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Genügt eine kostenlose Zeiterfassung den gesetzlichen Anforderungen?

Simon Grenacher
Dienstag, 18. Februar 2020

In meinem Blogbeitrag «Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für Dienstleister» beschreibe ich ausführlich die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in der Schweiz. Für das bessere Verständnis dieses Artikels fasse ich aber nochmals knapp zusammen.

Das Gesetz zum Thema Arbeitszeiterfassung

Das Arbeitsgesetz verlangt in Art. 46 ArbG, dass der Arbeitgeber alle Verzeichnisse und Unterlagen für den Vollzug des Gesetzes zur Verfügung halten muss. Daraus ergibt sich, dass die Arbeits- und Ruhezeiten als wichtigste Bestandteile des Arbeitsgesetzes schriftlich dokumentiert werden müssen.

Artikel 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz präzisiert:

«Die Verzeichnisse und Unterlagen haben alle Angaben zu enthalten, die für den Vollzug des Gesetzes notwendig sind, namentlich müssen daraus ersichtlich sein:

  • die geleistete (tägliche und wöchentliche) Arbeitszeit inkl. Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage;
  • die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit diese nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen;
  • die Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr;
  • die nach Gesetz geschuldeten Lohn- und/oder Zeitzuschläge;»

Im Klartext heisst dies, dass die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden im Detail protokolliert werden müssen. Dass also sowohl die täglichen Anfangs- wie die Endzeiten, als auch die Pausen und die freien Tage (als Ruhetage) erfasst werden müssen. «Ich habe heute 8.5 Stunden gearbeitet» alleine, reicht somit nicht. Der Artikel 73 bestimmt weiter, dass die Unternehmen die Unterlagen zur Arbeitszeiterfassung für mindestens 5 Jahre aufbewahren müssen.

Weiter bestimmt das Gesetz, dass die Verantwortung zur Einhaltung dieser Pflicht direkt beim Arbeitgeber, somit dem Dienstleistungsunternehmen selbst liegt. Und nicht etwa bei den Mitarbeitenden. Was faktisch bedeutet, dass das Zeiterfassungstool von der Firma gestellt werden muss.

Welches Tool verlangt das Gesetz?

Das Gesetz schreibt nicht vor, mit welchen Werkzeugen (rein physisch oder Software) die Arbeitszeit protokolliert werden muss. Sie sind als Unternehmen in der Wahl also frei. Im Zeitalter der Digitalisierung machen aber logischerweise nur der Einsatz von Computer und Software Sinn.

Darüber hinaus ist es empfehlenswert, nicht bloss eine Software für die reine Zeiterfassung, sondern gleich eine umfassendere Projektmanagement-Software in Betracht zu ziehen. Damit erfüllen Sie nicht bloss die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, sondern erhalten so quasi als Abfallprodukt auch gleich die volle Unterstützung für die kundenorientierte Leistungserfassung und damit alle Hilfsmittel, um Projekte und Mandate sauber abrechnen zu können.

Sollen Ihre Mitarbeitenden die Arbeitszeiten zusätzlich mit einer mobilen App erfassen, so gilt es den Datenschutz der Arbeitnehmer zu gewährleisten. Eine App, welche also z.B. ständig trackt und überwacht, wo jemand ist und wie lange und diese Daten dann auch noch ins Zeiterfassungssystem einspielt, wäre problematisch.

Genügt kostenlose Software für die Zeiterfassung?

Der Gesetzgeber macht also in Sachen Tool und Software keine Vorgaben. Er sagt bloss, was die Lösung im Minimum leisten muss und, dass deren Daten für mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden müssen. Die Minimumfunktionen beschränken sich dabei auf folgendes:

  • Die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten müssen lückenlos erfasst werden können. Und zwar mit ihrer Anfangs- und Endzeit (das Gesetz sagt dem die «Lage» der Arbeitszeiten). Weiter müssen neben der Arbeitszeit auch die Mehr- und Minderstunden protokolliert werden, was sich bei einer Vollzeiterfassung sowieso nicht vermeiden lässt.
  • Weiter müssen die Ruhetage protokolliert werden, sofern sie nicht auf einen Sonntag fallen.
  • Weiter müssen die Arbeitspausen von mehr als einer halben Stunde protokolliert werden, bzw. aus der effektiven Zeiterfassung klar erkennbar sein.
  • Zu guter Letzt müssen die nach Gesetz geschuldeten Lohn- und Zeitzuschläge, z.B. für Sonntags- oder Nachtarbeit ersichtlich sein. Wird die Arbeitszeiterfassung präzise nach Datum und Uhrzeit geführt, so ist diese Anforderung bereits erfüllt.

Das heisst nun: Um die obigen gesetzlichen Minimumanforderungen zu erfüllen, genügt im Prinzip eine einfache Exceltabelle. Sofern sie korrekt geführt wurde und die Daten mindestens 5 Jahre sicher und lesbar aufbewahrt werden.

Wie ich bereits in einigen Blogbeiträgen ausführlich geschrieben habe, tun Sie sich und Ihrem Unternehmen damit aber keinen Gefallen. Sie sollten das Themen Zeiterfassung unbedingt einige Stufen weiterdenken.

Kostenlose Zeiterfassung muss mitwachsen können

Auch wenn sich Ihr aktuelles Bedürfnis bloss auf eine gesetzeskonforme Zeiterfassung beschränkt. Es kommt mit Sicherheit (bald) die Zeit in Ihrem Dienstleistungsunternehmen, wo weitere Bedürfnisse auf den Plan treten.

Als Dienstleister werden Sie Ihre Projekte oder Mandate und die dazu gehörigen Kunden verwalten wollen. Danach wollen Sie die für die Kunden geleisteten Arbeiten (in Zeit, ev. auch in Pauschalen) erfassen und verrechnen können. Je nach Geschäft fallen dazu Spesen an, die an die Kunden weiter verrechnet werden können. Auch diese soll die Software mit verwalten und abrechnen. Dann stellen Sie sehr rasch fest, dass für unterschiedliche Kunden, für unterschiedliche Tätigkeiten und für unterschiedliche Fachkompetenzen Ihrer Mitarbeitenden auch unterschiedliche Ansätze und Preise zur Anwendung kommen müssen. Last but not least sammeln sich immer mehr Daten an, die Sie nicht mehr so einfach überblicken, so dass Ihr Wunsch nach Auswertungen kommen wird. Die Liste möglicher Anforderungen liesse sich noch weiterführen.

Lange Rede, kurzer Sinn. Sie tun gut daran, bereits zu Beginn eine Software zu wählen, welche mit Ihren steigenden Bedürfnissen mitwächst. Doch genau hier liegt die Krux von gratis Software.

Sie kann oftmals alles, was Sie aktuell grad brauchen - eben, z.B. eine gesetzeskonforme Zeiterfassung sicherzustellen. Nicht selten kann sie sogar etwas mehr als nur das. Andererseits hat sie auch ihre klaren Grenzen. Und diese sind immer enger als ihre künftigen Anforderungen sein werden. Da können Sie völlig sicher sein.

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