Die QR-Rechnung steht vor der Tür. Mit proles sind Sie voll dabei.

Die in der Schweiz zur Zahlung von Rechnungen verwendeten roten und orangen Einzahlungsscheine wurden vor fast zwanzig Jahren eingeführt und sind mittlerweile in die Jahre gekommen. Sie genügen insbesondere den modernen Anforderungen an eine volldigitale Verarbeitung nicht mehr und werden daher auf Mitte des nächsten Jahres durch neue Einzahlungsscheine mit einem sogenannten Swiss QR-Code ersetzt.

Obwohl die alten Einzahlungsscheine vorderhand weiterverwendet werden können, die neuen QR-Rechnungen müssen definitiv ab dem 30. Juni 2020 von jedem Rechnungsempfänger – also auch von Ihrem Unternehmen – entgegengenommen und verarbeitet werden können.

Höchste Zeit also, sich darauf vorzubereiten. Nachfolgend fasse ich zusammen, was Sie als Dienstleistungsunternehmen dazu wissen müssen.

Der QR-Code als Herzstück der neuen QR-Rechnung

Die QR-Rechnung wird auf dem Zahlteil mit einem sogenannten QR-Code versehen. Im Zentrum dieses Codes befindet sich ein kleines Schweizerkreuz. Wir sprechen daher vom Swiss QR-Code.

«QR» steht für «Quick Response» – also für «schnelle Antwort». Es ist ein zweidimensionaler Code, welcher bereits in den 90er-Jahren entwickelt wurde. Interessierte finden hier allgemeine Informationen zum QR-Code.

Der auf der neuen QR-Rechnung verwendete QR-Code ist ein elektronisch lesbarer Code, der alle Zahlungsinformationen enthält. Also den Zahlungsempfänger mit seiner Konto-Nummer, eine Referenz auf die dazugehörige Rechnung des Rechnungsstellers, detaillierte Zusatzinformationen, die Währung Schweizer Franken oder Euro und den Betrag sowie Name und Adresse des Zahlenden.

Rechnungssteller, welche mit dem QR-Code arbeiten wollen, müssen diesen ab dem 30.06.2020 mittels ihrer Fakturierungssoftware auf ihre Rechnungen drucken können. Die Software codiert zu diesem Zweck die oben aufgeführten Zahlungsinformationen in den QR-Code und druckt ihn auf die Rechnung. Wird die Rechnung auf Papier gedruckt, so sind keine vorgedruckten Formulare mehr notwendig. Es kann schwarz auf weiss auf ein leeres Blatt Papier gedruckt werden. Wird die Rechnung elektronisch (z.B. via eMail) versendet, so wird in der Regel ein pdf-Dokument mit QR-Code generiert werden.

Rechnungsempfänger, welche den QR-Code ab dem 30.06.2020 im Sinne seiner Verwendung automatisch verarbeiten wollen, müssen diesen mittels eines Lesegeräts (Scanner, Smartphone etc.) einlesen können. Ihre Kreditorensoftware muss weiter dazu in der Lage sein, die dort codierten Informationen automatisch zu verarbeiten.

Wer also vollumfänglich vom digitalen und weitgehend automatisierten Zahlungsverkehr profitieren will, muss die neuen QR-Rechnungen sowohl erstellen als auch lesen und verarbeiten können. Für Beides braucht er eine dazu fähige Software.

Wie sieht die QR-Rechnung aus?

Die QR-Rechnung sieht grundsätzlich gleich aus, wie eine heutige Rechnung mit einem orangen Einzahlungsschein. Der obere Teil der Rechnung entspricht der «eigentlichen Rechnung» mit allen Angaben zu den in Rechnung gestellten Produkten und/oder Dienstleistungen. Im unteren Teil sind der Empfangsschein und der Zahlteil angefügt. Diese beiden Teile ersetzen damit den bisherigen Einzahlungsschein.

Perforationspflicht: Wird die QR-Rechnung auf Papier ausgedruckt und so an den Kunden geschickt, so müssen der Empfangsschein und der Zahlteil (wie heute auch) mit einer Perforation zum einfachen Abtrennen versehen sein. Wird die QR-Rechnung als pdf-Dokument verschickt, so genügt (logischerweise) ein «Scherensymbol». Diese – umstrittene – Perforationspflicht soll sicherstellen, dass auch QR-Rechnungen einfach herkömmlich (also z.B. am Postschalter) bezahlt werden können.

Der neue «Einzahlungsschein» einer QR-Rechnung mit Empfangsschein und Zahlteil.

Tipp: Künftig kann also der QR-Code direkt von der Software schwarz/weiss auf die Rechnung aufgedruckt werden, trotzdem braucht es bei der gedruckten Rechnung nach wie vor eine Perforation, so dass weiterhin Rechnungsformulare verwendet werden müssen. Wer dem künftig aus dem Weg gehen will, sollte ganz auf den elektronischen Versand seiner Rechnungen umstellen. Eine bequeme Funktion, die auch proles unterstützt. Lesen Sie dazu den Beitrag von Christian Königsdorfer «Rechnungsstellung - Fakturversand per eMail».

