Ratgeber Arbeitsrecht: Die beliebtesten Fragestellungen zu Zeiterfassung und Arbeitszeitabrechnung

Immer wieder beschäftigen uns arbeitsrechtliche Themen rund um die Zeiterfassung und die Arbeitszeitabrechnung. In unserem «Ratgeber Arbeitsrecht» beantworten wir über 100 klar eingegrenzte Fragestellungen rund um diese Themen einfach und verständlich.

Mit dem heutigen Beitrag liefern wir Ihnen die Top 10 der letzten Monate.

Was ist der Unterschied zwischen Überstunden und Überzeit?
Wie müssen Ferien bei Teilzeitarbeit erfasst werden?
Wie müssen Feiertage bei Teilzeitarbeit erfasst werden?
Wie müssen Krankheitstage bei Teilzeitarbeit erfasst werden?
Müssen Minusstunden später nachgeholt werden?
Ist ein Lohnabzug bei Minusstunden zulässig?
Was passiert mit Minusstunden bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses?
Wie berechnet sich die Ferienentschädigung bei Austritt?
Besteht ein Anspruch auf Freizeit aus besonderem Anlass?
Gelten Arztbesuche als Arbeits- oder Freizeit?

Was ist der Unterschied zwischen Überstunden und Überzeit?

Überstunden sind Arbeitsstunden, welche die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit übersteigen. Wohingegen Überzeit diejenige Arbeitszeit ist, welche die gesetzliche Höchstarbeitszeit von 45 bzw. 50 Arbeitsstunden pro Woche übersteigt.

Überstunden – und indirekt damit auch Überzeit – sind immer dann notwendig, wenn sie vom Arbeitgeber angeordnet werden. Sind die Überstunden angeordnet, so ist der Arbeitnehmende gemäss Art. 321c Abs. 1 Obligationenrecht zu ihrer Leistung verpflichtet, wenn die folgenden vier Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sind:

Die Überstunden müssen notwendig sein; und…
das Leisten der Überstunden darf keine Überforderung der physischen und psychischen Leistungsfähigkeit des Arbeitnehmers zur Folge haben; und…
Überstunden müssen dem Arbeitnehmer nach Treu und Glauben zugemutet werden können; und…
die Bestimmungen des Arbeitsgesetzes über die Arbeits- und Ruhezeiten müssen eingehalten werden.

Für die Abgeltung von Überstunden gilt folgendes:

Überstundenzuschlag und Kompensation durch Freizeit können vertraglich ganz oder teilweise ausgeschlossen werden. Ansonsten beträgt der Lohnzuschlag für Überstunden 25 Prozent.
Die Kompensation von Überstunden durch Freizeit darf nicht einseitig vom Arbeitgeber angeordnet werden. Der Arbeitnehmenden muss damit einverstanden sein.

Für die Abgeltung von Überzeit gilt folgendes:

Gemäss Arbeitsgesetz Artikel 13 muss die Überzeit zwingend mit einem Lohnzuschlag von 25 Prozent vergütet oder – wenn der Arbeitnehmende damit einverstanden ist – durch Freizeit von mindestens gleicher Dauer kompensiert werden. Eine Wegbedingung der Entschädigung für erbrachte Überzeit (mit Zuschlag) oder Kompensation im Arbeitsvertrag wäre gegen das Arbeitsgesetz und somit ungültig. Auch, wenn der Arbeitnehmende selbst damit einverstanden ist.

Da die Leistung von Überzeit – im Gegensatz zu den Überstunden – meist die Ausnahme bleibt, kann eine Regelung der Überzeit im Arbeitsvertrag vernachlässigt werden. Zumal dort kaum Spielraum für vertragliche Abweichungen vorhanden ist.

Alle Details zur rechtlichen Unterscheidung von Überstunden und Überzeit mit ihren Folgen finden Sie in unserem ausführlichen Blogbeitrag «Damit Überstunden und Überzeit in Ihrem Dienstleistungsunternehmen nicht zum Problem werden».

Wie müssen Ferien bei Teilzeitarbeit erfasst werden?

Die Praxis zur Zeiterfassung wendet in den Unternehmen bei Teilzeitarbeit zwei verschiedene Methoden an. Die Wertmethode und die Zeitmethode.

Beide Methoden führen teilweise zu sehr unterschiedlichen Ergebnissen, sind aber grundsätzlich beide legal. Lesen Sie unbedingt auch die ausführliche Beschreibung der beiden Zeiterfassungsmethoden bei Teilzeitarbeit: «Wie funktioniert die Zeiterfassung bei Teilzeitarbeit?».

