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KI-gesteuerte Personalplanung basierend auf Zeiterfassungsdaten

Simon Grenacher
Freitag, 5. April 2024

Ein Tag im Leben eines Unternehmensleiters oder einer Unternehmensleiterin - stellen Sie sich vor, es ist Mittwochmorgen und Sie betreten Ihr Büro. Als Erstes werfen Sie einen Blick auf den Terminkalender und die Aufgabenliste für den Rest der Woche. Doch bevor Sie sich in die Details vertiefen können, wird Ihre Aufmerksamkeit von einem dringenden Anruf abgelenkt. Ein:e Mitarbeiter:in teilt Ihnen mit, dass es erhebliche Engpässe im Personalplan gibt und einige Abteilungen bereits überlastet sind. Panik macht sich breit - wie können Sie sicherstellen, dass die Arbeitsbelastung gleichmässig verteilt wird und dass genügend Personal für die bevorstehenden Projekte zur Verfügung steht?

Hier kommt die KI-gesteuerte Personalplanung basierend auf Zeiterfassungsdaten ins Spiel, eine innovative Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, die Herausforderungen der Personalplanung effizient zu bewältigen und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. In diesem Beitrag werden wir uns näher mit diesem Thema befassen und untersuchen, wie Unternehmen von dieser fortschrittlichen Technologie profitieren können.

Was ist KI-gestützte Personalplanung?

Die KI-gestützte Personalplanung basiert auf dem Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning, um die Effizienz und Genauigkeit der Personalplanung zu verbessern. Im Kern ermöglicht es diese innovative Technologie, Arbeitspläne und Schichten basierend auf historischen Daten, aktuellen Trends und zukünftigen Anforderungen zu optimieren. Durch die Analyse grosser Datenmengen kann die KI präzise Vorhersagen über Personalbedarf und Arbeitslast treffen, was zu einer besseren Nutzung der Ressourcen und einer gleichmässigeren Verteilung der Arbeitsbelastung führt. Darüber hinaus können KI-Technologien personalisierte Empfehlungen für die Mitarbeiterplanung abgeben, indem sie individuelle Arbeitsmuster und Präferenzen berücksichtigen. Insgesamt ermöglicht die KI-gestützte Personalplanung eine dynamische und adaptive Arbeitszeitplanung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre betriebliche Effizienz zu maximieren und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.

KI-gesteuerte Personalplanung basierend auf Zeiterfassungsdaten

Datenquellen für KI-gestützte Personalplanung

Die Datenquellen für die KI-gestützte Personalplanung sind vielfältig und reichhaltig. Zunächst einmal bilden die Zeiterfassungsdaten eine zentrale Grundlage. Hierbei handelt es sich um Informationen über Arbeitszeiten, Pausenzeiten, Abwesenheiten, Überstunden sowie die Zuordnung von Projekten und Aufgaben. Diese Daten liefern wichtige Einblicke in die Arbeitsmuster und -präferenzen der Mitarbeitenden, die für eine effektive Personalplanung unerlässlich sind. 

Weitere Datenquellen

Neben den oben bereits erwähnten Datenquellen gibt es noch einige weitere, die eine entscheidende Rolle spielen. Dazu gehören Mitarbeiterstammdaten wie Personalnummer, Abteilungszugehörigkeit und Position, sowie Informationen über Qualifikationen und Fähigkeiten. Durch die Integration solcher Daten können Unternehmen die Zuweisung von Aufgaben und Projekten an die bestqualifizierten Mitarbeitenden optimieren.

Ebenso wichtig sind Auftrags- und Kundeninformationen, die Aufschluss über aktuelle Projekte, Kundenbedürfnisse und Auftragsvolumen geben. Indem sie diese Daten in ihre Personalplanung einbeziehen, können Unternehmen sicherstellen, dass sie über ausreichend qualifizierte Mitarbeitende verfügen, um den Kundenanforderungen gerecht zu werden und Projekte termingerecht abzuschliessen.

Neben internen Datenquellen können auch externe Daten wie Marktdaten und Branchentrends in die KI-gestützte Personalplanung einfliessen. Diese Informationen bieten Einblicke in die Entwicklung des Arbeitsmarktes, die Nachfrage nach bestimmten Fähigkeiten und Qualifikationen sowie branchenspezifische Trends. Durch die Berücksichtigung externer Daten können Unternehmen ihre Personalplanung an die aktuellen Marktbedingungen anpassen und wettbewerbsfähig bleiben.

Prozesse der KI-gestützten Personalplanung

Die Prozesse der KI-gestützten Personalplanung umfassen verschiedene Schlüsselbereiche, die dazu beitragen, die Ressourcen eines Unternehmens optimal zu nutzen und die Arbeitsabläufe effizient zu gestalten.