Empfangsschein und Zahlteil: Der ehemalige Einzahlungsschein wird vom Empfangsschein und vom Zahlteil ersetzt. Beide Teilen können entweder direkt in die Rechnung integriert werden oder, sie können auf einem eigenen Blatt Papier (physisch oder elektronisch) «aufgedruckt» sein.

Der Zahlteil der QR-Rechnung besteht aus dem digitalen Element des QR-Codes und aus dem analogen Element, den im Klartext lesbaren Zahlungsinformationen. Den Empfangsschein braucht es als «Beleg» für die manuelle Zahlung.

Weiterführende Informationen zur QR-Rechnung finden Sie unter www.qr-rechnung.ch.

Die QR-Rechnung funktioniert auch manuell und analog

Die QR-Rechnung kommt am 30. Juni 2020 definitiv. Während einer Übergangszeit werden die alten orangen und roten Einzahlungsscheine weiterhin gültig bleiben. Wie lange diese Übergangsfrist dauert, ist offen. Noch gib es kein kommuniziertes «Sterbedatum» für die alten Einzahlungsscheine. Wer allerdings nicht eines Tages auf dem linken Fuss erwischt werden will, tut gut daran, die Umstellung rasch an die Hand zu nehmen.

Dennoch, auch die neue QR-Rechnung wird weiterhin (und auf unbestimmte Zeit) manuell verarbeitet werden können. Da alle im QR-Code codierten Zahlungsinformationen auch im Klartext aufgedruckt sind, steht einer Zahlung am Postschalter nichts im Wege. Dort wird dann auch der Empfangsschein wie seit jeher abgestempelt werden können.

Hinweis: Die volldigitale und – später auch – vollautomatisierte Verarbeitung von Kreditorenrechnungen ist selbstredend aber nur möglich, wenn der QR-Code softwaremässig erstellt und gelesen/verarbeitet werden kann. Nur dann bekommt man den ganzen «Segen» und Nutzen der Digitalisierung mit Effizienzsteigerung und Fehlerquote 0% zu spüren.

Die Vorteile der QR-Rechnung im Überblick

Das sind Ihre Vorteile als Rechnungssteller:

Rechnungsstellung in Franken und neu auch in Euro.
Vereinfachter Zahlungsabgleich, weniger manueller Aufwand.
Elektronische Übermittlung von allen Zahlungsinformationen. Idealerweise kombinieren Sie daher die Einführung der QR-Rechnung auch gleich mit dem vollelektronischen Versand Ihrer Rechnungen und einer entsprechenden Archivierung. So können Sie künftig auf das Ausdrucken und Ablegen aller Ihrer Debitorenrechnungen ganz verzichten. Damit sparen Sie Zeit und viel, viel Papier!

Das sind Ihre Vorteile als Rechnungsempfänger:

Vereinfachte Rechnungsverarbeitung: Ein QR-Code für alle Zahlungsarten und Zahlungsreferenzen. Einfache und sichere Erfassung der Zahlungsdaten im Swiss QR-Code durch Lesegeräte und Smartphones.
Alle Zahlungsinformationen integriert im Swiss QR-Code: Erhöhung der Automatisierung beim Kreditorenprozess. Verbesserte Datenqualität dank mehr und präziseren Informationen in standardisierter Form.
Weniger Fehler beim Einlesen: Die Möglichkeit, alle zahlungsrelevanten Daten aus dem Swiss QR-Code zu scannen, bietet eine effizientere Zahlungsabwicklung und eliminiert Übernahmefehler.
Spart Zeit und Geld, weil weniger manueller Aufwand: Dank durchgehend automatisierter Zahlungsreferenzen vom Auftraggeber bis zum Empfänger. Der Schritt zur vollautomatischen Zahlung von Lieferantenrechnungen ist nicht mehr gross.
Digital und beleghaft: Die QR-Rechnung unterstützt beides; digitale Zahlungen und Zahlungen auf dem Postweg oder am Postschalter.

Was Sie jetzt tun sollten

Setzen Sie auf eine moderne Software für Dienstleister, am besten gleich proles!

Mit unserer Projektmanagement-Software proles werden Sie pünktlich ab dem 30.06.2020 QR-Rechnungen mit Zahlteil (mit Swiss QR-Code) und Empfangsschein erstellen und drucken können. Darum müssen Sie sich nicht kümmern. Als rein cloud-basierte Lösung werden wir das nötige Update ausserhalb Ihrer Arbeitszeit aufspielen und Sie haben es – wie von Zauberhand – zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung.

Heute schon können Sie mit proles Rechnungen elektronisch via eMail an Ihre Kunden versenden, wie Christian Königsdorfer in einem unserer Blogbeiträge schreibt (Rechnungsstellung - Fakturversand per eMail).

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