Die Jahresarbeitszeit als optimales Modell für Dienstleistungsberufe?

Obwohl ich bereits in zwei Blogbeiträgen ausführlich über die in der Schweiz bekannten Arbeitszeitmodelle – in gesetzlicher und in praktischer Hinsicht – geschrieben habe, will ich mich in diesem Beitrag nochmals fokussiert mit dem Modell der Jahresarbeitszeit (kurz «JAZ») befassen.

Dies aus zwei Gründen:

Erstens eignet sich die JAZ ganz speziell für die Flexibilisierung der Arbeitszeit im Interesse von Arbeitgebern und Arbeitnehmenden («win-win») und;
zweitens passt es speziell auf Dienstleistungsberufe – uns somit auf unsere Kernzielgruppe bei proles ;-).

Um es aber gleich vorwegzunehmen: Das JAZ-Modell lässt sich – wie kaum ein anderes Arbeitszeitmodell – nur mit Hilfe einer sauberen und lückenlosen Zeiterfassung erfolgreich einführen. Diese muss aus Gründen der Praktikabilität ohne Zweifel elektronisch und so geschehen, dass auf der einen Seite die Mitarbeitenden zuverlässig mitmachen – und zwar egal, von wo aus sie arbeiten und, dass auf der anderen Seite deren Chefs die Arbeitszeiterfassungen schnell, einfach und regelmässig kontrollieren können.

Damit versteht sich von selbst, dass ein Unternehmen nur dann die JAZ einführen sollte, wenn es auch über eine professionelle Software für Zeiterfassung – wie beispielsweise proles – verfügt.

Wie funktioniert das JAZ-Modell?

Unternehmen mit JAZ teilen ihren Mitarbeitenden anfangs Jahr mit, wie viele Arbeitsstunden sie zur Erfüllung ihrer vertraglichen Pflicht im gesamten Kalenderjahr (sog. Jahres-Sollstunden) zu leisten haben. Wann sie diese leisten sollen und wollen, wird in einem gewissen Umfang offengelassen.

Am Ende des Jahres sollen die Mitarbeitenden möglichst zielgenau auf die Jahres-Sollstunden zu liegen kommen. D.h. sie sollen weder Plus- noch Minus-Stunden gearbeitet haben. Im Gegensatz zu allen anderen Arbeitszeitmodellen wird aber die Abrechnung nur einmal, eben am Ende eines Kalenderjahres gemacht. Dazwischen gilt Flexibilität – in beide Richtungen.

Mit dem JAZ-Modell soll einerseits Mehrarbeit (Überstunden und Überzeit) ausgeschlossen, andererseits soll sichergestellt werden, dass die Mitarbeitenden auch wirklich immer eine für das Unternehmen produktive Arbeit erledigen können.

Das JAZ-Modell liegt im Interesse vieler Unternehmen. So können sie damit unregelmässig anfallende Arbeit, Arbeitsspitzen aber auch Arbeitsflauten glätten. Und das, ohne Überstunden oder Überzeiten anordnen zu müssen und, ohne andererseits die Mitarbeitenden «Däumchen drehen» zu lassen.

Das JAZ-Modell liegt aber auch im Interesse der Mitarbeitenden. Speziell gut und hoch qualifizierte Arbeitskräfte in Dienstleistungsberufen suchen vermehr Flexibilität in ihrem zeitlichen Einsatz, wollen mal früher nach Hause, später zur Arbeit kommen oder auch einen Tag frei nehmen, ohne diesen gleich mit einem Ferientag abgelten zu müssen. Gleichzeitig wollen sie aber auch mal länger arbeiten und konzentriert ein Projekt abschliessen können.

Arbeitsvertrag ist Vertrag auf «Zeit gegen Geld»

Auch beim JAZ-Modell verpflichtet sich der Arbeitnehmende, seine Arbeitskraft für eine vertraglich vereinbarte Zeit (innerhalb eines Kalenderjahres) zur Verfügung zu stellen. Der Lohn wird somit für den Arbeitseinsatz in Zeit und nicht etwa für ein bestimmtes Arbeitsergebnis bezahlt.

Damit ist logisch, dass bei beiden Vertragsparteien (Arbeitgeber und Arbeitnehmer) das dringende Bedürfnis besteht, die Arbeitszeiten exakt zu verfolgen. Der Arbeitnehmende wird Ende Monat auf seiner Stundenabrechnung genau nachvollziehen wollen, ob er seine Arbeitsleistung erbracht, allenfalls Mehrstunden oder Minderstunden geleistet hat. Der Arbeitgeber seinerseits will laufend wissen, in welchem Umfang er noch freie Arbeitsleistungen seiner Mitarbeitenden zu Verfügung hat und dies in seine Personalplanung einfliessen lassen.

Dies macht in der Praxis – wie eingangs schon bekräftigt – nötig, dass mit einer sauberen Zeiterfassung operiert wird. Anderenfalls läuft die Jahresarbeitszeit komplett aus dem Ruder und endet in einem Desaster, statt in einer win-win-Lösung für alle.

