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11 eMail-Regeln für effektives Zeitmanagement und hohe Arbeitsqualität

Simon Grenacher
Mittwoch, 29. Mai 2019

In meinen drei letzten Blogbeiträgen habe ich mich intensiv mit gutem und richtigem Zeitmanagement beschäftigt. Was gilt es zu tun, was gilt es zu vermeiden und welche Tipps und Tricks helfen uns, unser Zeitmanagement möglichst effizient und wirkungsvoll zu gestalten.

In diesem Beitrag will ich mich dezidiert mit einem der Kern-Erfolgsfaktoren für erfolgreiches Zeitmanagement beschäftigen - der eMail.

eMails sind in unserem Büroalltag zur «Massenware» geworden. Sie sind – wenigstens in unserer Wahrnehmung – gratis und dementsprechend nutzen wir sie auch extensiv. Allerdings bergen sie zwei prinzipielle Risiken, über die wir immer wieder stolpern und, die uns immer wieder das Leben schwer machen.

  • 1. eMails fressen extrem viel Zeit und lenken uns häufig über Gebühr von der eigentlichen Arbeit ab. Mit den Ergebnissen, dass wir weniger erledigen und gleichzeitig auch die Qualität unserer Arbeit sinkt.
  • 2. eMails sind geradezu dafür prädestiniert, Missverständnisse zu schaffen und damit eine gute Kommunikation im und ausserhalb unseres Unternehmens zu untergraben.

Die folgenden 11 einfachen Regeln helfen uns – wenn wir uns daranhalten – beide Risiken massiv zu minimieren.

Regel 1: Den richtigen Informationskanal wählen

Bevor Sie eine eMail senden, sollten Sie sich zuerst fragen, ob diese überhaupt das richtige Medium ist. Wäre es nicht vielleicht schneller, klarer, sympathischer, aufmerksamer oder sogar effizienter anzurufen oder ein Meeting zu vereinbaren?

Vor allem im Wechselspiel zwischen Effizienz und Emotionalität kann die eMail sogar richtig schlechte Karten haben. Streitigkeiten z.B. klärt man im persönlichen Gespräch, nie mit einer Mail und schon gar nicht mit dem «CC-Feld: An Alle». Auch schwierige und komplexe Entscheidungen können bestenfalls über elektronische Medien vorbereitet, keinesfalls aber abschliessend getroffen werden.

Es gilt also: Je komplexer die Situation, desto weniger eignet sich eine eMail als alleiniges Mittel.

Da eMails schriftlich sind und die Gefühlslage des Senders und Empfängers nur bruchstückhaft rüberbringen können, sind sie auch nur für einfache Situationen zu empfehlen. Wenn es komplex wird, sollte der Versand der reinen Information mittels eMail daher unbedingt von Erklärungen per Telefon oder einem persönlichen Gespräch begleitet und ergänzt werden.

Dennoch, die vielen Vorteile der Online-Kommunikation mittels eMail sind unbestreitbar. An erster Stelle steht die asynchrone Kommunikation: Ich schreibe meine Mail, wenn ich dazu die Zeit habe, mein Empfänger liest sie und beschäftigt sich damit, wenn er wiederum Zeit hat und beantwortet sie in der geringst möglichen Zeitspanne. Im Gegensatz zum Telefonat wird der Empfänger nicht gestört und kann seine Antwort in Ruhe vorbereiten und schreiben. Eine Win-Win-Situation für alle.

Regel 2: Rufen Sie morgens nicht sofort Ihre eMails ab

Rufen Sie zu Beginn Ihres Arbeitstages gleich Ihre eMails ab, dann ist die Gefahr gross, dass Sie sich darin verlieren. Sie springen von einer eMail und von einer Aufgabe zur anderen. Und auf einmal ist es schon 10 Uhr, und noch nichts ist wirklich getan. Beginnen Sie Ihren Arbeitstag besser mit der wichtigsten Aufgabe des Tages. Erst wenn Sie diese erledigt haben, rufen Sie die Mails ab.

