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Zeiterfassungssoftware als DER Königsweg für Zeiterfassung

Simon Grenacher
Freitag, 4. Juni 2021

Was ist eine Zeiterfassungssoftware?

Eine Zeiterfassungssoftware hilft den Anwendern, die Zeiten zu erfassen, die sie für bestimmte Arbeitsaufgaben aufwenden.

«Zeit ist Geld!». Oftmals wissen Sie aber gar nicht, wie sie die wertvollen Minuten innerhalb eines Arbeitstages verbringen. Könnte ja sein, dass Sie und Ihre Mitarbeitenden zu viel Zeit mit unwichtigen Aufgaben und zu wenig Zeit mit den wirklich wichtigen Dingen verbringen.

Eine Zeiterfassungssoftware kann Ihnen helfen, einen tieferen Einblick in ihre tägliche Arbeit zu bekommen und gleichzeitig Ihre wertvolle Zeit nutzbringender zu verwalten und Ihre Produktivität deutlich zu steigern.

Funktionen einer Zeiterfassungssoftware

Die Hauptfunktion der Zeiterfassungssoftware besteht natürlich darin, Ihre und die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden detailliert zu protokollieren und zu messen.

Weiter kann Ihnen die Software helfen, die An- und Abwesenheiten der Mitarbeitenden zu verfolgen, was ohnehin gesetzlich notwendig ist, die erfassten Zeiten anschliessend nach Zeiteinheiten, nach Kunden und Projekten, nach Mitarbeitenden und vielen anderen Kriterien auszuwerten und daraus Verbesserungsmassnahmen für die Steigerung von Effizienz und Produktivität abzuleiten. Die in der Software vorhandenen Zusatzfunktionen hängen stark von der Art der Zeiterfassungssoftware ab. Die eigentlich Zeiterfassung selbst ist als Kern jedoch immer inbegriffen.

Wer nutzt eine Zeiterfassungssoftware?

Eine Zeiterfassungssoftware richtet sich vor allem an folgende Berufe und Organisationen:

  • Freelancer, Berater, Agenturen und andere freie Berufe, welche primär auf Stundenbasis arbeiten. Sie nutzen die Zeiterfassungssoftware meist, um ihren Kunden eine detaillierte Rechnung stellen zu können.
  • Angestellte Mitarbeitende gewinnen mit der Zeiterfassung einen Überblick über ihre geleisteten Arbeitsstunden, meist auch über ihr Freizeit- und Ferienguthaben und sind dazu in der Lage, ihre vertraglich zugesicherte Arbeitszeit zu kontrollieren. Dasselbe gilt natürlich auch für die andere Vertragspartei im Arbeitsvertrag, den Arbeitgeber.
  • Organisationen, die staatliche Gelder oder Spendengelder erhalten verfolgen mit der Zeiterfassungssoftware ihre Arbeitszeiten, damit sie jederzeit darüber Rechenschaft ablegen können. Zur gleichen Kategorie zählen wir auch Vereine und Verbände.
  • Unternehmer und Führungskräfte setzen die Zeiterfassungssoftware ein, um über deren Auswertungen das Geschäft zu steuern und zu optimieren.

Für welche konkreten Aufgaben kann man Zeiterfassung einsetzen?

Sinnvollerweise wird eine sogenannte «Vollzeit-Erfassung» der Arbeitszeit durchgeführt. In diesem Fall werden folgende «Zeitverbraucher» in der Zeiterfassung erfasst:

  • jegliche Arbeitszeiten, egal ob abrechenbar oder nicht
  • Ausbildungs- und Weiterbildungszeiten
  • Ferien und arbeitsfreie Frei-Tage
  • Abwesenheiten wie Militärdienst, Zivilschutz etc.
  • ev. auch die Pausen und Arbeitsunterbrüche während eines Tages

Mit Hilfe der Zeiterfassung beginnen Sie genau zu verstehen, wie Sie Ihren Arbeitstag verbringen, so dass Sie Änderungen an den täglichen Gewohnheiten vornehmen, den Arbeitstag besser organisieren und dadurch mehr Produktivität – und auch Freizeit – gewinnen können.

Was ist der Nutzen einer Zeiterfassungssoftware?