Kommt hinzu, dass das Arbeitsgesetz in Artikel 45 eine detaillierte und lückenlose Zeiterfassung verlangt und, dass sich auch das JAZ-Modell an zwingende Vorschriften zum Gesundheitsschutz von Arbeitnehmenden halten muss. Dazu gehören z.B. Höchstarbeitszeiten, Pausenregelungen oder die Verbote von Nacht- und Sonntagsarbeit etc.

Weiter muss klar sein, dass Unternehmen zwar Mehrarbeit ihrer Arbeitnehmenden in Freizeit oder Lohnzuschläge kompensieren müssen, andererseits aber Arbeitnehmende bei zeitlicher Minderarbeit (z.B. bei Auftragsflaute) nicht auf Lohn verzichten müssen. Sie bekommen auch dann ihren vollen Lohn, wenn sie mit dem Einverständnis des Arbeitgebers nicht die volle Sollzeit gearbeitet haben.

Ampelsystem mit Bandbreiten

Das JAZ-Modell ist darauf ausgelegt, dass es während eines Jahres zu Schwankungen kommt. Auf der einen Seite kann der Mitarbeitende mit seiner Arbeitszeit im Plus sein (also mehr Stunden gearbeitet haben als sollmässig verlangt), auf der anderen Seite kann er im Minus sein (d.h. er hat weniger gearbeitet, als vereinbart).

In der Praxis hat sich daher ein Ampelsystem mit Bandbereiten bewährt.

In einem grünen Bereich (z.B. +/– 40 Stunden) arbeitet der Arbeitnehmende in alleiniger Kompetenz, er braucht keine Bewilligung des Vorgesetzten. Bei, wie in diesem Beispiel 40 Stunden Spielraum, liegt dann auch mal ein extra freier Tag in eigener Kompetenz drin.
In einem gelben Bereich (z.B. +/– 80 Mehr-/Minusstunden) braucht es eine einfache Absprache mit dem Vorgesetzten. Mit der Überlegung, dass sich die Arbeitszeit weder plus noch minus zu weit vom Soll entfernt und damit das Jahresendziel einer ausgeglichenen Bilanz verunmöglicht. Bzw., dass der Vorgesetzte wissentlich und willentlich davon abweichen kann und nicht am Ende des Jahres einfach überrascht wird.
In einem roten Bereich (z.B. +/– 150 Mehr-/Minusstunden) braucht es eine klare und schriftliche Anordnung des Vorgesetzten. Dies macht sie beweisbar und stellt sicher, dass später (meist bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses) nicht unnötig über Lohnnachforderungen aus Überstunden und Überzeit gestritten werden muss.

Für die optimalen Bandbreiten gibt es keine Allgemeinregel. Sie sollten für jedes Unternehmen individuell ermittelt und festgelegt werden, gleichzeitig dürfen sie das Arbeitsgesetz mit seinen Vorschriften zu Höchstarbeitszeiten, Pausen, Erholungszeiten zwischen den Arbeitseinsätzen oder den Verboten von Nacht- und Sonntagsarbeit nicht verletzen.

Wie gelingt die Einführung eines JAZ-Modells?

Neben den zum Unternehmen passenden Schwankungsbandbreiten sollten zusätzlich folgende Regeln mit eingeführt werden:

Am Ende des Kalenderjahres sollte der Ist-Saldo so nahe wie möglich am Soll-Saldo zu liegen kommen. Damit dies der Fall ist, muss der Arbeitnehmende dafür selbst Verantwortung übernehmen, gleichzeitig ist aber auch dringend zu empfehlen, dass die Chefs mindestens monatlich die Salden ihrer Mitarbeitenden prüfen. Wie oben bereits erwähnt, dazu braucht es eine saubere Zeiterfassung.
Um den ausgeglichenen Saldo zusätzlich zu motivieren, macht es weiter Sinn, grundsätzlich keine Stundenüberträge vom alten ins neue Jahr zuzulassen. Damit hat der Mitarbeitende selbst ein hohes Interesse, keine oder nur wenige Überstunden zu verursachen.
Wichtig: Schliessen Sie, soweit gesetzlich möglich, Überstunden und Überzeiten vertraglich aus. Liegt es doch gerade im Wesen der JAZ, diese Schwankungen (hier nur nach oben) durch das System auszugleichen. Würden Sie zusätzlich die Leistung von Mehrzeit (z.B. Überstunden) mittels Freizeit oder Lohnzuschlag belohnen, so arbeiten Sie indirekt gegen das JAZ-Modell. Das macht keinen Sinn!

Fazit

Das JAZ-Modell bringt dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmenden Verlässlichkeit im Arbeitsverhältnis, gleichzeitig kann es den gesetzlich erlaubten Spielraum nach Flexibilität für beide Seiten optimal ausreizen. Gut gemacht, konsequent umgesetzt und mit einer professionellen Software für Zeiterfassung begleitet, schafft das JAZ-Modell zufriedenere Mitarbeitende und bringt dem Unternehmen mehr Flexibilität beim Einsatz seines Personals.

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