tipp: Auch wenn Sie Ihre Rechnungen wie bis anhin drucken möchten, lesen Sie bitte diesen Blogbeitrag trotzdem! ;-) Einige kleinere Anpassungen waren nötig - siehe Kapitel «Fakturen drucken».

Übersicht

Am generellen Vorgehen bei der Fakturerstellung ändert sich nichts:

  • Fakturen erstellen
  • Fakturen kontrollieren (und ev. korrigieren)
  • Fakturen im Status «Faktur erstellt» selektieren

Ab diesem Zeitpunkt ändert sich der Ablauf der Rechnungsstellung, wenn Rechnungen per eMail versendet werden sollen.

Ablauf bisher: Einzelne Faktur (oder alle Fakturen) drucken und per Briefpost versenden (oder gespeicherte PDF manuell in eMails einfügen und versenden).

Ablauf neu: Einzelne Faktur (oder einige/alle Fakturen) per eMail versenden. Rechnungen, welche nicht per eMail versendet werden sollen, können nach wie vor gedruckt und per Briefpost verschickt werden.

Wie wird nun unterschieden, ob Rechnungen per eMail oder per Briefpost versendet werden sollen?

Neu kann für jedes Projekt definiert werden, ob die Fakturen im Regelfall per eMail versendet werden soll. Zudem werden die Empfängeradressen (An, Cc, Bcc) definiert und es wird festgelegt, welche Dokumente mitgesendet werden sollen (Faktur, Fakturbeilage, ESR).

Damit stehen alle Informationen zur Verfügung, um einfach und schnell Rechnungen per eMail zu versenden.

Tipp: Bei Verwendung von Firmenpapier beim Druck fehlt das Logo im PDF und steht daher für den eMail-Versand nicht zur Verfügung. Für die konsequente Nutzung der neuen Funktionalität müssen die Elemente (Logo, Adresse, usw.) auf Ihren Layouts hinterlegt werden. Bei Fragen hierzu kontaktieren Sie bitte unseren Support.

Tipp: Wenn Sie die Fakturierung per eMail nicht verwenden möchten, müssen Sie keine Änderungen vornehmen. Ohne Anpassungen (wie unten beschrieben) werden weiterhin alle Fakturen wie bisher zum Druck angeboten.

Einrichtungsarbeiten

Funktionsberechtigungen

Die Funktionsberechtigungen können via Schnellsuche «Funktionsberechtigungen» eingerichtet werden. Für den Versand von Fakturen per eMail benötigen Mitarbeitende mit Profil «User» die Berechtigung «Modifizieren» für die Funktion «Fakturierung» (in der Anwendung «Verrechnung»).

eMail-Fakturversand pro Projekt definieren (Projektverwaltung)

Die Einrichtung des Fakturversands per eMail muss in der der Projektverwaltung vorgenommen werden (Schnellsuche «Projektverwaltung»).

Navigieren Sie im Projektbaum zu dem gewünschten Projekt und klicken Sie auf die Projektbezeichnung. Im Bearbeitungsdialog «Projekt bearbeiten» finden Sie im unteren Dialogbereich die neuen Eingabefelder für die Einrichtung des eMail-Versands.

proles - Fakturversand per eMail - Projektverwaltung - Einrichtung eMail-Versand

Folgende Eingabefelder und Einstellmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

  • Umfang: Mit diesem Feld wählen Sie aus, ob Sie die Fakturen wie bis anhin drucken möchten (Auswahl «Kein eMail-Versand») oder ob Sie die Fakturen für das ausgewählte Projekt per eMail versenden möchten (alle anderen Auswahlmöglichkeiten). Bei Versand per eMail wählen Sie aus, welche Dokumente versendet werden sollen. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl: Faktur / Faktur und Fakturbeilage / Faktur und ESR / Faktur, Fakturbeilage und ESR. Die hier gewählten Dokumente werden als PDF oder gemäss den eingestellten Listenformaten (siehe Schnellsuche «Listen-Format») einzeln im eMail angehängt. Die eMails verfügen also über mindestens eine bis zu drei Beilagen.
  • eMail-Adressen «An»: Tragen Sie hier die Empfängeradresse ein. Die Adresse muss eine gültige eMail-Adresse sein. Dieses Feld muss abgefüllt werden.
  • eMail-Adressen «Cc»: Tragen Sie hier bei Bedarf weitere Empfängeradressen ein, welche eine Kopie der Fakturdokumente erhalten sollen.
  • eMail-Adressen «Bcc»: Tragen Sie bei Bedarf weitere Empfängeradressen ein, welche ebenfalls eine Kopie der Fakturdokumente erhalten sollen, für den Empfänger aber nicht ersichtlich sein sollen.

