Für den Grossteil aller Arbeitnehmenden gilt gemäss Artikel 46 Arbeitsgesetz und Artikel 73 Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz eine Pflicht zur lückenlosen Erfassung der Arbeitszeiten.
Für jeden Mitarbeitenden muss nachvollziehbar sein, wann er gearbeitet, die Pausen bezogen und die Arbeit beendet hat. Aufgrund dieser Angaben kann überprüft werden, ob die Arbeits- und Ruhezeitvorschriften des Arbeitsgesetzes eingehalten wurden.
Der Arbeitgeber ist einerseits verpflichtet, die Arbeitszeiterfassung zu organisieren und die nötigen Hilfsmittel dafür zur Verfügung zu stellen, andererseits ist er verpflichtet alle Arbeitszeitaufzeichnungen während 5 Jahren aufzubewahren.
Arbeitszeiterfassung heisst aber nicht in jedem Fall Stempeluhr. Von Gesetzes wegen dürfen auch andere bewährte und unbürokratische Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung verwendet werden.
Das Gesetz verlangt bloss, welche Informationen protokolliert werden müssen. Wie dies geschieht, ist dem Gesetz egal, solange die Informationen in irgendeiner Form schriftlich vorliegen. In Artikel 46 Arbeitsgesetz ist daher auch nur die Rede von «Verzeichnissen» und «Unterlagen».
Manuelle Erfassung der Arbeitszeiten auf Papier oder im Computer
Die weitgehende Formfreiheit der Zeiterfassung bedeutet, dass die Arbeitszeiten auch händisch auf einem Blatt Papier, in einem Formular oder in einem Notiz- oder Rapportbuch aufgezeichnet werden dürfen.
Oder, dass die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten manuell in einer dafür vorgesehenen Zeiterfassungssoftware oder einer Excel-Tabelle eintragen.
Im Gegensatz zu Papier hat die Zeiterfassung auf dem Computer unter anderem den grossen Vorteil, dass dort die Arbeitszeiten einfach, schnell und flexibel in beliebiger Form ausgewertet werden können. Kommt hinzu, dass professionelle Zeiterfassungstools oft auch über entsprechende Smartphone-Apps verfügen, so dass Mitarbeitende ihre Zeiterfassung mobil erledigen können.
Die manuelle Zeiterfassung kostet den Mitarbeitenden etwas Arbeitszeit. Wird ihm von Arbeitgeber jedoch eine gute Software dafür zur Verfügung gestellt, so profitiert er von zusätzlichen Mehrwerten wie einen jederzeit aktuellen Feriensaldo, Soll-/Ist-Vergleiche seiner Arbeitszeit, den Überblick über Überstunden und Überzeiten und einiges mehr.
Die manuelle Arbeitszeiterfassung eignet sich eher für KMU und kleinere Organisationen und Teams und vor allem auch dort, wo die Zeiterfassung gleichzeitig als Leistungserfassung zum Nachweis der erbrachten Arbeiten gegenüber den Kunden dient.
Elektronische Stempeluhr
Meist gekoppelt mit einem Badge, den der Arbeitnehmende bei sich trägt, werden die Arbeitszeiten beim Betreten und Verlassen des Gebäudes automatisch protokolliert. Diese Form der Zeiterfassung ist stets mit einer Software gekoppelt und – weil (teil)automatisch – für Mitarbeitende wenig aufwändig.
Bei Mitarbeitenden, welche in Projekten mit einer Pflicht zur detaillierten Rapportierung und Leistungserfassung tätig sind, eignet sich die elektronische Stempeluhr als alleiniges Werkzeug aber nicht. Dort wird zusätzlich eine Software für Leistungserfassung eingesetzt werden müssen.
Elektronischer Impulsgeber
Ein elektronischer Impuls – meist ausgelöst durch eine App auf dem Smartphone oder ein anderes mobiles Gerät – signalisiert den Arbeitsbeginn, das Arbeitsende und den Start und das Ende der Pausen.
Im Gegensatz zur Stempeluhr, kann mittels dieser Lösung die Zeiterfassung auch völlig ortsunabhängig bewerkstelligt werden. Sie eignet sich daher insbesondere für Arbeitnehmende mit vielen Ausseneinsätzen bei Kunden.
Indirekte Ermittlung der Arbeitszeiten
In diesem Fall werden die Arbeitszeiten nicht direkt mittels Badge oder App protokolliert, sondern über andere Ereignisse, welche signalisieren, dass der Arbeitnehmende mit seiner Arbeit beginnt oder sie beendet.
Praktisch könnte das ein IT-Login im Netzwerk des Unternehmens sein. Ob er sich dabei intern im Unternehmen einloggt, oder extern aus dem Homeoffice, aus einem Hotel oder vom Kunden her spielt keine Rolle. Denkbar wäre z.B. auch ein anderes elektronisches Erkennungssystem (z.B. über Gesichtserkennung), welches «sieht», wer wann seinen Arbeitsplatz einnimmt und mit der Arbeit beginnt.
Die Mitarbeitenden müssen allerdings darüber informiert werden, dass eine solche Aufzeichnung der Daten für die Arbeitszeiterfassung stattfindet und die so aufgenommenen Daten dürfen nicht für einen anderen Zweck genutzt werden. Das wäre sonst eine unzulässige elektronische Überwachung der Mitarbeitenden.
Fixzeiten
An Arbeitsplätzen mit fixen Arbeitszeiten (z.B. Schalterdienst oder in Verkaufsgeschäften) genügt das fixe Raster als Nachweis der Arbeitszeiten.
Kommt es allerdings zu individuellen Abweichungen, so müssen diese – wie bei der manuellen Arbeitszeiterfassung – lückenlos protokolliert werden. Sind also Abweichungen häufig, so eignet sich der Nachweis der Arbeitszeiten über Fixzeiten nicht. In solchen Fällen sollte eine andere Methode gewählt werden.
Schichtplan
Wird tatsächlich nach einem fixen Schichtplan gemäss Artikel 34 Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz gearbeitet, so kann dieser als Arbeitszeitnachweis verwendet werden.
Wie bei den Fixzeiten oben, müssen aber auch hier individuelle Abweichungen zusätzlich protokolliert werden.
Fazit
Da in Dienstleistungsunternehmen und Dienstleistungsorganisationen und -Teams in der Regel auch eine Leistungserfassung gegenüber den Kunden oder Auftraggebern geschuldet ist, eignet sich dort in aller Regel eine professionelle Software für Zeiterfassung am besten. Sie lässt in der Regel beides miteinander gekoppelt zu: Arbeitszeiterfassung und Leistungserfassung. Technisch sind solche Softwarelösungen oftmals auch über eine App auf dem Smartphone nutzbar.
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