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In diesem Blog habe ich schon einige Beiträge über effektives Zeitmanagement (Effektives Zeitmanagement beginnt vor der eigentlichen Arbeit und Effektives Zeitmanagement in der täglichen Praxis), über die Kunst, sich selbst zu führen (Effektives Zeitmanagement oder die Kunst, sich selbst zu führen) oder über einen der grössten Zeitfresser in unserem Büroalltag – das eMail (11 eMail-Regeln für effektives Zeitmanagement und hohe Arbeitsqualität) – geschrieben.
In das gleiche Kapitel gehören die zahlreichen Meetings, die insbesondere in Dienstleistungsunternehmen intern oder extern mit Kunden veranstaltet werden. Wissenschaftler schätzen, dass nahezu 40 Milliarden US-Dollar pro Jahr mit unproduktiven Meetings verschwendet werden. Grund genug, 10 einfach umsetzbare Tipps für produktivere Meetings zu beleuchten.
Deutlich zu viele Meetings sind ineffizient oder ineffektiv – im schlimmsten Falle sogar beides. Doch, was bedeutet das genau?
Mit Effizienz meinen wir das Verhältnis von Input zu Output. Es geht hier darum, mit einem möglichst geringen zeitlichen (und finanziellen) Aufwand ein Maximum an Ergebnissen zu erzielen. Damit das gelingt, müssen Meetings von der Auswahl der Teilnehmer bis zur Agenda gut vorbereitet werden. Dazu später mehr.
Unter dem Gesichtspunkt der Effektivität betrachten wir hingegen, wie sehr uns das Meeting – und die dort beschlossenen Mittel und Massnahmen – letztlich dabei geholfen haben, unser übergeordnetes Ziel zu erreichen. Es geht also um die nachfolgende Wirksamkeit eines Meetings.
Effektivität ist wichtiger als Effizienz! Denn es wäre sinnlos, sich einerseits höchst effizient zu besprechen, andererseits aber überstürzte Entscheidungen zu treffen, die am Ende zu schlechten, vielleicht sogar zu fatalen Fehlentscheiden und Massnahmen führen. Andererseits ist allerdings auch niemandem damit gedient, in effektiven, aber dafür schlecht vorbereiteten und zu lange dauernden Meetings zu sitzen.
Optimal ist ein Mittelweg, bei welchem Effektivität (Wirksamkeit) und Effizienz ideal austariert sind. Das beginnt gleich bei der Frage: Muss es überhaupt ein Meeting sein?
Stellen Sie sich vor, eine klassische Besprechung stände Ihnen gar nicht erst zur Verfügung. Was würden Sie stattdessen tun? Wen müssten Sie mittels eMail ansprechen, mit wem telefonieren, wen wollten Sie persönlich treffen, um eine gewünschte Entscheidung treffen zu können?
Mit Hilfe des obigen Gedankenexperiments führen Sie sich vor Augen, ob ein Meeting mit mehreren Teilnehmern der beste Kommunikationskanal für Ihr Vorhaben ist. Erst wenn alle digitalen Kanäle, ein Vieraugengespräch oder auch ein Arbeitsessen nicht ausreichen, sollten Sie an den grossen Tisch einladen.
Der «grosse Tisch» sollte aber auch nicht zu gross sein. Je mehr Teilnehmer bei einem Meeting mit dabei sind, desto langwieriger und schwieriger wird der Prozess zur Entscheidungsfindung.
Grundsätzlich habe nur zwei Sorten von Leuten an einem Meeting etwas zu suchen: Diejenigen, welche Relevantes zum Thema beizutragen haben und diejenigen, die es für nötige Entscheidungen braucht. «Jeder kann mitmachen» ist keine Lösung, wird in den Unternehmen aber viel zu oft praktiziert.
Ein Meeting sollte nicht den Charakter einer Informationsveranstaltung bekommen. Wollen Sie gleichzeitig viele Mitarbeitenden informieren, dann sollten Sie besser eine Info-Versammlung einberufen. Dort wird dann weniger diskutiert als vielmehr (im Monolog) informiert.
Business-Besprechungen sind auch nicht der richtige Ort, um Geburtstage zu feiern, «Kaffee und Kuchen» zu geniessen oder auf Jubiläen anzustossen. Der richtige Zeitpunkt hierfür wäre im Anschluss an eine Besprechung oder sogar gleich nach der Arbeitszeit. So kann jeder selbst entscheiden, ob er sich die Zeit für ein informelles Beisammensein nehmen möchte oder eben nicht.
Der Unterschied zwischen Meeting und Socializing sollte klar sein. Ein Meeting ist ein Muss, Socializing eine freiwillige Option.
Bereiten Sie das Meeting inhaltlich vor und versenden Sie die dazu gehörige Agenda sicher 48 Stunden vorher an alle Teilnehmer. Damit wissen alle früh genug, was sie an dem Meeting konkret erwartet und worauf sie sich vorbereiten sollten.
Als Meeting-Organisator hilft Ihnen die Agenda dabei, sich über die Ziele des Meetings im Klaren zu werden. Ausgehend von den Zielen entwickeln Sie Agenda-Punkte, die es zur Erreichung der Ziele notwendigerweise braucht.