Tipp: Sie können pro eMail-Adressfeld (An, Cc, Bcc) mehrere Adressen hinterlegen, indem Sie die eMail-Adressen mit einem Semikolon «;» trennen.

Tipp: Im Eingabefeld «eMail-Adressen Bcc» können Sie bei Bedarf eine interne eMail-Adresse hinterlegen (bspw. info@ihrefirma.ch). Damit erreichen Sie, dass die Faktur-eMails intern in einem allgemeinen Postfach aufzufinden sind.

Texte für eMail einrichten (Programmtexte)

Um den Betreff und den Begleittext der Faktur-eMails zu definieren, haben wir zwei neue Programmtextfelder vorbereitet. Beide Texte können Sie individuell anpassen. Die Texte sind mehrsprachig (gemäss Spracheinstellung im Projekt) definierbar.

Die neuen Textfelder finden Sie in den Programmtexten (siehe Schnellsuche «Programmtexte») in der Gruppe «Faktur» mit den Nummern 63 und 64.

proles - Fakturversand per eMail - Programmtexte - Übersicht

Mit einem Klick auf die Beschreibung («eMail - Betreff» bzw. «eMail - Text») können Sie die Texte an Ihre Bedürfnisse anpassen.

proles - Fakturversand per eMail - Programmtexte - eMail Betreff

proles - Fakturversand per eMail - Programmtexte - eMail Text

Mit der Verwendung von Variablen (z.B. %Projektbezeichnung%) können Sie gewisse Inhalte im Text durch das System dynamisch ersetzen lassen. Die zur Verfügung stehenden Variablen finden Sie unterhalb der Textfelder (siehe «Zusätzliche Information»).

Wenn Sie mehrere Sprachen hinterlegt haben, können Sie über den Link «Andere Sprachen» die Texte für die eMails in den jeweiligen Sprachen hinterlegen. Wir haben in beiden Feldern als Vorgabe aussagekräftige Texte hinterlegt. Zum Start sind in Ihrer Umgebung bei allen Sprachen die Texte in Deutsch hinterlegt - diese müssen Sie individuell anpassen.

Fakturen drucken oder per eMail verschicken

Fakturübersicht mit Info Post-Versand / eMail-Versand

proles - Fakturversand per eMail - Fakturierung - Faktursuche - Post-Versand - eMail-Versand

In der Faktursuche wird neu für jede Faktur in der Trefferliste ausgegeben, ob diese für Post- oder eMail-Versand eingerichtet ist. Diese Information wird durch ein entsprechendes Icon rechts aussen pro Faktur illustriert (@- oder Drucker-Symbol).

Beim @-Symbol werden beim Mouse-over die Informationen zum eMail-Versand angezeigt. Wurde eine Faktur mehrmals per eMail verschickt, werden die Informationen zum letzten Versand angezeigt.

Die Einstellung, ob Post- oder eMail-Versand für eine Faktur gewünscht wird, kann in der Projektverwaltung für jedes Projekt vorgenommen werden (vgl. Abschnitt «Einrichtungsarbeiten» in diesem Blogbeitrag).

Bei Fakturen mit einem anderen Status als «Faktur erstellt», welche noch nie per eMail verschickt wurden, wird in jedem Fall das Drucker-Symbol ausgegeben (unabhängig davon, was auf Stufe Projekt eingerichtet ist). In diesen Fällen kann davon ausgegangen werden, dass eine Faktur bereits per Briefpost verschickt wurde, bevor der eMail-Versand eingerichtet wurde.

