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Nachdem Sie Ihre ganze Arbeitswoche und vorzu jeden Arbeitstag vorbereitet haben (Effektives Zeitmanagement beginnt vor der eigentlichen Arbeit), geht es jetzt ans Eingemachte.
Im vorliegenden Blogbeitrag bekommen Sie hilfreiche Tipps (und einige Tricks!), wie Sie ihre geplanten Projekte und Aufgaben wunschgemäss ins Ziel bringen. Denn das war schliesslich auch immer das Ziel aller Planungen und Vorbereitungen.
Wir durchlaufen alle während eines Arbeitstages unterschiedliche Leistungsphasen. Während der eine gleich früh morgens seine persönliche «biological prime time» feiert, so kann sich ein anderer erst am Abend wirklich gut konzentrieren und produktiv arbeiten. Sie sollten Ihren persönlichen Typ auf alle Fälle kennen und sich so gut als möglich danach richten.
Planen Sie die anspruchsvollen Aufgaben, wenn immer möglich in Ihre Hochphase. Das gilt ganz besonders für kreative Tätigkeiten, welche einen hohen Neuigkeitswert beinhalten.
Hilfreich kann auch sein, wenn Sie Ihren Arbeitstag gleich mit der unangenehmsten Aufgabe beginnen, sofern Sie der «Morgentyp» sind, wie die meisten von uns. Da Sie dann noch frisch sind, wird Ihnen deren Erledigung einfacher von der Hand gehen. Zusätzlich ist sie schon zu Beginn des Tages erledigt, so dass Sie während des Restes des Tages nur noch «schöne Dinge» tun dürfen. Das kann absolut motivierend wirken.
Multitasking ist ein Mythos. Es funktioniert nicht, beziehungsweise es hinterlässt lauter schlechte Ergebnisse und eine minderwertige Arbeitsqualität. Kommt hinzu, dass Multitasking die Effizienz reduziert und Sie am Ende des Tages insgesamt mehr Zeit für Ihrer Arbeiten benötigten als ohne. Arbeiten Sie Ihre Aufgaben (ganz besonders die wichtigen) also konsequent eine nach der anderen ab.
Auch wenn Sie Ihre persönliche Höchstleistungsphase berücksichtigen und auf Multitasking verzichten, eine Garantie für produktives Arbeiten ist dies noch lange nicht. Viel zu zahlreich sind all die Ablenkungen, denen wir bei der Arbeit permanent ausgesetzt sind.
Das Gemeine an Ablenkungen ist, dass sie nicht bloss eine einfache Unterbrechung der Arbeit bedeuten. So arbeiten Sie in den wenigsten Fällen gleich nach der Unterbrechung produktiv weiter, sondern brauchen – je nach Länge und Intensität der Ablenkung – immer wieder Zeit und Aufmerksamkeitsenergie, um dort anzuknüpfen, wo Sie vorher aufhörten. Bei mehreren Unterbrüchen kann so gut und gerne der doppelte oder dreifache Zeitaufwand für die Erledigung einer Aufgabe resultieren. Zusätzlich leidet meist auch die Arbeitsqualität.
Ich unterscheide in der Folge zwischen Ablenkungen von aussen (Kollegen, Mitarbeitenden, Kunden, etc.) und Ablenkungen, die ich mir selbst verursache und für die ich somit auch direkt selbst verantwortlich bin.
Gehört es zu Ihrem Job, viele (kurze) Fragen und Inputs von Arbeitskollegen und Mitarbeitenden zu beantworten, so können Sie diese beispielsweise bündeln. Institutionalisieren Sie eine (oder mehrere) Fragestunden pro Tag. In dieser Zeit stehen Sie für Ihre Kollegen zur Verfügung. Versuchen Sie auch sonst, Anliegen von aussen zu kanalisieren und in geplanten Meetings – statt immer zwischen Tür und Angel – zu besprechen. Andererseits reservieren Sie sich feste Zeiten (in der Agenda für alle sichtbar), in welchen Sie nicht gestört werden wollen. Auch telefonisch nicht.
Wenn wir aber ehrlich sind, die grösste Ablenkungsgefahr droht uns weniger von Mitarbeitenden, Kollegen oder Kunden, die plötzlich in unserer Bürotür stehen oder uns anrufen. Sie droht uns vielmehr von der Art und Weise, wie wir in modernen Büros arbeiten. Wer regelmässig am Computer (oder auf dem Handy!) arbeitet weiss sofort, woran ich denke. E-Mails, Social Media, Skype und alle möglichen Chatdienste lassen grüssen. Hierzu einige Tipps.
Wenn Sie wirklich viel zu tun haben, wenn Sie unter «Produktionsdruck» stehen, dann beginnen Sie Ihren Arbeitstag am besten nicht mit dem Blick in den eMail-Posteingang. Denn dort werden Sie mit Sicherheit zahlreiche Mails finden, die Sie schnell ablenken und damit Ihren ganzen Tagesplan über den Haufen werfen können. Getreu nach dem Motto «was ich nicht weiss, macht mich nicht heiss» schauen Sie erst vor dem Mittag des erste Mal in Ihre Mails. Und dann nochmals kurz vor Feierabend. Schliessen Sie in der restlichen Zeit unbedingt das Mailprogramm, damit Sie auch keine Hinweise auf neue Mails bekommen.