Prozesse der KI-gestützten Personalplanung

1. Bedarfsprognose:

Die Bedarfsprognose ist ein entscheidender Schritt bei der KI-gestützten Personalplanung. Hierbei werden mithilfe von Machine Learning-Algorithmen und statistischen Analysen zukünftige Personalbedarfe prognostiziert. Dies geschieht auf Basis von historischen Daten, aktuellen Trends sowie saisonalen Schwankungen. Auch die Planung von Urlauben und die Berücksichtigung von Krankheitsausfällen fliessen in die Prognose mit ein. Durch die präzise Vorhersage des Personalbedarfs können Unternehmen rechtzeitig Massnahmen ergreifen, um Engpässe zu vermeiden und eine reibungslose Arbeitsabwicklung sicherzustellen.

2. Ressourcenplanung:

Die Ressourcenplanung konzentriert sich auf die optimale Zuordnung von Mitarbeitenden zu Aufgaben und Projekten. Hierbei werden individuelle Qualifikationen, Skills und Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden berücksichtigt. KI-Algorithmen analysieren die Anforderungen der Projekte und gleichen diese mit den Fähigkeiten und Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden ab. Auf diese Weise können Unternehmen sicherstellen, dass die richtigen Mitarbeitenden mit den passenden Fähigkeiten zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt werden.

3. Schichtplanung:

Die Erstellung von Arbeitsplänen und Schichtplänen ist ein komplexer Prozess, der viele verschiedene Faktoren berücksichtigt. KI-gestützte Systeme unterstützen Unternehmen bei der Erstellung effizienter Arbeitspläne, die die gesetzlichen Vorgaben einhalten und gleichzeitig die individuellen Wünsche der Mitarbeitenden berücksichtigen. Dabei werden Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit, Homeoffice und Sabbaticals flexibel integriert, um den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht zu werden und eine ausgewogene Work-Life-Balance zu ermöglichen.

4. Flexibilisierung der Arbeitszeit

Die Flexibilisierung der Arbeitszeit ist ein wichtiger Aspekt der modernen Arbeitswelt, und KI-gestützte Systeme spielen dabei eine zunehmend wichtige Rolle. Durch die intelligente Nutzung von Daten und Algorithmen können Unternehmen innovative New-Work-Konzepte umsetzen und ihren Mitarbeitenden flexible Arbeitszeitmodelle anbieten, die zu einer höheren Zufriedenheit und Produktivität führen.

Vorteile KI-gestützter Personalplanung

Die Einführung von KI-gestützter Personalplanung bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und strategische Ziele zu erreichen.

Effizienzsteigerung:

Durch die Automatisierung manueller Prozesse in der Personalplanung wird der Zeitaufwand erheblich reduziert. KI-gestützte Systeme können Aufgaben wie die Erstellung von Arbeitsplänen und die Zuordnung von Mitarbeitenden zu Projekten effizienter durchführen, was zu einer deutlichen Kostenersparnis führt.

Verbesserte Genauigkeit:

Die KI-gestützte Personalplanung ermöglicht eine präzisere Berücksichtigung aller relevanten Faktoren, einschliesslich individueller Qualifikationen, Verfügbarkeiten und Projektanforderungen. Dies reduziert das Risiko von Fehlern und Engpässen und trägt zu einer zuverlässigeren Planung bei.

Erhöhte Flexibilität:

Durch die Anpassung der Personalplanung an veränderte Rahmenbedingungen können Unternehmen flexibler auf dynamische Arbeitsumgebungen reagieren. KI-gestützte Systeme unterstützen die Einführung agiler Arbeitsweisen und ermöglichen es Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeitmodelle an ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen.

Strategische Vorteile:

Die Nutzung von KI in der Personalplanung bietet Unternehmen strategische Vorteile, indem sie eine optimierte Ressourcennutzung und eine verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit ermöglicht. Durch eine effiziente und präzise Personalplanung können Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern und langfristige Geschäftsziele erreichen.

Vorteile KI-gestützter Personalplanung

Herausforderungen KI-gestützter Personalplanung

Bei allem Potenzial bietet die Implementierung von KI-gestützter Personalplanung auch einige Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt.

Datenqualität:

Die Verfügbarkeit und Qualität der Datenquellen sind entscheidend für den Erfolg einer KI-gestützten Personalplanung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Datensätze vollständig, aktuell und von hoher Qualität sind. Eine gründliche Datenaufbereitung ist oft erforderlich, um Inkonsistenzen zu beseitigen und die Daten für die Analyse vorzubereiten.