Vorausgeschickt werden muss, dass Teilzeitmitarbeitende den gleichen Mindestferienanspruch haben wie Vollzeitmitarbeitende, in der Regel 4 Wochen (Artikel 329a Obligationenrecht). Allerdings werden die 4 Wochen anteilsmässig mit dem Arbeitspensum multipliziert und damit reduziert. Bei einem 50% Pensum beträgt der Ferienanspruch stundenmässig also nur noch 80 statt 160 Stunden. Allerdings auch wieder verteilt auf 20 Arbeitstage, da ja an jedem Arbeitstag nur 50% gearbeitet wird.

Wie werden nun Ferien bei Teilzeit erfasst?

Bei der Wertmethode: Nimmt der Mitarbeitende einen Ferientag, so bucht er in der Zeiterfassung diesen Tag multipliziert mit seinem Arbeitspensum. Bei einem 50% Pensum und einem 8 Stunden Arbeitstag bucht er somit 4 Stunden Ferien.

Bei der Zeitmethode: Beansprucht der Mitarbeitende einen Ferientag an einem seiner fixen Arbeitstage, so bucht er in der Zeiterfassung den vollen Tag (also 8 Stunden bei einer 40 Stundenwoche) als Ferien. Nimmt er den Ferientag an einem seiner freien Tage, so darf er logischerweise keinen Ferienbezug mehr buchen. Nimmt er den Ferientag an einem Tag, an welchem er sonst halbtags, also 4 Stunden arbeiten würde, so bucht er auch nur diese 4 Stunden als Ferienbezug. Der andere Halbtag gilt dann nicht als Ferien.

Wie müssen Feiertage bei Teilzeitarbeit erfasst werden?

Die Praxis zur Zeiterfassung wendet in den Unternehmen bei Teilzeitarbeit zwei verschiedene Methoden an. Die Wertmethode und die Zeitmethode.

Wie werden nun Feiertage bei Teilzeit erfasst?

Bei der Wertmethode: Bei der Wertmethode bucht der Mitarbeitende den Feiertag als «normalen» Arbeitstag multipliziert mit seinem Arbeitspensum. Bei einem 50% Pensum und einer 40 Stundenwoche somit 4 Stunden (8 Stunden x 50%). Und zwar ungeachtet davon, ob er an diesem Wochentag tatsächlich gearbeitet hätte oder nicht. Bei der Wertmethode ist somit die Anzahl der Feiertag für Vollzeit- und Teilzeitmitarbeitende gleich.

Bei der Zeitmethode: Bei der Zeitmethode darf der Mitarbeitende den Feiertag nur dann als Arbeitszeit buchen, wenn er an diesem Wochentag gemäss Vereinbarung mit der Firma tatsächlich gearbeitet hätte. Dafür dann zu 100% und nicht bloss im Umfang des eigenen Arbeitspensums. Liegt dafür der Feiertag auf einem Wochentag, an welchem der Mitarbeitende vereinbarungsgemäss nicht arbeitet, so hat er im Umkehrschluss auch keinen Anspruch auf diesen Feiertag.

Wie müssen Krankheitstage bei Teilzeitarbeit erfasst werden?

Die Praxis zur Zeiterfassung wendet in den Unternehmen bei Teilzeitarbeit zwei verschiedene Methoden an. Die Wertmethode und die Zeitmethode.

Wie werden nun Krankheitstage bei Teilzeit erfasst?

Bei der Wertmethode: Bei der Wertmethode bucht der Mitarbeitende einen Krankheitstag als «normalen» Arbeitstag multipliziert mit seinem Arbeitspensum. Bei einem 50% Pensum und einer 40 Stundenwoche somit 4 Stunden (8 Stunden x 50%). Und zwar ungeachtet davon, ob er an diesem Wochentag tatsächlich gearbeitet hätte oder nicht. Somit muss sich der Mitarbeitende auch an einem sonst freien Tag krank melden und dafür – wenn notwendig – ein Arztzeugnis vorlegen.

Bei der Zeitmethode: Bei der Zeitmethode darf der Mitarbeitende seinen Krankheitstag nur dann als Arbeitszeit buchen, wenn er an diesem Wochentag gemäss Vereinbarung mit der Firma tatsächlich gearbeitet hätte. Dafür dann zu 100% und nicht bloss im Umfang des eigenen Arbeitspensums. Liegt dafür der Krankheitstag auf einem Wochentag, an welchem der Mitarbeitende vereinbarungsgemäss nicht arbeitet, so darf er seinen Krankheitstag auch nicht auf Arbeitszeit buchen. Er ist dann quasi in seiner Freizeit krank. Allerdings muss er für diesen Tag auch kein Arztzeugnis beibringen.

