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Wiederkehrende Arbeiten einrichten und effizient nutzen

Mareike Hennenkämper
Dienstag, 29. März 2016

Lassen Sie Ihrem Kalender Freiraum für Termine und behalten Sie Ihre Routineaufgaben mit proles separat im Blick.

Das hat nicht nur den Vorteil, dass Sie eine bessere Übersicht im Kalender haben, auch Ihre Routineaufgaben geraten nicht in Vergessenheit und Ihr Kopf ist wieder frei für andere Dinge.

Als „Wiederkehrende Arbeiten“ bezeichnet man Aufgaben, die in regelmässigen Abständen absolviert werden müssen.

Es kann sich hierbei um einfache Routineaufgaben wie „Blumen giessen“ oder auch komplexe Tätigkeiten wie „Alarmanlage aktivieren“ handeln. Wichtig ist, dass diese Arbeiten in einem regelmässigen Rhythmus ausgeführt werden müssen und Sie automatisch zum richtigen Zeitpunkt an die Erledigung erinnert werden.

Übersicht

Startseite - Wiederkehrende Arbeiten

Die wiederkehrenden Arbeiten erscheinen auf der Startseite von proles mit Datum, Bezeichnung der Aufgabe, welcher Mitarbeiter zuständig ist und mit der Option sie als „erledigt“ oder „abgebrochen“ zu markieren.

Ist die Aufgabe fällig, wird sie mit einem roten Ausrufezeichen markiert. Erst wenn sie erledigt ist und abgehakt wird, wird sie nicht mehr angezeigt, erscheint aber automatisch zum nächsten Termin wieder. So behalten Sie Ihre Tasks im Auge und können auch genau sehen, was erledigt und was noch offen ist.

Solche Arbeiten können in verschiedenen Periodizitäten definiert werden. Zu jeder wiederkehrenden Arbeit können Sie einen oder mehrere Mitarbeiter zuordnen, wobei im letzteren Fall noch festgelegt werden kann, ob die Erledigung durch einen, zwei oder alle Mitarbeiter bestätigt werden muss. Falls eine Arbeit unerledigt abgeschlossen wird, muss der Mitarbeiter dies durch eine Texteingabe begründen.

Der Verlauf von wiederkehrenden Arbeiten kann über eine Liste ausgewertet werden.

Funktionsberechtigungen

Diese Informationen sind nur für Mitarbeiter mit Profil "User" relevant. Mitarbeiter mit Profil "Administrator" verfügen grundsätzlich über alle Funktionsberechtigungen.

Falls ein Mitarbeiter mit Profil "User" nur seine eigenen wiederkehrenden Arbeiten auf der Startseite sehen muss, sind keine speziellen Funktionsberechtigungen erforderlich. Für alle anderen Funktionen in diesem Zusammenhang bestehen entsprechende Funktionsberechtigungen.

Via Schnellsuche "Funktionsberechtigungen" können Sie diese verwalten:

  • Planung / Wiederkehrende Arbeiten (Definition): Mit dieser Funktionsberechtigung darf ein Mitarbeiter die wiederkehrenden Arbeiten verwalten (neue erfassen, bestehende Bearbeiten). Es kann hier eine Anzeige- oder Modifikationsberechtigung vergeben werden.
  • Planung / Wiederkehrende Arbeiten (Listenabruf): Mit dieser Funktionsberechtigung kann ein User den Status der erfassten wiederkehrenden Arbeiten auflisten.
  • Einstellungen / Einstellungen Startseite und Sidebar: Mit dieser Funktionsberechtigung hat ein User die Möglichkeit, seine Startseite sowie seine Sidebar individuell einzurichten.
  • Startseite und Sidebar / Wiederkehrende Arbeiten aller Mitarbeiter anzeigen: Mit dieser Funktionsberechtigung kann sich ein User auf der Startseite die wiederkehrenden Arbeiten aller Mitarbeiter anzeigen lassen (ohne diese Berechtigung sieht ein User nur "seine eigenen".