Generell gilt: Reservieren Sie sich spezifische Zeitfenster für die Bearbeitung von eMails (und halten Sie sich daran).

Regel 3: Aufmerksamkeit durch sorgfältig gewählten Betreff

Die Aufmerksamkeit des eMail Empfängers hängt fast ausschliesslich von der Qualität der Betreffzeile ab. Widmen Sie dieser daher höchste Beachtung und formulieren Sie immer einen «treffenden Betreff».

Absolut unmöglich sind z.B. eMails, deren Betreffzeilen durch das Hinzufügen zahlloser «AW»-Einträge erkennen lassen, dass Sie jedes Mal einfach auf eine alte Mail des Absenders klicken und dann gleich losschreiben. Die unausgesprochene Reaktion des Empfängers wird wahrscheinlich lauten: «Wenn Sie sich nicht die Mühe machen, mir eine verständliche Betreffzeile zu schicken, mache ich mir nicht die Mühe, Ihre Mail zu lesen – geschweige denn zu beantworten».

Der Empfänger der eMail sollte aus dem Betreff bereits (grob) erkennen können, worum es geht und so seine Aufmerksamkeit gewinnen. Selbstredend sind irreführende Betreffzeilen unbedingt zu vermeiden.

Regel 4: Kurz und bündig, gleichzeitig anschaulich und informativ

Im Idealfall kann der Empfänger der Mail mit Hilfe der Betreffzeile bereits entscheiden, ob und was die Mail mit ihm zu tun hat. Muss sie sofort gelesen und beantwortet werden, kann sie später in Ruhe bearbeitet oder mit sogar gutem Gewissen direkt gelöscht werden? Das wäre natürlich die effizienteste «Bearbeitung» der eMail ;-).

Nach dem Lesen der Betreffzeile wird die Mail geöffnet. Rasch sollte erkennbar sein, worum es in der Mail geht und wie die Informationen gegliedert sind. Denken Sie daran, dass im professionellen Umfeld viele Empfänger Ihre Mail nicht im HTML-Format, sondern in der Nur-Text-Darstellung öffnen. Damit gehen Formatierungen wie Fettdruck, verschiedene Schriftzeichen, Aufzählungszeichen und dergleichen verloren. Arbeiten Sie mit einer klaren und eindeutigen Sprache und gliedern Sie den Text durch Absätze an den richtigen Stellen.

Verwenden Sie Überschriften, um den Inhalt längerer Texte klar zu strukturieren. Dieses Hilfsmittel vereinfacht die Aufnahme der Information erheblich. Wenn Sie konkrete Reaktionen des Empfängers erwarten, teilen Sie ihm das auch unmissverständlich mit. Bis zu welchem Termin erwarten Sie welche (Re)Aktionen?

Regel 5: Für jedes Thema eine separate eMail

Viele Mail-Anwender verwenden ihr Postfach auch zur einfachen Aufgabenorganisation. Bekommen sie für jedes Thema eine separate Nachricht, können sie auf diese Weise einzelne Mails bearbeiten, die darin enthaltenen Aufgaben erledigen und ihr eigenes «To Do» im Anschluss löschen oder es weiterleiten. Das erleichtert ihre tägliche Arbeit massiv und kompensiert die grössere Zahl an Einzel-Mails bei weitem.

Weiter kommt hinzu, dass eventuell wichtige Themen weniger «verschüttet» werden können. Befrachten Sie nämlich Ihre Mails mit zu vielen Themen, so besteht durchaus die Gefahr, dass das eine oder andere auf der Strecke bleibt. Vielleicht wurde es zwar gelesen und aufgenommen, später aber dann wieder vergessen.

Ein Thema pro eMail verbessert also in jedem Fall das Handling Ihrer Mails für den Empfänger um Faktoren.

Regel 6: Schreiben Sie mindestens so förmlich, wie Sie vom Empfänger selbst angeschrieben wurden (oder angeschrieben werden wollen)

Achten Sie auf einen Schreibstil, der dem Sinn der Mail und dem Verhältnis zum Empfänger entspricht. Hierzu gehört insbesondere eine höfliche Anrede, die den Gepflogenheiten Ihrer Branche, Ihres Sprachraums etc. entspricht. So lautet im Deutschen eine valable Anrede immer noch «Sehr geehrte Damen und Herren».