Müssen Minusstunden später nachgeholt werden?

Das kommt darauf an, durch wessen «Verschulden» die Minusstunden entstanden sind.

Artikel 324 Obligationenrecht sagt dazu: «Kann die Arbeit infolge Verschuldens des Arbeitgebers nicht geleistet werden oder kommt er aus anderen Gründen mit der Annahme der Arbeitsleistung in Verzug, so bleibt er zur Entrichtung des Lohnes verpflichtet, ohne dass der Arbeitnehmer zur Nachleistung verpflichtet ist.»

Artikel 324 OR spricht zwar primär von der Lohnzahlungspflicht, im letzten Nebensatz wird aber auch die Nachleistung des Arbeitnehmenden in die Regel eingebunden.

Somit gilt:

Entstanden die Minusstunden infolge Verschulden des Arbeitgebers, so ist der Arbeitnehmenden nicht zur Nachleistung verpflichtet. Einem Verschulden gleichgesetzt ist das Betriebsrisiko, dass jederzeit genügend Arbeit vorhanden ist. Schickt also ein Arbeitgeber seine Mitarbeitenden nach Hause, weil – aus welchen Gründen auch immer – nicht genügend Arbeit vorhanden ist, so muss er dieses Risiko allein tragen. Der Arbeitnehmenden muss die Minusstunden nicht nachholen.
Entstanden die Minusstunden jedoch infolge Verschulden des Arbeitnehmenden, so muss er sie nachholen. Bleibt also ein Mitarbeitender aus eigenem Antrieb von der Arbeit fern, ohne dafür Ferien zu beziehen oder Überstunden bzw. Überzeit zu kompensieren, so ist er zur Nachleistung verpflichtet. Anderenfalls würde er seine Hauptpflicht (nämlich die Arbeitsleistung in Zeit) aus dem Arbeitsvertrag nicht gültig erfüllen.

Ist ein Lohnabzug bei Minusstunden zulässig?

Das kommt darauf an, durch wessen «Verschulden» die Minusstunden entstanden sind.

Somit gilt:

Entstanden die Minusstunden infolge Verschulden des Arbeitgebers, so darf dieser keinen Lohnabzug vornehmen. Einem Verschulden gleichgesetzt ist das Betriebsrisiko, dass jederzeit genügend Arbeit vorhanden ist. Schickt also ein Arbeitgeber seine Mitarbeitenden nach Hause, weil – aus welchen Gründen auch immer – nicht genügend Arbeit vorhanden ist, so muss er dieses Risiko allein tragen. Ein Lohnabzug ist nicht erlaubt.
Entstanden die Minusstunden jedoch infolge Verschulden des Arbeitnehmenden, so darf ein Lohnabzug vorgenommen werden. Bleibt also ein Mitarbeitender aus eigenem Antrieb von der Arbeit fern, ohne dafür Ferien zu beziehen oder Überstunden bzw. Überzeit zu kompensieren, so darf ihm der Arbeitgeber den Lohn kürzen. In der Praxis wird der Arbeitnehmende, sofern dies möglich ist, jedoch die Minusstunden nacharbeiten, bis der Stundensaldo IST-SOLL wieder ausgeglichen ist.

Was passiert mit Minusstunden bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses?

Das kommt darauf an, durch wessen «Verschulden» die Minusstunden während des Arbeitsverhältnisses entstanden sind.

Darauf folgt:

Entstanden die Minusstunden infolge Verschulden oder auf Betriebsrisiko des Arbeitgebers, so darf dieser bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses keinen Lohnabzug vornehmen.
Da das Arbeitsverhältnis ja endet, besteht für den Arbeitnehmenden auch keine Möglichkeit mehr, seine Minusstunden später nachzuholen. Entstanden die Minusstunden gleichzeitig infolge Verschulden des Arbeitnehmenden, so darf bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Lohnabzug vorgenommen werden.

Zusammenfassend gilt also, dass bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Minusstunden nur dann vom Lohn abgezogen werden können, soweit die Firma klar aufzeigen kann, dass immer genügend Arbeit vorhanden war und dass gleichzeitig der Mitarbeiter aus eigenem Verschulden die Minusstunden verursacht hat.

Wie berechnet sich die Ferienentschädigung bei Austritt?

Wie berechnet sich die Kompensation eines Ferien-Restguthabens in Geld, sofern sie das Ferien-Abgeltungsverbot von Artikel 329d Absatz 2 Obligationenrecht nicht verletzt?