Einzelne Faktur per eMail verschicken

proles - Fakturversand per eMail - Fakturierung - Faktursuche - Per eMail verschicken - Einzelne Faktur

Der eMail-Versand für eine einzelne Faktur kann in der Faktursuche ausgelöst werden. Über das Icon «Weitere Optionen» (rechts aussen) steht neu die Auswahl «Per eMail verschicken» zur Verfügung (dies natürlich nur dann, wenn das Projekt für den eMail-Versand eingerichtet ist).

Bei Auswahl dieser Option wird das eMail an die auf Stufe Projekt definierten eMail-Adressen verschickt.

Sofern Sie eine spezifische Faktur bereits per eMail verschickt haben und den Versand nochmals auslösen, erscheint eine entsprechende Warnmeldung. Es kann ja sein, dass Sie die Faktur tatsächlich erneut an den Kunden schicken möchten (beispielsweise weil der Kunde die eMail nicht mehr auffinden kann).

Typischerweise werden mit dieser Funktion Fakturen im Status «Faktur erstellt» per eMail verschickt. Durch den Versand wird der Fakturstatus automatisch auf «Faktur verschickt» gesetzt.

Bei Fakturen im Status «Mahnung erstellt» oder «Mahnung verschickt» wird mit der Option «Per eMail verschicken» immer die Faktur (ev. inkl. Fakturbeilage und ESR) verschickt. Der Mahnprozess per eMail wird derzeit nicht unterstützt (Mahnungen können nicht per eMail verschickt werden).

Alternativ dazu kann der eMail-Versand für eine einzelne Faktur auch direkt in der Übersichtsseite der Fakturierung abgerufen werden.

proles - Fakturversand per eMail - Fakturierung - Per eMail verschicken aus Übersicht-1

Mehrere Fakturen per eMail versenden

proles - Fakturversand per eMail - Fakturierung - Faktursuche - Per eMail verschicken

Der gleichzeitige Fakturversand per eMail für mehrere Fakturen kann ebenfalls in der Faktursuche ausgelöst werden. Hierfür steht beim Icon «Weitere Optionen» im oberen Dialogbereich neu die Auswahl «Per eMail verschicken» zur Verfügung.

Mit dieser Auswahl werden für alle Fakturen, welche in der Faktursuche angezeigt werden, die entsprechenden eMails verschickt. Die Kriterien für den Versand per eMail sind die folgenden:

  • Das zur Faktur zugehörige Projekt ist für den eMail-Versand eingerichtet - vgl. Einrichtungsarbeiten - eMail-Fakturversand pro Projekt definieren (Projektverwaltung).
  • Die Faktur hat den Status «Faktur erstellt».
  • Die Faktur wurde noch nicht per eMail verschickt (der nochmalige Versand einer Faktur per eMail ist nur für eine einzelne Faktur möglich - über das Icon «Weitere Optionen» in der Trefferliste).

Bei allen Fakturen, welche über diese Auswahl per eMail verschickt werden, wird der Status automatisch auf «Faktur verschickt» gesetzt.

Nach Abschluss des Versands wird die Anzahl der per eMail verschickten Fakturen ausgegeben. Die Liste der Fakturen wird aktualisiert (geänderte Fakturstati).

Fakturen drucken

proles - Fakturversand per eMail - Fakturierung - Faktursuche - Drucken

Der Druck kann in der Faktursuche über das Icon «Weitere Optionen» abgerufen werden. Im Anschluss wird ein Auswahldialog für den Druck angezeigt.

proles - Fakturversand per eMail - Fakturierung - Faktursuche - Drucken - Abrufdialog

Über diesen Auswahldialog kann gesteuert werden, was gedruckt werden soll. Diese Auswahl gilt grundsätzlich für alle in der Fakturübersicht angezeigten Fakturen.

Über die Checkbox «Fakturen, welche per eMail verschickt wurden, ebenfalls berücksichtigen» können Sie erreichen, dass auch Fakturen, welche für den eMail-Versand vorgesehen sind, gedruckt werden. In der Regel werden solche Fakturen ja nicht ausgedruckt, da diese per eMail verschickt werden (aus diesem Grund ist diese Checkbox nicht vorausgewählt).