Wenn Sie in regelmässigem Informationsaustausch mit einer Person – etwa einem Kunden – stehen und dieser durch seinen Schreibstil erkennen lässt, dass er einen kurzen und formlosen Ton bevorzugt, können Sie ebenfalls dazu übergehen. Aber nicht vorher.

Es gilt die eiserne Faustregel: Schreiben Sie mindestens so förmlich, wie Sie vom Empfänger selbst angeschrieben wurden.

Die Informationen zum Absender sind im Normalfall durch die Signatur Ihres Unternehmens vorgegeben. Arbeiten Sie mit Dateianhängen, achten Sie darauf, dass diese in einem allgemein lesbaren Format vorliegen und, dass der Empfänger genau weiss, was er damit tun soll. Das am weitesten verbreitete, und wohl auch am besten für den Austausch von Information auf elektronischem Weg geeignete Format, ist die PDF-Datei. Hier kann der Inhalt zur Kenntnis genommen, gedruckt und kommentiert werden.

Bei grösseren Dateien ist es oftmals sinnvoller, sie an einem zentralen Speicherort oder in der Cloud zu speichern und nur Links dazu zu verschicken. Das spart zum einen Datenverkehr, beschleunigt andererseits den Zugriff und erlaubt darüber hinaus eine genaue Vergabe von Nutzungsrechten.

Regel 7: Verwenden Sie das «CC-Feld» sparsam

Sie sollten nur dann Empfänger auf CC nehmen, wenn es wirklich unabdingbar ist oder Sie durch entsprechende Dokumentationsvorschriften (oder den Chef ;-)) dazu gezwungen sind. Ansonsten wenden Sie sich besser mit einer gesonderten Mail an die CC-Empfänger und teilen Ihnen (am besten bereits im Betreff) genau mit, was sie mit der Mail zu tun haben. Vielerorts ist es leider zur Angewohnheit geworden, überflüssige CC-Mails zu versenden und im gleichen Augenblick davon auszugehen, dass die Empfänger sich angesprochen und zur detaillierten Kenntnisnahme verpflichtet sehen.

Im Zweifel sollte der Empfänger alle CC-Mails als ungelesen löschen können, ohne dadurch Schaden zu verursachen oder zu erleiden. Denken Sie vor dem Weiterleiten von Mails auch über die Wahrung der Privatsphäre des Absenders nach und leiten Sie nur den Teil der Nachricht weiter, der auch für den neuen Empfänger relevant ist.

Das «BCC-Feld» sollten Sie übrigens gar nie verwenden. Oder höchstens dann, wenn Sie die Mailadressen einiger Empfänger aus Datenschutzgründen nicht preisgeben wollen oder dürfen.

Regel 8: Die Bearbeitung des Posteingangs mit dem AHA-System

Wenden Sie das AHA-System an. AHA = Abfall – Handeln – Ablage. Bei jedem Blick in Ihren Posteingang entscheiden Sie sofort darüber, was Sie mit der jeweiligen Mail tun wollen:

  • Sie löschen die Mail sofort und legen Sie damit in den Abfall;
  • Sie handeln sofort und bearbeiten die Mail sogleich;
  • Oder Sie entscheiden, die Mail später zu bearbeiten und verschieben Sie dazu in die Ablage.

Dadurch kommen Sie zwangsläufig zu einer effektiven Bearbeitung aller eingegangenen Mails. Im Laufe der Zeit werden Ihre Entscheidungen durch die Übung immer schneller und besser und Sie gewinnen zunehmend an Zeit.

Damit dieses System funktioniert, benötigen Sie natürlich eine entsprechende Ablagestruktur. Dazu gleich in Regel 9 mehr.

