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Wie sichere ich meine Kaufentscheidung für eine Business-Software für Dienstleister mit Hilfe einer Kosten-Nutzenrechnung ab? Ein Fallbeispiel.

Simon Grenacher
Dienstag, 30. Januar 2018

Die Einführung einer Business-Software für Dienstleister ist ein zeitintensives und teures Projekt. Ein Projekt, welches ausserdem nur sehr selten (im Durchschnitt ca. alle 10 Jahre) durchgeführt wird.

Meistens fehlt es in den Dienstleistungsunternehmen daher an Erfahrungswerten und einem etablierten Vorgehen. Ausserdem, was man bloss selten macht, ist meist mit erheblichen Kostenrisiken verbunden.


Diesen Risiken lässt sich in der Praxis am besten mit einer auf Ihr Dienstleistungsunternehmen massgeschneiderten Kosten-Nutzenrechnung begegnen. Eine solche Investitionsrechnung – denn zweifelsohne handelt es sich bei der Anschaffung einer Business-Software um eine echte Investition – zeigt klar und nachvollziehbar auf, ob und wann sie sich amortisiert und anschliessend zu einem Gewinn für Ihr Unternehmen wird. Denn, sind wir ehrlich. Ihre Business-Software muss unter dem Strich mehr einbringen als sie kostet. Gelingt ihr dies nicht, so erfüllt sie ihre Kernaufgabe nicht.

Am Beispiel eines typischen KMU Beratungsunternehmens will ich in der Folge aufzeigen, wie sich ein sogenannter «Business Case», also eine Kosten-Nutzenrechnung für Ihr Unternehmen praktisch erstellen und zuverlässig berechnen lässt.

Die Ausgangslage

Unserem Fall liegt eine kleinere Consultingfirma aus dem Bereich Organisations- und Prozessberatung (Führungssysteme und TQM) für mittlere und grössere Unternehmen zugrunde. Die Eckdaten des Unternehmens sind folgende:

  • 8 Mitarbeiter. Davon 4 geschäftsführende Partner, 2 Personen in der Administration und Assistenz und 2 angestellte Junior-Berater.
  • Das Unternehmen erzielt einen Jahresumsatz von rund CHF 1.6 Mio.
  • Die gesamte Lohnsumme inkl. Sozialleistungen beträgt rund CHF 1.1 Mio. Die Lohnkosten pro Tag der ganzen Firma betragen somit rund CHF 4'800 (bei rund 230 Arbeitstagen/Jahr).
  • Die Brutto-Lohnkosten der beiden Administrations-MitarbeiterInnen betragen CHF 180'000. Dies entspricht Kosten/Stunde von rund CHF 49.
  • Die jährliche Spesensumme beträgt gut CHF 66'000.

Das Unternehmen löst vor dem Einsatz einer Business-Software sein ganzes Projektmanagement und seine Administration mit einem auf KMU ausgerichteten Buchhaltungsprogramm (Fibu, Debi und Kredi) und mit MS Excel und MS Word. Eine Situation wie sie typischerweise häufig vorkommt.

Nutzen beim Einsatz einer Business-Software

Kommt in unserem Fall eine professionelle Business-Software für Dienstleister zum Einsatz, so stiftet sie vor allem in diesen Bereichen einen signifikanten Nutzen:

Insbesondere der Zeitaufwand für die korrekte, monatliche Verrechnung aller Projekt-Leistungen, die Bewältigung der monatlichen Spesenabrechnungen mit entsprechenden Rückzahlungen an die Mitarbeiter, die saubere Führung der Arbeitszeiterfassung und das häufige Suchen relevanter Kunden- und Mandatsinformationen in den verschiedenen Ablagesystemen kann mit dem Einsatz einer Business-Software für Dienstleister signifikant reduziert werden.

Damit bleibt dem Unternehmen wesentlich mehr Zeit für die Akquisition von Neukunden und die Pflege des Netzwerkes und der bestehenden Kunden. Da die Administration ihre Arbeit schneller erledigen kann, übernimmt sie einfachere Projektarbeiten von den Beratern und generiert damit zusätzlichen Umsatz. Die Berater können insgesamt effizienter arbeiten und sind dadurch in der Lage, ihre Kapazitäten zu steigern und bei gleichen Kosten mehr Umsatz und damit eine höhere Profitabilität zu erwirtschaften.