Wer seine Arbeitszeiten nicht erfasst und gelegentlich auswertet, der weiss nicht wirklich, wofür er seine kostbare Zeit konkret einsetzt. Die Zeiterfassungssoftware hilft Ihnen unter anderen dabei:

  • sich besser und produktiver zu organisieren
  • Ihre Arbeitszeit gezielter und wirkungsvoller einzusetzen
  • mehr Dinge in weniger Zeit zu erledigen
  • Ablenkungen zu minimieren
  • Aufgaben und Projekte transparent zu machen

Unternehmen und andere Organisationen profitieren beim Einsatz einer Zeiterfassungssoftware oft durch zusätzliche Funktionen wie weitgehend automatisierte Rechnungsstellung, durch vielfältige Auswertungen und Analysen und durch eine vollumfängliche Protokollierung der Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden.

Die häufigsten Probleme bei fehlender Zeiterfassung

Welches sind die häufigsten Symptome, wenn eine Zeiterfassung fehlt?

  • schlechte Planung
  • falsche Prioritätensetzung
  • tiefe Produktivität und viele Ablenkungen
  • Unterschätzen des Aufwands von Projekten und einzelner Aufgaben
  • Hinauszögern von Arbeiten bis zur letzten Minute, was sich meist durch schlechte Qualität der Ergebnisse zeigt
  • zu lange Arbeitstage mit zu wenig Resultaten
  • und viele mehr

Warum eine Zeiterfassungssoftware verwenden?

Wenn Sie mit dem Konzept der Zeiterfassung noch nicht vertraut sind und sich deren Nutzen noch nicht plastisch vorstellen können, kann die ganze Idee durchaus ein wenig einschüchternd wirken. Schliesslich klingt die Zeiterfassung, die Sie für jede Aktivität innerhalb eines Arbeitstages aufwenden müssen, nicht gerade nach einer gewinnbringenden Tätigkeit.

Ausserdem müssen Sie eine weitere Software in Betrieb nehmen, also sieht es eigentlich mehr nach Zeitverschwendung aus. Doch es gibt viele Vorteile, warum Sie eine Zeiterfassungssoftware verwenden sollten.

Sie sparen direkt wertvolle Zeit: Der eigentliche Zweck des Einsatzes einer Zeiterfassungssoftware ist es, Zeit zu sparen und nicht, Zeit zu verschwenden. Mit einer Software für Zeiterfassung gewinnen Sie einen tieferen Einblick in Ihre täglichen Aktivitäten, so dass Sie genau feststellen können:

  • wie viel Zeit Sie für Ihre (wichtigen) Aufgaben verwenden
  • wie viel Zeit Sie mit «Aufschieberitis» verschwenden
  • wie lange Sie mit Ablenkungen verbringen

Und, sobald Sie alles das transparent und offen vor sich liegen haben, können Sie beginnen, Ihre Gewohnheiten dahingehend zu ändern, dass Sie künftig mehr aus Ihrer wertvollen Arbeitszeit herausholen können.

Sie fördern Teamwork und einen motivierenden «Arbeitsflow»: Wenn Sie an einem (grossen) Projekt arbeiten, kann es schwierig werden, alle die Zeiten zu kennen, die Teammitglieder für ihre Aufgaben aufwenden. Wissen Sie zum Beispiel:

  • Wie viel Zeit verbringt jedes Teammitglied mit verrechenbarer und produktiver Arbeit, und wie viel davon nicht?
  • Arbeitet jedes Teammitglied einfach stur an seinem Zeitplan oder gibt es etwas anderes, das sie ausbremst?

Mit einer Zeiterfassungssoftware können diese Fragen in wenigen Minuten beantwortet werden. Der Projektleiter kann die Teammitglieder ausfindig machen, die Probleme mit der fristgerechten Erledigung ihrer Aufgaben haben. Ausserdem können die Teammitglieder besser performen, da sie sich auf ihre Aufgaben und Ergebnisse konzentrieren können und damit eindeutig motivierter arbeiten.