Die Gerichtspraxis wendet dazu folgende einfache Formel an:

Brutto Monatslohn : 21,66 = Tageslohn x Tage des nicht bezogenen Rest-Ferienguthabens = Saldo Ferienanspruch des Arbeitnehmers in Geld.

Präzisere Formel: Obige Berechnungsmethode lässt unberücksichtigt, dass sich das Arbeitsverhältnis durch nicht bezogene Ferien fiktiv verlängern würde und der Arbeitnehmer auf der fiktiven Verlängerung ebenfalls einen in Geld abzugeltenden Ferienanspruch besitzen würde. Die nachfolgende Formel berücksichtigt daher dieses Manko mit einem Korrekturfaktor:

Berechnung des Tageslohns

Brutto Monatslohn : 21,66 = Tageslohn

Berechnung des Restferienguthabens in Geld

Restferienguthaben in Tagen + 8,33 % = abschluss-bereinigtes Restferienguthaben in Tagen x Tageslohn = Saldo Ferienanspruch des Arbeitnehmers in Geld

Besteht ein Anspruch auf Freizeit aus besonderem Anlass?

JA, einer solcher besteht. Das Gesetz (Artikel 329 Absatz 3 Obligationenrecht) sieht vor, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer innerhalb der gewöhnlichen Arbeitszeit für besondere Anlässe die erforderliche Zeit (sog. «übliche freie Tage und Stunden») zu gewähren hat. Zu beachten ist, dass der Bezug mit dem Arbeitgeber abzusprechen ist.

Besondere Anlässe sind insbesondere:

Erledigung von persönlichen Angelegenheiten: Wohnungswechsel, Aufsuchen einer Behörde, Arztbesuch etc.
Familienereignisse: Todesfall, Hochzeit naher Angehöriger
Freizeit zur Suche einer neuen Arbeitsstelle (nach erfolgter Kündigung)

Vom Gesetz her nicht vorgeschrieben ist die Freizeitgewährung für die Teilnahme an Bildungs-, kulturellen, sportlichen, gewerkschaftlichen und gesellschaftlichen Veranstaltungen. Derartige Ansprüche können sich jedoch aus dem Arbeitsvertrag oder einem Gesamtarbeitsvertrag ergeben.

Für Vorstellungsgespräche bei Stellensuche gilt – nach erfolgter Kündigung – als Regel, dass Arbeitnehmende bei Bedarf Anspruch auf einen halben Arbeitstag pro Woche haben.

Arbeitnehmende dürfen auch die nötige freie Zeit für Arzt- und Zahnarztbesuche sowie Behördengänge in Anspruch nehmen. Derartige Kurzabsenzen sind jedoch nur zulässig, wenn die entsprechenden Verrichtungen ausserhalb der Arbeitszeit nicht möglich sind.

Bei den folgenden Anlässen muss üblicherweise Freizeit gewährt werden:

1 Tag Freizeit bei: Hochzeit von Kindern, bei Umzug, bei Tod eines nahen Verwandten oder Bekannten, Teilnahme an einer Bestattung.
2 Tage bei: Eigener Hochzeit
Bis 3 Tage bei: Tod von Familienangehörigen
3 Tage: Tod Ehefrau/Ehemann oder Kindern
Bis 6 Tage: Höhere, vom SBFI anerkannte Fachprüfungen, öffentliche oder staatlich subventionierte Berufsprüfung

Gelten Arztbesuche als Arbeits- oder Freizeit?

JEIN! Es sind nämlich zwei Konstellationen zu unterscheiden.

Erstens…

Ist der Arztbesuch nicht planbar und/oder kann er nicht ausserhalb der Arbeitszeit wahrgenommen werden, weil der Arbeitnehmende beispielsweise auf einmal starke Zahnschmerzen bekommt, so muss der Arbeitgeber bezahlte Arbeitszeit für den Arztbesuch gewähren.

Zweitens…

Ist der Arztbesuch weder dringlich, und könnte er auch ausserhalb der Arbeitszeit geplant werden, so gilt er als nicht bezahlte Freizeit.

Diese Auslegung haben die Gerichte auf Basis von Artikel 329 Obligationenrecht Absatz 3 vorgenommen.

Selbstverständlich können der Arbeitsvertrag oder ein geltender Gesamtarbeitsvertrag auch vorsehen, dass z.B. Arztkonsultationen während der Arbeitszeit immer als bezahlte Arbeitszeiten gelten. Nicht zuletzt deswegen, weil die Arztpraxen meist auch nur während der üblichen Arbeitszeiten geöffnet sind. Mit der vielerorts praktizierten gleitenden Arbeitszeit hat sich dieses Problem in der Praxis allerdings massiv reduziert.