Das AHA-System konsequent angewandt, führt übrigens dazu, dass Ihr Posteingang abends leer sein sollte! Allein das ist schon ein tolles Gefühl. Und, es führt weiter dazu, dass Sie jede neue eMail nur einmal «angreifen» müssen.

Regel 9: Schaffen Sie ein Ordnerstruktur für die Ablage von Mails

Um eMails schnell und unkompliziert für die spätere Bearbeitung ablegen zu können, benötigen Sie eine zu Ihrem Aufgabengebiet passende Ablagestruktur. Erstellen Sie mehrere Unterordner mit aussagekräftigen Namen in Ihrem Posteingang. Neben einer Unterteilung in verschiedene laufende Projekte, können Sie die Unterordner auch nach Ihren Zuständigkeitsbereichen unterscheiden. Ausserdem sollten Sie unbedingt einen Zwischenspeicher zur zeitnahen Bearbeitung anlegen.

Der Posteingang direkt eignet sich schlecht als Ablageort. Oder nehmen Sie zu Hause Ihre Post aus dem Briefkasten, schauen Sie durch und legen Sie sie anschliessend wieder in den Briefkasten zurück?

Angesichts immer besserer Suchmöglichkeiten in eMail-Programmen brauchen Sie möglicherweise nur ganz wenige oder vielleicht sogar nur einen einzigen Ablageordner. Das schnelle Finden läuft dann über die Suchfunktion.

Regel 10: Nutzung von Regeln zur automatischen Vorsortierung und Kennzeichnung einkommender eMails

In den meisten eMail-Programmen können Sie Regeln für die automatische Verarbeitung von eMails anlegen. Ausser einer Weiterleitung können Sie auch das Verschieben in einen Ordner veranlassen, automatische Antworten generieren (am bekanntesten ist sicherlich der Abwesenheits-Meldung) und vieles mehr.

Durch entsprechende Regeln werden Mails automatisch in die gewünschten Unterverzeichnisse verschoben. Die Kennzeichnung als ungelesen bleibt dabei erhalten. Wenn Sie z.B. andere Projektmitarbeiter bitten, Mails mit Bezug zum Projekt im Betreff mit dem Projektnamen zu kennzeichnen, können Sie sie automatisch in die Projektverzeichnisse weiterleiten lassen, ohne dies manuell tun zu müssen.

Des weiteren lassen sich in den meisten eMail-Programmen Nachrichten zur Nachverfolgung kennzeichnen. Wenn das Lesen und Bearbeiten einer Mail also länger als wenige Minuten dauert und die Bearbeitung nicht direkt erledigt werden kann, kennzeichnen Sie die Nachricht zur Nachverfolgung. Da ohnehin viele Nutzer ihren Posteingang als Aufgabenliste verwenden, verfolgen Sie damit gleich mehrere Zielsetzungen. Bei der Kennzeichnung legen Sie zusätzlich eine Erinnerungsaufgabe an, damit Sie die wichtige Aufgabe später auch ja nicht vergessen.

Regel 11: Ein schnelles Medium verlangt nach einer schnellen Antwort

Der grösste Vorteil von eMails ist die hohe Geschwindigkeit, mit der sich Informationen versenden und austauschen lassen. Im geschäftlichen Umfeld sollten daher persönlich adressierte Mails in jedem Fall innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden. Sollte die Bearbeitung längere Zeit in Anspruch nehmen, teilen Sie dem Absender die Zeit bis zur Antwort mit und halten Sie diese Zusage ein. Es gibt kaum einen besseren Beleg für Ihre Zuverlässigkeit und Professionalität als die Verlässlichkeit in Sachen eMail-Erreichbarkeit.

Fazit

Hohe Arbeitsbelastung und Schwierigkeiten im Umgang mit eMails werden per se nicht durch das Medium selbst verursacht. Vielmehr ist es der oft wenig professionelle oder unüberlegte Umgang mit den technischen Möglichkeiten, der zum gefühlten Stress führt. Meine oben erläuterten Regeln sollen daher helfen, die Nutzung von eMails für den geschäftlichen Alltag effizienter, effektiver und damit weniger stressfrei zu gestalten.

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