Punkte, die zwar wichtig für die Zielerreichung, aber nicht zeitkritisch oder alternativlos sind, erhalten tiefere Priorität. Sie können, falls alle Stricke reissen, auch auf das nächste Meeting verschoben werden.
Anschliessend ordnen Sie die Agenda Punkte wie bei einem mehrgängigen Menü an. Die Vorspeise beginnt mit einem Punkt hoher Priorität, der nicht zu viel Besprechungszeit in Anspruch nimmt.
Die weiteren Punkte sollten nach absteigender Priorität geordnet werden. Überlegen Sie sich im Vorfeld, welche Themen besonders viel Diskussionsstoff liefern und planen Sie nicht mehr als zwei dieser strittigen Punkte pro Meeting ein.
Das Dessert besteht alsdann aus einer kurzen Evaluation. Jede Besprechung braucht ein Resümee, welches die getroffenen Entscheidungen noch einmal festhält und einen Ausblick auf künftige Arbeitsschritte – somit einen Plan – gibt.
Jedes Meeting muss ein klares Ziel verfolgen. Anderenfalls ist es sinnlos. Jeder Teilnehmer muss daher die Ziele und den Zweck des Meetings genau kennen. Spielen Sie nicht mit verdeckten Karten oder eine «hidden Agenda».
Offene Kommunikation spart Zeit und hilft allen Teilnehmern, die vorgebrachten Argumente und Vorschläge jederzeit im Hinblick auf ihren Beitrag zur Zielerreichung und auf ihre Umsetzbarkeit zu prüfen. Damit steigt die Qualität des Meetings signifikant und gleichzeitig fördert es das Vertrauen in Ihrem Unternehmen.
Es ist ratsam, die maximale Dauer des Meetings bereits im Vorfeld klar festzulegen und mit der Agenda an alle zu kommunizieren. Stimmen Sie die Punkte auf Ihrer Agenda mit der Zeitplanung ab. Schätzen Sie ein, wie viel Zeit die einzelnen Themen in Anspruch nehmen werden. Halten Sie sich während des Meetings an Ihren Zeitplan. Fällt Ihnen das schwer, dann machen Sie einen Ihrer pünktlichen und durchsetzungsfähigen Teilnehmer zum Zeitwächter. Brauchen Besprechungen und Entscheidungen dennoch mehr Zeit als geplant, beraumen Sie ein Folgemeeting an.
Neben einer guten Vorbereitung ist die Moderation des Meetings der zentrale Erfolgsfaktor. Auch hier sind Sie als Meeting-Organisator gefordert. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer ihre ungeteilte Aufmerksamkeit auf das Gespräch richten und nicht durch Handy oder Laptop abgelenkt sind. Vielredner müssen in ihre Schranken gewiesen werden. Nebenbei gilt es, Konsens herbeizuführen, thematische Abschweifungen schnell zu unterbinden und dabei stets die Zeit im Blick zu behalten. Die zielführende Moderation eines Meetings ist eine Herausforderung, die Übung und Erfahrung verlangt.
Eröffnen Sie das Meeting mit einem kurzen Resümee der Agenda und der Meeting Ziele. Im Anschluss können alle Teilnehmer ihren Input dazu geben, bevor die eigentliche Besprechung beginnt.
Ruhige Menschen sind meist auch introvertierte Meeting Teilnehmer. Sie locken Sie aus der Reserve, indem Sie sich gezielt ansprechen und nach ihren Erfahrungen und Beiträgen fragen. Vermeiden Sie dabei geschlossene Fragen, die nur mit einem Ja oder Nein zu beantworten sind. Vielredner müssen Sie höflich, aber bestimmt unterbrechen und bitten, auch den anderen Teilnehmern zuzuhören und sich nicht nur auf ihren eigenen Input zu konzentrieren.
Versuchen Sie als Moderator (bei kontroversen Themen) stets einen Konsens zu erzielen. Abstimmungen sind, wenn immer möglich zu vermeiden. Sie produzieren immer auch Verlierer, die sich dann naturgemäss weniger verpflichtet fühlen. Ein Konsens hingegen hilft jedem Teilnehmer, die Entscheidung nachzuvollziehen und für sich selbst zu akzeptieren. Dies schafft die nötige Motivation und Verantwortung für die Umsetzung der getroffenen Massnahmen.
Lässt sich aktuell kein Konsens erzielen, kann es hilfreich sein, das Meeting zu vertagen, das Thema wirken zu lassen und in ein paar Tagen nochmals darauf zurückzukommen.
Meetings erfordern wie alle Kommunikationsmassnahmen im Unternehmen gute Vorbereitung. Effektivität ist dabei das höchste Ziel: Das Ergebnis zählt. Idealerweise lässt sich ein effektives und wirkungsvolles Meeting mit einem effizienten Ablauf verbinden. Überlegen Sie sich trotzdem gleich zu Beginn, ob ein Meeting das geeignete Mittel für Ihren Zweck darstellt. Laden Sie anschliessend nur Leute ein, die einen sinnvollen Beitrag leisten oder eine nötige Entscheidung treffen können. Der Agenda mit Zielen, Besprechungspunkten und einem klaren Zeitplan messen Sie hohe Bedeutung zu und versenden sie mindestens 48 Stunden vor dem Meeting an alle Teilnehmer. Konzentrieren Sie sich während des Meetings auf eine zielführende Moderation und streben Sie wenn möglich Konsens an.
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