Weiter sollten Sie auch alle anderen automatischen Hinweise auf Skypeanrufe, Chat-Meldungen etc. ausschalten (Flugmodus, Nicht-Stören-Funktionen, etc.) oder deren Programme oder Geräte gleich ganz ausschalten. Ihr Bildschirm darf Ihnen keinerlei Ablenkungshinweise mehr liefern. Er sollte nur Ihre Arbeit – auf die Sie sich momentan konzentrieren wollen – anzeigen, sonst nichts. Zugegeben, das verlangt nach einer gehörigen Portion Selbstdisziplin. Aber auch hier – Übung macht den Meister. Meiner Erfahrung nach fokussiere ich am besten, wenn ich wirklich stark unter «Produktionsdruck» stehe.
Kommen Ihnen während der konzentrierten Arbeit an einer Aufgabe Blitzgedanken zu anderen Themen und Aufgaben, dann notieren Sie diese kurz und kehren dann sofort wieder zur Ursprungsaufgabe zurück. Steigen Sie keinesfalls in das neue Thema ein! Damit das funktioniert, legen Sie sich auf dem Schreibtisch ein leeres Blatt Papier oder auf dem Computer ein leeres Worddokument zurecht. Und zwar ganz am Anfang, bevor Sie mit der Konzentrationsaufgabe loslegen. Wenn Sie mit dieser dann fertig sind, ordnen Sie die Blitzgedanken den jeweiligen Themen zu.
Zu guter Letzt, reservieren Sie sich pro Tag ein Zeitfenster für Tätigkeiten, welche unter Umständen nicht zum Kerngebiet Ihrer Arbeit gehören (z.B. Social-Media etc.). Ausserhalb dieses Zeitfensters sind diese Tätigkeiten dann tabu.
Planen Sie kurze Pausen. Je nachdem wie hoch Ihr Konzentrationslevel für die aktuelle Aufgabe sein muss, meiden Sie auch allzu tiefgreifende Kaffeediskussionen über völlig andere Themen. Die Pausen sollen Ihnen helfen, wieder Kraft zu tanken und den Kopf frei zu bekommen. Bewegung und frische Luft sind dazu hilfreich.
Achten Sie darauf, wofür Sie Ihre Arbeitszeit wirklich einsetzen. Eine moderne Zeiterfassung kann dazu gute Hinweise liefern. Rapportieren Sie Ihre komplette Arbeitszeit (sogenannte «Vollzeiterfassung») mit einer professionellen Projektmanagement-Software mit integrierter Zeiterfassung.
Auf diese Weise können Sie Ihre persönlichen Zeitfresser systematisch identifizieren – und in der Folge auch wirksam bekämpfen. So macht es beispielsweise wenig Sinn, den Computer oder Drucker beim Hochfahren zuzuschauen, ausser Sie haben Kleinstaufgaben zur Hand, die sich während dieser Zeit gut erledigen lassen. Oder Sie nutzen die Gelegenheit für eine kreative Pause mit einige Gedanken über eine anstehende wichtige Aufgabe.
Perfektionismus ist meist der Todesstoss für effektives Arbeiten. Behalten Sie stets den Blick für das grosse ganze im Auge und verlieren Sie sich nicht perfektionistisch in den Details. Gemäss dem Paretoprinzip erzielen Sie mit 20% Ihrer Leistung 80% Ihrer Ergebnisse. Für die restlichen 20% des Resultats müssten Sie nochmals 80% investieren. Das artet nicht selten in einem Overkill aus.
Ich plädiere hier aber keinesfalls für schludriges und unvollständiges Arbeiten. Selbstverständlich wollen wir alle unseren Job gut und richtig machen. «Gut und richtig» ist aber in den meisten Fällen nicht auch gleichzeitig «perfekt».
Und – selbstverständlich mag es Dinge geben, die wirklich perfekt gemacht werden wollen. Dann soll und muss es so sein. Mit Sicherheit haben Sie dafür aber auch genügend Zeit eingeplant, zumal Sie ja wussten, dass bei dieser Aufgabe Perfektionismus nötig ist.
Machen Sie Ihre Aufgaben vollständig fertig (nicht gleichbedeutend mit «perfekt») und lassen Sie sie nicht einfach «halbfertig» liegen mit der Idee, sie dann morgen oder sonst wann abzuschliessen. Erledigen Sie eine Aufgabe ganz, komplett und korrekt gleich beim ersten Anlauf. Nachbesserungen hinterher bedeuten fast immer zusätzlichen (und damit unnötigen) Aufwand.
Last but not least – feiern Sie die Erledigung eines kniffligen Tasks, eines anspruchsvollen Projekts. War es eine Teamleistung, dann feiern Sie gemeinsam.
Aber auch die vielen kleinen täglichen Aufgaben, die Sie produktiv erledigen, können Sie «feiern». Indem Sie diese auf Ihrer Checkliste abhaken und als erledigt markieren. So blicken Sie jeden Abend auf eine Todo-Liste, auf der alle Aufgaben abgehakt sind. Mich motiviert dies immer wieder von Neuem.
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