Wiederkehrenden Arbeiten auf Startseite anzeigen

Beim Einrichten der Startseite haben Sie die Möglichkeit, die wiederkehrenden Arbeiten gut sichtbar zu platzieren, so dass Sie beim Start von proles als Erstes eine Übersicht über die aktuellen Arbeiten erhalten. Via Schnellsuche "Einstellungen Startseite und Sidebar" können Sie dies einrichten.

Einstellungen Startseite und Sidebar

  • In diesem Dialog sehen Sie grundsätzlich links die nicht gewählten Elemente und rechts die gewählten Elemente.
  • Wählen Sie im linken Kästchen "Wiederkehrende Arbeiten" aus.
  • Mit den Pfeiltasten in der Mitte haben Sie die Möglichkeit das Element auf die Startseite zu schieben (nach rechts).
  • Mit den Pfeiltasten rechts können Sie die Elemente in sich sortieren, je nachdem, was für Sie am wichtigsten ist.

Wiederkehrenden Arbeiten einrichten

Die wiederkehrenden Arbeiten können Sie via Schnellsuche "Wiederkehrende Arbeiten (Definition)" verwalten.

Wiederkehrende Arbeiten (Definition) - Übersicht

  • In diesem Übersichtsdialog sehen Sie sämtliche bereits erfassten wiederkehrenden Arbeiten.
  • Mit den Selektionskriterien im oberen Dialogteil und einem Klick auf das Icon "Suchen" können Sie die Trefferliste eingrenzen.

Mit einem Klick auf das Icon "Drucken" können Sie die bereits erfassten wiederkehrenden Arbeiten in einer Liste ausgeben:

Wiederkehrende Arbeiten (Definition) - Liste

Mit einem Klick auf das Icon "Neu" können Sie mit der Erfassung einer neuen wiederkehrenden Arbeit beginnen. Mit einem Klick auf die Bezeichnung einer bereits erfassten wiederkehrenden Arbeit können Sie diese modifizieren.

Wiederkehrende Arbeiten (Definition) - Bearbeitungsdialog

In diesem Dialog kann eine wiederkehrende Arbeit eingerichtet werden - ähnlich wie bei einem Dauerauftrag bei der Bank.

Bezeichnung: Die Bezeichnung ist später auf der Startseite ersichtlich.

Beschreibung: Die Beschreibung (rein informativer Text; hier können Sie zusätzliche Instruktionen für die Erledigung der wiederkehrenden Arbeit unterbringen) erscheint ebenfalls auf der Startseite wenn Sie mit der Maus über die Bezeichnung fahren.

An Feiertagen: Damit bestimmen Sie, ob die wiederkehrende Arbeit trotzdem erledigt werden muss, auch wenn das Datum auf einen Feiertag (gemäss Firmenkalender) fällt.

Periodizität / Monat / Wochentag / Erledigungstag: Mit diesen Eingaben steuern Sie die Periodizität einer wiederkehrenden Arbeit. Bei täglich / wöchentlich können Sie hier einen oder mehrere Wochentage auswählen, an welchen die wiederkehrende Arbeit jeweils fällig wird. Bei monatlich wählen Sie den/die gewünschten Monat(e) und den Erledigungstag (z.B. immer am 15. März).

Erledigung durch: Hier legen Sie fest, auf welche Art eine wiederkehrende Arbeit erledigt werden kann, wenn dieser mehrere Mitarbeiter zugeordnet sind:

  • Einen Mitarbeiter: Irgendeiner der zugeordneten Mitarbeiter kann die Arbeit erledigen. Sobald ein Mitarbeiter die Arbeit als erledigt markiert, ist sie als Ganzes für den entsprechenden Tag erledigt, die übrigen Mitarbeiter müssen nichts mehr unternehmen. Eine Arbeit wird an einem Tag auf unerledigt abgeschlossen gesetzt, wenn sämtliche zugeordneten Mitarbeiter den Haken "abgebrochen" setzen.
  • Alle Mitarbeiter: Alle zugeordneten Mitarbeiter müssen die Arbeit erledigen (oder abbrechen). Erst nach Bearbeitung durch alle Mitarbeiter ist die Arbeit am entsprechenden Tag beendet. Bis dahin erscheint die Arbeit bei allen Mitarbeitern, wobei der gesetzte Haken bei den Mitarbeitern, welche die Arbeit bearbeitet haben, gezeigt wird.
  • Zwei Mitarbeiter (4-Augen-Prinzip): Die Arbeit muss durch zwei der zugeordneten Mitarbeiter erledigt werden, damit sie am entsprechenden Tag beendet ist.

Über den Link "Neuen Mitarbeiter zuordnen" gelangen Sie in den Dialog für die Auswahl der Mitarbeiter.

Wiederkehrende Arbeiten (Definition) - Mitarbeiter auswählen

Wiederkehrende Arbeiten erledigen / abbrechen

Startseite - Wiederkehrende Arbeiten erledigen / abbrechen

Die einzelnen wiederkehrenden Arbeiten können direkt auf der proles-Startseite als "erledigt" markiert werden. Ist die Aufgabe fällig, wird sie mit einem roten Ausrufezeichen markiert. Erst wenn sie erledigt ist und abgehakt wird, wird sie nicht mehr angezeigt, erscheint aber automatisch zum nächsten Termin wieder.

Falls eine wiederkehrende Arbeit nicht ausgeführt werden kann, klicken Sie auf "abgebrochen". In diesem Fall wird ein Pop-Up für die Eingabe des Grundes für den Abbruch angezeigt.

Wiederkehrende Arbeiten auswerten

Via Schnellsuche "Wiederkehrende Arbeiten (Listenabruf)" kann der Verlauf einer einzelnen oder aller wiederkehrenden Arbeiten für einen wählbaren Zeitraum ausgewertet werden.

Wiederkehrende Arbeiten (Listenabruf) - Selektionskriterien

Mit dem Selektionsdialog kann der Listeninhalt eingeschränkt werden. Nach einem Klick auf das Icon "Drucken" wird die Liste erstellt.

Wiederkehrende Arbeiten (Listenabruf) - Liste

Solldatum / Bezeichnung / Erledigung durch: Dies sind Informationen zur wiederkehrenden Arbeit gemäss Definition.

Status Arbeit: Diese Statusinformation bezieht sich auf die wiederkehrende Arbeit als Ganzes. Hier wird "offen" oder "erledigt" ausgegeben. Muss eine Arbeit z.B. durch alle zugeordneten Mitarbeiter erledigt werden, erscheint hier so lange "offen", wie nicht alle zugeordneten Mitarbeiter die Arbeit erledigt oder abgebrochen haben.

Erledigungsdatum: Datum und Uhrzeit, wann die Arbeit durch einen Mitarbeiter erledigt wurde.

Mitarbeiter / Status Mitarbeiter: Hier werden die zugeordneten Mitarbeiter inkl. Statusinformation ausgegeben. Beim Status wird "offen", "erledigt" oder "abgebrochen" ausgegeben. Im Fall von "abgebrochen" wird in Klammern noch der eingegebene Grund des Abbruchs gedruckt.

Alle Vorteile auf einen Blick

  • Regelmässige Arbeiten separat im Überblick (kein Zettelchaos, kein überfüllter Kalender).
  • Bessere Übersicht der periodischen Arbeiten.
  • Kontrollübersicht, ob eine Arbeit erledigt ist oder nicht (durch einfaches Abhaken) - auch mit 4-Augen-Prinzip.
  • Zuordnung von mehreren Mitarbeitern für eine Arbeit (Stellvertretungen).
  • Möglichkeit einer Auflistung erledigter und anstehender Arbeiten mittels entsprechender Auswertung. Kontrollsystem durch Listenabruf, auch von Arbeiten in der Vergangenheit.

Noch Fragen?

Falls Sie noch weitere Fragen haben, hilft Ihnen das prolesSupport-Team gerne weiter.

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