Sie bekommen eine genauere Zeitplanung: Zeiterfassungssoftware kann sekundengenau beantworten, wie Sie Ihre Arbeitszeit verbringen. Sobald Sie wissen, wie lange Sie für die Erledigung einer Aufgabe brauchen, können Sie daran arbeiten, Ihre Zeit besser zu organisieren. Sie erstellen realistischer Zeitpläne, arbeiten auch deutlich schneller, erzielen bessere Arbeitsergebnisse und gewinnen am Ende sogar mehr Freizeit.

Sie bekommen ein besseres Gespür für Rentabilität: Zahlt sich Ihre Arbeit aus? Oder müssen Sie Ihre Preise erhöhen? Mit der Zeiterfassung haben Sie einen besseren Überblick darüber, wie viel Zeit Sie für ein Projekt aufgewendet haben und wie viel Geld Sie dabei verdient haben. Vielleicht haben Sie zu viel Zeit mit Aufgaben verbracht, die sich nicht auszahlen, und zu wenig Zeit mit profitablen Projekten. Wenn das der Fall ist, kann Ihnen eine Zeiterfassungssoftware helfen, dies zu bemerken, damit Sie bessere Prioritäten setzen und bessere Schätzungen für zukünftige Projekte erstellen können.

Typen von Zeiterfassungssoftware

Wir unterscheiden grundsätzlich folgende Typen von Zeiterfassungssoftware:

Zeiterfassung mit «Stechuhr»: Dabei handelt es sich um eine Software für Zeiterfassung, welche mit einer physischen Uhr, einer Stechuhr kombiniert ist. Arbeitnehmende registrieren sich bei dieser Uhr bei Arbeitsbeginn und Arbeitsschluss. Die Software in der Uhr kümmert sich um die Erfassung der Arbeitszeit und kontrolliert diese. Diesen Typ an Zeiterfassung findet man noch in der Industrie und gelegentlich in Handwerks- und Gewerbebetrieben.

Einfache Zeiterfassungssoftware: Sie erlaubt im Prinzip nur die Erfassung der Arbeitszeit je Mitarbeitenden. Eine Excel-Tabelle mit dem gleichen Zweck zählen wir hier auch mit dazu.

Spezialisierte Zeiterfassungssoftware: Sie kümmert sich im Kern um die Zeiterfassung, beinhaltet aber zusätzlich zahlreiche Zusatzfunktionen, die die Arbeitszeiten- und Ferienkontrolle erlauben, die detaillierte Auswertung aller Arbeitszeiten mit Hinweisen auf Produktivität und Rentabilität und vieles mehr. Im Idealfall erlaubt sie es, die Zeiten auf Projekte, Mandate und Aufgaben zu verteilen und damit weiter zu strukturieren und auszuwerten. prolesFree und proles gehören in diese Kategorie. Sie unterscheiden sich bloss durch ihren Funktionsumfang.

Software für Zeiterfassung integriert in eine Projektmanagement-Software: Oftmals verfügen Softwarelösungen für das Projektmanagement auch über eine begleitende Zeiterfassung. Diese ist dann allerdings mehr Mittel zum Zweck und wird nie die Funktionstiefe aufweisen, wie eine spezialisierte Zeiterfassungssoftware. Meist eignet sie sich dann auch nicht gut für die Kontrolle der Arbeitsverhältnisse mit den Mitarbeitenden und taugt daher nur beschränkt als Tool zur Erfüllung der gesetzlichen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.

Software für Zeiterfassung als Bestandteil eines ERP-Systems: Bei grossen Enterprise Softwarelösungen und bei integrierten ERPs wird gelegentlich auch eine Zeiterfassung mit eingebaut. Als echte Zeiterfassung taugt sie aber meist wenig.

Steht in Ihrer Organisation also die Zeiterfassung im Fokus einer gesuchten Lösung, so empfiehlt sich im jedem Fall eine «echte» Zeiterfassungssoftware. Ob eine einfache Lösung genügt, oder ob Sie doch besser gleich eine spezialisierte und professionelle Software einführen sollten, hängt von Ihren konkreten Anforderungen ab.

Da es in der Zwischenzeit jedoch bereits voll funktionstüchtige und praktisch erprobte kostenlose Lösungen im professionellen Bereich gibt, wie beispielsweise prolesFree, macht es die Entscheidung sicherlich einfacher.

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