FAQ

Wie stellt proles sicher, dass eMails tatsächlich versendet werden?

proles sendet die eMails sofort und meldet die Anzahl erfolgreich verschickter eMails. Im Fehlerfall meldet das System, welche eMails nicht gesendet werden konnten. proles kann jedoch nicht überprüfen, ob die eMails empfangen wurden. Es kann nicht überprüft werden, ob die eMail-Adresse(n) falsch hinterlegt wurden oder das eMail beim Empfänger im Spam-Ordner gelandet ist.

Können die eMails vom eigenen Mailserver versendet werden?

Nein. Alle Mails werden vom proles-Server mit der Adresse «no-reply@proles.ch» versendet. Der Ersatz dieser Adresse mit einer anderen Adresse (z.B. buchhaltung@kunde.ch) ist nicht möglich (Verhinderung von Missbrauch).

Können per eMail gesendete Fakturen nochmals per eMail gesendet werden?

Ja. Die Auswahl «Per eMail verschicken» steht weiterhin zur Verfügung. Zur Sicherheit erscheint in diesem Fall ein Pop-Up mit der Frage, ob das eMail tatsächlich nochmals gesendet werden soll. Der nochmalige Versand von Fakturen per eMail ist nur über den Einzelversand am Ende jeder Fakturzeile möglich (in der Fakturübersicht oder der Faktursuche).

Kann ich Fakturen, welche per eMail versendet wurden, immer noch löschen?

Ja. Um die Faktur löschen zu können, muss der Status von «Faktur verschickt» auf «Faktur erstellt» zurückgestellt werden. Dies ist nur dann empfehlenswert, wenn Ihr Kunde die Faktur noch nicht in seiner Buchhaltung erfasst hat und Sie ihn über die Löschung informiert haben. Andernfalls sollte die Faktur nicht gelöscht, sondern storniert werden.

Können Mahnungen auch per eMail versendet werden?

Nein, im Moment müssen Mahnungen per Post versendet werden.

Bei einigen Fakturen erscheint die Option «Per eMail verschicken» nicht. Warum nicht?

Die Option «Per eMail verschicken» erscheint nur dann, wenn das zugehörige Projekt für den eMail-Versand eingerichtet wurde (in der Projektverwaltung).

Ich habe ein bestehendes Projekt neu für den Versand per eMail eingerichtet - was passiert mit zuvor erstellten Fakturen?

Der eMail-Versand steht grundsätzlich nur für Fakturen im Status «Faktur erstellt» zur Verfügung. In der Vergangenheit bereits generierte Fakturen sind ja via Briefpost an den Kunden verschickt worden. Bei diesen Fakturen haben Sie vermutlich den Fakturstatus bereits erhöht (bspw. «Faktur verschickt» oder «Bezahlt»). In diesen Fällen wird in der Faktursuche das Drucker-Symbol angezeigt (und die Auswahl «Per eMail verschicken» steht nicht zur Verfügung). Damit wird sichergestellt, dass eine Faktur, welche bereits per Briefpost an den Kunden verschickt wurde, nicht nochmals per eMail verschickt werden kann.

Kann ich eine Faktur, welche für den eMail-Versand vorgesehen ist, trotzdem per Briefpost verschicken?

Ja. Wenn Sie auf Stufe Projekt (in der Projektverwaltung) den eMail-Versand eingerichtet haben, steht in der Fakturierung grundsätzlich die Option «Per eMail verschicken» zur Verfügung. Sie können eine entsprechende Faktur natürlich trotzdem ausdrucken und per Briefpost verschicken. In diesen Fällen müssen Sie den Fakturstatus auf «Faktur verschickt» setzen - damit wird sichergestellt, dass diese Faktur nicht auch noch per eMail verschickt wird. Zudem wird in der Fakturübersicht das Drucker-Symbol angezeigt.

Weitere Unterstützung

Für die Beantwortung von weiteren Fragen zum Fakturversand per eMail steht Ihnen unser Support-Team gerne zur Verfügung.

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