Technische Expertise:

Die Implementierung von KI erfordert ein umfangreiches Know-how in den Bereichen Data Science und KI. Unternehmen müssen über das technische Fachwissen verfügen, um komplexe Algorithmen zu entwickeln und zu implementieren. Oft ist die Unterstützung durch externe Experten erforderlich, um diese technischen Anforderungen zu erfüllen und sicherzustellen, dass das System effektiv funktioniert.

Ethische Aspekte:

Bei der Nutzung von KI in der Personalplanung müssen Unternehmen ethische Aspekte berücksichtigen, um Diskriminierung und unfaire Behandlung zu vermeiden. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Algorithmen fair und transparent sind und keine Vorurteile oder Benachteiligungen entstehen. Eine sorgfältige Überwachung und regelmässige Überprüfung der Algorithmen sind erforderlich, um sicherzustellen, dass ethische Standards eingehalten werden.

Anwendungsbeispiele von KI-gestützter Personalplanung

Die Anwendungsmöglichkeiten von KI-gestützter Personalplanung sind vielfältig und reichen über verschiedene Branchen und Bereiche hinweg.

  • Personaleinsatzplanung in der Produktion: In der Produktion ermöglicht die KI-gestützte Personalplanung eine optimale Auslastung der Mitarbeitenden je nach Auftragslage. Durch die Analyse von Produktionsdaten und -trends kann die Anzahl der benötigten Arbeitskräfte genau prognostiziert werden, um Engpässe oder Überkapazitäten zu vermeiden. Dies trägt zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung in der Produktion bei.

  • Personalplanung im Kundenservice: Im Kundenservice ist eine optimale Besetzung der Hotline und des Chat-Supports entscheidend für die Kundenzufriedenheit. Mit KI-gestützter Personalplanung können Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden genau auf die Nachfrage abstimmen und Wartezeiten für Kunden minimieren. Durch die Analyse von Kundendaten und -verhalten können Unternehmen auch personalisierte Serviceangebote entwickeln und die Qualität des Kundenservice verbessern.
  • Personalplanung im Gesundheitswesen: Im Gesundheitswesen ist eine effektive Dienstplangestaltung von entscheidender Bedeutung, um eine patientenorientierte Versorgung sicherzustellen. KI-gestützte Personalplanungssysteme können dabei helfen, den Personalbedarf in Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen genau zu ermitteln und die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden entsprechend anzupassen. Dies trägt dazu bei, die Versorgungsqualität zu verbessern und gleichzeitig die Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden zu reduzieren.

Fazit

Die KI-gestützte Personalplanung basierend auf Zeiterfassungsdaten stellt zweifellos eine innovative und vielversprechende Lösung dar, um die Herausforderungen der Personalplanung effizient zu bewältigen und die Produktivität zu steigern. Durch die Automatisierung manueller Prozesse und die präzise Vorhersage von Personalbedarf und Arbeitslasten bietet sie zahlreiche Vorteile für Unternehmen aller Branchen und Grössenordnungen.

Die Effizienzsteigerung und Kostenersparnis, die durch die Nutzung von KI in der Personalplanung erreicht werden können, sind beeindruckend. Die Automatisierung manueller Aufgaben reduziert den Zeitaufwand erheblich und ermöglicht es Unternehmen, ihre Ressourcen effektiver einzusetzen. Zudem trägt die verbesserte Genauigkeit der Planung dazu bei, Engpässe und Fehler zu vermeiden, was wiederum zu einer reibungslosen Arbeitsabwicklung führt.

Die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der KI-gestützten Personalplanung sind weitere wichtige Vorteile. Durch die Berücksichtigung individueller Arbeitsmuster und Präferenzen können Unternehmen eine ausgewogene Work-Life-Balance ihrer Mitarbeitenden fördern und deren Zufriedenheit und Motivation steigern. Dies wiederum führt zu einer höheren Mitarbeiterbindung und einer verbesserten Unternehmenskultur.

Jedoch sind bei der Einführung von KI-gestützter Personalplanung auch einige Herausforderungen zu beachten. Die Qualität der Datenquellen und die technische Expertise sind entscheidend für den Erfolg einer KI-Lösung. Zudem müssen ethische Aspekte berücksichtigt werden, um Diskriminierung und unfaire Behandlung zu vermeiden.

Insgesamt bietet die KI-gestützte Personalplanung ein enormes Potenzial für Unternehmen, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und strategische Ziele zu erreichen. Durch eine sorgfältige Planung und Implementierung können Unternehmen die Vorteile dieser innovativen Technologie nutzen und einen Wettbewerbsvorteil erlangen.

Welche Vorteile und Herausforderungen bieten KI-gesteuerte Personalplanung basierend auf Zeiterfassungsdaten?

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