Kosten-Nutzenrechnung am Beispiel eines proles-Projektes

Für unseren Fall des KMU Beratungsunternehmens sehen wir nachfolgend die detaillierte Kosten-Nutzenrechnung bzw. Investitionsrechnung beim Einsatz von proles. Auf der linken Seite führt die Rechnung alle zu erwartenden Investitionen und Kosten auf. Auf der rechten Seite werden die einzelnen Nutzenpotentiale monetarisiert und den Investitionen gegenübergestellt.

Investitionen: Wir unterteilen die Investitionen in «wiederkehrend» und «einmalig». Die wiederkehrenden Investitionen erschöpfen sich im Falle der Cloud-Lösung proles in den jährlichen Nutzungsgebühren für die 8 Mitarbeitenden unserer Beispielfirma. Darin inbegriffen sind alle Betriebskosten wie Server, Backup, Updates etc. Die einmaligen Investitionen listen alle Aufwände für die Auswahl und Einführung von proles auf. Inbegriffen sind die internen Implementierungskosten, welche in Form von Arbeitszeit einzelner Mitarbeitenden anfallen. Im Ergebnis fallen für unser Beratungsunternehmen wiederkehrende Investitionen von CHF 2’000/Jahr und Einmalige von CHF 11'900 inklusive einer Reserve an.

Kosten-Nutzenrechnung am Beispiel eines proles-Projektes

Berechnung der Nutzenpotentiale

Nachdem die Investitionen und damit die linke Seite der Rechnung relativ einfach ermittelt werden können, muss für die Berechnung der monetären Werte der Nutzenpotentiale auf die Eckdaten des Unternehmens und auf plausible Annahmen aus der täglichen Praxis zurückgegriffen werden. Beides muss der Realität in Ihrem Unternehmen entsprechen.

Im Einzelnen leiten sich die Frankenwerte der Nutzenpotentiale wie folgt her:

  • [1] Zeitersparnis in der Administration durch einfachere Verrechnung: 1.5 Arbeitstage/Monat = 18 Arbeitstage/Jahr.
  • [2] Umsatzplus durch die Kapazitätserhöhung bei den Beratern: 2.5% des Umsatzes.
  • [3] Umsatzplus durch die Übernahme weiterer Projektarbeiten durch die Assistenz: CHF 2'500/Monat.
  • [4] Zeitersparnis in der Administration durch den Einsatz der Arbeitszeitabrechnung: 12 Arbeitstage/Jahr.
  • [5] Einsparungen durch konsequente Nutzung der Spesenabrechnungen: 5% der Jahres-Spesensumme.
  • [6] Zeitersparnis durch Nutzung der Projekthistory und des Ablagesystems: 2 Arbeitstage/Jahr/Mitarbeiter.
  • [7] Einsatz des CRM zur Unterstützung der Akquisition: Umsatzsteigerungen sind oben in 2 und 3 bereits enthalten. Daher wird hier kein Betrag mehr eingesetzt.

Ergebnis und Schlussfolgerung

Da die Nutzen-Seite zwar auf plausiblen Annahmen auf der Basis unseres konkreten Unternehmens – und nicht auf erhärteten Fakten – beruht, gehen wir mit den ermittelten Werten in der Praxis konservativ um. Wir rechnen daher bloss mit 40% des Nutzenpotentials. Für den Vergleich arbeiten wir daher nicht mit CHF 94’660 monetärem Nutzen, sondern nur noch mit rund CHF 38'000.

Im ersten Betriebsjahr der neuen Business-Software steht somit einer Investition von rund CHF 14'000 ein monetäres Nutzenpotential von CHF 38’000 entgegen. Ab dem zweiten Jahr, wenn die Einführung abgeschlossen ist, sinkt die jährliche Investition gar auf nur noch CHF 2'000. Beides klare Ergebnisse, die zeigen, dass sich die Investition in die professionelle Business-Software proles in unserem Fall des KMU Beratungsunternehmens bereits im ersten Betriebsjahr mit Sicherheit amortisiert.


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